ขั้นตอนการอนุมัติคือกลไกที่ป้องกันการออกและการแก้ไขปรับปรุง SOP เว้นแต่ได้รับการอนุมัติจากบุคคลที่ได้รับการกำหนด เมื่อคุณเลือกขั้นตอนการอนุมัติและเผยแพร่ SOP จะไม่ได้รับการเผยแพร่จนกว่าจะได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติทั้งหมด
มีเฉพาะสำหรับลูกค้ากระแบบ Pro และ Enterprise เท่านั้น การตั้งค่าจะดำเนินการจากเบราว์เซอร์เว็บของคุณ
ประเภทของขั้นตอนการอนุมัติ
มีสองประเภทของขั้นตอนการอนุมัติ: "ระดับบริษัท" ซึ่งสมาชิกทีมทุกคนสามารถเลือกได้ และ "ขั้นตอนการอนุมัติของกลุ่ม" ซึ่งสามารถเลือกได้เฉพาะคนที่เป็นสมาชิกของกลุ่มนั้น ทั้งสองสามารถสร้างได้หลายครั้งตามวัตถุประสงค์ของการใช้งาน และคุณเลือกหนึ่งอันเมื่อเผยแพร่ SOP
- ขั้นตอนการอนุมัติระดับบริษัท … สามารถสร้างได้โดย เจ้าของ หรือ ผู้ดูแลทีม ทุกสมาชิกทีมสามารถเลือกได้ สามารถใช้ได้แม้ในทีมที่ยังไม่ได้สร้างกลุ่ม
- ขั้นตอนการอนุมัติของกลุ่ม … สามารถสร้างได้โดย ผู้ดูแลกลุ่ม หรือสูงกว่าสำหรับกลุ่มนั้น สามารถเลือกได้โดยคนที่เป็นสมาชิกของกลุ่มนั้น
สร้างขั้นตอนการอนุมัติ
- คลิกไอคอนคน (การจัดการผู้ใช้) ในแถบข้าง
- ในแถบเป้าหมายด้านบน เลือก "ทั้งบริษัท (ทีม)" หากสร้างขั้นตอนการอนุมัติระดับบริษัท หรือเลือกกลุ่มเป้าหมายหากสร้างขั้นตอนการอนุมัติของกลุ่ม
- คลิก "ขั้นตอนการอนุมัติ" ในแถบเป้าหมาย
- คลิก "สร้าง" แล้วป้อนชื่อ (ตัวอย่าง: ขั้นตอนการอนุมัติการสอบ) และคำอธิบาย
- สำหรับแต่ละขั้นตอน ตั้งค่าป้ายกำกับและเงื่อนไขของผู้อนุมัติ (ดู "ระบุผู้อนุมัติ" ด้านล่าง)
- คลิก "บันทึก"
คุณสามารถแก้ไข คัดลอก ปิดใช้งาน หรือลบขั้นตอนการอนุมัติที่สร้างจากรายการ เมื่อปิดใช้งาน ขั้นตอนจะยังคงอยู่ในรายการ แต่ไม่สามารถเลือกได้เมื่อเผยแพร่
ระบุผู้อนุมัติ
แทนที่จะตัดสินใจโดยตรงว่าใครจะอนุมัติ คุณกำหนด "บุคคลที่มีตำแหน่งใดจะทำการอนุมัติ" ผู้อนุมัติจริงจะถูกกำหนดโดยตัวบุคคลที่เริ่มต้นคำขอและสถานะสังกัด/คุณสมบัติของพวกเขา
มีเงื่อนไข 5 ข้อที่สามารถระบุได้สำหรับแต่ละขั้นตอน:
- ตำแหน่งที่สูงกว่าจากมุมมองของผู้ริเริ่ม … โดยยึดตามสังกัดของผู้ริเริ่ม ผู้สมัครรวมถึงบุคคลที่มีสิทธิ์ในการจัดการเป้าหมายจากกลุ่มสังกัด / สูงกว่าหนึ่งชั้น / สูงกว่าสองชั้น / สูงกว่าสามชั้น ขั้นตอนการอนุมัติหนึ่งฉบับสามารถนำกลับมาใช้ใหม่ในทุกแผนก
