ก่อนอื่นให้รู้ไว้ว่า: มี 2 วิธีในการแชร์ SOP ภายนอกองค์กรของคุณ
Dive มีวิธี 2 วิธี สำหรับการแชร์ SOP กับบุคคลภายนอก บริษัทพันธมิตร คู่ค้า และผู้อื่น ๆ ที่คุณไม่ต้องการผสมเข้าในการดำเนินการ Dive ปกติของคุณ เลือกวิธีที่เหมาะกับจุดประสงค์ของคุณ
- ① การแชร์ภายนอก (ไม่ต้องล็อกอิน): ออก URL ดูได้เท่านั้น ที่ได้รับการป้องกันด้วยวันหมดอายุหรือรหัสผ่าน และให้ผู้คนดู SOP โดยเพียงแค่เปิดลิงก์ ไม่ต้องล็อกอิน และผู้รับไม่ต้องมีการเตรียมการใด ๆ เพราะ URL ถูกออกสำหรับ SOP แต่ละรายการ วิธีนี้เหมาะที่สุดสำหรับการแชร์แบบครั้งเดียวหรือมีจุดประสงค์เฉพาะ
- ② การเชิญผู้เยี่ยมชม: ออก ข้อมูลเข้าสู่ระบบ ด้วยสิทธิ์ ใช้เฉพาะแชร์ข้อมูลเท่านั้น (ดูได้เท่านั้น ไม่รวมในการติดตามการฝึกอบรมหรือรายงานการใช้งาน) และดำเนินการภายใต้การจัดการเดียวกับผู้ใช้คนอื่น (การจำกัด Folder บันทึกการตรวจสอบ การจำกัดที่อยู่ IP SSO) เนื่องจาก SOP ถูกแชร์ตาม Folder วิธีนี้เหมาะที่สุดสำหรับผู้ชมระยะยาวหรือต่อเนื่อง
จากมุมมองด้านความปลอดภัย เราขอแนะนำ ② การเชิญผู้เยี่ยมชม เป็นแนวปฏิบัติมาตรฐาน หากคุณต้องการแชร์เพียงครั้งเดียว ให้ใช้ ① การแชร์ภายนอก ที่ได้รับการป้องกันด้วย วันหมดอายุและรหัสผ่าน
การเชิญผู้เยี่ยมชมสามารถ เปลี่ยนเป็นสิทธิ์อื่น ๆ (ผู้ชมหรือสูงกว่า) ได้ตลอดเวลา เมื่อคุณทำเช่นนั้น การนับจะสลับไปมาระหว่างการเชิญผู้เยี่ยมชมและจำนวนบัญชีโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องเชิญใหม่
คุณควรเลือกอันไหน? (การตัดสินใจอย่างรวดเร็ว)
ตอบคำถาม 3 ข้อนี้ แล้วคุณจะรู้วิธีที่จะใช้
-
ผู้รับจะดู SOP เดียวกันซ้ำแล้วซ้ำเล่าและระยะยาว? (คุณต้องการแสดง SOP หลายรายการพร้อมกันหรือไม่?)
- ใช่ → การเชิญผู้เยี่ยมชม (คุณสามารถแชร์ SOP หลายรายการพร้อมกันตาม Folder)
- ไม่ (ครั้งเดียว เพียงสองสามวัน หรือ SOP ทีละรายการ) → การแชร์ภายนอก
-
คุณต้องใช้บันทึกการตรวจสอบ การจำกัดที่อยู่ IP หรือการควบคุม SSO หรือไม่?
- ใช่ → การเชิญผู้เยี่ยมชม (มีการควบคุมเดียวกันเหมือนกับผู้ใช้คนอื่น)
- ไม่ → วิธีใด ๆ ก็ได้
-
คุณต้องการหลีกเลี่ยงการใช้จำนวนบัญชี?
- ใช่ → การแชร์ภายนอก
- ไม่ → การเชิญผู้เยี่ยมชม (คุณใช้การเชิญผู้เยี่ยมชมตามจำนวนคน แต่แพ็กเกจ Core และสูงกว่าจะมี 3 เท่าของจำนวนบัญชี: Core 75 Pro 150 Enterprise 300)
ตารางเปรียบเทียบ (ต่างกันตรงไหน?)
