จากปุ่ม [ร่วมแบ่งปัน] บน SOP ของคุณ คุณสามารถออก URL แชร์ภายนอก (ไม่ต้องเข้าสู่ระบบ) ที่สามารถเข้าถึงได้ ใช้คุณสมบัตินี้เมื่อคุณต้องการแชร์ SOP กับผู้รับเหมา พันธมิตรทางธุรกิจ ผู้เข้าร่วมอีเวนต์ และคนอื่น ๆ ที่ไม่มีบัญชี Dive
💡 หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่าง "URL แชร์ภายนอกและสิทธิ์ผู้เยี่ยมชม," ก่อนอื่นให้อ่าน แชร์ SOP กับบุคคลภายนอก: คู่มือการใช้งาน ทรัพยากรหนึ่งหน้านี้รวมถึงแผนภูมิการตัดสินใจและตารางเปรียบเทียบ
URL ที่คุณออกได้รับการป้องกันโดยวิธีใดวิธีหนึ่งหรือทั้งสองวิธี:
- ระยะเวลาที่ใช้ได้ (วัน): URL จะไม่สามารถเข้าถึงได้หลังจากวันที่ระบุ
- รหัสผ่าน: ต้องป้อนรหัสผ่านเมื่อดู
หลังจากออก คุณสามารถภายหลังต่อ เปลี่ยนระยะเวลาที่ใช้ได้ หมุนรหัสผ่าน ปิดใช้งาน หรือเปิดใช้งานอีกครั้ง URL ประวัติบันทึกว่าใครออก SOP ใด และเมื่อใด
ก่อนใช้งาน: ต้องใช้งานทีมก่อน
การแชร์ภายนอกถูก ปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้นด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย หากต้องการใช้งาน เจ้าของ ต้องเปิดใช้งานในการตั้งค่าทีม
- สำหรับขั้นตอนการเปิดใช้งาน โปรดดู วิธีตั้งค่าและใช้งาน "การแชร์ภายนอก"
หลังจากเปิดใช้งาน ผู้ใช้ที่มีบทบาทที่เหมาะสมจะสามารถใช้คุณสมบัตินี้ได้
ออก URL แชร์ภายนอก
- เปิด SOP ที่คุณต้องการแชร์กับบุคคลภายนอก
- คลิกปุ่ม [ร่วมแบ่งปัน] ที่ด้านบน
- ในโมดัลที่ปรากฏ เปิดแท็บ [แชร์ภายนอก (ไม่ต้องเข้าสู่ระบบ)]
- เปิด [ตั้งวันหมดอายุ] และเลือกวันหมดอายุ (กำหนดคือ 23:59 ในวันที่ระบุ)
- หากจำเป็น เปิด [ป้องกันด้วยรหัสผ่าน] และป้อนรหัสผ่าน (ดูรายละเอียดด้านล่าง)
- หากจำเป็น เปิด [เปิดจากขั้นตอนที่ระบุ] และเลือกขั้นตอน (ผู้รับจะเริ่มจากขั้นตอนที่เลือกแทนที่จะเริ่มจากต้น)
- หากจำเป็น ป้อน ความคิดเห็น (ตัวอย่างเช่น "สำหรับบริษัท XX," "สำหรับการนำเสนอ" ฯลฯ ซึ่งจะถูกบันทึกไว้ในประวัติและบันทึกการตรวจสอบ)
- คลิก [ออก URL] URL จะถูกคัดลอกไปยังคลิปบอร์ดของคุณโดยอัตโนมัติ และมีการแสดง QR โค้ด
ด้านล่าง QR โค้ด คุณสามารถคลิก [แสดงหน้าจอสำหรับพิมพ์] เพื่อพิมพ์ QR โค้ดในรูปแบบที่เหมาะสำหรับการพิมพ์
กฎที่บังคับใช้สำหรับการออก (ระยะเวลาที่ใช้ได้ HOẶC รหัสผ่าน)
เมื่อออก อย่างน้อยหนึ่งในประเด็นต่อไปนี้ต้องได้รับการพบ:
- ระยะเวลาที่ใช้ได้ (วัน) เปิดอยู่ และมีการระบุวันที่วันนี้หรือหลังจากนั้น
- ป้องกันด้วยรหัสผ่านเปิดอยู่ และป้อนรหัสผ่าน
คุณไม่สามารถออก "URL ถาวรโล่ง" โดยปิดทั้งสองอย่างลง หากคุณต้องการปิดระยะเวลาที่ใช้ได้ (ทำให้ถาวร) การป้องกันรหัสผ่านจึงเป็นสิ่งจำเป็น
ป้องกันด้วยรหัสผ่าน
- การป้อนด้วยตนเอง: คุณสามารถตั้งรหัสผ่านใด ๆ (สูงสุด 64 อักขระ)
