ในขั้นตอนนี้ คุณจะตั้งค่ากลุ่มให้สอดคล้องกับโครงสร้างขององค์กร และมอบหมายสมาชิก โปรดทำตามขั้นตอนด้านล่างตามลำดับ
- ทำความเข้าใจแนวคิดของกลุ่ม
- สร้างกลุ่ม (ให้ตรงกับลำดับชั้นขององค์กร)
- เพิ่มผู้ใช้และมอบหมายให้อยู่ในกลุ่ม
- ตั้งค่าขั้นตอนการอนุมัติ
กลุ่มคืออะไร?
กลุ่มคือหน่วยขององค์กร (เช่น แผนก ฝ่าย หรือโครงการ) กลุ่มที่ผู้ใช้สังกัดจะเป็นตัวกำหนดสามสิ่งต่อไปนี้
- โฟลเดอร์ (SOP) ใดบ้างที่ผู้ใช้เข้าถึงได้
- ขั้นตอนการอนุมัติใดจะถูกใช้เมื่อออก SOP
- หน่วยสำหรับจัดการ Skill Map (เนื้อหาทักษะและนิยามระดับ)
ในขั้นตอนนี้ มาตั้งค่ากลุ่มให้สอดคล้องกับโครงสร้างองค์กรและโครงสร้างโครงการของคุณกันเถอะ
ความแตกต่างระหว่างทีมและกลุ่ม
ทีมคือหน่วยของสัญญา และสอดคล้องกับทั้งบริษัทของคุณ (มีเพียงหนึ่งทีมใน Dive) หน่วยที่รวบรวมผู้ใช้ภายในทีมตามแผนก ฝ่าย หรือโครงการ เรียกว่ากลุ่ม
ลองนึกภาพแบบนี้: ทีม = บริษัท, กลุ่ม = "แผนก" หรือ "ฝ่าย" ภายในบริษัท กลุ่มสามารถจัดเป็นลำดับชั้นได้ (เช่น แผนกผลิตการ → ฝ่ายผลิตการ 2) และผู้ใช้หนึ่งคนสามารถสังกัดได้หลายกลุ่ม
นอกจากกลุ่มแล้ว คุณยังลงทะเบียนแผนกและตำแหน่งขององค์กรเป็นรายการในรายชื่อได้ด้วย แผนกและตำแหน่งใช้สำหรับแสดง จัดเรียง และกรองรายชื่อและ Skill Map ส่วนขอบเขตที่มองเห็น SOP และการอนุมัตินั้นถูกกำหนดโดยกลุ่ม (ลงทะเบียนแผนกและตำแหน่ง (แผนก ตำแหน่ง คำอ่าน (ฟุริงานะ) และรายการข้อมูลฝ่ายบุคคลในรายชื่อ))
การจำกัดการเข้าถึงและกลุ่ม
SOP จะให้ใครเห็นได้บ้างนั้นกำหนดโดยการจำกัดการเข้าถึงของโฟลเดอร์ที่เก็บ SOP นั้นไว้ ในโฟลเดอร์ ให้เลือก [การตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึง] แล้วเลือก [ใช้ตัวกรอง] และระบุ กลุ่มที่แสดง โฟลเดอร์ที่ไม่ได้กรองสามารถให้สมาชิกทุกคนในทีมดูได้ ยกเว้นผู้เยี่ยมชม
การทำงานของ Dive (สถานะเริ่มต้น)
- ผู้ที่อยู่ในกลุ่มระดับล่างจะถือเป็นสมาชิกของกลุ่มระดับบน เช่น ผู้ที่อยู่ใน ฝ่าย 1 ก็สามารถดูโฟลเดอร์ที่กรองด้วยแผนกผลิตการได้เช่นกัน
