แผนการสร้างคืออะไร
แผนการสร้างเป็นฟีเจอร์ที่ระบุ SOP ที่ต้องพัฒนาตามโฟลเดอร์ และจัดการ การมอบหมาย วันครบกำหนด และความคืบหน้า ในลักษณะรวมศูนย์ คุณสามารถสร้างรายการแสดง "โฟลเดอร์ใด SOP ใด ใครจะสร้าง เมื่อไร" และจัดการโดยการเปรียบเทียบ SOP ที่วางแผนกับ SOP ที่เผยแพร่จริง
ในขณะที่ "คู่มือที่ต้องการ (สมุดบันทึกความคิด)" ที่เก็บรวบรวมจากพื้นดำเนินการเป็นการเก็บรวบรวมความต้องการจากล่างขึ้นบน แผนการสร้างเป็นบอร์ดสำหรับ วางแผนพัฒนาก่อนในลักษณะจากบนลงล่าง
หน้าจอ: สถานะแผนการสร้างที่เปิดจากเมนูทางด้านซ้าย (แผนที่แผน)
สิ่งที่จำเป็น
- สิทธิ: บทบาทผู้สร้างขึ้นไป (เจ้าของ / ผู้ดูแลทีม / ผู้ดูแลกลุ่ม / ผู้สร้าง) เมนูไม่แสดงสำหรับผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือแขก
- แผน: มุมมอง "งานมอบหมายของฉัน" และการดูแผนที่แผนพร้อมใช้งาน ในทุกแผน การดำเนินการจัดการแผนที่แผน (เพิ่ม SOP ที่วางแผน ลิงก์ นำเข้า/ส่งออก Excel ฯลฯ) พร้อมใช้งาน ในแผน Pro ขึ้นไป
- ตำแหน่ง: เปิดจาก [ผู้ดูแล] → [แผนการสร้าง] ในเมนูทางด้านซ้าย
มุมมองสองอย่าง
แผนการสร้างมีมุมมองสองอย่าง: "แผนที่แผน" และ "งานมอบหมายของฉัน" และคุณสลับระหว่างพวกเขาที่ด้านบนของหน้าจอ มุมมองเริ่มต้นเปลี่ยนแปลงตามบทบาท - ผู้ดูแลเห็น "แผนที่แผน" และผู้สร้างเห็น "งานมอบหมายของฉัน" ที่ด้านบน ความคืบหน้าจะแสดงจำนวน วางแผน เสร็จสมบูรณ์ กำลังสร้าง ยังไม่เริ่ม เกินกำหนด และ อัตราการเสร็จสิ้น
แผนที่แผน
แผนที่ canvas ที่จัดระเบียบตามโฟลเดอร์ ให้ภาพรวมของสถานะพัฒนาในทั้งทีมของคุณ ด้านล่างแต่ละโฟลเดอร์ SOP ที่วางแผนและหากจำเป็น SOP ที่มีอยู่จะชั้นซ้อนกัน
- ลากเพื่อย้าย: คุณสามารถกำหนดบัตรแผนใหม่ให้กับโฟลเดอร์อื่น
- ซูมและแพน: ใช้ตัวควบคุมที่มุมล่างขวาของ canvas เพื่อซูมเข้า/ออกและจัดกึ่งกลางใหม่
- ยุบส่วนหัว: คลิก ▼ ที่มุมบนซ้ายเพื่อยุบชื่อเรื่อง KPI และเมนูบนเพื่อขยายพื้นที่ทำงาน
งานมอบหมายของฉัน
มุมมองแสดง SOP ที่วางแผนซึ่งมอบหมายให้คุณในรายการเท่านั้น คุณสามารถดู สถานะ ชื่อ SOP สถานะการสร้าง โฟลเดอร์จัดเก็บ วันครบกำหนด และหมายเหตุ ในคอลัมน์ และผู้สร้างดำเนินการสร้าง SOP และอัปเดตสถานะจากหน้าจอนี้
หน้าจอ: การสลับ "แผนที่แผน / งานมอบหมายของฉัน" ที่ด้านบน
ขั้นตอน
1. สร้างโฟลเดอร์
จากเมนูการดำเนินการ (⋮) ถัดจาก "หน้าแรก" ที่มุมบนซ้ายของแผนที่แผน เลือก "สร้างโฟลเดอร์" และป้อนชื่อโฟลเดอร์ โฟลเดอร์ที่คุณสร้างโฟลเดอร์ทั่วไปในรายการ SOP จากเมนูการดำเนินการ (⋮) ของโฟลเดอร์ที่มีอยู่ คุณยังสามารถสร้างโฟลเดอร์ย่อย เปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ ย้าย ตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึง และลบ
2. วางแผน SOP
