จากปุ่ม การแชร์ภายนอก ใน SOP ของคุณ คุณสามารถออก "URL แชร์ภายนอกที่ออกแล้ว" ที่ใครก็ตามสามารถเข้าถึงได้ โดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบ ใช้งานนี้เพื่อแชร์ SOP กับผู้รับเหมา พันธมิตรทางธุรกิจ ผู้เข้าร่วมงาน และคนอื่น ๆ ที่ไม่มีบัญชี Dive
💡 ไม่แน่ใจเกี่ยวกับ "URL แชร์ภายนอกเทียบกับการเชิญผู้เยี่ยมชม"? ก่อนอื่นให้อ่าน คำแนะนำการแชร์ SOP ภายนอก: วิธีการใช้ใด หน้าหนึ่งครอบคลุมต้นไม้การตัดสินใจและตารางเปรียบเทียบ
URL ที่คุณออกได้รับการป้องกันด้วยวิธีการหนึ่งหรือทั้งสองวิธีต่อไปนี้:
- ตั้งวันหมดอายุ: หลังจากวันที่ระบุผ่านไป ไม่สามารถเข้าถึง URL ได้อีกต่อไป
- รหัสผ่าน: ผู้ชมต้องป้อนรหัสผ่านเมื่อเข้าถึง
หลังจากออกแล้ว คุณสามารถ เปลี่ยนวันหมดอายุ หมุนรหัสผ่าน ปิดใช้งาน หรือเปิดใช้งานใหม่ URL ได้ มีการบันทึกประวัติแสดงว่าใครออก SOP ใดและเมื่อใด
ก่อนเริ่ม: จำเป็นต้องเปิดใช้งานทีม
การแชร์ภายนอก ถูกปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้นเพื่อเหตุผลด้านความปลอดภัย ในการใช้งาน เจ้าของ ต้องเปิดใช้งานในการตั้งค่าทีม
- สำหรับขั้นตอนการเปิดใช้งาน โปรดดู จำกัดการแชร์ภายนอก (เปิด/ปิดใช้งานการแชร์ภายนอก)
หลังจากเปิดใช้งาน ผู้ใช้ที่มีบทบาทที่เหมาะสมสามารถใช้คุณลักษณะนี้ได้
ออก URL แชร์ภายนอก
- เปิด SOP ที่คุณต้องการแชร์ภายนอก
- คลิกปุ่ม การแชร์ภายนอก ที่ด้านบน
- ในโมดัลที่ปรากฏ ให้เปิดแท็บ ใช้งาน แชร์ภายนอก (ไม่ต้องเข้าสู่ระบบ)
- สลับ ตั้งวันหมดอายุ เปิดและเลือกวันหมดอายุ (หมดอายุเวลา 23:59 ของวันที่ระบุ)
- ตามต้องการ สลับ ป้องกันด้วยรหัสผ่าน เปิดและป้อนรหัสผ่าน (รายละเอียดด้านล่าง)
- ตามต้องการ สลับ เปิดจากขั้นตอนที่ระบุ เปิดและเลือกขั้นตอน (ผู้รับจะเริ่มดูจากขั้นตอนที่เลือก ไม่ใช่จากจุดเริ่มต้นของ SOP)
- ตามต้องการ สลับ เปิดใช้งานการเปลี่ยนอัตโนมัติเพื่อเปิด เปิด (เมื่อผู้รับเปิด URL การทำซ้ำในขั้นตอนจะปิดตามค่าเริ่มต้น และเมื่อการเล่นขั้นตอนสิ้นสุด ก็จะก้าวไปยังขั้นตอนถัดไปโดยอัตโนมัติ)
- ตามต้องการ ให้ป้อน ความคิดเห็น (ตัวอย่าง: "สำหรับบริษัท ABC" "สำหรับการประชุมข้อมูล" ฯลฯ จะยังคงอยู่ในประวัติปัญหาและบันทึกการตรวจสอบ)
- คลิก ออก URL URL จะถูกคัดลอกไปยังคลิปบอร์ดของคุณ และมีการแสดงรหัส QR
