ขั้นตอนการอนุมัติเป็นกลไกที่ทำให้การเผยแพร่หรือการแก้ไข SOP ดำเนินการไม่ได้ เว้นแต่ผู้ที่กำหนดไว้จะอนุมัติก่อน หากเลือกขั้นตอนการอนุมัติแล้วเผยแพร่ SOP จะยังไม่ถูกเผยแพร่จนกว่าผู้อนุมัติทุกคนจะอนุมัติเสร็จ

ฟีเจอร์นี้ใช้ได้เฉพาะลูกค้าที่อยู่ในแพ็กเกจ Pro และ Enterprise เท่านั้น ส่วนการตั้งค่าให้ทำจากเบราว์เซอร์บนพีซี

ประเภทของขั้นตอนการอนุมัติ

ขั้นตอนการอนุมัติมี 2 ประเภท คือ “ระดับบริษัท” ที่สมาชิกทุกคนในทีมเลือกได้ และ “ขั้นตอนการอนุมัติของกลุ่ม” ที่เลือกได้เฉพาะคนในกลุ่มนั้น ทั้งสองประเภทสร้างได้หลายรายการตามแต่ละการใช้งาน และเลือกใช้ตอนเผยแพร่ SOP

• ขั้นตอนการอนุมัติระดับบริษัท – เจ้าของและผู้ดูแลทีมเป็นผู้สร้างได้ สมาชิกทั้งทีมเลือกได้ ทีมที่ยังไม่ได้สร้างกลุ่มใดเลยก็ใช้ได้
• ขั้นตอนการอนุมัติของกลุ่ม – ผู้ดูแลกลุ่มของกลุ่มนั้นหรือสิทธิ์ที่สูงกว่าเป็นผู้สร้างได้ สมาชิกที่อยู่ในกลุ่มนั้นเลือกได้

สร้างขั้นตอนการอนุมัติ

1. คลิกไอคอนคน (การจัดการผู้ใช้) ที่แถบด้านข้าง
2. ที่แถบเป้าหมายด้านบน หากต้องการสร้างขั้นตอนการอนุมัติระดับบริษัท ให้เลือก “ทั้งบริษัท (ทีม)” หากต้องการสร้างขั้นตอนการอนุมัติของกลุ่ม ให้เลือกกลุ่มเป้าหมาย
3. คลิก [ขั้นตอนการอนุมัติ] ในแถบเป้าหมาย
4. คลิก [สร้าง] แล้วกรอกชื่อ (เช่น ขั้นตอนการตรวจสอบและลงทะเบียน) และคำอธิบาย
5. ในแต่ละขั้นตอน ให้ตั้งค่าป้ายกำกับและเงื่อนไขของผู้อนุมัติ (ดูที่ “กำหนดผู้อนุมัติ” ด้านล่าง)
6. คลิก [บันทึก]

ขั้นตอนการอนุมัติที่สร้างไว้สามารถแก้ไข คัดลอก ปิดใช้งาน หรือลบได้จากรายการ เมื่อปิดใช้งาน ขั้นตอนนั้นจะยังคงอยู่ในรายการ แต่จะเลือกไม่ได้ตอนเผยแพร่

กำหนดผู้อนุมัติ

ขั้นตอนการอนุมัติจะไม่ระบุตัวบุคคลโดยตรง แต่ตั้งค่าว่า “ผู้อนุมัติควรอยู่ในตำแหน่งแบบใด” ส่วนว่าใครจะเป็นผู้อนุมัติจริงนั้น ขึ้นอยู่กับผู้ริเริ่ม และสังกัดกับสถานะคุณสมบัติของผู้ริเริ่มในขณะนั้น