- สร้างอัตโนมัติ: คลิกปุ่ม [สร้างอัตโนมัติ] ถัดจากช่องป้อนข้อมูลเพื่อสร้างรหัสผ่านแบบสุ่ม 8 อักขระในการคลิกเดียว โดยใช้อักขระที่แยกแยะได้ง่าย (ยกเว้น 0/O, 1/l/I ฯลฯ)
- บอกให้ผู้รับทราบแยกต่างหากจาก URL: เพื่อความปลอดภัย ขอแนะนำให้คุณส่งรหัสผ่านผ่านช่องทางอื่นที่ไม่ใช่ URL (ไม่ใช่ในอีเมลเดียวกัน) รหัสผ่านจะถูกเก็บไว้เป็นแฮช PBKDF2 และไม่ได้เก็บไว้ที่ผู้เยี่ยมชม (ผู้รับ) สามารถอ่านข้อความธรรมชาติโดยตรง
- หลังจากการออก ส่วนที่แสดงด้านล่าง URL แสดง "URL นี้ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่าน รหัสผ่าน: XXXX" และคุณสามารถคัดลอกเพียงรหัสผ่านจากปุ่มคัดลอก
พฤติกรรมทันทีหลังจากการออก
- URL จะถูก คัดลอกไปยังคลิปบอร์ดของคุณโดยอัตโนมัติ วางลงในอีเมลหรือแชทโดยตรงเพื่อแชร์
- QR โค้ดจะแสดงโดยทันที ใช้เพื่อสแกนตัวอักษรที่งานนำเสนอและอีเวนต์อื่น ๆ
- หากป้องกันรหัสผ่านเปิดอยู่ อย่าลืมแจ้งรหัสผ่านผ่านช่องทางแยกต่างหาก
ระบุภาษาเมื่อเปิด
เมื่อคุณเปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมาย [เปิดโดยระบุภาษา] ในโมดัลแชร์ URL และ QR โค้ดที่คุณออกจะระบุ ภาษาที่แสดงผล (29 ภาษา) และ เป้าหมายการแปล เมื่อเปิด นี่ช่วยให้คุณสามารถแจกจ่าย URL ไปยังฐานข้อมูลต่างประเทศและเจ้าหน้าที่ต่างประเทศที่เปิดขึ้นในภาษาของพวกเขาตั้งแต่แรก
การตั้งค่านี้จะใช้ได้เฉพาะเมื่อ URL นั้นถูกเปิด ผู้ดู สามารถเลือกภาษาอื่นหลังจากเปิด และสิ่งนี้ไม่ได้แทนที่การตั้งค่าภาษาตามปกติของพวกเขา สำหรับรายละเอียด โปรดดู วิธีพิมพ์ QR โค้ด / คัดลอก URL แชร์
ประสบการณ์ของผู้รับ
- ผู้รับสามารถดู SOP โดยไม่มีบัญชี Dive หรือการเข้าสู่ระบบ - เพียงแค่เปิด URL
- สำหรับ URL ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน จอแสดงอินพุต [ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่าน] ปรากฏทันทีหลังจากเปิด SOP แสดงหลังจากป้อนรหัสผ่านที่ถูกต้อง รหัสผ่านที่ไม่ถูกต้องจะป้องกันการเข้าถึง
- เมื่อเวลาหมดอายุ (23:59 ในวันที่ระบุ) ผ่านไป URL จะไม่สามารถเข้าถึงได้
- เมื่อ URL ที่ปิดใช้งานถูกเข้าถึง จะไม่สามารถดูได้
ดู และจัดการประวัติการออก
ด้านล่างแท็บ [ร่วมแบ่งปัน] → [แชร์ภายนอก (ไม่ต้องเข้าสู่ระบบ)] ของ SOP เดียวกัน จะมีการแสดงประวัติ (รายการขนาดเล็ก) ของ URL ที่ออกสำหรับ SOP นั้น
- คัดลอก URL: คัดลอกลาก URL เดียวกันจากแต่ละแถวในประวัติ
- แสดงปิดใช้งาน / หมดอายุ: เปลี่ยนด้วยสวิตช์ (โดยค่าเริ่มต้น เฉพาะ URL ที่ใช้งานจะแสดง)
- ฉัน / ทุกคน สลับ: เจ้าของและผู้ดูแลทีมสามารถดู URL ที่ออกโดยสมาชิกทีมทั้งหมด
- [แก้ไข / รายละเอียด]: จากมุมบนขวาของรายการขนาดเล็ก เปิดรายการ "URL แชร์ภายนอกที่ออกแล้ว" ทั้งหมด
รายการ URL แชร์ภายนอกที่ออกแล้ว (คุณสมบัติเต็มรูปแบบ)
ในรายการเต็มรูปแบบ คุณสามารถ:
