ฟีเจอร์นี้ค้นหาข้อความที่ตรงกับชื่อขั้นตอน Dive โดยอัตโนมัติภายในไฟล์ที่เชื่อมโยงเป็น "ไฟล์ที่เกี่ยวข้อง" ใน SOP ของคุณ และแทรกลิงก์เพื่อเปิดขั้นตอนเหล่านั้นโดยตรง คุณไม่จำเป็นต้องระบุว่าจะวาง ลงในแถวหรือเซลล์ใด ข้อความและเลย์เอาต์ยังคงไม่เปลี่ยนแปลง ดังนั้นคุณจึงสามารถใช้รูปแบบดั้งเดิมของคุณได้
หากไม่มีฟีเจอร์นี้ คุณจะต้องค้นหาแต่ละรายการในเอกสารด้วยตนเอง ค้นหา URL สำหรับแต่ละขั้นตอน และวางเทพทีละตัว สำหรับเช็กชีตที่มีสิบหลายรายการ สิ่งนี้ไม่ใช่ความเป็นจริง ฟีเจอร์นี้ดำเนินการจับคู่และแทรกในครั้งเดียว และช่วยให้คุณตรวจทานรายชื่อ "ขั้นตอนใดตรงกับตำแหน่งใดในไฟล์" ก่อนการวาง
ในขณะที่การส่งออก PDF, Excel และ PowerPoint สร้างไฟล์ใหม่จากเนื้อหา Dive ของคุณ ฟีเจอร์นี้เพียงแต่เพิ่มลิงก์ไปยังไฟล์ที่มีอยู่ของคุณและส่งคืนให้คุณ ใช้ฟีเจอร์นี้เมื่อคุณต้องการเก็บรักษาเช็กชีตและมาตรฐานการทำงานที่ใช้งานทุกวันบนพื้นโรงงาน และเชื่อมต่อกับขั้นตอนวิดีโอของคุณ
การส่งออกมีให้ใช้ในแพ็กเกจ Pro และ Enterprise การทำงานนี้ดำเนินการโดยผู้ที่สามารถแก้ไข SOP ผ่านเบราว์เซอร์ PC ผู้ใช้ต้องมีอนุญาตให้ดาวน์โหลดไฟล์แนบด้วย
ไฟล์ที่สนับสนุน
เฉพาะไฟล์ที่เชื่อมโยงเป็น "ไฟล์ที่เกี่ยวข้อง" ในแท็บข้อมูลพื้นฐานของตัวแก้ไข SOP ที่ตรงตามเงื่อนไขต่อไปนี้เท่านั้นที่มีสิทธิ์ ปุ่ม "เพิ่มลิงก์ Dive" ปรากฏในแถวของไฟล์ที่ตรงตามเงื่อนไขเท่านั้น
- Excel (.xlsx / .xlsm), Word (.docx / .docm), PowerPoint (.pptx / .pptm) หรือ PDF (.pdf)
- รูปแบบเดิม (.doc, .xls, .ppt) ไม่ได้รับการสนับสนุน สามารถอ่านได้เป็นเอกสารอ้างอิงสำหรับการวิเคราะห์ AI แต่การแทรกลิงก์ต้องส่งคืนไฟล์ที่ไม่เปลี่ยนแปลง โปรดบันทึกไฟล์ของคุณในรูปแบบใหม่
- ไฟล์ต้องอัปโหลดไปยัง Dive ไฟล์ภายนอกที่ลงทะเบียนเป็น URL ไม่สามารถเข้าถึงได้และไม่มีสิทธิ์
- ไฟล์ PDF ต้องไม่ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่าน
ไม่เพียงแต่ SOP ที่ใช้เป็นเอกสารอ้างอิงสำหรับการวิเคราะห์ AI เท่านั้น แต่เช็กชีตและแบบตรวจสอบที่เพิ่มเข้าไปทีหลังก็มีสิทธิ์ การตั้งค่า "บทบาท" ของไฟล์ไม่สำคัญ
เพิ่มลิงก์
- เปิดแท็บข้อมูลพื้นฐานในตัวแก้ไข SOP และเปิดบานหน้าต่าง "ไฟล์ที่เกี่ยวข้อง"
- คลิก "เพิ่มลิงก์ Dive" ในแถวของไฟล์เป้าหมาย
