แผนการสร้างคืออะไร
แผนการสร้างเป็นฟีเจอร์ในการค้นหา SOP ที่มีแผนจะจัดเตรียมสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ และจัดการผู้รับผิดชอบ ระยะเวลา และความคืบหน้าไว้ในที่เดียว อาจแสดงเป็นรายการสิ่งที่ "โฟลเดอร์ไหน มี SOP เรื่องไหน ใครทำ และต้องทำเสร็จเมื่อไร" และสามารถตรวจสอบแผนการจัดเตรียม (แผนการ) กับ SOP ที่เผยแพร่จริง (ผลการดำเนิน) ได้
ซึ่งต่างจากการรวบรวมความต้องการจากล่างขึ้นบนจาก「คู่มือที่ต้องการ (สมุดแนวคิด)」ที่เก็บรวบรวมจากสถานที่ทำงาน แผนการสร้างคือแผนที่ตั้งแผนการจัดเตรียมล่วงหน้า (จากบนลงล่าง)
● หน้าจอ: สถานะการเปิด「แผนการสร้าง」จากเมนูด้านซ้ายของแดชบอร์ด (แผนที่แผน)
สิ่งที่ต้องใช้
- สิทธิการเข้าถึง: บทบาทผู้สร้างขึ้นไป (เจ้าของ / ผู้ดูแลทีม / ผู้ดูแลกลุ่ม / ผู้สร้าง) ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวและผู้เยี่ยมชมจะไม่เห็นเมนู
- แผน: มุมมอง「ของฉัน」และการดูแผนที่แผนพร้อมใช้ในทั้งหมดแผน การดำเนินการจัดการแผนที่แผน (เพิ่ม/เชื่อมโยง SOP ที่วางแผน/นำเข้า-ส่งออก Excel เป็นต้น) พร้อมใช้ในแผน Pro ขึ้นไป
- ตำแหน่ง: เปิดจาก[จัดการ] → [แผนการสร้าง]ในเมนูด้านซ้ายของแดชบอร์ด
2 มุมมอง
แผนการสร้างมี「แผนที่แผน」และ「ของฉัน」2 มุมมอง และคุณอาจเปลี่ยนแปลงด้วยการสลับที่ด้านบนของหน้าจอ มุมมองเริ่มต้นจะแตกต่างกันตามบทบาท โดยผู้ดูแลจะแสดง「แผนที่แผน」และผู้รับผิดชอบการสร้างจะแสดง「ของฉัน」ที่ด้านบน ความคืบหน้า แผนการ, เสร็จสมบูรณ์, กำลังสร้าง, ยังไม่เริ่ม, เกินกำหนดจำนวน และอัตราความสำเร็จแสดงอยู่
แผนที่แผน
มุมมองแสดงภาพรวมสถานะการจัดเตรียมของทั้งทีมด้วยแผนที่ผืนผ้าโดยใช้โฟลเดอร์เป็นแกน SOP ที่วางแผนจะสร้าง (แผนการ) และหากจำเป็น SOP ที่มีอยู่แล้ว (ผลการดำเนิน) แสดงซ้อนกันใต้แต่ละโฟลเดอร์
- ลากเพื่อย้าย: คุณอาจเปลี่ยนการจัดเก็บการ์ดแผนไปยังโฟลเดอร์อื่น
- ซูมและแพน: คุณอาจขยายขนาด ลดขนาด และจัดตำแหน่งกลางด้วยตัวควบคุมที่มุมล่างขวาของผืนผ้า
- พับส่วนหัว: คุณอาจพับชื่อเรื่อง KPI และเมนูด้านบนด้วย▼ที่ด้านบนซ้ายเพื่อเพิ่มพื้นที่ทำงาน
ของฉัน
มุมมองแสดงรายการเฉพาะ SOP ที่วางแผนที่คุณได้รับมอบหมายให้เป็นผู้รับผิดชอบเท่านั้น คุณอาจยืนยันสถานะ ชื่อ SOP สถานะการสร้าง โฟลเดอร์จัดเก็บ วันหมดอายุ และบันทึกย่อในคอลัมน์ และผู้รับผิดชอบจะสร้าง SOP และอัปเดตสถานะจากหน้าจอนี้
● หน้าจอ: สลับ「แผนที่แผน / ของฉัน」ที่ด้านบนของหน้าจอ
ขั้นตอน
1. สร้างโฟลเดอร์
จากเมนูการทำงาน (⋮) ทางขวาของ「หน้าแรก」ที่ด้านซ้ายบนของแผนที่แผน เลือก「สร้างโฟลเดอร์」และกรอกชื่อโฟลเดอร์เพื่อสร้าง โฟลเดอร์ที่สร้างจะใช้ร่วมกันกับโฟลเดอร์ในรายการ SOP จากเมนูการทำงาน (⋮) ของโฟลเดอร์ที่มีอยู่แล้ว คุณยังอาจสร้างโฟลเดอร์ย่อย เปลี่ยนชื่อ ย้าย ตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึง และลบได้
