เมื่อคุณลงทะเบียนไฟล์เอกสารมาตรฐานการทำงานที่บริษัทของคุณใช้ คุณสามารถส่งออก SOP ของ Dive ในรูปแบบนั้นได้ ลงทะเบียนรูปแบบที่ทีมของคุณใช้ใน "พจนานุกรม / เทมเพลต" และเลือกใช้จาก "ส่งออก" บนหน้าจอรายละเอียด SOP
คุณสามารถลงทะเบียนรูปแบบ Excel (.xlsx / .xlsm), Word (.docx / .docm) และ PowerPoint (.pptx / .pptm)
ใช้ได้กับแผน Enterprise ผู้ดูแลทีมและผู้บริหารเหนือกว่าสามารถลงทะเบียนและลบรูปแบบ ใครก็ตามที่มีสิทธิ์ส่งออก SOP สามารถส่งออกได้ ใช้เบราว์เซอร์ PC
รูปแบบการส่งออกคืออะไร
การส่งออกมาตรฐานของ Dive จะส่งออกตามลำดับที่ Dive กำหนด เมื่อคุณใช้รูปแบบการส่งออก เนื้อหา SOP จะถูกถ่ายโอนไปยังรูปแบบของบริษัทของคุณ พร้อมกับการเก็บรักษาเส้นตาราง ความกว้างของคอลัมน์ โลโก้ ส่วนหัว แบบอักษร การตั้งค่าพิมพ์ สูตร และ macro อย่างแม่นยำ
ในไฟล์ของคุณ ให้เขียน "แท็กผสาน" ที่สถานที่ที่คุณต้องการแทรกเนื้อหา เนื้อหาที่สอดคล้องกับแท็กนั้นจะไปยังตำแหน่งที่คุณเขียนแท็ก ไฟล์ที่มี macro (.xlsm / .docm / .pptm) จะถูกส่งออกพร้อมกับการเก็บรักษา macro
ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวระหว่างรูปแบบคือวิธีการขยายกรอบ
ขั้นตอนจะถูกล้อมรอบด้วย "กรอบ" จาก {{step_begin}} ถึง {{step_end}} สำหรับแต่ละขั้นตอน วิธีการเขียนเหมือนกันสำหรับทั้งสามรูปแบบ แต่พฤติกรรมเมื่อขั้นตอนเพิ่มขึ้นจะแตกต่างกัน
| รูปแบบ | วิธีการวางกรอบ | เมื่อขั้นตอนเพิ่มขึ้น |
|---|---|---|
| Word | วางเฉพาะหนึ่งกรอบ | กรอบจะเพิ่มขึ้นตามจำนวนขั้นตอน |
| PowerPoint | หากคุณวางขั้นตอนหนึ่งต่อสไลด์ ให้วางเฉพาะหนึ่งกรอบบนสไลด์นั้น หากคุณวางตารางบนสไลด์เดียว แถวตารางจะกลายเป็นกรอบ | สไลด์หรือแถวตารางจะเพิ่มขึ้น |
| Excel | วางกรอบตามจำนวนที่ต้องการและเขียนตัวเลขเช่น {{step_begin:1}} ในแท็กเริ่มต้น | ไม่เพิ่มขึ้น กรอบที่ไม่ใช้จะยังคงว่างเปล่า และข้อความแสดงข้อผิดพลาดจะปรากฏขึ้นหากขั้นตอนเกินจำนวนกรอบ |
Excel แตกต่างเพราะการเพิ่มหรือลบแถวจะเลื่อนการอ้างอิงเซลล์ที่สูตร การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แถวชื่อพิมพ์ และ macro อ้างอิง เราออกแบบมันเพื่อให้ไม่มีแถวใดเลยที่ขยับ
เตรียมเทมเพลต
สร้างจากตัวอย่าง
เมื่อสร้างครั้งแรก การใช้ตัวอย่างที่ Dive จัดเตรียมไว้เป็นพื้นฐานจะเร็วกว่า
- เปิด "พจนานุกรม / เทมเพลต" จากเมนูด้านข้าง
- แท็บ "เทมเพลต" → เปิด "รูปแบบการส่งออก"
- จากเทมเพลตตัวอย่าง "Excel", "Word" หรือ "PowerPoint" ให้คลิกรูปแบบที่คุณต้องการสร้าง
- แก้ไขไฟล์ที่ดาวน์โหลดให้ตรงกับรูปแบบของบริษัทของคุณ
