การแชร์ฉบับร่างเป็นฟังก์ชันที่ให้ผู้ใช้หรือกลุ่มที่ระบุได้ดู SOP ที่ยังอยู่ในสถานะฉบับร่าง (ยังไม่เผยแพร่) แยกต่างหากจากขั้นตอนการอนุมัติ เพื่อให้พวกดูและแสดงความคิดเห็นได้ ใช้เมื่อต้องการให้เจ้าหน้าที่หน้างานหรือผู้มีประสบการณ์ตรวจสอบเนื้อหาก่อนเผยแพร่
ผู้ที่ได้รับการแชร์จะไม่ได้รับสิทธิ์แก้ไข ไม่สามารถแก้ไข บันทึก อนุมัติ หรือลบขั้นตอนได้ ทำได้เพียงแสดงความคิดเห็นเท่านั้น
การแชร์ฉบับร่างคืออะไร
โดยค่าเริ่มต้น SOP ที่เป็นฉบับร่างจะเปิดได้เฉพาะผู้ริเริ่มและผู้ที่อยู่ในขั้นตอนการอนุมัติเท่านั้น ดังนั้น ในกรณีที่ต้องการให้เจ้าหน้าที่หน้างานที่ไม่ใช่ผู้อนุมัติตรวจสอบเนื้อหาก่อนเผยแพร่ ที่ผ่านมาทำได้เพียงเผยแพร่ก่อน หรือนั่งดูหน้าจอไปด้วยกัน
เมื่อใช้การแชร์ฉบับร่าง ผู้ริเริ่มเพียงเลือกผู้ที่จะแชร์ให้ (ผู้ใช้หรือกลุ่ม) ผู้นั้นก็สามารถเปิดฉบับร่าง ตรวจสอบเนื้อหา และแสดงความคิดเห็นได้ นอกจากนี้ยังแชร์ให้ผู้ที่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ที่จัดเก็บได้ด้วย (การแชร์ฉบับร่างเป็นช่องทางแยกต่างหากจากการจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์) เนื่องจากแยกจากขั้นตอนการอนุมัติ จึงไม่กระทบต่อขั้นตอนการอนุมัติ
●หน้าจอ: แท็บ “การแชร์ฉบับร่าง” ในหน้าจอแก้ไข SOP (มุมมองของผู้ริเริ่ม)
[รูปภาพ: draftshare_tab_owner]
สิ่งที่ต้องมี
- สิทธิ์: ผู้ที่ตั้งค่าเป้าหมายการแชร์ได้มีเพียงผู้ริเริ่มของฉบับร่างนั้นเท่านั้น เป้าหมายการแชร์จะแสดงให้ทุกคนที่เปิดฉบับร่างได้เห็น แต่ปุ่ม [เปลี่ยนเป้าหมายที่แชร์] จะแสดงเฉพาะผู้ริเริ่มเท่านั้น ผู้ที่ไม่ใช่ผู้ริเริ่ม (ผู้อนุมัติและผู้ที่ได้รับการแชร์) ทำได้เพียงแสดงความคิดเห็นเท่านั้น
- ผู้ที่เลือกเป็นเป้าหมายการแชร์ได้: ผู้ใช้และกลุ่มที่อยู่ในทีมเดียวกัน ผู้ใช้ประเภทผู้เยี่ยมชมและผู้ใช้ที่มีสถานะกำลังเชิญ (ยังไม่ได้เข้าร่วม) ไม่สามารถเลือกได้
- เป้าหมาย: เฉพาะ SOP ที่อยู่ในสถานะฉบับร่างเท่านั้น SOP ที่เผยแพร่แล้วจะไม่แสดงแท็บ “การแชร์ฉบับร่าง”
- แพ็กเกจ: ใช้ได้ตั้งแต่แพ็กเกจ Lite ขึ้นไป
- ตำแหน่ง: ตั้งค่าได้จากแท็บ [การแชร์ฉบับร่าง] ที่ด้านบนของหน้าจอแก้ไข SOP
ตั้งค่าเป้าหมายการแชร์ (ผู้ริเริ่ม)
- จากเมนูด้านซ้าย เปิด [SOP] → [ฉบับร่าง / การอนุมัติ] แล้วคลิก SOP เป้าหมายในแท็บ [ฉบับร่าง]
