คุณสามารถควบคุมโฟลเดอร์ใดที่ผู้ใช้แขกที่เชิญได้ดูได้โดยระบุโฟลเดอร์ที่ระดับโฟลเดอร์ โดยการเพิ่มแขกให้กับกลุ่มหนึ่ง แล้วเปิดใช้งาน "อนุญาตให้ผู้ใช้แขกเข้าถึง" เฉพาะโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแสดงภายในโฟลเดอร์ที่กรองตามกลุ่มนั้น คุณสามารถควบคุมการมองเห็นโฟลเดอร์ต่อแขกได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแสดงเฉพาะโฟลเดอร์ที่อนุมัติจากแผนกผลิตการให้แขกจากบริษัทพันธมิตร A ในขณะที่ซ่อนโฟลเดอร์ที่แผนกอื่นแชร์กับแขก
การเชิญแขกพร้อมใช้งานในแพ็กเกจ Core, Pro และ Enterprise สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเชิญแขกโดยทั่วไป โปรดดู การเชิญแขกคืออะไร
วิธีการมองเห็นทำงาน
แขกจะเห็นเฉพาะโฟลเดอร์ที่เปิดใช้งาน "อนุญาตให้ผู้ใช้แขกเข้าถึง" แล้ว การมองเห็นจะเปลี่ยนแปลงไปตามว่าการกรองโฟลเดอร์ถูกนำไปใช้หรือไม่:
- โฟลเดอร์ที่ไม่มีการกรอง: แสดงให้ผู้เยี่ยมชมทั้งหมด
- โฟลเดอร์ที่มีการกรอง: แสดงเฉพาะให้แขกที่เป็นของ "กลุ่มที่มีสิทธิ์เข้าถึง"
โฟลเดอร์ที่ปิดใช้งาน "อนุญาตให้ผู้ใช้แขกเข้าถึง" จะไม่แสดงให้แขกคนใดก็ตาม แม้ว่าแขกจะเป็นสมาชิกของกลุ่ม เพื่อควบคุมการมองเห็นต่อแขก ให้รวมโฟลเดอร์ที่กรองแล้วกับการเป็นสมาชิกของกลุ่ม
ตัวอย่างการตั้งค่า
นี่คือตัวอย่างของการแสดงเฉพาะโฟลเดอร์แผนกผลิตการที่ได้รับอนุมัติให้แขกจากบริษัทพันธมิตร A:
- เพิ่มแขกของบริษัท A ให้กับกลุ่ม "แผนกผลิตการ"
- เปิดใช้งาน "อนุญาตให้ผู้ใช้แขกเข้าถึง" เฉพาะโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแชร์ (เช่น "สำหรับคู่ค้า") ภายในโฟลเดอร์ที่กรองแผนกผลิตการ
ด้วยการตั้งค่านี้ แขกจากบริษัท A จะเห็นเฉพาะ SOP "สำหรับคู่ค้า" โฟลเดอร์แผนกผลิตการอื่น ๆ และโฟลเดอร์ที่กรองโดยแผนกอื่น (แม้กระทั่งโฟลเดอร์ที่เปิดใช้งาน "อนุญาตให้ผู้ใช้แขกเข้าถึง") จะไม่มองเห็น
หมายเหตุ: เมื่อแขกถูกเพิ่มให้กับกลุ่ม พวกเขาจะสืบทอดการเข้าถึงจากกลุ่มหลักด้วย หากมีกลุ่มหลักเหนือแผนกผลิตการ (เช่น สำนักงานใหญ่) แขกจากบริษัท A จะเห็นโฟลเดอร์ที่กรองโดยสำนักงานใหญ่ด้วยการเปิดใช้งาน "อนุญาตให้ผู้ใช้แขกเข้าถึง"
วิธีการตั้งค่า
1. เพิ่มแขกให้กับกลุ่ม
เพิ่มแขกให้กับกลุ่มที่กรองโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแสดง (เช่น แผนกผลิตการ) สำหรับคำแนะนำ โปรดดู แก้ไขกลุ่มที่สังกัดของผู้ใช้
คุณสามารถสร้างกลุ่มย่อยเฉพาะแขกใต้กลุ่มนั้น (เช่น แผนกผลิตการ → แขกคู่ค้า) และเพิ่มแขกให้กับ คุณสามารถใช้วิธีการนี้เพื่อให้สมาชิกภายในและแขกได้รับการจัดการแยกต่างหาก สำหรับคำแนะนำในการสร้างกลุ่ม โปรดดู ขั้นตอนที่ 5: ตั้งค่ากลุ่ม (สำหรับผู้ดูแลระบบ)
2. เปิดใช้งานการเข้าถึงแขกสำหรับโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแสดง
- เปิดโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแสดงให้แขกจากโฟลเดอร์ที่กรองแผนกผลิตการ
- คลิกไอคอนเมนู [...] ที่มุมบนขวา จากนั้นคลิก "การตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึง" → "แก้ไข"
- เปิดใช้งาน "อนุญาตให้ผู้ใช้แขกเข้าถึง" และคลิก "บันทึก"
[รูปภาพ: กล่องโต้ตอบการตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึง ที่มี "อนุญาตให้ผู้ใช้แขกเข้าถึง" เปิดใช้งานสำหรับโฟลเดอร์ที่กรองแผนกผลิตการ]