หากคุณมีไฟล์เอกสารมาตรฐานการทำงานที่ใช้งานอยู่แล้ว คุณสามารถใช้มันได้เพียงแค่เพิ่มแท็กผสานลงในไฟล์นั้น
แท็กผสาน
พิมพ์แท็กสำหรับเนื้อหาที่คุณต้องการถ่ายโอนโดยตรงลงในสถานที่ที่คุณต้องการ คุณสามารถคัดลอกแท็กจากรายการบนหน้าจอได้โดยการคลิก หากคุณพิมพ์ด้วยตนเอง ข้อผิดพลาดในการพิมพ์จะทำให้กรอบนั้นว่างเปล่า ดังนั้นให้คัดลอกและวางแทน
● ปก และ ร่วมกัน
| แท็ก | เนื้อหาที่เข้าไป |
|---|---|
| {{title}} | ชื่อเรื่อง SOP |
| {{description}} | คำอธิบาย SOP |
| {{rev}} | หมายเลขการแก้ไข (Rev ล่าสุด) |
| {{cover_photo}} | รูปภาพปก SOP ถูกวางในขนาดที่พอดีกับตำแหน่งที่แท็กถูกวาง |
● จุดเริ่มต้นและสิ้นสุดของขั้นตอน
| แท็ก | เนื้อหาที่เข้าไป |
|---|---|
| {{step_begin}} | แท็กเริ่มต้น ขั้นตอนหนึ่งชิ้นเริ่มต้นจากที่นี่ (สำหรับ Word และ PowerPoint) |
| {{step_begin:1}} | แท็กเริ่มต้นสำหรับการจัดเรียงกรอบ ตัวเลขคือหมายเลขขั้นตอนที่จะถ่ายโอนไปยังตำแหน่งนั้น (สำหรับ Excel) |
| {{step_end}} | แท็กสิ้นสุด จากแท็กเริ่มต้นถึงที่นี่คือหนึ่งขั้นตอน |
● ขั้นตอน (แท็กที่วางระหว่างแท็กเริ่มต้นและสิ้นสุด)
| แท็ก | เนื้อหาที่เข้าไป |
|---|---|
| {{step_no}} | หมายเลขขั้นตอน (หมายเลขลำดับที่เริ่มต้นจาก 1) |
| {{step_title}} | หัวข้อของขั้นตอน |
| {{step_detail}} | เนื้อหางาน |
| {{step_tips}} | เคล็ดลับการทำงาน |
| {{step_note}} | ข้อควรระวังคุณภาพ |
| {{step_safety}} | ข้อสำคัญด้านความปลอดภัย |
| {{step_question}} | คำถาม ประเภท (การเลือกเดียว ฯลฯ) ข้อความคำถาม และตัวเลือก |
| {{step_subtitles}} | ข้อความแสดงอักษรสำหรับขั้นตอนนั้น (ข้อความแสดงอักษรที่ไม่แสดงจะถูกแยกออก) |
| {{step_url}} | URL เพื่อเปิดขั้นตอนนั้น มันจะกลายเป็นลิงก์ที่คลิกได้ |
| {{step_photo}} | รูปภาพขั้นตอน ถูกวางในขนาดที่พอดีกับตำแหน่งที่แท็กถูกวาง |
| {{step_qr}} | QR Code เพื่อเปิดขั้นตอนนั้น ถูกวางในขนาดที่พอดีกับตำแหน่งที่แท็กถูกวาง |
● ประวัติการแก้ไข (ลำดับที่ 1, 2, 3... ใหม่ที่สุดก่อน)
| แท็ก | เนื้อหาที่เข้าไป |
|---|---|
| {{rev_begin}} | แท็กเริ่มต้น เขียนเหมือนกับขั้นตอน |
| {{rev_begin:1}} | แท็กเริ่มต้นสำหรับการจัดเรียงกรอบ ตัวเลขคือลำดับที่ใหม่ที่สุดก่อน (สำหรับ Excel) |
| {{rev_end}} | แท็กสิ้นสุด จากแท็กเริ่มต้นถึงที่นี่คือประวัติ 1 รายการ |
| {{rev_no}} | หมายเลข Rev (พร้อมการแสดงเวอร์ชันล่าสุด / กำลังแก้ไข) |
| {{rev_comment}} | รายละเอียดการแก้ไข |
| {{rev_drafter}} | ผู้เสนอ |