- ผู้ดูแลกลุ่ม … บุคคลที่มีสิทธิ์ในการจัดการในกลุ่มที่ระบุจะกลายเป็นผู้สมัคร ใช้เมื่อระบุแผนกข้างข้างเช่นผู้จัดการความปลอดภัยหรือการรับประกันคุณภาพ
- ผู้ดูแลในทีม … โดยไม่คำนึงถึงกลุ่ม บุคคลที่มีสิทธิ์ในการจัดการเป้าหมายทั่วทีมทั้งหมดจะกลายเป็นผู้สมัคร
- บุคคลโดยเฉพาะ … คุณระบุชื่อบุคคลโดยตรง เนื่องจากแนวโน้มที่จะหยุดลงเนื่องจากการเปลี่ยนสถานที่หรือการลาออก จึงแนะนำให้ใช้การระบุกลุ่ม
- ผู้ถือครองคุณสมบัติ … บุคคลที่ถือครองคุณสมบัติดังกล่าวอย่างถูกต้องจะกลายเป็นผู้สมัคร บุคคลที่มีคุณสมบัติหมดอายุจะถูกลบออกจากผู้สมัครโดยอัตโนมัติ
เมื่อระบุเงื่อนไขหลายข้อสำหรับหนึ่งขั้นตอน ใครก็ตามที่ตรงกับเงื่อนไขใดเงื่อนไขหนึ่งจะกลายเป็นผู้สมัคร (ตัวอย่าง: ผู้บังคับบัญชาโดยตรง หรือ ผู้ถือครองคุณสมบัติ) ขั้นตอนสามารถติดป้ายกำกับเช่น "ผู้บังคับบัญชาโดยตรง" หรือ "ผู้จัดการความปลอดภัย"
ตัวเลือก "สิทธิ์ในการจัดการใดๆ" สำหรับการกรองตามสิทธิ์หมายความว่าใครก็ตามที่มีสิทธิ์ของ เจ้าของ ผู้ดูแลทีม หรือ ผู้ดูแลกลุ่ม จะกลายเป็นผู้สมัคร
การตั้งค่าขั้นสูง (ประเภท เงื่อนไขการผ่าน ไม่รอการอนุมัติ)
เมื่อคุณเปิด "การตั้งค่าขั้นสูง" สำหรับแต่ละขั้นตอน คุณสามารถตั้งค่าตัวเลือก 3 ตัวต่อไปนี้ได้ หากไม่เปิด พฤติกรรมจะเป็น "ขั้นตอนการอนุมัติจัดเรียงตามลำดับ"
- ประเภท … "อนุมัติ" คือการตัดสิน "รีวิว" คือการตรวจสอบเนื้อหา พวกเขาถูกบันทึกไว้แยกต่างหากในประวัติการอนุมัติ
- เงื่อนไขการผ่าน … "เลือก 1 คนเมื่อเริ่มต้น" หมายความว่าผู้ริเริ่มระบุคนหนึ่งจากผู้สมัคร "ใครคนหนึ่ง" หมายความว่าขั้นตอนผ่านหากผู้สมัครคนใดคนหนึ่งอนุมัติ "ทุกคน" ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้สมัครทั้งหมด ลำดับไม่สำคัญ
- ไม่รอการอนุมัติ … เมื่อเปิดใช้งาน บุคคลที่ขั้นตอนนั้นได้รับเพียงแจ้งเตือนและดำเนินการไปขั้นตอนถัดไปโดยไม่รอการอนุมัติ สามารถตั้งค่าได้เฉพาะเมื่อประเภทเป็น "รีวิว"
ตรวจสอบว่าจะไปหาใคร
เนื่องจากผู้อนุมัติถูกระบุตามตำแหน่ง ผู้อนุมัติจริงจึงเปลี่ยนแปลงไปตามผู้ริเริ่มคำขอ ในหน้าจอแก้ไข คลิก "ตรวจสอบว่าจะไปหาใคร" และเลือกผู้ริเริ่มชั่วคราวจะแสดงผู้อนุมัติสำหรับกรณีนั้น การเลือกของคุณที่นี่ไม่ส่งผลต่อเนื้อหาที่บันทึกไว้