สามารถกำหนดเงื่อนไขให้แต่ละขั้นตอนได้ 5 แบบดังนี้

• ตำแหน่งที่สูงกว่าจากมุมมองของผู้ริเริ่ม – โดยยึดสังกัดของผู้ริเริ่มเป็นหลัก ผู้ที่มีสิทธิ์เป้าหมายในกลุ่มที่สังกัด กลุ่มระดับสูงกว่าหนึ่งชั้น กลุ่มระดับสูงกว่าสองชั้น หรือกลุ่มระดับสูงกว่าสามชั้น จะเป็นตัวเลือกผู้อนุมัติ ขั้นตอนการอนุมัติเพียงหนึ่งรายการสามารถใช้ซ้ำได้ทุกแผนก
• ผู้ดูแลกลุ่ม – ผู้ที่มีสิทธิ์ในการจัดการในกลุ่มที่กำหนดจะเป็นตัวเลือกผู้อนุมัติ ใช้เมื่อต้องการระบุแผนกที่อยู่ระดับเดียวกัน เช่น ผู้จัดการด้านความปลอดภัยหรือฝ่ายประกันคุณภาพ
• ผู้ดูแลในทีม – ไม่ว่าจะอยู่กลุ่มใด ผู้ที่มีสิทธิ์เป้าหมายทั่วทั้งทีมจะเป็นตัวเลือกผู้อนุมัติ
• บุคคลโดยเฉพาะ – ระบุตัวบุคคลโดยตรง เนื่องจากมักติดขัดเมื่อมีการโยกย้ายหรือลาออก จึงแนะนำให้ระบุเป็นกลุ่มแทน
• ผู้ถือครองคุณสมบัติ – ผู้ที่ถือครองคุณสมบัตินั้นอย่างมีผลอยู่จะเป็นตัวเลือกผู้อนุมัติ ผู้ที่หมดอายุจะถูกนำออกจากตัวเลือกโดยอัตโนมัติ

หากใส่หลายเงื่อนไขไว้ในขั้นตอนเดียว ผู้ที่ตรงกับเงื่อนไขใดเงื่อนไขหนึ่งจะเป็นตัวเลือก (เช่น หัวหน้าสังกัด หรือ ผู้ถือครองคุณสมบัติ) ในขั้นตอนสามารถใส่ป้ายกำกับ เช่น “หัวหน้าสังกัด” หรือ “ผู้จัดการด้านความปลอดภัย” ได้

“สิทธิ์ในการจัดการใดๆ” ที่เลือกได้เมื่อกรองตามสิทธิ์ หมายความว่า ผู้ที่มีสิทธิ์อย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้จะเป็นตัวเลือก คือ เจ้าของ ผู้ดูแลทีม หรือผู้ดูแลกลุ่ม

ผู้ที่จะเป็นผู้อนุมัติได้มีเพียงผู้ที่มีสิทธิ์เจ้าของ ผู้ดูแลทีม หรือผู้ดูแลกลุ่มเท่านั้น และ “บุคคลโดยเฉพาะ” ที่ระบุตัวได้ก็จำกัดอยู่ที่ผู้มีสิทธิ์ 3 ประเภทนี้เท่านั้น ผู้สร้าง ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียว และแขก ไม่สามารถระบุได้ ข้อยกเว้นคือ “ผู้ถือครองคุณสมบัติ” ซึ่งไม่ว่าจะมีสิทธิ์อะไร ผู้ที่ถือครองคุณสมบัตินั้นอย่างมีผลอยู่ก็จะเป็นตัวเลือก (ผู้สร้างและผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวก็เป็นผู้อนุมัติได้ด้วยวิธีนี้) นอกจากนี้ หากระบุตัวบุคคลแล้วเปลี่ยนสิทธิ์ของบุคคลนั้นให้ต่ำกว่าผู้ดูแลกลุ่ม บุคคลนั้นจะหลุดจากตัวเลือกผู้อนุมัติ

การตั้งค่าขั้นสูง (ประเภท เงื่อนไขการผ่าน ไม่รอการอนุมัติ)