| {{rev_started}} | วันที่เสนอ |
| {{rev_approved}} | วันที่อนุมัติ |
| {{rev_approvers}} | ผู้อนุมัติ |
กำหนดว่าขั้นตอนหนึ่งเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ใด
{{step_begin}} ถึง {{step_end}} คือหนึ่งขั้นตอน หนึ่งขั้นตอนสามารถขยายไปหลายแถวหรือย่อหน้า แท็กสิ้นสุดสามารถเขียนบนเซลล์หรือย่อหน้าเดียวกับแท็กอื่น ไม่จำเป็นต้องมีแถวหรือคอลัมน์เฉพาะสำหรับแท็กสิ้นสุด
Word วางเฉพาะหนึ่งกรอบ กรอบจะเพิ่มขึ้นตามจำนวนขั้นตอน ดังนั้นจึงไม่ต้องมีตัวเลข
PowerPoint: หากคุณวางขั้นตอนหนึ่งต่อสไลด์ ให้วางเฉพาะหนึ่งกรอบบนสไลด์นั้น หากคุณวางตารางบนสไลด์เดียว แถวตารางจะกลายเป็นกรอบและแถวจะเพิ่มขึ้น เฉพาะเมื่อคุณต้องการจัดเรียงสองขั้นตอนขึ้นไปบนสไลด์เดียว ให้เขียนตัวเลขเหมือน Excel และจัดเรียงกรอบ
Excel: วางกรอบตามจำนวนที่ต้องการและเขียนตัวเลขในแท็กเริ่มต้น หากคุณส่งออก SOP ที่มี 15 ขั้นตอน ให้จัดเรียง 15 ชุดของกรอบ {{step_begin:1}} ถึง {{step_end}} โดยเปลี่ยนตัวเลข
ประวัติการแก้ไขทำงานในลักษณะเดียวกัน ให้วาง {{rev_begin}} ถึง {{rev_end}} เป็นหนึ่งรายการ
เคล็ดลับในการสร้างเทมเพลต
ร่วมกันสำหรับทั้งสามรูปแบบ
- ลำดับคอลัมน์ ความกว้าง เส้นตาราง ส่วนหัว แบบอักษร และสีจะยังคงเหมือนเดิม โปรดแก้ไขอย่างอิสระให้ตรงกับรูปแบบของบริษัทของคุณ
- รวบรวมแท็กขั้นตอนในที่เดียว หากวางไว้ทั้งในเนื้อหาหลักและส่วนหัว ด้านส่วนหัวจะว่างเปล่า
- อย่าคัดลอกแท็กผสานในข้อความอธิบายในเทมเพลต ไม่ว่าอยู่ที่ใดในเอกสาร พวกมันจะถูกปฏิบัติเป็นแท็กจริง และอธิบายนั้นจะกลายเป็นกรอบที่สอง
- ซ้ำหน้าและหมายเลขหน้าจะถูกจัดการโดยแถวส่วนหัวตารางและหมายเลขหน้าของ Word แถวชื่อพิมพ์ของ Excel และ &P / &N ดังนั้นจึงไม่แตกหักแม้ว่าจำนวนขั้นตอนจะเปลี่ยนแปลง
Excel
- สร้างกรอบที่สมบูรณ์หนึ่งอัน จากนั้นคัดลอกและจัดเรียงโดยเปลี่ยนตัวเลขเพื่อความเร็ว
- กรอบที่ไม่ใช้จะยังคงเป็นแถวว่าง (เส้นตารางจะไม่หายไป) ตัดสินใจจำนวนที่จะจัดเรียงตามขนาดกระดาษ
- หนึ่งแท็กพอดีในหนึ่งเซลล์ และไม่ไหลไปยังแถวถัดไป สำหรับรายการที่ยาวขึ้นเช่นเนื้อหางาน ให้รวมเซลล์ในแนวตั้งหรือเพิ่มความสูงของแถว
- รูปภาพและ QR Code ถูกวางในขนาดที่พอดีกับเซลล์ที่แท็กถูกวาง (หรือช่วงนั้นหากรวม) อย่าวางรูปร่างอื่นลงในเซลล์ที่รูปภาพถูกวาง
- พิมพ์แท็กโดยตรงลงในเซลล์ แท็กในกรอบข้อความหรือรูปร่างไม่ได้รับเงื่อนไข
Word
- วางเฉพาะหนึ่งกรอบ แถวจะเพิ่มขึ้นตามจำนวนขั้นตอน
- ข้อความยาวจะตัดสินใจโดยอัตโนมัติ ดังนั้นการปรับความสูงจึงไม่จำเป็น
