การเชิญ ผู้เยี่ยมชม เป็นวิธีการดำเนินการที่นับแยกจากบุคลากรภายใน เจ้าของ / ผู้ดูแลทีม / ผู้ดูแลกลุ่ม / ผู้สร้าง / ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียว มีไว้สำหรับ การแชร์ข้อมูลเฉพาะ (ดูได้เท่านั้น / ไม่อยู่ในขอบเขตของการฝึกอบรม (คอร์ส), การพัฒนา (แผนที่ทักษะ), รายงานการใช้งาน เป็นต้น)บน Dive นับ 2 ประเภทผู้ใช้แยกกัน

จำนวนบัญชี: สำหรับผู้ปฏิบัติการทั่วไป (ผู้ที่สามารถสร้าง แก้ไข ฝึกอบรม ใช้รายงานการใช้งาน เป็นต้น)จำนวนบัญชี "ในแผนสัญญาจะสอดคล้องกับประเภทนี้
การเชิญ ผู้เยี่ยมชม: สำหรับบริษัทร่วมค้า บริษัทฝ่ายค้า สถานที่ที่อยู่ประจำ เป็นต้น ผู้ที่คุณไม่ต้องการผสมกับการดำเนินการทั่วไปของ Dive (ดูได้เท่านั้น)

สิทธิ์ของผู้ใช้สามารถ เปลี่ยนแปลงได้อย่างอิสระทุกเวลา และเมื่อเปลี่ยนสิทธิ์ บุคคลนั้นจะเปลี่ยนไปโดยอัตโนมัติในวิธีการนับ (ตัวอย่าง: หากคุณเปลี่ยนผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวเป็นผู้เยี่ยมชม จะมีจำนวนบัญชี 1 รายว่างและใช้การเชิญ ผู้เยี่ยมชม 1 ครั้ง) "หากคุณตั้งค่าเป็นผู้เยี่ยมชมครั้งหนึ่ง คุณจะไม่สามารถกลับมาได้" ไม่เป็นความจริง

สิ่งที่สามารถและไม่สามารถทำได้ด้วยการเชิญ ผู้เยี่ยมชม

SOP - ดูได้เท่านั้น (ไม่สามารถสร้างหรือแก้ไข)
ไม่อยู่ในขอบเขตของการฝึกอบรม (คอร์ส) และการพัฒนา (แผนที่ทักษะ)
ในรายการ SOP ที่ระดับบนสุด โฟลเดอร์ ที่สามารถเข้าถึงได้ชั้นสูงสุด (โดยปกติคือโฟลเดอร์ที่คุณให้สิทธิ์ในการเข้าถึงสำหรับผู้เยี่ยมชม) จะแสดงอยู่ด้านบน โฟลเดอร์นอกโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ที่ไม่สามารถเข้าถึงจะไม่แสดง (เพื่อไม่ให้โครงสร้างองค์กรภายในรั่วไหลออกไปด้านนอก) โฟลเดอร์ย่อยและ SOP ภายในโฟลเดอร์นั้นแสดงเมื่อคุณเปิดโฟลเดอร์นั้น
การดูของผู้เยี่ยมชมถูกมองว่า ไม่อยู่ในขอบเขตการรวมรวม ของรายงานการใช้งาน เป็นต้น (ผู้เยี่ยมชมเองสามารถใช้ประวัติการดูและรายการโปรดของตนเองตามปกติ)

การแชร์ภายนอก URL และควรใช้อันไหน?

มี 2 วิธีในการแชร์ SOP กับผู้คนภายนอก: ① การแชร์ภายนอก (URL ดูโดยไม่ต้องล็อกอิน) และ ② การเชิญ ผู้เยี่ยมชม (บทความนี้)วิธีการแยกแบบอย่างดังต่อไปนี้

การแชร์ภายนอก: ออก URL สำหรับแต่ละ SOPเหมาะสำหรับ การแชร์แบบครั้งเดียว ชี้เฉพาะ เช่น "ฉันต้องการให้คนนี้ดู 1 อันนี้เท่านั้น" ไม่จำเป็นต้องเตรียมการฝั่งตรงข้าม (เพียงแค่เปิด URL).
การเชิญ ผู้เยี่ยมชม: แสดง โดยโฟลเดอร์เหมาะสำหรับบริษัทคู่ค้าระยะยาว สถานที่ที่อยู่ประจำ เป็นต้น ผู้ที่ ต้องการแชร์ SOP หลายรายการอย่างต่อเนื่องนอกจากนี้ควรใช้เมื่อคุณต้องการควบคุมผ่านบันทึกการตรวจสอบ การจำกัดที่อยู่ IP, SSO, เป็นต้น