จากเมนูการดำเนินการ (⋮) ของโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเพิ่มแผน เลือก "วางแผน SOP" ป้อนชื่อ SOP ที่ต้องสร้าง แล้วคลิก "เพิ่ม" SOP ที่วางแผนจะปรากฏในสถานะ "ยังไม่เริ่ม" ในการลงทะเบียนหลายครั้งพร้อมกัน ให้ใช้ "เพิ่มจาก Excel" ในแถบเครื่องมือที่ด้านบนของแผนที่แผน (ดูด้านล่าง)
หน้าจอ: กล่องโต้ตอบการป้อนข้อมูล "วางแผน SOP"
3. ตั้งค่าการมอบหมายและวันครบกำหนด
คลิกบัตร SOP ที่วางแผน (แผนที่แผน) หรือแถว (งานมอบหมายของฉัน) เพื่อเปิดแผง แล้วตั้งค่า การมอบหมาย และ วันครบกำหนด คุณสามารถมอบหมายให้สมาชิกที่มี บทบาทผู้สร้างขึ้นไป (เจ้าของ / ผู้ดูแลทีม / ผู้ดูแลกลุ่ม / ผู้สร้าง) เมื่อคุณมอบหมายหรือตั้งค่า/เปลี่ยนวันครบกำหนด ผู้รับมอบหมายจะได้รับ การแจ้งเตือนทางอีเมล รายการที่ไม่สมบูรณ์ที่เลยกำหนดเวลานับว่า "เกินกำหนด"
หน้าจอ: แผงการตั้งค่าการมอบหมายและวันครบกำหนด
4. สร้าง SOP และลิงก์
จากแถวใน "งานมอบหมายของฉัน" ผู้รับมอบหมายสามารถเลือก "สร้าง SOP" เพื่อสร้าง SOP ใหม่ หากโฟลเดอร์จัดเก็บยังไม่ถูกตั้งค่า ให้เลือกโฟลเดอร์ก่อน ร่างที่คุณสร้างจะถูกลิงก์โดยอัตโนมัติกับ SOP ที่วางแผนนั้น และสถานะจะเปลี่ยนเป็น "กำลังสร้าง" จากคอลัมน์ "SOP" ในรายการ คุณสามารถ แก้ไขร่าง ตรวจสอบสถานะการอนุมัติ และดู SOP ที่เผยแพร่
ผู้รับมอบหมายสามารถเหลือ หมายเหตุ ส่วนบุคคลใน SOP ที่วางแผน (เป้าหมายการสร้าง ข้อมูลอ้างอิง หมายเหตุการวิจัย เป็นต้น)
5. จัดการความคืบหน้า (สถานะ)
สถานะ SOP ที่วางแผนดำเนินการในสามขั้นตอน: "ยังไม่เริ่ม" → "กำลังสร้าง" → "เสร็จสมบูรณ์" เฉพาะผู้ดูแลและผู้รับมอบหมายรายการเท่านั้นที่สามารถยกระดับสถานะ เมื่อ SOP เผยแพร่ SOP ที่วางแผนที่เชื่อมโยงจะกลายเป็น "เสร็จสมบูรณ์" โดยอัตโนมัติ หากต้องการตั้งค่าสถานะเป็น "เสร็จสมบูรณ์" ด้วยตนเอง ให้เลือกและลิงก์ SOP จริงที่สอดคล้องกับ SOP ที่วางแผนนั้น
6. ลิงก์ไปยัง SOP ที่มีอยู่ (ไม่บังคับ)
คุณสามารถถือว่า SOP ที่เผยแพร่แล้วเป็นผลลัพธ์จริงของ SOP ที่วางแผน เมื่อคุณเปิด "แสดง SOP ที่มีอยู่ด้วย" ที่ด้านบนของแผนที่แผน SOP ที่เผยแพร่จะปรากฏใต้โฟลเดอร์ จากปุ่มลิงก์ของ SOP ที่มีอยู่ เลือก SOP ที่วางแผนที่ยังไม่ลิงก์ในโฟลเดอร์นั้นเพื่อลิงก์ และ SOP ที่วางแผนกลายเป็น "เสร็จสมบูรณ์"
เพิ่มและอัปเดตเป็นกลุ่มจาก Excel
จากปุ่ม [เพิ่มจาก Excel] ในแถบเครื่องมือที่ด้านบนของแผนที่แผน คุณสามารถ ลงทะเบียน SOP ที่วางแผนหลายรายพร้อมกัน ในรูปแบบเดียวกับการส่งออก Excel ของรายการ SOP ที่มีอยู่ (ประเภท / เส้นทางโฟลเดอร์ / ชื่อเรื่อง โดยเลือกได้ การมอบหมาย / วันครบกำหนด)
- คลิก [เพิ่มจาก Excel] ในแถบเครื่องมือ
- คลิก [เทมเพลต Excel] ที่มุมบนขวาเพื่อดาวน์โหลดตัวอย่าง หรือวางข้อมูลแยกด้วยแท็บโดยตรงในฟิลด์วาง