- คุณสามารถเขียนแท็กในส่วนหัวและส่วนท้ายได้เช่นกัน อย่างไรก็ตาม หากคุณวางสิ่งที่ขยายตามจำนวนรายการเช่นประวัติการแก้ไขในส่วนท้าย ด้านล่างของทุกหน้าจะขยาย เราขอแนะนำให้วางประวัติการแก้ไขที่ส่วนท้ายของเนื้อหาหลัก
PowerPoint
- ให้กรอบขั้นตอนสม่ำเสมอในการออกแบบ การผสมผสาน "หนึ่งขั้นตอนต่อสไลด์" และ "แถวตาราง" ในเทมเพลตเดียวทำให้ไม่สามารถตัดสินใจได้ว่าจะใช้อันไหนจากรายการที่สอง
- วางแท็กรูปภาพในกรอบข้อความเฉพาะรูปภาพเพียงอย่างเดียว เนื่องจากมันถูกวางให้ตรงกับขนาดและตำแหน่งของรูปร่างนั้น หากคุณเขียนมันในกรอบเดียวกับเนื้อหาหลัก มันจะทับซ้อนบนข้อความ
- แท็กที่มีค่าเพียงหนึ่งค่าต่อเอกสาร เช่น ชื่อเอกสาร คำอธิบาย การแก้ไข และรูปภาพปก สามารถวางไว้ใน slide master หรือเลย์เอาต์ได้เช่นกัน คุณสามารถใช้มันในส่วนหัวของรายงานที่พิมพ์บนทุกหน้า แท็กขั้นตอนและประวัติการแก้ไขไม่สามารถวางไว้ที่นั่นได้เนื่องจาก master หนึ่งตัวถูกใช้ร่วมกันโดยทุกสไลด์และคุณไม่สามารถตัดสินใจได้ว่าจะใส่รายการไหน
- เมื่อเขียนบน slide master ให้วาดกรอบข้อความแทนที่จะเป็น placeholder ("คลิกเพื่อป้อน" กรอบ) ข้อความภายใน placeholder ไม่ปรากฏบนสไลด์
- หากคุณใช้แถวตารางเป็นกรอบ ตารางอาจขยายเกินด้านล่างของสไลด์หากมีหลายขั้นตอน สำหรับ SOP ที่มีรายการมากมาย รูปแบบ "หนึ่งขั้นตอนต่อสไลด์" จะเหมาะสมกว่า
ลงทะเบียนรูปแบบการส่งออก
- เปิด "พจนานุกรม / เทมเพลต" จากเมนูด้านข้าง
- แท็บ "เทมเพลต" → เปิด "รูปแบบการส่งออก"
- คลิกที่ "ลงทะเบียนรูปแบบการส่งออก"
- พิมพ์ชื่อเทมเพลต (ตัวอย่าง: รูปแบบเอกสารมาตรฐานการทำงานของบริษัท) ชื่อนี้ปรากฏในเมนูการส่งออก
- วางไฟล์ที่คุณสร้างหรือคลิกเพื่อเลือก
- คลิกที่ "ลงทะเบียน"
รูปแบบที่ลงทะเบียนสามารถใช้ได้จากสมาชิกทีมทั้งหมด ในรายการ คุณสามารถตรวจสอบชื่อเทมเพลต ชื่อไฟล์ รูปแบบ วันที่ลงทะเบียน และบุคคลที่ลงทะเบียน คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ดั้งเดิมจาก "เปิด"
ชื่อหัวข้อรายการ
ใน "ชื่อหัวข้อรายการ" ของรายการ คุณสามารถสลับการเพิ่มหัวข้อเช่น "เคล็ดลับการทำงาน:" ก่อนเนื้อหาหลักเมื่อถ่ายโอนเคล็ดลับการทำงาน ข้อควรระวังคุณภาพ และลูกความสำคัญด้านความปลอดภัย หากคอลัมน์รูปแบบของคุณมีหัวข้อแล้ว การตั้งค่าเป็น "ไม่เพิ่ม" จะอ่านง่ายกว่า
ส่งออก SOP
- เปิดหน้าจอรายละเอียดของ SOP ที่คุณต้องการส่งออก
- "ส่งออก" → เปิดประเภทรูปแบบที่คุณต้องการใช้ ("Excel", "Word" หรือ "PowerPoint")
- "มาตรฐาน" (ลำดับมาตรฐานของ Dive) และชื่อของรูปแบบการส่งออกที่ลงทะเบียนจะแสดงรายการ