เปิด [การตั้งค่าขั้นสูง] ของแต่ละขั้นตอนเพื่อกำหนดได้ 3 อย่างดังนี้ หากไม่เปิด ขั้นตอนจะทำงานตามค่าเริ่มต้นคือ “เรียงขั้นตอนการอนุมัติตามลำดับ”

• ประเภท – “อนุมัติ” คือการตัดสินใจขั้นสุดท้าย ส่วน “รีวิว” คือการตรวจสอบเนื้อหา มีการบันทึกแยกกันในประวัติการอนุมัติ
• เงื่อนไขการผ่าน – “เลือก 1 คนเมื่อเริ่มต้น”: ผู้ริเริ่มเป็นผู้ระบุหนึ่งคนจากตัวเลือก “ใครคนหนึ่ง”: ตัวเลือกคนใดคนหนึ่งอนุมัติก็ผ่านได้ “ทุกคน”: ต้องได้รับอนุมัติจากตัวเลือกทุกคน โดยลำดับการอนุมัติไม่สำคัญ
• ไม่รอการอนุมัติ – เมื่อเปิด ผู้ที่อยู่ในขั้นตอนนั้นจะได้รับเพียงการแจ้งเตือน และขั้นตอนจะไปต่อโดยไม่รอการอนุมัติของพวกเขา ตั้งค่าได้เฉพาะเมื่อประเภทเป็น “รีวิว” เท่านั้น

ตรวจสอบว่าจะไปหาใคร

เนื่องจากกำหนดผู้อนุมัติตามตำแหน่ง ผู้อนุมัติจริงจึงเปลี่ยนไปตามผู้ริเริ่ม หากเลือกผู้ริเริ่มชั่วคราวใน [ตรวจสอบว่าจะไปหาใคร] ที่หน้าจอแก้ไข ระบบจะแสดงผู้อนุมัติของผู้ริเริ่มคนนั้นในขณะนั้น การเลือกตรงนี้ไม่มีผลต่อเนื้อหาที่บันทึกไว้

หากมีขั้นตอนที่ระบุผู้อนุมัติไม่ได้ ผู้ริเริ่มคนนั้นจะเริ่มคำขอไม่ได้ ตัวอย่างเช่น หากผู้ที่สังกัดกลุ่มระดับบนสุดผ่านขั้นตอนที่ตั้งเป็น “ผู้ดูแลกลุ่ม” ของ “กลุ่มระดับสูงกว่าหนึ่งชั้น” จะไม่มีผู้อนุมัติที่กำหนดได้ เพราะไม่มีกลุ่มระดับสูงกว่า

กำหนดขั้นตอนการอนุมัติเริ่มต้น

ที่ด้านบนของหน้าจอรายการขั้นตอนการอนุมัติ คุณสามารถเลือก “ค่าเริ่มต้นของบริษัท” หรือ “ค่าเริ่มต้นของกลุ่มนี้” ขั้นตอนการอนุมัติที่ตั้งเป็นค่าเริ่มต้นจะถูกเลือกไว้ให้ตั้งแต่แรกเมื่อเผยแพร่ SOP ผู้ริเริ่มสามารถเลือกใหม่ได้เช่นกัน

เชื่อมโยงเหตุผลการแก้ไขกับขั้นตอนการอนุมัติ

ลงทะเบียน “เหตุผลการแก้ไข” ที่เลือกตอนเผยแพร่ และเชื่อมขั้นตอนการอนุมัติกับเหตุผลแต่ละข้อได้ เมื่อเชื่อมไว้แล้ว ขั้นตอนการอนุมัติที่สอดคล้องจะถูกเลือกทันทีที่เลือกเหตุผลนั้น