เมื่อคุณเปิดใช้งานการตั้งค่านี้สำหรับโฟลเดอร์หลัก โฟลเดอร์ย่อยทั้งหมดจะแชร์กับแขกโดยอัตโนมัติ (คุณไม่สามารถปิดใช้งานได้สำหรับโฟลเดอร์ย่อยแต่ละรายการ) เปิดใช้งานนี้เฉพาะสำหรับโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแสดง
ตรวจสอบว่าโฟลเดอร์ที่คุณเปิดใช้งานมีการกรองกลุ่มหรือไม่ (หรือเป็นโฟลเดอร์ย่อยของโฟลเดอร์ที่กรอง) หากคุณเปิดใช้งานนี้สำหรับโฟลเดอร์ที่ไม่มีการกรอง แขกทั้งหมดจะเห็นพวกเขา
การแยกการเข้าถึงแขกในกลุ่มเดียวกัน
หากคุณต้องการแสดงเฉพาะโฟลเดอร์ "สำหรับบริษัท A" ให้แขกจากบริษัท A และเฉพาะ "สำหรับบริษัท B" ให้แขกจากบริษัท B ให้สร้างกลุ่มเฉพาะแขกสำหรับแต่ละบริษัท
- สร้างกลุ่ม "แขกบริษัท A" และเพิ่มแขกของบริษัท A ให้กับ สร้างนี่เป็นกลุ่มแยก ไม่ใช่กลุ่มย่อยภายใต้แผนกผลิตการ
- สำหรับโฟลเดอร์ "สำหรับบริษัท A" ให้เปิดใช้งาน "ใช้ตัวกรอง" ในการตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึง และระบุทั้ง "แผนกผลิตการ" และ "แขกบริษัท A" เป็นกลุ่มที่สามารถเข้าถึงได้
- เปิดใช้งาน "อนุญาตให้ผู้ใช้แขกเข้าถึง" และคลิก "บันทึก"
- ทำซ้ำกระบวนการเดียวกันสำหรับบริษัท B ที่มีกลุ่ม "แขกบริษัท B" และโฟลเดอร์ "สำหรับบริษัท B"
หากคุณสร้างกลุ่มแขกเป็นกลุ่มย่อยภายใต้แผนกผลิตการ แขกในกลุ่มย่อยเหล่านี้จะสืบทอดการเป็นสมาชิกแผนกผลิตการ ซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะเห็นโฟลเดอร์ทั้งหมดที่กรองโดยแผนกผลิตการ โดยเปิดใช้งาน "อนุญาตให้ผู้ใช้แขกเข้าถึง" (รวมถึงโฟลเดอร์ "สำหรับบริษัท B")
สร้างโฟลเดอร์ "สำหรับบริษัท A" ที่ระดับหน้าแรกหรือในโฟลเดอร์ที่ไม่มีการกรอง หากโฟลเดอร์หลักกรองเฉพาะแผนกผลิตการ แขกไม่สามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ย่อยที่สร้างภายในนั้นได้
ตรวจสอบการตั้งค่า
ที่ระดับบนสุดของหน้าจออแขก โฟลเดอร์ชั้นบนที่แขกสามารถเห็นได้จะแสดง โฟลเดอร์นอกช่วงนี้และโฟลเดอร์ที่แขกไม่สามารถเห็นได้จะไม่แสดงรายชื่อ โฟลเดอร์ย่อยและ SOP จะแสดงเมื่อแขกเปิดโฟลเดอร์ หลังจากการตั้งค่า ให้เข้าสู่ระบบด้วยบัญชีแขกและตรวจสอบว่ามีเฉพาะโฟลเดอร์ที่ตั้งใจไว้ปรากฏในรายการ SOP
[รูปภาพ: รายการ SOP แสดงเฉพาะโฟลเดอร์ที่เปิดใช้งานการเข้าถึงแขกเมื่อเข้าสู่ระบบในฐานะแขก]
ข้อควรระวัง
การมองเห็นได้รับการควบคุมที่ระดับโฟลเดอร์ ไม่ใช่ต่อ SOP คุณไม่สามารถแสดง SOP บางรายการและซ่อนรายการอื่นในโฟลเดอร์เดียวกันได้
คำถามที่พบบ่อย
Q. หากฉันเพิ่มแขกให้กับกลุ่ม พวกเขาสามารถเห็นโฟลเดอร์ทั้งหมดในกลุ่มนั้นได้หรือไม่?
A. ไม่ แขกจะเห็นเฉพาะโฟลเดอร์ในตัวกรองของกลุ่มนั้นเมื่อเปิดใช้งาน "อนุญาตให้ผู้ใช้แขกเข้าถึง"
Q. ฉันสามารถแสดงโฟลเดอร์เดียวกันให้แขกจากหลายบริษัทได้หรือไม่?
A. ได้ คุณสามารถเพิ่มแขกของแต่ละบริษัทให้กับกลุ่มเดียวกันได้ หรือระบุกลุ่มแขกทั้งหมดของแต่ละบริษัทในกลุ่มที่เข้าถึงได้ของโฟลเดอร์
Q. จะทำอย่างไรหากฉันต้องการแชร์ SOP เพียงหนึ่งรายการกับผู้ใช้ภายนอก?
A. คุณสามารถใช้ URL การแชร์ภายนอกได้ ความแตกต่างจะอธิบายไว้ใน การแชร์ SOP ภายนอก: คู่มือการใช้งาน (URL การแชร์ภายนอก / การเชิญแขก)