- เลือกรูปแบบที่คุณต้องการใช้
หากไม่มีรูปแบบการส่งออกประเภทนั้นลงทะเบียน "Excel", "Word" และ "PowerPoint" จะปรากฏเป็นรายการแยกต่างหากเหมือนก่อนหน้านี้ และการส่งออกจะเกิดขึ้นในลำดับมาตรฐานของ Dive
เมื่อการถ่ายโอนไม่ทำงานได้ดี
| อาการ | ตรวจสอบอะไร |
|---|---|
| ข้อความ "ไม่มีที่ที่จะใส่ขั้นตอน ◯ ในเทมเพลต" ปรากฏและการส่งออกไม่เกิดขึ้น | ไม่มีกรอบเพียงพอสำหรับจำนวนขั้นตอน เพิ่มกรอบที่มีตัวเลขที่ปรากฏในข้อความลงในเทมเพลต หากคุณจัดเรียงกรอบบนสไลด์เดียวใน PowerPoint การตั้งค่าเป็นกรอบเดียวจะทำให้สไลด์เพิ่มขึ้นตามจำนวนขั้นตอน |
| ข้อความ "แท็กผสานไม่พบในเทมเพลต" ปรากฏขึ้น | ตรวจสอบว่าแท็กถูกป้อนโดยตรงลงในเซลล์ เนื้อหาหลัก หรือสไลด์หรือไม่ ใน Excel แท็กในกรอบข้อความหรือรูปร่างไม่ได้รับเงื่อนไข |
| เฉพาะกรอบเฉพาะเท่านั้นที่ว่างเปล่า | ข้อผิดพลาดในการพิมพ์แท็กน่าจะเกิดขึ้น คัดลอกจากรายการบนหน้าจอและวางใหม่ |
| ข้อความ "มีข้อผิดพลาดในการรวมกันของแท็กเริ่มต้นและสิ้นสุด" ปรากฏขึ้น | มีสถานที่ที่มีเพียงแท็กเริ่มต้นหรือแท็กสิ้นสุดเท่านั้น ให้ล้อมรอบแต่ละกรอบด้วยแท็กทั้งสอง |
| ข้อความ "เพราะมีกรอบที่มีตัวเลขเดียวกัน 2 อันขึ้นไป เนื้อหาเดียวกันจึงถูกถ่ายโอนไปยังหลายที่" ปรากฏขึ้น | ตัวเลขจะซ้ำเมื่อจัดเรียงกรอบ จำนวนอีกครั้ง |
| ข้อความ "เพราะแท็กขั้นตอนมีอยู่ในส่วนหัวและส่วนท้าย สิ่งเหล่านั้นจึงถูกปล่อยให้ว่างเปล่า" ปรากฏขึ้น | แท็กขั้นตอนแบ่งระหว่างเนื้อหาหลักและส่วนหัว/ส่วนท้าย รวบรวมขั้นตอนในที่เดียว |
| ข้อความ "แท็กขั้นตอนและประวัติการแก้ไขไม่สามารถวางไว้บน slide master หรือเลย์เอาต์" ปรากฏขึ้น | ใน PowerPoint ให้วางแท็กขั้นตอนและประวัติการแก้ไขบนสไลด์ เฉพาะชื่อเอกสาร คำอธิบาย การแก้ไข และรูปภาพปกเท่านั้นที่สามารถวางไว้บน master หรือเลย์เอาต์ |
| ข้อความ "แท็กที่เขียนใน placeholder ไม่ปรากฏบนสไลด์" ปรากฏขึ้น | วาดกรอบข้อความแทนที่จะเป็น placeholder ("คลิกเพื่อป้อน" กรอบ) บน slide master และเขียนแท็กภายใน |
| รูปภาพไม่พอดีหรือตำแหน่งไม่ถูกต้อง | ใน PowerPoint ให้วางแท็กรูปภาพในกรอบข้อความเฉพาะรูปภาพเพียงอย่างเดียว ใน Excel อย่าวางรูปร่างอื่นลงในเซลล์ที่รูปภาพถูกวาง |
| ประวัติการแก้ไขเพียงบางส่วนเท่านั้นที่เข้ามา | ไม่มีกรอบประวัติการแก้ไขเพียงพอ สิ่งที่พอดีจะถูกถ่ายโอนตามลำดับที่ใหม่ที่สุดก่อน และข้อความปรากฏขึ้นเมื่อส่งออก |
| ข้อความถูกตัด | ใน Excel ความสูงของเซลล์ไม่เพียงพอ สำหรับรายการที่ยาวขึ้น ให้รวมเซลล์ในแนวตั้งหรือเพิ่มความสูงของแถว |