จาก แสดงหน้าจอสำหรับพิมพ์ ด้านล่างรหัส QR คุณยังสามารถพิมพ์ในรูปแบบการพิมพ์ QR ได้
กฎที่จำเป็นในการออก (วันหมดอายุ หรือ รหัสผ่าน)
เมื่อออก URL ต้องตรงตามอย่างน้อยหนึ่งรายการต่อไปนี้:
- ตั้งวันหมดอายุเปิดพร้อมวันที่วันนี้หรือหลังจากนี้
- ป้องกันด้วยรหัสผ่านเปิดและป้อนรหัสผ่าน
คุณไม่สามารถออก URL ถาวรเปลือยโดยปิดทั้งสองตัวเลือก หากคุณต้องการปิดวันหมดอายุ (ทำให้เป็น URL ถาวร) การป้องกันรหัสผ่านจึงเป็นบังคับ
ป้องกันด้วยรหัสผ่าน
- การป้อนด้วยตนเอง: ตั้งค่ารหัสผ่านใดก็ได้ที่คุณต้องการ (สูงสุด 64 อักขระ)
- สร้างอัตโนมัติ: คลิกปุ่ม สร้างอัตโนมัติ ถัดจากช่องป้อนเพื่อสร้างรหัสผ่านแบบสุ่ม 8 ตัวอักษรที่ทำจากอักขระที่ง่ายต่อการแยกแยะได้อย่างทันที (ไม่รวม 0/O, 1/l/I ฯลฯ)
- บอกผู้รับทางช่องทางแยกต่างหาก: ด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย เราขอแนะนำให้ส่งรหัสผ่านผ่านทางอื่นที่ไม่ใช่ URL (ไม่ใช่อีเมลเดียวกัน) รหัสผ่านจะถูกเก็บไว้เป็น แฮช PBKDF2 และไม่ได้เก็บไว้ในข้อความธรรมชาติเมื่อผู้เยี่ยมชม (ผู้รับ) สามารถอ่านได้โดยตรง
- หลังจากออกแล้ว "URL นี้ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่าน รหัสผ่าน: XXXX" จะปรากฏด้านล่าง URL และคุณสามารถคัดลอกเฉพาะรหัสผ่านโดยใช้ปุ่มคัดลอก
พฤติกรรมทันทีหลังจากออก
- URL ถูกคัดลอกไปยังคลิปบอร์ดของคุณโดยอัตโนมัติ วางลงในอีเมลหรือแชทโดยตรงเพื่อแชร์
- รหัส QR จะแสดงในทันที คุณยังสามารถใช้งานนี้สำหรับการสแกนบนไซต์ในการประชุมข้อมูลและอื่น ๆ
- หากเปิดใช้งานการป้องกันรหัสผ่าน อย่าลืม แจ้งให้ผู้รับทราบผ่านช่องทางแยกต่างหาก เกี่ยวกับรหัสผ่าน
เปิดโดยระบุภาษา
หากคุณสลับ เปิดโดยระบุภาษา เปิดในโมดัลแชร์ URL และรหัส QR ที่คุณออกจะให้คุณระบุ ภาษาแสดงผล (29 ภาษา) และ การแปล SOP เมื่อเปิด คุณสามารถแจกจ่าย URL ที่เปิดในภาษานั้นตั้งแต่เริ่มต้นสำหรับสถานที่ต่างประเทศหรือพนักงานที่ไม่พูดภาษาญี่ปุ่น
ข้อมูลจำเพาะนี้ใช้ได้เฉพาะเมื่อ URL นั้นถูกเปิด ผู้รับสามารถเลือกภาษาอื่นหลังจากเปิด และการตั้งค่าภาษาปกติของพวกเขาจะไม่ถูกเปลี่ยนแปลง สำหรับรายละเอียด โปรดดู ฉันต้องการพิมพ์รหัส QR / คัดลอก URL แชร์
เปิดใช้งานการเปลี่ยนอัตโนมัติเพื่อเปิด