สำหรับการเปรียบเทียบโดยละเอียดและแผนผังการตัดสินใจ โปรดดู การแชร์ SOP กับผู้คนภายนอก: คำแนะนำในการใช้งาน

แผนและจำนวนผู้ใช้ที่มีอยู่

"จำนวนบัญชี" และ "การเชิญ ผู้เยี่ยมชม" นับแยกกัน และข้อจำกัดต่อไปนี้ถูกตั้งค่าสำหรับแต่ละแผน เมื่อใช้แผนที่มีฟีเจอร์การเชิญ ผู้เยี่ยมชม 3 เท่าของจำนวนบัญชีจะถูกจัดสรรโดยอัตโนมัติ (ตัวอย่าง: แผน Core คือจำนวนบัญชี 25 / การเชิญ ผู้เยี่ยมชม 3 เท่าคือ 75 คน).

หากคุณซื้อบัญชีเพิ่มเติม 1 รายการ การเชิญ ผู้เยี่ยมชม จะเพิ่มขึ้น 3 คนโดยอัตโนมัติ เมื่อคุณเปลี่ยนสิทธิ์ของผู้ใช้ วิธีการนับจะเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติระหว่างสองประเภท (จำนวนบัญชี ↔ การเชิญ ผู้เยี่ยมชม)

ระบุโฟลเดอร์ที่ผู้เยี่ยมชมสามารถเข้าถึงได้

ผู้ใช้การเชิญ ผู้เยี่ยมชม สามารถดู SOP ได้เฉพาะในโฟลเดอร์ที่ [อนุญาตการเข้าถึงผู้ใช้แบบดูอย่างเดียว] เปิดใช้งาน

เปิดโฟลเดอร์เป้าหมายและคลิก [การตั้งค่าโฟลเดอร์]
ในโมดัลการตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึง เปิดใช้งาน [อนุญาตการเข้าถึงผู้ใช้แบบดูอย่างเดียว]
เมื่อบันทึก โฟลเดอร์นั้นจะปรากฏในรายการ SOP ของผู้เยี่ยมชม และพวกเขาสามารถดู SOP ภายในได้

หากคุณเปิดใช้งานที่โฟลเดอร์ระดับสูง โฟลเดอร์ย่อย (รวมถึงโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้นในภายหลัง) ก็จะได้รับอนุญาตให้ผู้เยี่ยมชมดู โปรดเปิดใช้งานเฉพาะโฟลเดอร์ที่คุณอนุญาตให้เปิดเผย นอกจากนี้ หากคุณเปิดใช้งานในโฟลเดอร์ที่ไม่มีตัวกรอง (โฟลเดอร์ระดับสูงก็ไม่มีตัวกรอง) มันจะแสดงให้ผู้เยี่ยมชมทั้งหมดในทีมดู หากคุณต้องการแสดงโฟลเดอร์ต่างกันให้บริษัทต่างๆ ดู โปรดตั้งค่าตัวกรองตามบริษัทก่อนแล้วจึงเปิดใช้งาน

สำหรับรายละเอียด โปรดดู การตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์

การเชิญผู้เยี่ยมชมหรือการเปลี่ยนแปลงผู้ใช้ที่มีอยู่

หากต้องการเชิญผู้เยี่ยมชมใหม่ ให้ไปที่หน้าจอการเชิญผู้ใช้และทำตามขั้นตอนการเชิญอีเมลมาตรฐาน แต่ตั้งค่าบทบาทเป็น [ผู้เยี่ยมชม] สำหรับขั้นตอนการเชิญ โปรดดู เพิ่มผู้ใช้ (การเชิญทางอีเมล / ออกบัญชีที่ไม่ต้องใช้อีเมล)

คุณสามารถ เปลี่ยนผู้ใช้ที่มีอยู่เป็นการเชิญ ผู้เยี่ยมชม (หรือเปลี่ยนจากผู้เยี่ยมชมกลับเป็นผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือสูงกว่า) จากหน้าจอการจัดการผู้ใช้ ได้ตลอดเวลาอย่างอิสระ ไม่จำเป็นต้องเชิญใหม่หรือลงทะเบียนใหม่

กรณีที่การเชิญ ผู้เยี่ยมชม ไม่เหมาะสม (ขอแนะนำให้ใช้สิทธิ์เจ้าของ ~ ดูได้เท่านั้น)

เนื่องจากการเชิญ ผู้เยี่ยมชม เป็น การแชร์ข้อมูลเฉพาะ เราขอแนะนำให้ใช้ เจ้าของ ~ สิทธิ์ดูได้เท่านั้น ในกรณีต่อไปนี้