1. ที่หน้าจอรายการขั้นตอนการอนุมัติ ให้เปิด [เหตุผลการแก้ไข]
2. ตั้งชื่อเหตุผล (เช่น การเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับสารก่อภูมิแพ้ การแก้ไขคำที่พิมพ์ผิด) และตั้ง ขั้นตอนการอนุมัติที่สอดคล้องกัน
3. หากจำเป็น ให้ตั้ง “เหตุผลที่ถูกเลือกไว้ตั้งแต่ต้น” สำหรับ “เมื่อเผยแพร่ครั้งแรก” และ “จากครั้งที่สองเป็นต้นไป (แก้ไขปรับปรุง)”

หากตั้งเหตุผลที่เชื่อมกับขั้นตอนการอนุมัติซึ่งไม่มีขั้นตอนการอนุมัติเลยเป็นค่าเริ่มต้น เมื่อคงค่าเริ่มต้นไว้ SOP จะถูกเผยแพร่โดยไม่ผ่านการอนุมัติ โปรดระวังเมื่อตั้งค่า

ขออนุมัติ

ที่หน้าจอแก้ไข SOP เมื่อคลิก [เผยแพร่] หน้าจอสำหรับเลือกขั้นตอนการอนุมัติจะปรากฏขึ้น

1. เลือกเหตุผลการแก้ไข (หากตั้งค่าไว้แล้ว)
2. เลือกขั้นตอนการอนุมัติ ขั้นตอนระดับบริษัทและขั้นตอนของกลุ่มจะแสดงรวมอยู่ในรายการเดียวกัน
3. หากคุณสังกัดหลายกลุ่ม ให้เลือก “ควรใช้สังกัดใดเป็นมาตรฐาน?” ผู้อนุมัติอย่าง “หัวหน้าสังกัด” จะถูกกำหนดโดยอิงสังกัดที่เลือกไว้ตรงนี้
4. ขั้นตอนที่ตั้งเป็น “เลือก 1 คนเมื่อเริ่มต้น” ให้เลือกผู้อนุมัติจากตัวเลือก หากมีตัวเลือกเพียงคนเดียว หรือเป็นขั้นตอนที่ตั้งเป็น “ใครคนหนึ่ง” หรือ “ทุกคน” ไม่ต้องระบุ
5. คลิก [ส่งคำขอ]

หากมีขั้นตอนที่ยังไม่ได้กำหนดผู้อนุมัติ จะเริ่มคำขอในสถานะนั้นไม่ได้ ให้เลือกขั้นตอนการอนุมัติใหม่ หรือขอให้ผู้ดูแลตรวจสอบการตั้งค่า หากผู้อนุมัติดูโฟลเดอร์ที่เก็บไม่ได้ ระบบจะแสดงข้อความแจ้งไว้ คำขอจะถูกส่งถึงและผู้อนุมัติยังตรวจสอบเนื้อหาของรอบนี้ได้ แต่หลังเผยแพร่แล้วจะเปิด SOP นั้นไม่ได้ ส่วนการอนุมัติเองทำได้แม้ผู้อนุมัติที่ไม่มีสิทธิ์แก้ไขโฟลเดอร์ที่เก็บ ในทางกลับกัน หากผู้ริเริ่มเลือกโฟลเดอร์ที่เก็บเป็นโฟลเดอร์ที่ตนเองดูไม่ได้ จะเริ่มคำขอไม่ได้ กรุณาเลือกโฟลเดอร์ใหม่แล้วจึงส่งคำขอ

เมื่อเริ่มคำขอแล้ว ผู้อนุมัติและรายละเอียดขั้นตอนในขณะนั้นจะถูกเก็บไว้ที่ฝั่งผู้ขอ แม้จะแก้ไขขั้นตอนการอนุมัติภายหลัง คำขอที่เริ่มไปแล้วก็ไม่ได้รับผลกระทบ