หากคุณสลับ เปิดใช้งานการเปลี่ยนอัตโนมัติเพื่อเปิด เปิดในโมดัลแชร์ เมื่อ URL นั้นถูกเปิด การเล่นจะเริ่มต้นด้วย การทำซ้ำในขั้นตอนปิด (ก้าวไปยังขั้นตอนถัดไปโดยอัตโนมัติ) เมื่อการเล่นขั้นตอนสิ้นสุด มันจะก้าวไปยังขั้นตอนถัดไปโดยอัตโนมัติ ใช้สิ่งนี้สำหรับรหัส QR ที่โพสต์ การดูในขณะที่มือของคุณยุ่งและสถานการณ์ที่คล้ายกัน
ข้อมูลจำเพาะนี้ใช้ได้เฉพาะเมื่อ URL นั้นถูกเปิด ผู้รับสามารถสลับการทำซ้ำในขั้นตอนหลังจากเปิด และการตั้งค่าปกติของพวกเขาที่จัดเก็บบนอุปกรณ์ของพวกเขาจะไม่ถูกเปลี่ยนแปลง สำหรับเงื่อนไขในการไปยังขั้นตอนถัดไปโดยอัตโนมัติ โปรดดู วิธีใช้การเล่นต่อเนื่องและการขั้นตอนอัตโนมัติ
ประสบการณ์ผู้รับ
- ผู้รับสามารถดู SOP โดยไม่มีบัญชี Dive หรือเข้าสู่ระบบ โดยเพียงแค่เปิด URL
- สำหรับ URL ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน หน้าจอป้อน ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่าน จะปรากฏทันทีหลังจากเปิด SOP จะแสดงหลังจากป้อนรหัสผ่านที่ถูกต้อง รหัสผ่านที่ไม่ถูกต้องจะไม่เปิด
- หลังจากวันหมดอายุและเวลา (23:59 ของวันที่ระบุ) ผ่านไป URL ไม่สามารถเข้าถึงได้อีกต่อไป
- URL ที่ปิดใช้งานไม่สามารถเข้าถึงได้
ดูและจัดการประวัติการออก
ใน SOP เดียวกันของคุณ แท็บ การแชร์ภายนอก > ใช้งาน แชร์ภายนอก (ไม่ต้องเข้าสู่ระบบ) ด้านล่าง คุณจะเห็นประวัติ (รายชื่อมินิ) ของ URL ที่ออกสำหรับ SOP นั้น
- คัดลอก URL: คัดลอก URL เดียวกันใหม่จากแต่ละแถวในประวัติ
- ยังแสดงปิดใช้งาน / หมดอายุ: สลับเพื่อเปลี่ยน (ค่าเริ่มต้นแสดงเฉพาะแบบที่ใช้ได้งาน)
- เฉพาะฉัน / ทั้งทีม สลับ: เจ้าของและผู้ดูแลทีมสามารถดู URL ที่ออกจากสมาชิกทีมทั้งหมด
- แก้ไข / รายละเอียด: จากด้านบนขวาของรายชื่อมินิ รายชื่อ "URL ลายที่แชร์ภายนอกที่ออก" ที่มีการทำงานเต็มรูปแบบจะเปิดขึ้น
รายชื่อที่สมบูรณ์ของ URL ลายที่แชร์ภายนอกที่ออกแล้ว
ในรายชื่อที่สมบูรณ์ คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้:
- คัดลอก URL: คัดลอก URL ที่มีอยู่เพื่อแชร์ใหม่
- เปลี่ยนวันหมดอายุ: เลือกวันและเวลาใหม่เพื่อขยายหรือย่อวันหมดอายุ (เพื่อให้ถาวร จำเป็นต้องป้องกันรหัสผ่าน)
- หมุนรหัสผ่าน: เก็บ URL เหมือนเดิม แต่แทนที่รหัสผ่านด้วยรหัสผ่านใหม่ สะดวกเมื่อผู้รับเปลี่ยนหรือหากมีความเสี่ยงจากการรั่วไหล
- ลบการป้องกันรหัสผ่าน: คุณสามารถลบการป้องกันรหัสผ่านได้เฉพาะจาก URL ที่มีเวลา จำกัด (ไม่สามารถลบ URL ถาวรได้เนื่องจากรหัสผ่านเป็นเพียงปราการเดียว)