- การเป็นสมาชิกของกลุ่มระดับบนเพียงอย่างเดียวไม่ทำให้มองเห็นโฟลเดอร์ที่กรองด้วยกลุ่มระดับล่างได้ เช่น ผู้ที่อยู่ในแผนกผลิตการไม่สามารถดูโฟลเดอร์ที่กรองด้วย ฝ่าย 1 ได้
- การกรองของโฟลเดอร์แม่จะมีผลกับโฟลเดอร์ที่อยู่ข้างในด้วย ผู้ที่เปิดโฟลเดอร์แม่ไม่ได้ก็จะเปิดโฟลเดอร์ที่อยู่ข้างในไม่ได้เช่นกัน
- เจ้าของและผู้ดูแลทีมสามารถดูโฟลเดอร์ทั้งหมดได้ โดยไม่ขึ้นอยู่กับตัวกรอง
เมื่อต้องการทำแบบนี้
- ต้องการให้ผู้ที่อยู่ในแผนกระดับบนดูโฟลเดอร์ของแผนกระดับล่างด้วย: ในฟังก์ชันสำหรับเจ้าของ ไปที่ [กฎธุรกิจ] → [ขอบเขตการดูโฟลเดอร์] แล้วเปิด [ให้ดูโฟลเดอร์สำหรับกลุ่มที่อยู่ต่ำกว่ากลุ่มที่สังกัด]
- ต้องการไม่ให้ผู้ที่อยู่ในแผนกระดับล่างเห็น SOP ของแผนกระดับบน: เปิด [ไม่แสดง SOP ในโฟลเดอร์ที่กรองด้วยกลุ่มระดับบนให้ผู้ที่อยู่ในกลุ่มระดับล่างเห็น] ในช่องเดียวกัน
- ต้องการแสดงให้ตรงตามผังองค์กร: เปิดทั้งสองตัวเลือกด้านบน ขั้นตอนดูได้ที่ แบ่งขอบเขตที่มองเห็น SOP ตามลำดับชั้นของแผนก
- ต้องการแสดงให้สมาชิกของโครงการที่ข้ามหลายแผนกดู: สร้างกลุ่มเช่น "โครงการปรับปรุง" ให้สมาชิกสังกัดกลุ่มนั้น แล้วกรองโฟลเดอร์ด้วยกลุ่มนั้น ผู้ใช้หนึ่งคนสามารถสังกัดได้หลายกลุ่ม
- ต้องการแสดงให้บุคคลเฉพาะคนดูด้วย: ให้บุคคลนั้นสังกัดกลุ่มที่ใช้กรองโฟลเดอร์ด้วย
ให้เริ่มจากการสร้างกลุ่มตามลำดับชั้นขององค์กรในปัจจุบันก่อน แล้วค่อยเพิ่มกลุ่มที่ข้ามแผนกเมื่อจำเป็น จะทำให้จัดการได้ง่ายขึ้น
มาลองตั้งค่ากลุ่มกันเลย
- คลิกไอคอนรูปคน (การจัดการผู้ใช้) ที่แถบด้านข้าง
2. คลิก [การจัดการกลุ่ม]
3. คลิก [+ สร้างกลุ่มแรก]
4. กรอกชื่อกลุ่ม แล้วคลิก [เพิ่ม]
5. ตั้งค่ากลุ่มเรียบร้อยแล้ว! (ในตัวอย่างนี้ เราสร้างกลุ่ม "แผนกผลิตการ")
จากนั้น สร้างกลุ่มย่อยเพื่อกำหนดลำดับชั้น ให้คลิก [...] ทางขวาที่จะปรากฏเมื่อนำเมาส์ไปวางบนกลุ่มที่สร้างไว้
6. คลิก [เพิ่มกลุ่มย่อย]
7. กรอกชื่อกลุ่ม แล้วคลิก [เพิ่ม]
8. สร้างกลุ่มย่อยเรียบร้อยแล้ว และกำหนดลำดับชั้นได้แล้ว! (ในตัวอย่างนี้ แผนกผลิตการ → ฝ่ายผลิตการ 2)
สุดท้าย คลิก [บันทึก]
9. การสร้างกลุ่มเสร็จสมบูรณ์แล้ว!