คุณต้องการให้ฝั่งตรงข้ามสร้างหรือแก้ไข SOP: การเชิญ ผู้เยี่ยมชม ไม่สามารถสร้าง แก้ไข หรือการอัปโหลดได้ หากต้องการการแก้ไขร่วมกัน โปรดออก ผู้สร้างหรือสูงกว่า
คุณต้องการมอบหมายการฝึกอบรม (คอร์ส) หรือติดตามสถานะการเสร็จสิ้น: การเชิญ ผู้เยี่ยมชม ไม่ใช่วัตถุในการมอบหมายคอร์ส หากเป็นวัตถุการฝึกอบรม โปรดเชิญ ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือสูงกว่า
คุณต้องการประเมินและบันทึกความสามารถในแผนที่ทักษะ: การเชิญ ผู้เยี่ยมชม ไม่ใช่วัตถุของการพัฒนา (แผนที่ทักษะ) หากเป็นวัตถุพัฒนา โปรดเชิญ ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือสูงกว่า
คุณต้องการติดตามสถานะการมองเห็นของพวกเขาในรายงานการใช้งาน: การเชิญ ผู้เยี่ยมชม ดูเป็น ไม่อยู่ในขอบเขตการรวมรวม สำหรับสมาชิกภายในที่คุณต้องการติดตาม ขอแนะนำ ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือสูงกว่า
คุณต้องการให้ผู้ใช้ค้นหา SOP จากโครงสร้างโฟลเดอร์ภายในทั้งหมด: หน้าจอผู้เยี่ยมชมแสดงเฉพาะโฟลเดอร์ที่อนุญาต ไม่สามารถติดตามชั้นข้างนอกได้ สำหรับการใช้งานภายในที่ต้องการใช้โครงสร้างโฟลเดอร์ทั้งหมด เจ้าของ ~ สิทธิ์ดูได้เท่านั้น (ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือสูงกว่า) เหมาะสม

ในทางกลับกัน หากสิ่งต่อไปนี้ใดๆ ใช้ได้ เราขอแนะนำให้ใช้การเชิญ ผู้เยี่ยมชม เป็นอย่างยิ่ง

ฝั่งตรงข้ามคือ บุคคลภายนอก (บริษัทคู่ค้า บริษัทฝ่ายค้า สถานที่ที่อยู่ประจำ เป็นต้น) และคุณไม่ต้องการเปิดเผยโครงสร้างองค์กรภายใน
คุณไม่ต้องการให้พวกเขาเป็นวัตถุของการฝึกอบรม / การจัดการทักษะ แต่ต้องการควบคุมผ่านบันทึกการตรวจสอบ การจำกัดที่อยู่ IP, SSO, เป็นต้น
คุณต้องการให้การดู ไม่อยู่ในขอบเขตการรวมรวมของรายงานการจัดการภายใน

คำถามที่พบบ่อย

Q. ฉันควรใช้การแชร์ภายนอกหรือการเชิญ ผู้เยี่ยมชม?
A. หากฝั่งตรงข้ามเป็นระยะยาว ให้ใช้ การเชิญ ผู้เยี่ยมชม หากเป็นครั้งเดียว ให้ใช้ การแชร์ภายนอก คุณสามารถตัดสินใจได้ง่ายๆ ผ่านแผนผังการตัดสินใจของ คำแนะนำในการใช้งาน

Q. ฉันสามารถเปลี่ยนผู้ใช้ที่เชิญ ผู้เยี่ยมชม กลับเป็นผู้ใช้ปกติ (ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือสูงกว่า) ในภายหลังได้หรือไม่?
A. สามารถกลับไปได้ตลอดเวลา เพียงแค่เปลี่ยนบทบาทจากหน้าจอการจัดการผู้ใช้ วิธีการนับของบุคคลนั้นจะเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติจากการเชิญ ผู้เยี่ยมชม ไปเป็นจำนวนบัญชี (แน่นอนว่าการย้อนกลับก็เป็นไปได้เช่นกัน) ไม่จำเป็นต้องเชิญใหม่หรือลงทะเบียนใหม่

Q. การเชิญ ผู้เยี่ยมชม นับเข้าจำนวนบัญชีหรือไม่?
A. ไม่ใช่ การเชิญ ผู้เยี่ยมชม ใช้ความสามารถการเชิญ ผู้เยี่ยมชม ที่แยกออกมา ไม่นับในจำนวนบัญชี ในแผน Core ขึ้นไป 3 เท่าของจำนวนบัญชีจะถูกจัดสรรโดยอัตโนมัติ (Core = 75 / Pro = 150 / Enterprise = 300)