เลือกว่าจะให้ตรวจสอบซ้ำหลังการแก้ไขหรือไม่

สำหรับทีมที่ใช้ Skill Map (แพ็กเกจ Core, Pro และ Enterprise) เมื่อขออนุมัติเวอร์ชันที่แก้ไขแล้ว ที่ “การตรวจสอบซ้ำหลังการแก้ไข” คุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้ผู้ที่ดำเนินการเวอร์ชันก่อนหน้าตรวจสอบซ้ำในเวอร์ชันหลังแก้ไขหรือไม่ การแก้ไขที่เนื้อหาไม่เปลี่ยน เช่น แก้คำพิมพ์ผิด ให้เลือก [ไม่ต้องให้ตรวจสอบซ้ำในการแก้ไขครั้งนี้ (เช่น แก้คำพิมพ์ผิด)] ผู้อนุมัติจะเห็นตัวเลือกของผู้ริเริ่ม หากไม่ถูกต้องให้ปฏิเสธและแจ้งผู้ริเริ่ม เมื่อเผยแพร่โดยไม่ผ่านการอนุมัติ จะมีเพียงการเลือกของเจ้าของ ผู้ดูแลทีม หรือผู้ดูแลกลุ่มเท่านั้นที่แนบมาด้วย รายละเอียดเพิ่มเติม ดูที่ การจัดการการตรวจสอบซ้ำหลังแก้ไข SOP (กำหนดเวลา การบันทึกการตอบกลับ ไม่ต้องตรวจสอบซ้ำ การส่งออกบันทึก)

อนุมัติหรือส่งกลับ

ผู้อนุมัติจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมล เปิด SOP เป้าหมายจาก “ฉบับร่าง / การอนุมัติ” ตรวจสอบเนื้อหา แล้วอนุมัติหรือปฏิเสธ (ส่งกลับ)

เมื่อส่งกลับ ให้เลือกว่าหลังจากผู้ริเริ่มแก้ไขแล้ว กระบวนการจะเริ่มต้นใหม่จากจุดไหน ค่าเริ่มต้นคือ “เริ่มต้นใหม่” หากเลือก “อนุญาตให้เริ่มจากขั้นตอนของฉัน” กระบวนการจะเริ่มใหม่จากขั้นตอนของผู้ที่ส่งกลับ ใช้เมื่อเป็นการแก้ไขเล็กน้อย เช่น แก้คำพิมพ์ผิด เจ้าของสามารถห้ามใช้ตัวเลือกนี้ได้ในการตั้งค่า

เพิ่มผู้อนุมัติถัดไปขณะอนุมัติ

หากระหว่างอนุมัติคุณตัดสินใจว่า “อยากให้คนอื่นดูเนื้อหานี้ด้วย” คุณสามารถเพิ่มคนที่จะอนุมัติต่อจากคุณได้ตอนอนุมัติ ใช้ได้เมื่อเจ้าของเปิด [อนุญาตให้ผู้อนุมัติเพิ่มผู้อนุมัติถัดไปของตนเองเมื่ออนุมัติ] ใน “การตั้งค่าการอนุมัติ” (ดูที่ “ตั้งกฎการอนุมัติ (เจ้าของ)” ด้านล่าง)

1. ที่หน้าจออนุมัติ ในช่อง [เพิ่มผู้อนุมัติ (ไม่บังคับ)] ให้เลือกคนที่ต้องการเพิ่มจาก [เลือกว่าใครจะอนุมัติหลังจากฉัน]
2. ตรวจสอบเนื้อหาแล้วอนุมัติ