- คัดลอก URL: คัดลอก URL ที่มีอยู่เพื่อแชร์ใหม่
- เปลี่ยนระยะเวลาที่ใช้ได้: เลือกวันที่/เวลาใหม่เพื่อขยายหรือย่อระยะเวลาที่ใช้ได้ (หากทำให้ถาวร การป้องกันรหัสผ่านจึงเป็นสิ่งจำเป็น)
- เปลี่ยนรหัสผ่าน (หมุน): เก็บ URL เดียวกัน แต่แทนที่รหัสผ่านด้วยรหัสผ่านใหม่ มีประโยชน์เมื่อผู้รับของคุณเปลี่ยนไปหรือมีความเสี่ยงจากการรั่วไหล
- ลบการป้องกันรหัสผ่าน: คุณสามารถลบการป้องกันรหัสผ่านออกจาก URL ที่มีระยะเวลา เท่านั้น (ไม่สามารถลบการป้องกันออกจาก URL ถาวรได้เนื่องจากรหัสผ่านเป็นสิ่งกีดขวาง เพียงอย่างเดียว)
- ปิดใช้งาน: ป้องกันการเข้าถึงผ่านทาง URL นั้นต่อไป (มีประโยชน์สำหรับปัญหาที่ไม่ตั้งใจหรือสิ้นสุดความสัมพันธ์ในการค้า)
- เปิดใช้งานอีกครั้ง: เปิดใช้งานอีกครั้ง URL ที่ปิดใช้งาน (ใช้กับการเปลี่ยนแปลงวันหากระยะเวลาที่ใช้ได้ผ่านไป)
- กรอง: ค้นหาตามชื่อ SOP ผู้ออก หรือความเห็น ตัวกรองตามสถานะ สลับระหว่างช่วง "เฉพาะฉันเท่านั้น" และ "ทั้งทีม"
หมายเหตุ: ผู้ออก เจ้าของ และผู้ดูแลทีมสามารถดู รหัสผ่านที่ตั้งค่าไว้ (ข้อความธรรมชาติ) จากรายการเต็มรูปแบบ (สำหรับการแชร์ใหม่ภายในองค์กรของคุณ และแก้ไขช่องว่างในการสื่อสาร) โทเค็นที่ผู้เยี่ยมชม (ผู้รับ) อ่านโดยตรงไม่มีข้อความธรรมชาติ - เฉพาะแฮช PBKDF2 เท่านั้นที่ถูกเก็บไว้
การตรวจสอบและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
ทั้งหมด การออก ปิดใช้งาน เปิดใช้งานอีกครั้ง การเปลี่ยนระยะเวลาที่ใช้ได้ และการเปลี่ยนรหัสผ่าน สำหรับ URL แชร์ภายนอกจะถูกบันทึกไว้ใน บันทึกการตรวจสอบ เนื่องจากมีการบันทึกว่าใครออก SOP ใด เมื่อใด และด้วยความเห็นอะไร คุณสามารถใช้มันสำหรับการดำเนินการภายในและข้อกำหนดการตรวจสอบ
แนวปฏิบัติที่ดีที่สุด
- เก็บระยะเวลาที่ใช้ได้ให้สั้น: ตั้งค่าระยะเวลาที่ใช้ได้ต่ำสุดที่จำเป็นสำหรับกรณีการใช้งานของคุณ (ค่าเริ่มต้นคือ 7 วันนับจากตอนนี้)
- ใช้การป้องกันรหัสผ่านสำหรับการแชร์ที่ละเอียดอ่อน: นอกเหนือจากวันที่หมดอายุ การป้องกันด้วยรหัสผ่านหมายความว่าแม้ว่า URL จะรั่วไหล มันก็ไม่สามารถดูได้ เคล็ดลับคือส่งรหัสผ่านผ่านช่องทางแยกต่างหากจาก URL
- ป้องกันรหัสผ่านเสมออสำหรับ URL ที่นำกลับมาใช้ใหม่ในระยะยาว: URL ถาวรต้องใช้การป้องกันรหัสผ่าน โดยการหมุนเพียงรหัสผ่านเป็นระยะ ๆ คุณสามารถเก็บการแจกจ่าย URL ไว้ได้เท่าเดิมในขณะที่รักษาความปลอดภัย
- การจัดการความเห็น: การรวมชื่อผู้รับและวัตถุประสงค์ในความเห็นเมื่อออก ทำให้รายการประวัติแยกแยะได้ง่ายขึ้น
- ปิดใช้งานเมื่อไม่จำเป็นอีกต่อไป: การปิดใช้งาน URL หลังจากที่การนำเสนอสิ้นสุด หรือสัญญาสิ้นสุด ลดความเสี่ยงจากการรั่วไหล
- ระวังกับ SOP ที่ละเอียดอ่อน: ดีไซน์ช่วยให้ใครก็ได้ที่มี URL เข้าถึงได้ ยืนยันว่าเนื้อหาเหมาะสำหรับการแชร์กับบุคคลภายนอกก่อนที่จะออก