Q. สำหรับบุคคลภายนอกที่ไม่ต้องการการฝึกอบรม / การจัดการทักษะ ฉันสามารถแทนที่ด้วยผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวได้หรือไม่?
A. สำหรับบุคคลภายนอก เราขอแนะนำการเชิญ ผู้เยี่ยมชม ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียว ใช้หน้าจอเดียวกับสมาชิกภายใน ดังนั้นชื่อโฟลเดอร์ของแผนกอื่นและวิธีการจัดเรียงภายในจะมองเห็นได้ (แม้ว่าจะเปิดไม่ได้ก็ตาม) หน้าจอผู้เยี่ยมชมแสดง เฉพาะโฟลเดอร์ที่อนุญาต โฟลเดอร์นอกและโฟลเดอร์ที่ไม่สามารถเข้าถึงจะไม่แสดง เพื่อไม่ให้ข้อมูลองค์กรภายในรั่วไหลออกไปด้านนอก
ในทางกลับกัน หากคุณต้องการให้สมาชิกภายในดูเท่านั้น / ฝึกอบรม / ติดตามรายงาน เจ้าของ ~ สิทธิ์ดูได้เท่านั้น (ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือสูงกว่า) เหมาะสม

Q. ผู้เยี่ยมชมสามารถสร้าง SOP ได้หรือไม่?
A. ไม่. การเชิญ ผู้เยี่ยมชม เป็น การแชร์ข้อมูลเฉพาะ ไม่สามารถสร้าง แก้ไข การอัปโหลด ได้ หากต้องการการสร้าง โปรดออก ผู้สร้างหรือสูงกว่า

Q. ฉันสามารถใช้การจำกัดที่อยู่ IP หรือ SSO กับการเชิญ ผู้เยี่ยมชม ได้หรือไม่?
A. ใช่. การเชิญ ผู้เยี่ยมชม อยู่ภายใต้การตั้งค่าความปลอดภัยทีมเดียวกันกับผู้ใช้ปกติ ดังนั้นการจำกัดที่อยู่ IP, การควบคุม SSO, บันทึกการตรวจสอบ ทั้งหมดใช้ได้

Q. ฉันสามารถเชิญสมาชิกภายในเป็นการเชิญ ผู้เยี่ยมชม ได้หรือไม่?
A. สามารถทำได้ หากคุณต้องการให้บุคคลดูเท่านั้น การเชิญ ผู้เยี่ยมชม สามารถใช้ได้โดยไม่คำนึงถึงภายในหรือภายนอก อย่างไรก็ตาม พวกเขาจะไม่ใช่วัตถุของการฝึกอบรม (คอร์ส) / การพัฒนา (แผนที่ทักษะ)

Q. ผู้เยี่ยมชมสามารถมองเห็นลำดับชั้นโฟลเดอร์ในรายการ SOP ได้หรือไม่?
A. ไม่สามารถมองเห็นเลเยอร์เหนือโฟลเดอร์ที่อนุญาตได้ ในระดับบนสุดของหน้าจอผู้เยี่ยมชม ชั้นแรกสุดของโฟลเดอร์ที่สามารถเข้าถึงได้เท่านั้นที่แสดง โฟลเดอร์นอกและโฟลเดอร์ที่ไม่สามารถเข้าถึงจะไม่แสดง (นี่คือการออกแบบเพื่อไม่ให้เปิดเผยโครงสร้างองค์กรภายใน) เมื่อคุณเปิดโฟลเดอร์นั้น คุณสามารถติดตามโฟลเดอร์ย่อยที่สามารถเข้าถึงได้
ในทางกลับกัน สำหรับสมาชิกภายในที่ต้องการค้นหาจากโครงสร้างโฟลเดอร์ภายในทั้งหมด เจ้าของ ~ สิทธิ์ดูได้เท่านั้น (ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือสูงกว่า) เหมาะสม

Q. ฉันสามารถเห็นประวัติการดูการเชิญ ผู้เยี่ยมชม ในรายงานการใช้งานได้หรือไม่?
A. ไม่อยู่ในขอบเขตการรวมรวม ดังนั้นจึงจะไม่ปรากฏ การเชิญ ผู้เยี่ยมชม ดูไม่รวมอยู่ในรายงานการใช้งาน บันทึกการดู SOP (บันทึกการปฏิบัติ, แผนที่พลาด) และการรวมรวมอื่นๆ (ผู้เยี่ยมชมเองสามารถใช้ประวัติการดูและรายการโปรดของตนเองตามปกติ) หากต้องการติดตามสถานะการมองเห็น โปรดใช้ เจ้าของ ~ สิทธิ์ดูได้เท่านั้น (ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือสูงกว่า)

หน้าที่เกี่ยวข้อง