บุคคลที่คุณเลือกจะเข้าร่วมเป็นผู้อนุมัติของขั้นตอนถัดจากขั้นตอนของคุณ

• หากเลือกหลายคน ทุกคนจะได้รับคำขอ และขั้นตอนจะไปต่อเมื่อมีใครคนหนึ่งในนั้นอนุมัติ
• เพิ่มได้เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์ เจ้าของ ผู้ดูแลทีม หรือผู้ดูแลกลุ่ม ไม่สามารถเลือกตัวเองได้ และไม่สามารถเลือกผู้ที่อยู่ในขั้นตอนปัจจุบันหรือขั้นตอนที่ตามหลังแล้ว
• หากเพิ่มในขั้นตอนที่ต้องได้รับการอนุมัติจากทุกคน คำขอจะถูกส่งถึงผู้ที่เพิ่มหลังจากทุกคนในขั้นตอนนั้นอนุมัติแล้ว
• แม้จะถูกส่งกลับและส่งใหม่ ขั้นตอนที่เพิ่มไว้ก็ยังคงอยู่ หากถอนคำขอ ขั้นตอนที่เพิ่มไว้จะไม่ถูกเก็บไว้
• หากเลือกคนที่ดูโฟลเดอร์ที่เก็บไม่ได้ ระบบจะแสดงข้อความแจ้งไว้ คำขอจะถูกส่งถึง แต่หลังเผยแพร่แล้วจะเปิด SOP นั้นไม่ได้
• ช่องนี้จะไม่แสดงสำหรับขั้นตอนที่มีประเภทเป็น “รีวิว”

เกี่ยวกับการแก้ไข SOP ที่ถูกปฏิเสธ (ส่งกลับ) ในขั้นตอนการอนุมัติอีกครั้ง ดูที่ วิธีแก้ไข SOP ที่ถูกปฏิเสธ (ส่งกลับ) ในขั้นตอนการอนุมัติอีกครั้ง

ถอนคำขอ

ผู้ที่ริเริ่มสามารถถอนคำขอได้ในระหว่างการอนุมัติ คลิก [ถอน] ที่อยู่ข้าง “อยู่ในขั้นตอนการอนุมัติ” ด้านบนของ SOP SOP จะกลับไปเป็นฉบับร่าง ซึ่งคุณสามารถแก้ไขแล้วส่งใหม่ได้ ใช้ได้เช่นกันเมื่อการอนุมัติไปต่อไม่ได้ เช่น ผู้อนุมัติลาออกหรือถูกปิดการใช้งาน

เฉพาะผู้ที่ส่งคำขอนั้นเท่านั้นที่ถอนได้ การถอนจะถูกบันทึกไว้ในประวัติการแก้ไข

ตั้งกฎการอนุมัติ (เจ้าของ)

ตัวขั้นตอนการอนุมัติ (ใครเป็นผู้อนุมัติ) ตั้งค่าจากการจัดการผู้ใช้ ส่วนว่าอนุญาตอะไรได้บ้างนั้นให้เจ้าของเป็นผู้ตั้งค่า ใน [แท็บกฎทางธุรกิจ] ของ [ฟังก์ชันสำหรับเจ้าของ] คุณสามารถตั้งค่า 7 รายการต่อไปนี้ภายใต้ “การตั้งค่าการอนุมัติ”

• ผู้อนุมัติที่เลือกจากคุณสมบัติจะถูกตรวจสอบวันหมดอายุในขณะอนุมัติด้วย (ค่าเริ่มต้น: เปิด)
• อนุญาตให้ผู้ริเริ่มเองก็สามารถเป็นผู้อนุมัติได้ (ค่าเริ่มต้น: ปิด)
• อนุญาตให้เผยแพร่โดยไม่ต้องอนุมัติ (ค่าเริ่มต้น: ปิด)
• อนุญาตให้สร้างขั้นตอนการอนุมัติแบบทันที่เมื่อเผยแพร่ (ค่าเริ่มต้น: ปิด)
• อนุญาตให้ผู้อนุมัติเพิ่มผู้อนุมัติถัดไปของตนเองเมื่ออนุมัติ (ค่าเริ่มต้น: ปิด)
• อนุญาตให้เริ่มต่อจากขั้นตอนของผู้ที่ส่งกลับ (ค่าเริ่มต้น: เปิด)
• ต้องให้เลือกเหตุผลในการแก้ไขปรับปรุงเมื่อเผยแพร่ (ค่าเริ่มต้น: ปิด)