ซึ่งยากกว่าการทำให้ SOP แพร่หลายในสถานที่ทำงานคือการ「สร้าง」SOP เอง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อเริ่มต้นจากสถานการณ์ที่ไม่มี SOP เลย หากทำผิดวิธี จะกลายเป็น「คลังวิดีโอที่ไม่มีใครดู」ได้ วิดีโอ SOP ไม่ใช่「เอกสาร」 แต่เป็น「ระบบ」

เราจะรวบรวมเคล็ดลับในการทำให้แพร่หลาย ตามลำดับการปฏิบัติ

① อย่าเข่งไปหาความสมบูรณ์แบบตั้งแต่ต้น (เริ่มต้นแค่ 3 คลิป)

หากพยายามจัดระบบตั้งแต่ต้น จะทำให้ติดขัด ลองสร้างวิดีโอ 3 คลิปจากสิ่งที่「มีประสิทธิผลมากที่สุด」เหล่านี้ก่อน

• งาน 3 อันดับแรกที่มีคนถามบ่อยที่สุด
• งานที่พนักงานใหม่มักติดขัดเสมอ
• งานที่มีข้อผิดพลาดเยอะ

ในตอนแรก ให้คิดว่านี่คือ「การทดลอง」ก็พอ

② เลือกเนื้อหาที่จะสร้างมาจาก「เสียงจากสถานที่ทำงาน」

ไม่จำเป็นที่ผู้จัดการต้องเป็นคนเดียวที่กำหนดว่า「ถัดไปจะสร้าง SOP อะไร」หากเริ่มต้นจากงานหนักเหมือนการบันทึกทักษะ ก็ไม่เป็นไร

เมื่อใช้「คู่มือที่ต้องการ」ของ Dive สมาชิกในสถานที่ทำงานสามารถโพสต์เอง ว่า「ต้องการ SOP แบบนี้」「ติดขัดตรงนี้」ได้ ทุกคนรวมถึงพนักงานใหม่ ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียว และสมาชิกที่มีสิทธิ์ผู้เยี่ยมชม สามารถโพสต์ได้ และผู้ที่ต้องการสิ่งเดียวกันสามารถ「+1」เพื่อแสดงการสนับสนุนได้

• สามารถโพสต์สิ่งที่ตัวเองต้องการหรือสิ่งที่ติดขัดขณะดู ทันทีในขณะนั้น
• สามารถกำหนด SOP ที่จะสร้างตามลำดับของ「+1」ที่รวมกันมากที่สุด = ลำดับของสิ่งที่มีคนต้องการจริง ๆ
• เมื่อเชื่อมโยง SOP ที่เสร็จสมบูรณ์กับคำขอ บุคคลที่โพสต์จะได้รับการแจ้งเตือนว่า「ตอบแล้ว」

ด้วยวิธีนี้ เมื่อสร้างจากจุดเริ่มต้นของสิ่งที่「ต้องการ・ติดขัด」จากสถานที่ทำงาน คุณจะลดจำนวน SOP ที่สร้างแล้วไม่มีใครใช้ ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ วิธีใช้คู่มือที่ต้องการ (สมุดจดโน้ต)

③ สร้างผู้ประสบความสำเร็จ「1 คน」ก่อน

หากพยายามขยายให้ทุกคนทีเดียว จะล้มเหลว ให้ 1 คนที่เป็นคนโน้มเอียง เป็นหนุ่มสาว หรือมีแรงจูงใจในการเติบโต ใช้งานอย่างเต็มที่

「ดูวิดีโอแล้วเรียนรู้ได้เร็ว」——ตัวอย่างความสำเร็จนี้คือแรงขับเคลื่อนที่มีประสิทธิผลมากที่สุด

④ อย่าให้คนสร้าง SOP เพียง 1 คน (สร้างวัฒนธรรมการสร้าง)

ได้ที่ผู้สอนการนำเข้าเป็นคนสร้างในตอนแรก แต่ถ้าให้คนเดียวทำไปเรื่อย ๆ จะติดขัด สถานการณ์ที่เหมาะคือ

• วัฒนธรรมที่พนักงานสอนถ่ายเองเอง
• วัฒนธรรม「ถ้ามีการปรับปรุง ให้ถ่ายใหม่」
• การรับรู้ร่วมกันว่า「วิดีโอ = สินทรัพย์」

เคล็ดลับคือ「ลดความเครียดในการถ่ายให้เหลือน้อยที่สุด (โทรศัพท์สมาร์ท・การบันทึกหน้าจอก็เพียงพอ)」「หลังจากถ่ายแล้ว แค่อัปโหลดเป็นอันเสร็จ」

⑤ นำเข้าไปในขั้นตอนงาน (สร้างสถานการณ์「ไม่ดูจะสูญเสีย」)

เหตุผลหลักที่ไม่แพร่หลายคือ「ไม่ดูก็ไม่มีปัญหา」

❌「ถ้าไม่เข้าใจ ให้ดูวิดีโอนะ」→ ไม่มีใครดู

⭕「ก่อนถามคำถาม ให้ยืนยันวิดีโอก่อนนะ」
⭕「การอบรมสมมติว่ามีการดูวิดีโออยู่แล้ว」
⭕「หลังจากดูวิดีโอแล้ว ให้ลองปฏิบัติ」

นั่นคือวิดีโอจะต้องกลายเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนงานจึงจำเป็น

โดยเฉพาะใน Dive คุณสามารถใช้ AI เพื่อลดภาระการถ่ายและย่อเวลาการแก้ไขหากไม่จำเป็นต้องถ่ายวิดีโออย่างละเอียด สามารถเตรียมวิดีโอแบบยาวได้ AI จะวิเคราะห์เนื้อหาการอธิบายและการเคลื่อนไหวของคนแล้วแบ่งวิดีโอตามขั้นตอน AI ยังสร้างชื่อเรื่องและคำอธิบายตามเนื้อหา โปรดลองใช้ดู