เมื่อใช้ Dive ในการดำเนินการของหลายแผนก สิ่งสำคัญคือการตั้งค่า "ใครจากแผนกไหนจึงจะสามารถดู SOP ได้"หน้านี้แสดงแนวทางในการตั้งค่านี้
ขั้นตอนการตั้งค่าเบื้องต้น
- สะท้อนระดับชั้นขององค์กร (ดำเนินการโดยเจ้าของ/ผู้ดูแลทีม)
- สร้างโฟลเดอร์สำหรับทั้งบริษัท สำหรับหลายแผนก และสำหรับแต่ละแผนก
สะท้อนระดับชั้นขององค์กร
SOP ที่ผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้นั้นขึ้นอยู่กับ「การจำกัดการเข้าถึง」ของโฟลเดอร์ที่เก็บ SOP นั้นไว้ เงื่อนไข「การจำกัดการเข้าถึง」นี้คือ"ผู้ใช้ที่สังกัดในกลุ่มที่ตั้งค่าไว้จึงจะสามารถเข้าถึงได้"ดังนี้
ที่นี่โปรดอ้างอิงสำหรับการตั้งค่า สำหรับขั้นตอนการตั้งค่าที่มีประสิทธิภาพ เราแนะนำดังต่อไปนี้
- ก่อนอื่น กำหนดระดับชั้นขององค์กรใน Dive
- หลังจากนั้น นำเข้าจากไฟล์ Excel เพื่อสะท้อนกลุ่มที่สังกัดของผู้ใช้แต่ละคนไปทั้งหมด
สร้างโฟลเดอร์สำหรับทั้งบริษัท สำหรับหลายแผนก และสำหรับแต่ละแผนก
ตั้งค่า「การจำกัดการเข้าถึง」สำหรับแต่ละโฟลเดอร์ โฟลเดอร์สามารถมีโครงสร้างแบบต้นไม้ได้ เคล็ดลับในการตั้งค่าคือ ดังต่อไปนี้
- ผู้ดูแลทีมหรือเจ้าของจะสร้างโฟลเดอร์ระดับสูงสุดก่อนโดยยึดตามระดับชั้นขององค์กร (สำหรับแผนก XXX เป็นต้น)
- ตั้งค่า「การจำกัดการเข้าถึง」สำหรับแต่ละโฟลเดอร์ที่สร้าง วิธีการตั้งค่าคือที่นี่โปรดอ้างอิง
- หลังจากนั้น ผู้ดูแลกลุ่มจะสร้างโฟลเดอร์ระดับล่างตามระดับชั้นขององค์กรหรือตามวัตถุประสงค์
* ในบางกรณี ผู้ดูแลทีมหรือเจ้าของอาจดำเนินการส่วนนี้ก็ได้ -
ผู้ดูแลทีมหรือเจ้าของจะสร้างโฟลเดอร์สำหรับทั้งบริษัทที่ระดับบนสุด ไม่ต้องตั้งค่า「การจำกัดการเข้าถึง」สำหรับนี้
ข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับการดำเนินการ
นโยบายการสร้างและออก SOP
เมื่อสร้าง SOP และออก จะต้องระบุโฟลเดอร์ที่จัดเก็บ สามารถจัดเก็บได้เฉพาะในโฟลเดอร์ที่ผู้ใช้ที่สร้างสามารถเข้าถึงได้เท่านั้น ดังนั้น หากตั้งค่าดังกล่าวข้างต้นแล้ว ก็จะสามารถชักชวนให้จัดเก็บในโฟลเดอร์ที่เหมาะสมได้
* โปรดทราบว่า เจ้าของและผู้ดูแลทีมสามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ทั้งหมดได้ ดังนั้น หากพวกเขาสร้าง SOP ด้วย ข้อนี้ต้องระวัง
การดำเนินการเมื่อแก้ไข
หลังจากออก ผู้ใช้อื่นนอกเหนือจากผู้สร้างเดิมก็สามารถแก้ไข SOP ได้หากเข้าถึงได้ (= เข้าถึงโฟลเดอร์ได้) เมื่อผู้สอนเปลี่ยนแปลงไป หากผู้ใช้ใหม่ถูกตั้งค่ากลุ่มอย่างเหมาะสม การดำเนินการอย่างต่อเนื่องก็เป็นไปได้
ข้อมูลเพิ่มเติม: แม้ว่าผู้สอนที่เปลี่ยนแปลงไปจะไม่มีวิดีโอสื่อเดิม ตั้งแต่การแก้ไขจนถึงการอัปโหลด ก็สามารถเข้าถึงสื่อที่เป็นเป้าหมายในการอัปโหลดได้