- เปิดแท็บ [การแชร์ฉบับร่าง] ที่ด้านบนของหน้าจอแก้ไข
- คลิก [เปลี่ยนเป้าหมายที่แชร์]
- เลือกบุคคลในผู้ใช้ที่แชร์ให้ หรือเลือกกลุ่มในกลุ่มที่แชร์ให้ (ใช้ทั้งสองอย่างร่วมกันได้)
- คลิก [บันทึกการตั้งค่าการแชร์]
●หน้าจอ: กล่องโต้ตอบการตั้งค่าเป้าหมายการแชร์ที่เปิดจาก [เปลี่ยนเป้าหมายที่แชร์]
เมื่อบันทึก เฉพาะผู้ที่เพิ่งถูกเพิ่มเป็นเป้าหมายการแชร์ใหม่เท่านั้นที่จะได้รับอีเมลแจ้งเตือนพร้อมลิงก์ตรงไปยัง SOP เป้าหมาย ผู้ที่เคยถูกแชร์ไปแล้วจะไม่ได้รับอีเมลฉบับเดิมซ้ำอีก
แชร์ทีละกลุ่ม
ในส่วนของกลุ่มที่แชร์ให้ ทุกครั้งที่คลิกชื่อกลุ่ม สถานะการเลือกจะเปลี่ยนไปตามลำดับนี้
- คลิกครั้งที่ 1: แชร์ให้สมาชิกของกลุ่มนั้นและกลุ่มย่อยทั้งหมดที่อยู่ภายใต้กลุ่มนั้น
- คลิกครั้งที่ 2: แชร์ให้เฉพาะผู้ใช้ที่อยู่ในกลุ่มนั้นโดยตรง (ไม่รวมกลุ่มย่อย)
- คลิกครั้งที่ 3: ยกเลิกการเลือก
เป้าหมายการแชร์จะกำหนดตามสมาชิกที่แสดงอยู่ ณ เวลาที่ขยายรายการสมาชิกของกลุ่ม ผู้ที่เข้าร่วมกลุ่มหลังจากบันทึกแล้วจะไม่ถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติ หากจำเป็นให้บันทึกอีกครั้ง
ไม่จำเป็นต้องแชร์ให้ผู้อนุมัติ
ผู้ใช้ที่อยู่ระหว่างการขออนุมัติจะดูฉบับร่างได้โดยอัตโนมัติ คุณไม่จำเป็นต้องเพิ่มให้อยู่ในเป้าหมายการแชร์
มุมมองของผู้ที่ได้รับการแชร์
ผู้ที่ได้รับการแชร์สามารถเปิดฉบับร่างได้ด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้
- เปิดจากลิงก์ที่ระบุไว้ในอีเมลแจ้งเตือน
- จากเมนูด้านซ้าย เปิด [SOP] → [ฉบับร่าง / การอนุมัติ] แล้วเปิดแท็บ [ฉบับร่างที่แชร์] (สำหรับผู้ใช้แบบดูอย่างเดียว ชื่อเมนูจะแสดงเป็น [ฉบับร่างที่แชร์])
●หน้าจอ: แท็บ [ฉบับร่างที่แชร์] ในหน้า “ฉบับร่าง / การอนุมัติ”
เมื่อเปิดแล้ว แท็ก [ฉบับร่างที่แชร์ (ดู·แสดงความคิดเห็นเท่านั้น)] จะแสดงที่ด้านบนของหน้าจอ และแท็บ [ความคิดเห็นต่อร่าง] จะเปิดขึ้นเป็นแท็บแรก ตรวจสอบเนื้อหาขั้นตอนได้จากแท็บ [รายละเอียดขั้นตอน]
ในสถานะนี้ ไม่สามารถแก้ไข บันทึก เผยแพร่ (ขออนุมัติ) อนุมัติ ปรับปรุงฉบับ คัดลอก ลบ หรือแชร์ผ่าน QR Code ได้ ทำได้เพียงแสดงความคิดเห็นเท่านั้น
แลกเปลี่ยนความคิดเห็น
- เปิดแท็บ [การแชร์ฉบับร่าง] (ผู้ที่ได้รับการแชร์จะเปิดแท็บ [ความคิดเห็นต่อร่าง])
- ที่ช่องด้านล่างของหน้าจอ ป้อนความคิดเห็น แล้วคลิก [โพสต์ความคิดเห็น]