- ข้อความในไฟล์จะจับคู่โดยอัตโนมัติกับชื่อขั้นตอน และจะเปิดหน้าจอทบทวน
- หากมีขั้นตอนที่คุณไม่ต้องการเพิ่ม โปรดยกเลิกเครื่องหมายช่องทางด้านซ้าย
- คลิก "ดาวน์โหลดพร้อมลิงก์", "บันทึกไว้ใน Dive" หรือ "เพิ่มไปยังไฟล์ Microsoft 365"
วิธีอ่านหน้าจอทบทวน
ผลการจับคู่ถูกแบ่งออกเป็นสามประเภทตามประเภทของการจับคู่
- ตรงกันอย่างแน่นอน - ชื่อขั้นตอนและข้อความในไฟล์เหมือนกัน (ความแตกต่างของอักขระเต็มและครึ่งหนึ่ง ช่องว่าง และหมายเลขหรือสัญลักษณ์บรรทัดที่จุดเริ่มต้นของบรรทัดจะถูกละเว้น)
- ตรงกันบางส่วน - ชื่อขั้นตอนจะรวมอยู่ดังเดิมในข้อความในไฟล์
- ประมาณการ - ข้อความไม่ตรงกันอย่างแน่นอน สิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อตัวอักษรลดลงในเอกสารที่สแกน ระดับของการจับคู่จะแสดงเป็นเปอร์เซ็นต์
"จุดที่จะวาง" และ "ข้อความ ณ ตำแหน่งนั้น" แสดงตำแหน่งจริงที่จะเชื่อมโยงลิงก์ และข้อความที่เขียนไว้ที่นั่น หากไม่ใช่ตำแหน่งที่คุณตั้งใจไว้ โปรดยกเลิกเครื่องหมาย ขั้นตอนที่มีช่องว่างไม่ได้เครื่องหมายจะไม่มีลิงก์ที่เพิ่มเข้ามา
สำหรับ PDF รูปภาพหน้าจะปรากฏทางด้านขวา คลิกแถวตารางจะย้ายไปยังตำแหน่งนั้นและเฟรมจะกระพริบ เฟรมสีส้มคือรายการ "ประมาณการ" คุณสามารถลากเส้นแบ่งระหว่างตารางและรูปภาพหน้าเพื่อเปลี่ยนความกว้าง
ขั้นตอนที่ไม่สามารถเชื่อมโยงได้จะปรากฏรวมกันที่ด้านบนของหน้าจอ
- ขั้นตอนที่ไม่พบในไฟล์
- ขั้นตอนที่ไม่มีสิทธิ์ - ขั้นตอนที่มีตัวอักษรน้อยกว่าสามตัวในชื่อขั้นตอน หรือขั้นตอนที่มีชื่อซ้ำกัน
ความแตกต่างระหว่างดาวน์โหลดและแทนที่
ดาวน์โหลด
ไฟล์ที่มีลิงก์ที่แทรกได้ถูกดาวน์โหลดทันที ชื่อไฟล์กลายเป็น "ชื่อไฟล์ดั้งเดิม_with_links.extension" ใช้ฟีเจอร์นี้เมื่อคุณต้องการแจกจ่ายนอก Dive
บันทึกไว้ใน Dive (แทนที่ไฟล์ที่เกี่ยวข้อง)
ไฟล์ที่มีลิงก์ที่แทรกจะบันทึกไว้ใน Dive และเนื้อหาของไฟล์ที่เกี่ยวข้องจะถูกแทนที่ ไฟล์ที่สามารถเข้าถึงได้จาก SOP คือเวอร์ชันล่าสุดที่มีลิงก์เสมอ
แม้หลังจากการแทนที่ ไฟล์ต้นฉบับก่อนการเพิ่มลิงก์ยังคงมีการรักษาไว้ ครั้งต่อไปที่คุณเรียกใช้ "เพิ่มลิงก์ Dive" จะทำให้เกิดจากต้นฉบับเสมอ ดังนั้นลิงก์จะไม่เพิ่มเข้ามาสองครั้ง
เพิ่มไปยังไฟล์ Microsoft 365