หากมีขั้นตอนที่ไม่สามารถแก้ไขได้ ผู้ริเริ่มนั้นไม่สามารถเริ่มคำขอได้ ตัวอย่างเช่น หากบุคคลที่เป็นสมาชิกของกลุ่มระดับสูงสุดผ่านขั้นตอนสำหรับ "ผู้ดูแลกลุ่มสูงกว่าหนึ่งชั้น" ไม่มีกลุ่มข้างต้น ดังนั้นจึงไม่มีการกำหนดผู้อนุมัติ
ตั้งค่าขั้นตอนการอนุมัติเริ่มต้น
ที่ด้านบนของหน้าจอรายการขั้นตอนการอนุมัติ คุณสามารถเลือก "ค่าเริ่มต้นของบริษัท" หรือ "ค่าเริ่มต้นของกลุ่มนี้" ขั้นตอนการอนุมัติที่ตั้งเป็นค่าเริ่มต้นจะถูกเลือกไว้ล่วงหน้าเมื่อเผยแพร่ SOP ผู้ริเริ่มสามารถเปลี่ยนแปลงได้เช่นกัน
เชื่อมโยงกับเหตุผลการแก้ไข
คุณสามารถลงทะเบียน "เหตุผลการแก้ไข" เพื่อเลือกเมื่อเผยแพร่ และเชื่อมโยงขั้นตอนการอนุมัติกับแต่ละเหตุผล เมื่อเชื่อมโยงแล้ว ขั้นตอนการอนุมัติที่สอดคล้องกันจะถูกเลือกโดยอัตโนมัติเมื่อเลือกเหตุผลนั้น
- ที่หน้าจอรายการขั้นตอนการอนุมัติ เปิด "เหตุผลการแก้ไข"
- ตั้งค่าชื่อของเหตุผล (ตัวอย่าง: การเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับสารก่อภูมิแพ้ การแก้ไขการพิมพ์ผิด) และขั้นตอนการอนุมัติที่สอดคล้องกัน
- หากจำเป็น ตั้งค่าเหตุผลใดที่ถูกเลือกไว้ล่วงหน้า "เมื่อเผยแพร่ครั้งแรก" และ "จากครั้งที่สองเป็นต้นไป (แก้ไขปรับปรุง)"
หากคุณตั้งค่าเหตุผลที่เชื่อมโยงกับขั้นตอนการอนุมัติโดยไม่มีการอนุมัติ (ขั้นตอนที่ไม่มีขั้นตอนย่อย) เป็นค่าเริ่มต้น มันจะเผยแพร่โดยไม่ต้องผ่านการอนุมัติด้วยการตั้งค่าเริ่มต้น โปรดระวังเมื่อกำหนดค่า
ขออนุมัติ
ในหน้าจอแก้ไข SOP เมื่อคุณคลิก "เผยแพร่" หน้าจอเพื่อเลือกขั้นตอนการอนุมัติจะแสดงขึ้น
- เลือกเหตุผลการแก้ไข (หากได้รับการกำหนดค่า)
- เลือกขั้นตอนการอนุมัติ ขั้นตอนการอนุมัติระดับบริษัทและกลุ่มปรากฏในรายการเดียว
- หากคุณเป็นสมาชิกของหลายกลุ่ม เลือก "ควรใช้สังกัดใดเป็นมาตรฐาน?" ผู้อนุมัติเช่น "ผู้บังคับบัญชาโดยตรง" ถูกกำหนดโดยใช้สังกัดที่คุณเลือกที่นี่เป็นมาตรฐาน
- สำหรับขั้นตอนที่มี "เลือก 1 คนเมื่อเริ่มต้น" ระบุผู้อนุมัติจากผู้สมัคร หากมีผู้สมัครเพียงหนึ่งคน หรือสำหรับขั้นตอนที่มี "ใครคนหนึ่ง" หรือ "ทุกคน" การระบุจำนวนไม่จำเป็น
- คลิก "ขออนุมัติ"