2. วางแผน SOP
จากเมนูการทำงาน (⋮) ของโฟลเดอร์ที่ต้องการเพิ่มแผนการ เลือก「วางแผน SOP」และกรอกชื่อ SOP ที่ต้องสร้างแล้ว「เพิ่ม」 SOP ที่วางแผนไว้ที่เพิ่มจะแสดงในสถานะ「ยังไม่เริ่ม」 เมื่อลงทะเบียนหลายรายการพร้อมกัน ให้ใช้「จาก Excel」ในแถบเครื่องมือด้านบนของแผนที่แผน (ดูด้านล่าง)
● หน้าจอ: กล่องโต้ตอบป้อนข้อมูล「วางแผน SOP」
3. ตั้งค่าผู้รับผิดชอบและวันหมดอายุ
คลิกการ์ด SOP ที่วางแผนไว้ (แผนที่แผน) หรือแถวรายการ (ของฉัน) เพื่อเปิดแผงและตั้งผู้รับผิดชอบและวันหมดอายุ ผู้รับผิดชอบที่สามารถระบุได้คือสมาชิกบทบาทผู้สร้างขึ้นไป (เจ้าของ / ผู้ดูแลทีม / ผู้ดูแลกลุ่ม / ผู้สร้าง) เมื่อมอบหมายผู้รับผิดชอบ และเมื่อตั้งค่าหรือเปลี่ยนวันหมดอายุ ผู้รับผิดชอบจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมล รายการที่ไม่เสร็จก่อนวันหมดอายุจะรวบรวมเป็น「เกินกำหนด」
● หน้าจอ: แผงตั้งค่าผู้รับผิดชอบและวันหมดอายุ
4. สร้าง SOP และเชื่อมโยง
ผู้รับผิดชอบเลือก「สร้าง SOP」จากแถวที่เกี่ยวข้องในมุมมอง「ของฉัน」และอาจสร้าง SOP ใหม่ได้ หากไม่ได้ตั้งค่าโฟลเดอร์จัดเก็บ ให้เลือกโฟลเดอร์ก่อน แบบร่างที่สร้างจะเชื่อมโยงโดยอัตโนมัติกับ SOP ที่วางแผนไว้นั้น และสถานะจะเปลี่ยนเป็น「กำลังสร้าง」 SOP ที่เชื่อมโยงแล้วอาจเปลี่ยนไปแก้ไขแบบร่าง ยืนยันสถานะการอนุมัติ และดู SOP ที่เผยแพร่จากคอลัมน์「SOP」ในรายการ
ผู้รับผิดชอบอาจเหลือบันทึกย่อส่วนตัวในแต่ละ SOP ที่วางแผนไว้ (จุดมุ่งหมายของการสร้าง ข้อมูลอ้างอิง บันทึกการค้นหา ฯลฯ)
5. จัดการความคืบหน้า (สถานะ)
สถานะของ SOP ที่วางแผนไว้คือ「ยังไม่เริ่ม」→「กำลังสร้าง」→「เสร็จสมบูรณ์」3 ระดับ เฉพาะผู้ดูแลและผู้รับผิดชอบของรายการนั้นเท่านั้นที่อาจปรับปรุงสถานะ เมื่อ SOP ถูกเผยแพร่ SOP ที่วางแผนไว้ที่เชื่อมโยงจะกลายเป็น「เสร็จสมบูรณ์」โดยอัตโนมัติ เมื่อตั้งค่าสถานะเป็น「เสร็จสมบูรณ์」ด้วยตนเอง ให้เลือกและเชื่อมโยง SOP ที่เกี่ยวข้องจริง ๆ กับ SOP ที่วางแผนไว้นั้น
6. เชื่อมโยงกับ SOP ที่มีอยู่แล้ว (ไม่บังคับ)
คุณยังอาจปฏิบัติต่อ SOP ที่เผยแพร่แล้วเป็นผลการดำเนินการสำหรับ SOP ที่วางแผนไว้ได้ เมื่อเปิด「แสดง SOP ที่มีอยู่แล้วด้วย」ที่ด้านบนของแผนที่แผน SOP ที่เผยแพร่แล้วจะแสดงภายใต้โฟลเดอร์ เมื่อเลือกและเชื่อมโยง SOP ที่วางแผนไว้ที่ยังไม่ได้เชื่อมโยงจากปุ่มลิงก์ของ SOP ที่มีอยู่แล้ว SOP ที่วางแผนไว้จะกลายเป็น「เสร็จสมบูรณ์」
เพิ่ม อัปเดตแบบหมายกลุ่มจาก Excel
จาก[จาก Excel]ในแถบเครื่องมือที่ด้านบนของแผนที่แผน คุณอาจลงทะเบียนหลาย ๆ SOP ที่วางแผนไว้ในครั้งเดียวในรูปแบบเดียวกับการส่งออก Excel ของรายการ SOP ที่มีอยู่ (ประเภท / เส้นทางโฟลเดอร์ / ชื่อเรื่อง และตัวเลือก ผู้รับผิดชอบ / วันหมดอายุ)