เมื่อโพสต์ ระบบจะส่งอีเมลแจ้งเตือนที่มีเนื้อหาความคิดเห็นไปยังผู้ริเริ่มและผู้ที่เคยแสดงความคิดเห็นต่อ SOP นั้นมาก่อน (ยกเว้นตัวคุณเอง) ผู้ที่ได้รับการแชร์แต่ยังไม่เคยแสดงความคิดเห็นจะไม่ได้รับการแจ้งเตือน
ความคิดเห็นจะปรากฏทันทีที่โพสต์ และอัปเดตบนหน้าจอของทุกคนที่กำลังเปิดฉบับร่างนั้นอยู่ โดยแสดงชื่อผู้โพสต์พร้อมวันที่และเวลาที่โพสต์
●หน้าจอ: รายการความคิดเห็นฉบับร่างและช่องป้อนข้อความ
ยกเลิกการแชร์
ผู้ริเริ่มเปิด [การแชร์ฉบับร่าง] → [เปลี่ยนเป้าหมายที่แชร์] แล้วยกเลิกการเลือกผู้ใช้หรือกลุ่มที่ต้องการนำออก จากนั้นคลิก [บันทึกการตั้งค่าการแชร์] SOP นั้นจะหายไปจากแท็บ [ฉบับร่างที่แชร์] ของผู้ที่ถูกนำออก
นอกจากนี้ เมื่อเผยแพร่ SOP แล้ว SOP จะถูกนำออกจากแท็บ [ฉบับร่างที่แชร์] โดยอัตโนมัติ และการเข้าดูหลังเผยแพร่จะเป็นไปตามการจำกัดการเข้าถึงของโฟลเดอร์ที่จัดเก็บ
คำถามที่พบบ่อย
ผู้ที่ได้รับการแชร์สามารถแก้ไข SOP ได้หรือไม่
ไม่ได้ ในหน้าจอของผู้ที่ได้รับการแชร์ ปุ่มที่เกี่ยวกับการแก้ไข การบันทึก และการอนุมัติจะไม่แสดง และฉบับร่างจะเป็นแบบอ่านอย่างเดียว
สามารถแชร์ให้ผู้ที่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ได้หรือไม่
ได้ การแชร์ฉบับร่างเป็นกลไกที่อนุญาตให้ดูได้โดยไม่ขึ้นกับการจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์ เนื่องจากเป็นการให้ดู SOP ที่ยังไม่เผยแพร่ โปรดตรวจสอบเป้าหมายการแชร์ให้ดีก่อนตั้งค่า
สามารถแชร์ให้ผู้ใช้ประเภทผู้เยี่ยมชมได้หรือไม่
ไม่ได้ ผู้ใช้ประเภทผู้เยี่ยมชมจะไม่แสดงเป็นตัวเลือกในรายการเป้าหมายการแชร์
ความคิดเห็นที่ฝากไว้ตอนอยู่ในฉบับร่าง จะเป็นอย่างไรหลังจากเผยแพร่แล้ว
SOP ที่เผยแพร่แล้วจะไม่แสดงแท็บ “การแชร์ฉบับร่าง” ดังนั้นส่วนความคิดเห็นก็จะไม่แสดงอีกต่อไปเช่นกัน
ถ้าฉบับร่างที่แชร์อยู่ใน “รอการอนุมัติจากคุณ” ด้วย จะเป็นอย่างไร
ขั้นตอนการอนุมัติจะมีความสำคัญก่อน หากเปิดในฐานะผู้อนุมัติ ฉบับร่างจะไม่เป็นแบบอ่านอย่างเดียว และสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธได้ตามปกติ
ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
การจำกัดการเข้าถึงสำหรับ SOP ที่เผยแพร่แล้วและเนื้อหาต่าง ๆ
วิธีแก้ไข SOP ที่ถูกปฏิเสธ (ส่งกลับ) ในขั้นตอนการอนุมัติอีกครั้ง