สำหรับไฟล์ที่นำเข้าจาก Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive) "เพิ่มไปยังไฟล์ Microsoft 365" จะปรากฏแทน "บันทึกไว้ใน Dive" เนื้อหาที่มีลิงก์ที่แทรกจะถูกเขียนกลับไปยังไฟล์ต้นฉบับที่ตำแหน่งดั้งเดิมของมัน โดยไม่ต้องดาวน์โหลดและแจกจ่ายใหม่ เช็กชีตบน SharePoint จะเปิดขึ้นเพื่อให้ผู้ใช้สามารถข้ามไปยัง SOP ได้โดยตรง
เมื่อคุณเรียกใช้ครั้งแรก จะแสดงหน้าจอขอสิทธิ์ในการเขียน Microsoft 365 หลังจากที่คุณยอมรับ จะไม่ปรากฏอีกต่อไป หากการตั้งค่าของคุณต้องการการอนุมัติของผู้ดูแลระบบ โปรดติดต่อแผนก IT ของคุณ
การเขียนกลับจะไม่เกิดขึ้นในกรณีต่อไปนี้:
- ไฟล์ต้นฉบับเปิดอยู่ใน Excel, Word, PowerPoint หรือ SharePoint (ปิดและรอสักครู่ก่อนลองใหม่ หากตรวจสอบแล้ว ต้องตรวจสอบ)
- ต้นฉบับได้เปลี่ยนแปลงตั้งแต่ Dive ดูครั้งล่าสุด (เพื่อหลีกเลี่ยงการเขียนทับการแก้ไขของคนอื่น)
สำหรับวิธีนำเข้าและเชื่อมต่อ โปรดดู นำเข้าไฟล์จาก Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive)
ลิงก์ที่แทรก
สิ่งที่ฝังอยู่คือ URL Dive ที่เปิดขั้นตอนนั้นโดยตรง เมื่อคลิก จะเริ่มต้นจากขั้นตอนนั้น
URL เอง ไม่มีสิทธิ์ในการดู การที่สามารถเปิดได้หรือไม่ขึ้นอยู่กับสิทธิ์การเข้าถึงโฟลเดอร์หลังจากเข้าสู่ Dive ถ้าใครบางคนไม่ได้เข้าสู่ระบบหรือไม่มีสิทธิ์ในการดูสำหรับโฟลเดอร์นั้น คลิกก็จะไม่แสดง SOP URL ที่ใช้ร่วมกันภายนอกไม่สามารถฝังได้
สำหรับวิธีการแชร์ SOP กับผู้คนนอกองค์กรของคุณ โปรดดู การแชร์ SOP ภายนอก: คู่มือการใช้งาน (URL การแชร์ภายนอก / การเชิญผู้เยี่ยมชม)
สิ่งที่เปลี่ยนแปลงและสิ่งที่ไม่เปลี่ยนแปลงในไฟล์ต้นฉบับ
ข้อความที่มีลิงก์จะแสดงเป็นสีน้ำเงินมีเส้นขีดเพื่อให้ผู้รับทราบว่าเป็นลิงก์ที่คลิกได้ (ยกเว้นใน PDF) เนื้อหาข้อความ เลย์เอาต์ และรูปแบบยังคงไม่เปลี่ยนแปลง
- Excel - ลิงก์ไฮเปอร์ถูกตั้งค่าในเซลล์ที่สอดคล้องกัน และข้อความจะเป็นสีน้ำเงินมีเส้นขีด เส้นตาราง การเติมสี การจัดตำแหน่ง และรูปแบบตัวเลขจะสืบทอดการจัดรูปแบบดั้งเดิม ค่าเซลล์ สูตร ขนาดแถวและคอลัมน์ รูปร่าง และช่องทำเครื่องหมายจะไม่ถูกแก้ไข
- Word - ข้อความในย่อหน้าที่สอดคล้องกันจะกลายเป็นลิงก์ และใช้รูปแบบตัวอักษร "ลิงก์ไฮเปอร์" มาตรฐาน การจัดรูปแบบและเลย์เอาต์ย่อหน้ายังคงไม่เปลี่ยนแปลง
- PowerPoint - ข้อความในย่อหน้าที่สอดคล้องกันจะกลายเป็นลิงก์ สีและเส้นขีดตามรูปแบบลิงก์ไฮเปอร์ของธีม ตำแหน่ง ขนาด และขนาดตัวอักษรของรูปร่างยังคงไม่เปลี่ยนแปลง