- ปิดใช้งาน: ไม่สามารถเข้าถึง URL อีกต่อไป (ใช้สำหรับการออกแบบไม่ตั้งใจหรือเมื่อพันธมิตรทางธุรกิจไป)
- เปิดใช้งานใหม่: เปิดใช้งาน URL ที่ปิดใช้งานอีกครั้ง (รวมกับการเปลี่ยนวันหมดอายุหากส่วนหัวได้ผ่านไป)
- ยืนยันการเปลี่ยนอัตโนมัติ: ในคอลัมน์เปลี่ยนอัตโนมัติของรายชื่อ คุณสามารถดูการตั้งค่า (เปิด/ปิด) สำหรับเมื่อ URL นั้นถูกออก
- กรอง: ค้นหาตามชื่อ SOP ผู้ออก หรือบันทึก กรองตามสถานะ สลับขอบเขตระหว่างเฉพาะฉันและทั้งทีม
หมายเหตุ: ผู้ออก เจ้าของ และผู้ดูแลทีมสามารถเห็น รหัสผ่านที่ตั้งค่าไว้ (ข้อความธรรมชาติ) จากรายชื่อที่สมบูรณ์ (สำหรับการแชร์ใหม่ภายในและแก้ไขการแจ้งเตือนที่หายไป) โทเค็นที่ผู้เยี่ยมชม (ผู้รับ) อ่านโดยตรงไม่มีข้อความธรรมชาติ - มีเพียงแฮช PBKDF2 เท่านั้นที่ถูกเก็บไว้
การตรวจสอบและร่องรอย
ทั้งหมด ออก ปิดใช้งาน เปิดใช้งานใหม่ เปลี่ยนวันหมดอายุ และเปลี่ยนรหัสผ่าน สำหรับ URL ลายที่แชร์ภายนอกจะถูกบันทึกไว้ใน บันทึกการตรวจสอบ มีการบันทึกแสดงว่าใครออกหรือปฏิบัติการ SOP ใดและเมื่อใดด้วยบันทึก ดังนั้นคุณสามารถใช้มันเพื่อตรงตามกฎการปฏิบัติงานภายในและข้อกำหนดการตรวจสอบ
เคล็ดลับสำหรับการใช้งานที่มีประสิทธิภาพ
- ให้ระยะเวลาที่ใช้ได้สั้น: ตั้งค่าวันหมดอายุขั้นต่ำที่จำเป็นสำหรับกรณีการใช้งานของคุณ (ค่าเริ่มต้นคือ 7 วัน)
- ใช้การป้องกันรหัสผ่านสำหรับการแชร์ที่ละเอียดอ่อน: รวมกับวันหมดอายุ การป้องกันรหัสผ่านหมายความว่า URL เพียงอย่างเดียวจะไม่รั่วไหลเนื้อหาที่ละเอียดอ่อน กุญแจคือการส่งรหัสผ่านผ่านช่องทางต่างจาก URL
- ป้องกัน URL ที่สามารถใช้ได้ระยะยาวด้วยรหัสผ่านเสมอ: URL ถาวรต้องการการป้องกันรหัสผ่าน คุณสามารถรักษาความปลอดภัยโดยหมุนรหัสผ่านเท่านั้นอย่างสม่ำเสมอในขณะที่ให้การแจกจ่าย URL เหมือนกัน
- ใช้บันทึกสำหรับการปฏิบัติงาน: รวมชื่อผู้รับและวัตถุประสงค์ไว้ในบันทึกปัญหาทำให้ง่ายต่อการระบุ URL ในรายชื่อประวัติ
- ปิดใช้งานเมื่อไม่มีความจำเป็นอีกต่อไป: หลังจากการประชุมข้อมูลหรือเมื่อสัญญาสิ้นสุด ให้ปิดใช้งาน URL เพื่อลดความเสี่ยงจากการรั่วไหล
- ระวังกับ SOP ที่ละเอียดอ่อน: คุณลักษณะนี้ให้ใครก็ตามที่มี URL สามารถเข้าถึงได้ ก่อนออก โปรดยืนยันว่าเนื้อหาเหมาะสมสำหรับการแชร์ภายนอก