มาเพิ่มผู้ใช้เข้าเป็นสมาชิกของกลุ่มกันเถอะ
- เมื่อมาถึงตรงนี้แล้ว มาเพิ่มผู้ใช้ที่มีอยู่แล้วเข้ากลุ่มกันเลย คลิกกลุ่มที่ต้องการเพิ่ม (ในตัวอย่างนี้ คือ ฝ่ายผลิตการ 2) หน้าจอด้านขวาจะเปลี่ยนเป็นข้อมูลของฝ่ายผลิตการ 2 ตอนนี้ยังไม่มีใครอยู่ในกลุ่มนี้
- คลิก [เพิ่มสมาชิก]
- คลิก [เลือกผู้ใช้ที่จะเพิ่ม] เลือกผู้ใช้เป้าหมาย แล้วคลิก [เพิ่ม]
-
เพิ่มผู้ใช้เป็นสมาชิกของกลุ่มเรียบร้อยแล้ว!
มาเพิ่มผู้ใช้ใหม่กันเถอะ
เพิ่มสมาชิกที่จะใช้งานเป็นผู้ใช้ เพื่อเตรียมสภาพแวดล้อมการใช้งาน มีสองวิธีในการเพิ่มผู้ใช้ คือ "เชิญทางอีเมล" และ "ออกบัญชีที่ไม่ต้องใช้อีเมล" หากต้องการลงทะเบียนหลายคนพร้อมกัน ก็สามารถใช้การนำเข้าจำนวนมากจาก Excel ได้เช่นกัน
ขั้นตอนโดยละเอียดสำหรับการเพิ่มผู้ใช้ (การเชิญ การออกบัญชีที่ไม่ต้องใช้อีเมล และการนำเข้า Excel แบบกลุ่ม) สรุปไว้ในบทความต่อไปนี้
หลังจากเพิ่มผู้ใช้แล้ว ให้มอบหมายเข้าแต่ละกลุ่มด้วยวิธีเดียวกับในหัวข้อ "มาเพิ่มผู้ใช้เข้าเป็นสมาชิกของกลุ่มกันเถอะ" ด้านบน
มาตั้งค่าขั้นตอนการอนุมัติกันเถอะ
สุดท้าย ให้ตั้งค่าขั้นตอนการอนุมัติตามความจำเป็น เมื่อตั้งค่าขั้นตอนการอนุมัติแล้ว จะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติที่กำหนดเมื่อออกหรือแก้ไข SOP
คุณสามารถเตรียมขั้นตอนการอนุมัติได้ตามวัตถุประสงค์โดยไม่จำกัดจำนวน ได้แก่ ขั้นตอนการอนุมัติระดับบริษัทที่สมาชิกทั้งทีมเลือกได้ และขั้นตอนการอนุมัติของกลุ่มที่เลือกได้เฉพาะสมาชิกของกลุ่มนั้น หากต้องการตั้งค่า ให้เลือก "ทั้งบริษัท (ทีม)" หรือกลุ่มเป้าหมายในแถบเป้าหมายด้านบนของหน้านี้ (การจัดการผู้ใช้) แล้วดำเนินการจาก [ขั้นตอนการอนุมัติ] แม้ทีมที่ยังไม่ได้สร้างกลุ่มก็สามารถใช้ขั้นตอนการอนุมัติระดับบริษัทได้
ดูรายละเอียดขั้นตอนการตั้งค่าได้ที่ ขั้นตอนการอนุมัติ
ขอบคุณที่ทำตามขั้นตอนครบแล้ว! การตั้งค่ากลุ่มเสร็จสมบูรณ์แล้ว ◎
เมื่อการใช้งาน Dive ขยายมากขึ้น หรือโครงสร้างองค์กรของบริษัทเปลี่ยนไป ลองกลับมาทบทวนและปรับการตั้งค่าที่หน้านี้อีกครั้ง! ขั้นตอนถัดไปเป็นขั้นตอนสุดท้าย
ขั้นตอนถัดไป > Step 6 ปรับปรุง SOP จากความเห็นของหน้างาน