ตั้งค่าระดับบทบาทผู้ใช้สำหรับแต่ละฟีเจอร์ (เช่น ส่งออก SOP ดาวน์โหลดสื่อ และการแชร์ภายนอก) เพื่อควบคุมว่าใครสามารถใช้งานแต่ละฟังก์ชัน ผู้ใช้ที่มีบทบาทไม่ได้รับอนุญาตจะเห็นปุ่มและเมนูที่เกี่ยวข้องเป็น ปิดใช้งาน (จางลง) และไม่สามารถโต้ตอบได้
แพ็กเกจที่มีอยู่
ฟีเจอร์นี้มีอยู่ในแพ็กเกจ Enterprise
ใครสามารถกำหนดค่า
เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เจ้าของเท่านั้นที่สามารถกำหนดค่านี้ได้
ฟีเจอร์ที่คุณสามารถควบคุม
ในแท็บ ความปลอดภัย ให้เปิดการ์ด "สิทธิ์ผู้ใช้ที่อนุญาตให้ใช้งานในแต่ละฟีเจอร์" เพื่อตั้งค่าบทบาทระดับสำหรับแต่ละฟีเจอร์ด้านล่าง
- ส่งออกไฟล์ SOP (PDF / Excel / Word / MP4 / PowerPoint)
- ส่งออกโฟลเดอร์เป็น Excel: ฟีเจอร์เพื่อส่งออกข้อมูล SOP และรายการ URL ภายในโฟลเดอร์
- การแชร์ภายนอก: ออกอนุญาต URL แชร์ภายนอกที่มีเวลา (หากทีมของคุณเปิดใช้งาน การจำกัดการแชร์ภายนอก ฟีเจอร์นี้ไม่สามารถใช้ได้โดยไม่คำนึงถึงการตั้งค่าบทบาท)
- ดาวน์โหลดสื่อ: ดาวน์โหลดวิดีโอและรูปภาพโดยตรงจากไลบรารีสื่อ
- ดาวน์โหลดไฟล์แนบ: ดาวน์โหลดไฟล์ที่แนบมากับ SOP และไฟล์ที่เกี่ยวข้อง (สำหรับทั้งการดูและการแก้ไข)
- ส่งออกแผนที่ทักษะ: บันทึก Skill Map ไป Excel
- ส่งออกรายงานการใช้งาน: ส่งออกรายงานการใช้งานไป Excel / CSV
ขั้นตอนการกำหนดค่า
- เปิด ฟังก์ชันสำหรับเจ้าของ จากเมนูด้านข้าง
- เลือกแท็บ ความปลอดภัย และเปิดการ์ด "สิทธิ์ผู้ใช้ที่อนุญาตให้ใช้งานในแต่ละฟีเจอร์"
- ในแต่ละแถวฟีเจอร์ให้เลือก บทบาทที่อนุญาต จากเมนูแบบเลื่อนลง:
- ทุกคน (รวมแขก)
- แต่ละบทบาทหรือสูงกว่า (ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือสูงกว่า / ผู้สร้างหรือสูงกว่า / ผู้ดูแลกลุ่มหรือสูงกว่า / ผู้ดูแลทีมหรือสูงกว่า)
- เจ้าของเท่านั้น
- ที่ด้านขวาของตาราง ว่าแต่ละบทบาทถูกตรวจสอบหรือไม่ (เครื่องหมายถูกสีเขียว) จะแสดงไว้ทันที
- สำหรับแต่ละฟีเจอร์ให้คลิก บันทึก หรือใช้ คืนค่าเริ่มต้น เพื่อรีเซ็ตเป็นการตั้งค่าเริ่มต้น
การดำเนินการเป็นชุด (แก้ไขหลายฟีเจอร์พร้อมกัน)
ใช้ปุ่มต่อไปนี้ที่ด้านบนของตารางเพื่อเปลี่ยนแปลงฟีเจอร์ทั้งหมดพร้อมกัน
- "ปิดใช้งานทั้งหมดสำหรับทุกคน": จำกัดฟีเจอร์ทั้งหมดให้เป็น "เจ้าของเท่านั้น" เพื่อให้เฉพาะเจ้าของเท่านั้นสามารถใช้งานได้ คุณสามารถเปิดใช้งานฟีเจอร์แต่ละรายการอีกครั้งได้ในภายหลัง
- "คืนค่าเริ่มต้นทั้งหมด": รีเซ็ตฟีเจอร์ทั้งหมดให้เป็นระดับบทบาทมาตรฐาน
สิ่งนี้มีประโยชน์ในกรณีที่คุณต้องการปิดใช้งานฟีเจอร์ทั้งหมดชั่วคราวสำหรับโครงการลับ
ลักษณะการทำงาน
- สำหรับผู้ใช้ที่มีบทบาทไม่ได้รับอนุญาต ปุ่มและเมนูที่เกี่ยวข้องจะปรากฏเป็น ปิดใช้งาน (จางลง)
- พวกเขาไม่สามารถคลิกได้ ดังนั้นฟีเจอร์จึงมีอยู่ แต่ไม่สามารถใช้ได้
- การแชร์ภายนอกอยู่ภายใต้ การจำกัดการแชร์ภายนอก โดยรวมของทีม หากปิดใช้งานจะไม่สามารถใช้ได้โดยไม่คำนึงถึงการตั้งค่านี้
เคล็ดลับสำหรับการใช้งานที่มีประสิทธิภาพ
- สำหรับ ทีมที่จัดการ SOP ที่ละเอียดอ่อน ให้ตั้งค่าการส่งออกไฟล์ SOP (PDF/Excel/Word/MP4/PowerPoint) และฟีเจอร์ดาวน์โหลดให้เป็นระดับบทบาทที่สูงกว่าเช่น ผู้ดูแลกลุ่มหรือสูงกว่า
- เพื่อป้องกันการใช้งานสื่อซ้ำ ให้ตั้งค่าดาวน์โหลดสื่อและดาวน์โหลดไฟล์แนบให้เป็นเจ้าของเท่านั้น
- การควบคุมแบบขั้นตอนตามขั้นตอนการดำเนินงาน: เริ่มแบบหลวมในช่วงระยะเริ่มต้นและปรับปรุงให้เข้มงวดเมื่อมีความมั่นคง
- การแจ้งให้ผู้ใช้ที่ได้รับผลกระทบทราบก่อนทำการเปลี่ยนแปลงสามารถลดคำถามจากสนาม