- คลิก[จาก Excel]ในแถบเครื่องมือ
- คลิก[เทมเพลต Excel]ที่มุมบนขวาเพื่อดาวน์โหลดตัวอย่าง หรือวาง tab-delimited โดยตรงในช่องวาง
- ลากและวางไฟล์ หรือวางเนื้อหา
- ดูตัวอย่างความแตกต่าง (เพิ่ม / อัปเดต / ข้าม / ข้อผิดพลาด) เพื่อยืนยันเนื้อหา
- หากไม่มีปัญหา ให้คลิก[ลงทะเบียน N รายการ]เพื่อยืนยัน
-
เส้นทางโฟลเดอร์คั่นด้วยเครื่องหมายทับเฉพาะ
root/parent/childโฟลเดอร์ที่ไม่มีอยู่จะสร้างขึ้นใหม่ - ผู้รับผิดชอบจับคู่โดยที่อยู่อีเมล (ชื่อก็ได้ แต่ขอแนะนำให้ใช้อีเมลเมื่อมีการทำซ้ำเพราะมีความไม่เสถียร)
- หากมี SOP เดียวกันกับที่มีอยู่แล้วในโฟลเดอร์และชื่อเรื่องเดียวกัน เฉพาะความแตกต่าง ผู้รับผิดชอบ / วันหมดอายุเท่านั้นที่จะอัปเดต (ไม่มีความแตกต่างจะข้าม)
- แถวประเภท「โฟลเดอร์」สร้างโฟลเดอร์จนถึงเส้นทางนั้น (ข้ามที่มีอยู่แล้ว)
ส่งออกสถานะการจัดเตรียมเป็น Excel
- ส่งออก Excel ทั้งหมด (Pro+): จาก[ส่งออกเป็น Excel]ที่ปลายด้านขวาของส่วนหัวความคืบหน้าในแผนที่แผน คุณอาจส่งออกรายการทั้งหมดตามโครงสร้างโฟลเดอร์
- ส่งออก Excel ของฉัน (ทั้งหมดแผน): จาก[ส่งออกเป็น Excel]ที่มุมบนขวาของมุมมอง「ของฉัน」 คุณอาจส่งออกรายการเฉพาะของคุณแบบแบน
ยกระดับจาก「คู่มือที่ต้องการ」ไปยังแผนการสร้าง
ในจำนวนคำขอที่สะสมใน「คู่มือที่ต้องการ (สมุดแนวคิด)」คำขออื่น ๆ ที่ตัดสินใจสร้างจริง ๆ อาจยกระดับไปยังแผนการสร้างเพื่อติดตามพร้อมผู้รับผิดชอบและวันหมดอายุ SOP ที่ยกระดับจะมีป้ายกำกับ「มาจาก SOP ที่ต้องการ」เมื่อปรับปรุงสถานะในแผนการสร้าง สถานะยังสะท้อนให้เห็นในบอร์ดคู่มือที่ต้องการด้วย เมื่อเสร็จสิ้น การแจ้งเตือนจะส่งไปยังผู้โพสต์เดิม และคนที่กดปุ่ม「+1」
ตัวเตือนวันหมดอายุ (อีเมลอัตโนมัติ)
เมื่อวันหมดอายุเข้าใกล้/ผ่านไปของ SOP ที่วางแผนไว้ ผู้รับผิดชอบจะได้รับอีเมลโดยอัตโนมัติ
- 3 วันก่อน / วันก่อน / เกินกำหนด (ส่งเฉพาะ 1 ครั้งเมื่อเกินกำหนด)
- ส่งวันละครั้งเวลา08:00 (JST)
- เมื่อเปลี่ยนวันหมดอายุ อีเมลจะถูกส่งใหม่ด้วยวันหมดอายุใหม่ (การป้องกันการทำซ้ำจะรีเซ็ต)
- SOP ที่วางแผนไว้ที่มีสถานะ「เสร็จสมบูรณ์」จะถูกแยกออกจากเป้าหมายการแจ้งเตือน
คำถามที่พบบ่อย
ถ. ฉันอาจเพิ่ม SOP ที่วางแผนไว้ในแผนใด ๆ ได้หรือไม่
ก. มุมมอง「ของฉัน」และการดูแผนที่แผนพร้อมใช้ในทั้งหมดแผน แต่การดำเนินการเพิ่ม SOP ไปยังแผน เชื่อมโยง และนำเข้า-ส่งออก Excel พร้อมใช้ในแผน Pro ขึ้นไป
ถ. ฉันอาจนำ「คู่มือที่ต้องการ」ที่รวบรวมจากสถานที่ทำงานเข้ามาในแผนได้หรือไม่
ก. ได้ รายการที่นำเข้ามาจะมีป้ายกำกับ「มาจาก SOP ที่ต้องการ」เมื่อปรับปรุงสถานะในแผนการสร้าง สถานะยังสะท้อนให้เห็นในบอร์ดคู่มือที่ต้องการด้วย
ถ. บุคคลอื่นนอกเหนือจากผู้รับผิดชอบอาจเปลี่ยนสถานะได้หรือไม่
ก. เฉพาะผู้ดูแลและผู้รับผิดชอบของรายการนั้นเท่านั้นที่อาจปรับปรุงสถานะ