| ① การแชร์ภายนอก | ② การเชิญผู้เยี่ยมชม | |
|---|---|---|
| หน่วยแชร์ | URL หนึ่งต่อ SOP | SOP หลายรายการพร้อมกันตาม Folder |
| การเตรียมการจำเป็นจากผู้รับ | ไม่จำเป็น (เพียงแค่เปิด URL) | ต้องล็อกอิน (ข้อมูลเข้าสู่ระบบ Dive) |
| จำนวนบัญชี | ไม่ได้ใช้ | ใช้ 1 ช่องการเชิญผู้เยี่ยมชมต่อบุคคล (ไม่นับเป็นจำนวนบัญชี ไม่มีแพ็กเกจฟรี/ไลท์ แพ็กเกจ Core หรือสูงกว่าจะมี 3 เท่าของจำนวนบัญชี: Core 75 Pro 150 Enterprise 300) |
| แพ็กเกจที่มี | ไลท์หรือสูงกว่า (ไม่มีแพ็กเกจฟรี) ปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น เจ้าของต้อง เปิดใช้งาน | Core หรือสูงกว่า (ไม่มีแพ็กเกจฟรี/ไลท์) |
| วันหมดอายุและรหัสผ่าน | ตั้งค่าต่อ URL (วันหมดอายุหรือรหัสผ่านเป็นสิ่งจำเป็น) | เหมือนกับผู้ใช้คนอื่น (ไม่มีกำหนดหมดอายุ รหัสผ่านที่จัดการ) |
| ความเป็นเม็ดของการเข้าถึง | ต่อ URL สำหรับ SOP แต่ละรายการ | สิทธิ์ที่ตั้งค่าโดย Folder หรือ Group |
| บันทึกการตรวจสอบ | บันทึกการออก URL วันหมดอายุ เปิดใช้งานใหม่ และการเปลี่ยนแปลงวันหมดอายุหรือรหัสผ่าน | บันทึกการล็อกอินเหมือนกับผู้ใช้คนอื่น (ไม่บันทึกการดู SOP) |
| การจำกัดที่อยู่ IP | ไม่ใช่เป้าหมาย | ตัวแปรรวม (ใช้การตั้งค่าความปลอดภัยของทีม) |
| การควบคุม SSO | ไม่ใช่เป้าหมาย | ตัวแปรรวม |
| วิธีแสดงรายการ SOP | SOP สำหรับ URL นั้น ๆ เท่านั้น | Folder ที่ได้รับอนุญาตปรากฏที่ด้านบนสุดของรายการ (รายการย่อยปรากฏเมื่อคุณเปิด Folder นั้น ชื่อ Folder ด้านนอกหรือที่ไม่สามารถดูได้จะไม่ปรากฏ) |
| การติดตามการฝึกอบรมและการพัฒนา | ไม่ใช่เป้าหมาย | ไม่ใช่เป้าหมาย (ไม่รวมในการมอบหมาย Course หรือ Skill Map) |
| การรวมรายงานการใช้งาน | ไม่ใช่เป้าหมาย | ไม่นับรวม (ผู้เยี่ยมชมยังสามารถใช้ประวัติการดูและรายการโปรดได้ตามปกติ) |
| การสร้างและแก้ไข SOP | ไม่ได้ (ดูได้เท่านั้น) | ไม่ได้ (ดูได้เท่านั้น) |
| การเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ | — | สามารถเปลี่ยนเป็นสิทธิ์อื่นได้ตลอดเวลา (การนับสลับไปมาระหว่างการเชิญผู้เยี่ยมชมและจำนวนบัญชีโดยอัตโนมัติ) |
| ใช้ได้ดีที่สุดสำหรับ | การประชุมสรุปแบบครั้งเดียว ส่งใบเสนอราคาให้กับคู่ค้า แชร์วัสดุชั่วคราว แสดงเพียง SOP นี้เท่านั้น | บริษัทพันธมิตรระยะยาว ลูกจ้างประจำที่ แสดง SOP หลายรายการตามเวลา |
| ข้อควรระวัง | หากมี URL รั่วไหล อาจถูกดู (ขอแนะนำให้มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน) | ต้องใช้ความพยายามในการจัดการเดียวกับผู้ใช้คนอื่น (การตั้งค่า Group เป็นต้น) |
คำแนะนำการใช้งานโดยละเอียดสำหรับแต่ละรายการ
- ① การแชร์ภายนอก: วิธีใช้การแชร์ภายนอก (ขั้นตอนการออก การป้องกันด้วยรหัสผ่าน การจัดการประวัติ วันหมดอายุ)
- ① เปิดใช้งาน/ปิดใช้งานการแชร์ภายนอก (สำหรับผู้ดูแล): การตั้งค่าการจำกัดการแชร์ภายนอก (เปิดใช้งาน/ปิดใช้งานการแชร์ภายนอก)
- ② การเชิญผู้เยี่ยมชม: การเชิญผู้เยี่ยมชมคืออะไร? (รายละเอียด การเชิญ สิทธิ์การเข้าถึง)