หากมีขั้นตอนที่ไม่มีการกำหนดผู้อนุมัติ คุณไม่สามารถเริ่มคำขอเช่นนี้ได้ เลือกขั้นตอนการอนุมัติอื่นหรือขอให้ผู้ดูแลตรวจสอบการตั้งค่า หากผู้อนุมัติไม่สามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ที่เก็บ SOP สิ่งนี้จะถูกระบุ คำขอจะถูกส่งและเนื้อหาปัจจุบันสามารถตรวจสอบได้ แต่ SOP ไม่สามารถเปิดได้หลังจากเผยแพร่
เมื่อเริ่มคำขอ ผู้อนุมัติปัจจุบันและรายละเอียดขั้นตอนจะถูกเก็บไว้ที่ด้านคำขอ แม้ว่าคุณแก้ไขขั้นตอนการอนุมัติในภายหลัง คำขอที่เริ่มต้นแล้วจะไม่ได้รับผลกระทบ
อนุมัติหรือปฏิเสธ
ผู้อนุมัติได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมล จาก "ฉบับร่าง / การอนุมัติ" เปิด SOP เป้าหมาย ตรวจสอบเนื้อหา และอนุมัติหรือปฏิเสธ (ส่งกลับ)
เมื่อปฏิเสธ เลือกตำแหน่งที่ผู้ริเริ่มควรเริ่มต้นใหม่หลังจากแก้ไข ค่าเริ่มต้นคือ "เริ่มต้นใหม่" หากคุณเลือก "เริ่มต้นใหม่จากขั้นตอนของฉัน" มันจะเริ่มต้นใหม่จากขั้นตอนที่คุณส่งกลับ ใช้เมื่อการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาเป็นส่วนน้อย เช่น การแก้ไขการพิมพ์ผิด การตั้งค่าของเจ้าของสามารถห้ามการเลือกนี้
สำหรับการแก้ไข SOP ที่ถูกปฏิเสธใหม่ โปรดดู วิธีการแก้ไข SOP ที่ถูกปฏิเสธโดยขั้นตอนการอนุมัติใหม่
ถอนคำขอ
ผู้ริเริ่มคำขอสามารถถอนคำขอระหว่างกระบวนการอนุมัติ ที่ด้านบนของ SOP คลิก "ถอน" ถัดจากตัวบ่งชี้ "อยู่ในขั้นตอนการอนุมัติ" และ SOP จะกลับไปเป็นฉบับร่างซึ่งคุณสามารถแก้ไขและส่งอีกครั้ง ใช้เมื่อผู้อนุมัติลาออกหรือถูกปิดใช้งานและการอนุมัติไม่ดำเนินไป
เฉพาะผู้ริเริ่มคำขอเท่านั้นที่สามารถถอนคำขอได้ บันทึกของการถอนคำขอยังคงอยู่ในประวัติการแก้ไขปรับปรุง
ตั้งค่ากฎการอนุมัติ (เจ้าของ)
เนื้อหาของขั้นตอนการอนุมัติ (ใครจะอนุมัติ) ถูกตั้งค่าจากการจัดการผู้ใช้ และเจ้าของตั้งค่าว่าจะอนุมัติอะไร ในแท็บ "ความปลอดภัย" ภายใต้การตั้งค่าความปลอดภัย คุณสามารถกำหนดค่าตัวเลือก 6 ตัวต่อไปนี้:
- ผู้อนุมัติที่มีคุณสมบัติเป็นเงื่อนไขตรวจสอบวันหมดอายุในขณะที่อนุมัติด้วย (ค่าเริ่มต้น: เปิด)
- อนุญาตให้ผู้ริเริ่มเองก็สามารถเป็นผู้อนุมัติได้ (ค่าเริ่มต้น: ปิด)
- อนุญาตให้เผยแพร่โดยไม่ต้องอนุมัติ (ค่าเริ่มต้น: ปิด)
- อนุญาตให้สร้างขั้นตอนการอนุมัติแบบทันที่เมื่อเผยแพร่ (ค่าเริ่มต้น: ปิด)
- อนุญาตให้เริ่มต้นใหม่จากขั้นตอนของผู้ที่ปฏิเสธหลังจากถูกปฏิเสธ (ค่าเริ่มต้น: เปิด)
- ต้องให้เลือกเหตุผลการแก้ไขปรับปรุงเมื่อเผยแพร่ (ค่าเริ่มต้น: ปิด)