- ลากและวางไฟล์ หรือวางเนื้อหา
- ดูตัวอย่างความแตกต่าง (เพิ่ม / อัปเดต / ข้าม / ข้อผิดพลาด) เพื่อตรวจสอบเนื้อหา
- หากทุกอย่างดูเหมาะสม คลิก [ลงทะเบียนรายการ N] เพื่อยืนยัน
-
เส้นทางโฟลเดอร์ แยกด้วยเครื่องหมายทับเช่น
root/parent/childโฟลเดอร์ที่ไม่มีอยู่จะถูกสร้างโดยอัตโนมัติ - การมอบหมายจะจับคู่โดยที่อยู่อีเมล (ชื่อก็ใช้ได้ แต่ขอแนะนำอีเมลเพื่อหลีกเลี่ยงการขัดแย้ง)
- หากโฟลเดอร์และชื่อเรื่องเดียวกันมีอยู่แล้ว เฉพาะความแตกต่างในการมอบหมายและวันครบกำหนดเท่านั้นที่จะได้รับการอัปเดต (ไม่มีความแตกต่างหมายถึงข้าม)
- แถวที่มีประเภท "โฟลเดอร์" สร้างโฟลเดอร์จนถึงเส้นทางนั้น (โฟลเดอร์ที่มีอยู่จะถูกข้าม)
ส่งออกสถานะการพัฒนาไปยัง Excel
- ส่งออก Excel เต็มรูปแบบ (Pro+): จาก [ส่งออกเป็น Excel] ที่ปลายด้านขวาของส่วนหัวความคืบหน้าบนแผนที่แผน คุณสามารถส่งออกรายการเต็มรูปแบบที่จัดระเบียบตามโครงสร้างโฟลเดอร์
- ส่งออก Excel งานมอบหมายของฉัน (ทุกแผน): จาก [ส่งออกเป็น Excel] ที่มุมบนขวาของมุมมองงานมอบหมายของฉัน คุณสามารถส่งออกการมอบหมายของคุณเป็นรายการแบบเรียบ
ยกระดับจาก "คู่มือที่ต้องการ" ขึ้นไปยังแผนการสร้าง
คำขอที่รวบรวมใน "คู่มือที่ต้องการ (สมุดบันทึกความคิด)" ที่คุณตัดสินใจสร้างจริงสามารถ ยกระดับขึ้นไปยังแผนการสร้าง พร้อมการมอบหมายและวันครบกำหนดที่ติดอยู่เพื่อติดตาม SOP ที่วางแผนอย่างยกระดับแสดง "จากความต้องการ" และเมื่อคุณยกระดับสถานะของพวกเขาในแผนการสร้าง สถานะยังสะท้อนในบอร์ดคู่มือที่ต้องการ เมื่อเสร็จสิ้น ผู้โพสต์ดั้งเดิมและทุกคนที่ทำเครื่องหมาย "ต้องการ" จะได้รับการแจ้งเตือน
การแจ้งเตือนวันครบกำหนด (อีเมลอัตโนมัติ)
เมื่อ วันครบกำหนด SOP ที่วางแผนใกล้มาถึงหรือผ่านไป ผู้รับมอบหมายจะได้รับอีเมลโดยอัตโนมัติ
- 3 วันก่อนหน้า / วันก่อนหน้า / เกินกำหนด (ส่งเกินกำหนดเพียงครั้งเดียว)
- ส่งทุกวันเวลา 08:00 (JST)
- เมื่อคุณเปลี่ยนวันครบกำหนด จะมีการส่งซ้ำด้วยวันใหม่ (คุ้มครองการซ้ำถูกรีเซ็ต)
- SOP ที่วางแผนที่ทำเครื่องหมายว่า "เสร็จสมบูรณ์" จะถูกลบออกจากเป้าหมายการแจ้งเตือน
คำถามที่พบบ่อย
Q. ฉันสามารถเพิ่ม SOP ที่วางแผนในแผนใด ๆ ได้หรือไม่
A. "งานมอบหมายของฉัน" และการดูแผนที่แผนมีให้บริการในทุกแผน แต่การดำเนินการจัดการแผน (เพิ่ม SOP ที่วางแผน ลิงก์ นำเข้า/ส่งออกโดยใช้ Excel) พร้อมใช้งานในแผน Pro ขึ้นไป
Q. ฉันสามารถนำ "คู่มือที่ต้องการ" ที่รวบรวมจากพื้นดำเนินการเข้าสู่แผนได้หรือไม่
A. ได้ คุณสามารถ รายการที่นำเข้าแสดง "จากความต้องการ" และเมื่อคุณยกระดับสถานะของพวกเขาในแผนการสร้าง สถานะยังสะท้อนในบอร์ดคู่มือที่ต้องการ
Q. มีใครนอกเหนือจากผู้รับมอบหมายที่สามารถเปลี่ยนสถานะได้หรือไม่
A. เฉพาะผู้ดูแลและผู้รับมอบหมายรายการเท่านั้นที่สามารถยกระดับสถานะ