- PDF - บริเวณลิงก์ถูกเพิ่มลงในหน้า เนื้อหาหน้าไม่ได้ถูกแก้ไข ดังนั้นลักษณะที่ปรากฏจึงยังคงเหมือนเดิม (ลิงก์ไม่มองไม่เห็น)
เมื่อไม่เพิ่มลิงก์
เพื่อหลีกเลี่ยงการแจกจ่ายลิงก์ไปยังขั้นตอนที่ไม่ถูกต้อง เราไม่เพิ่มลิงก์เมื่อการตัดสินใจไม่แน่นอน ลิงก์จะไม่เพิ่มในกรณีต่อไปนี้:
- เมื่อการเรียบเรียงหรือการสิ้นสุดแตกต่างกัน ("ซ่อมแซมเครื่องจักร" และ "ซ่อมแซมเครื่องจักร" ถือเป็นข้อความที่แตกต่างกัน)
- เมื่อชื่อขั้นตอนมีตัวอักษรน้อยกว่าสามตัว
- เมื่อมีขั้นตอนหลายอันที่มีชื่อเดียวกัน (เราไม่สามารถตัดสินใจได้ว่าเป็นขั้นตอนใด ดังนั้นเราจึงไม่เพิ่มลงในที่ใดเลย)
- เมื่อข้อความเดียวกันปรากฏในหลายตำแหน่งในไฟล์ ตัวอย่างเช่น เมื่อชื่อขั้นตอนปรากฏในทั้งสารบัญและเนื้อหา เราเพิ่มเฉพาะเมื่อเราสามารถจำกัดเป็นตำแหน่งเดียวระหว่างขั้นตอนที่อยู่ติดกัน
- ใน Excel เราจะดูเฉพาะเซลล์ที่มีข้อความเท่านั้น ลิงก์หนึ่งต่อเซลล์ ตำแหน่งหนึ่งต่อขั้นตอน
- ใน Word และ PowerPoint ย่อหน้าที่มีลิงก์ตั้งค่าแล้วจะไม่มีสิทธิ์ (เพื่อหลีกเลี่ยงการทำลายลิงก์ต้นฉบับ) เราไม่สามารถเพิ่มเมื่อชื่อขั้นตอนขยายไปหลายย่อหน้า
- ใน Word ข้อความภายในกล่องข้อความหรือรูปร่าง และย่อหน้าที่มีประวัติการเปลี่ยนแปลงเหลืออยู่ยังไม่มีสิทธิ์
- ใน PDF ข้อความที่หมุนไม่มีสิทธิ์
หากไม่พบการจับคู่ใดเลย "ไม่พบชื่อขั้นตอนที่ตรงกันในไฟล์" จะแสดงและไฟล์จะไม่ถูกสร้าง ชื่อขั้นตอนที่ใกล้เคียงกับรูปแบบเอกสารต้นฉบับจะจับคู่ได้ง่ายขึ้น
เมื่อคุณแก้ไข SOP
ลิงก์ที่แทรกชี้ไปยังหมายเลขขั้นตอน หากคุณเปลี่ยนชื่อขั้นตอนหรือจัดเรียงขั้นตอนใหม่หลังจากเพิ่มลิงก์ ลิงก์ในไฟล์ที่ส่งออกจะชี้ไปยังขั้นตอนที่เปลี่ยนแปลง
เมื่อคุณพยายามเผยแพร่ในสถานะนั้น "ไฟล์ที่ส่งออกพร้อมลิงก์จะหมดอายุ" จะแสดง หลังจากการเผยแพร่ ให้เรียกใช้ "เพิ่มลิงก์ Dive" อีกครั้งจากข้อมูลพื้นฐาน > "ไฟล์ที่เกี่ยวข้อง" เพื่อส่งออกไฟล์อีกครั้ง
สำหรับการแก้ไขซึ่งชื่อและลำดับขั้นตอนไม่เปลี่ยนแปลง ข้อความนี้จะไม่ปรากฏ ลิงก์ในไฟล์ที่ส่งออกจะทำงานต่อไปเหมือนเดิม
เกี่ยวกับการจับคู่ชื่อขั้นตอน
เรายังคงปรับปรุงการจับคู่ชื่อขั้นตอน หากคุณสังเกตเห็นตัวอย่างการวางที่สำเร็จหรือตำแหน่งที่ไม่ตั้งใจ โปรดแจ้งให้เราทราบผ่านทางการสนับสนุน