คุณสามารถตั้งค่า เกณฑ์บทบาทผู้ใช้ขั้นต่ำ สำหรับแต่ละฟีเจอร์ (ส่งออก SOP ดาวน์โหลดสื่อ การแชร์ภายนอก เป็นต้น) ที่ผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้ ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้งานฟีเจอร์จะเห็นปุ่มหรือรายการเมนูที่สอดคล้องกัน ถูกปิดใช้งาน (สีเทา) และไม่สามารถใช้งานได้
แพ็กเกจที่มีอยู่
ฟีเจอร์นี้พร้อมใช้งานในแพ็กเกจ Enterprise.
ผู้ที่สามารถกำหนดค่า
เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เจ้าของเท่านั้นที่สามารถกำหนดค่านี้ได้
ฟีเจอร์ที่คุณสามารถควบคุม
ในการ์ด "สิทธิ์ผู้ใช้ที่อนุญาตให้ใช้งานในแต่ละฟีเจอร์" บนแท็บ ความปลอดภัย คุณสามารถตั้งค่าเกณฑ์บทบาทสำหรับแต่ละฟีเจอร์ต่อไปนี้:
- ส่งออกไฟล์ SOP (PDF / Excel / Word / MP4 / PowerPoint)
- ส่งออกโฟลเดอร์เป็น Excel: ส่งออกข้อมูล SOP และรายการ URL จากโฟลเดอร์
- การแชร์ภายนอก: การออกแบบ URL การแชร์ภายนอกที่มีขีดจำกัดเวลา (หากทีมเปิดใช้งาน การตั้งค่าห้ามแชร์ภายนอก ฟีเจอร์นี้จะไม่พร้อมใช้งาน การตั้งค่าห้ามแชร์ภายนอก)
- ดาวน์โหลดสื่อ: ดาวน์โหลดวิดีโอและรูปภาพโดยตรงจากไลบรารีสื่อ
- ดาวน์โหลดไฟล์แนบ: ดาวน์โหลดไฟล์และไฟล์ที่เกี่ยวข้องที่แนบมากับ SOP (ทั้งการดูและการแก้ไข)
- ส่งออกแผนที่ทักษะ: บันทึกแผนที่ทักษะ (Excel) การดำเนินการ
- ส่งออกรายงานการใช้งาน: ส่งออกรายงานการใช้งานเป็น Excel / CSV
ขั้นตอนการตั้งค่า
- เปิด ฟังก์ชันสำหรับเจ้าของ จากเมนูข้าง
- เลือกแท็บ ความปลอดภัย ด้านบนและเปิดการ์ด สิทธิ์ผู้ใช้ที่อนุญาตให้ใช้งานในแต่ละฟีเจอร์
- สำหรับแต่ละแถวฟีเจอร์ ให้เลือก บทบาทที่อนุญาต จากดรอปดาวน์
- ทุกคน (รวมแขก)
- บทบาทแต่ละบทบาท หรือสูงกว่า (ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียว หรือสูงกว่า / ผู้สร้าง หรือสูงกว่า / ผู้ดูแลกลุ่ม หรือสูงกว่า / ผู้ดูแลทีม หรือสูงกว่า)
- เจ้าของเท่านั้น
- ทางด้านขวาของตารางจะสะท้อนให้เห็นทันที ว่าบทบาทแต่ละบทบาทถูกตรวจสอบหรือไม่ (เครื่องหมายถูกสีเขียว)
- คลิก บันทึก สำหรับแต่ละฟีเจอร์ หรือคลิก คืนค่าเริ่มต้น เพื่อกลับไปที่การตั้งค่าเริ่มต้น
การดำเนินการเป็นชุด (เปลี่ยนแปลงฟีเจอร์หลายรายการพร้อมกัน)
ใช้ปุ่มต่อไปนี้ด้านบนของตารางเพื่อเปลี่ยนแปลงฟีเจอร์ทั้งหมดพร้อมกัน:
- ปิดใช้งานทั้งหมดสำหรับทุกคน: จำกัดทุกฟีเจอร์ที่ระดับ "เจ้าของเท่านั้น" เพื่อให้เฉพาะเจ้าของเท่านั้นที่สามารถใช้ได้ คุณสามารถกู้คืนฟีเจอร์แต่ละรายการในภายหลัง
- คืนค่าเริ่มต้นทั้งหมด: ส่งคืนทุกฟีเจอร์เป็นเกณฑ์บทบาทมาตรฐาน
สิ่งนี้สะดวกเมื่อคุณต้องการจำกัดสิทธิ์ทั้งหมดไว้ชั่วคราวสำหรับโครงการที่เป็นความลับและอื่น ๆ
วิธีการปรากฏในการดำเนินการ
- ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตจะเห็นปุ่มหรือรายการเมนูที่สอดคล้องกัน ถูกปิดใช้งาน (สีเทา)
- เนื่องจากไม่สามารถคลิกได้ ผู้ใช้จึงทราบว่ามีฟีเจอร์นี้ แต่ไม่สามารถใช้งานได้
- การแชร์ภายนอกมีลำดับความสำคัญสูงกว่า การตั้งค่าห้ามแชร์ภายนอก ทั่วทั้งทีม ดังนั้นหากถูกปิดใช้งาน จึงไม่สามารถใช้ได้โดยไม่คำนึงถึงการตั้งค่าบทบาท
เคล็ดลับสำหรับการใช้งานที่ดีที่สุด
- สำหรับทีมที่จัดการ SOP ที่เป็นความลับ ให้ตั้งค่าการส่งออก PDF / Excel / Word / MP4 / PowerPoint และฟีเจอร์ดาวน์โหลดให้มีเกณฑ์สูงขึ้น เช่น ผู้ดูแลกลุ่ม หรือสูงกว่า
- เพื่อป้องกันการใช้งานสื่อรองสำรอง ให้ตั้งค่าดาวน์โหลดสื่อและดาวน์โหลดไฟล์แนบเป็นเจ้าของเท่านั้น
- การควบคุมแบบเพศสาม ตามเฟสการทำงาน: เริ่มต้นแบบหลวมๆ ในช่วงการปรับใช้ตั้งแต่แรก จากนั้นจึงปรับให้เข้มงวดหลังจากนั้น
- ก่อนทำการเปลี่ยนแปลง ให้แจ้ง ผู้ใช้ที่ได้รับผลกระทบ เพื่อลดการสอบถามจากพื้นที่