คุณสามารถตั้งค่า ขีดจำกัดของสิทธิ์ผู้ใช้ สำหรับแต่ละฟีเจอร์ (เช่น ส่งออก SOP สื่อดาวน์โหลด การแชร์ภายนอก เป็นต้น) ได้ ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตจะเห็นปุ่มและเมนูที่เกี่ยวข้องเป็น ปิดใช้งาน (สีเทา) และไม่สามารถดำเนินการได้
แพ็กเกจที่ใช้ได้
ฟีเจอร์นี้ใช้ได้กับ แพ็กเกจ Enterprise เท่านั้น
ใครสามารถตั้งค่าได้
เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เจ้าของเท่านั้น สามารถทำได้
ฟีเจอร์ที่สามารถควบคุมได้
ในแท็บความปลอดภัย คุณสามารถตั้งค่าบทบาทขีดจำกัดสำหรับแต่ละฟีเจอร์ในการ์ด 「สิทธิ์ผู้ใช้ที่อนุญาตให้ใช้งานในแต่ละฟีเจอร์」
- ส่งออกไฟล์ SOP (PDF / Excel / MP4 / PowerPoint)
- ส่งออกโฟลเดอร์เป็น Excel: ฟีเจอร์สำหรับส่งออกข้อมูล SOP และรายการ URL ภายในโฟลเดอร์
- การแชร์ภายนอก: การออกใบอนุญาต URL การแชร์ภายนอกที่มีวันหมดอายุ (หากการตั้งค่า ห้ามแชร์ภายนอก ใช้อยู่กับทีม คุณจะไม่สามารถใช้ได้ไม่ว่าตั้งค่าบทบาทเป็นอย่างไรก็ตาม)
- ดาวน์โหลดสื่อ: ดาวน์โหลดวิดีโอและรูปภาพโดยตรงจากไลบรารี่สื่อ
- ดาวน์โหลดไฟล์แนบ: ดาวน์โหลดไฟล์แนบและไฟล์ที่เกี่ยวข้องในภาพถ่าย SOP (ทั้งดูและแก้ไข)
- ส่งออกแผนที่ทักษะ: การบันทึก (Excel) ของ Skill Map
- ส่งออกรายงานการใช้งาน: ส่งออก Excel/CSV ของรายงานการใช้งาน
ขั้นตอนการตั้งค่า
- เปิด 「ฟังก์ชันสำหรับเจ้าของ」 จากเมนูด้านข้าง
- เลือกแท็บ 「ความปลอดภัย」 ด้านบน แล้วเปิดการ์ด 「สิทธิ์ผู้ใช้ที่อนุญาตให้ใช้งานในแต่ละฟีเจอร์」
- สำหรับแต่ละแถวของฟีเจอร์ เลือก บทบาทที่อนุญาต จากเมนูแบบเลื่อนลง
- ทุกคน (รวมแขก)
- แต่ละบทบาทขึ้นไป (ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวขึ้นไป / ผู้สร้างขึ้นไป / ผู้ดูแลกลุ่มขึ้นไป / ผู้ดูแลทีมขึ้นไป)
- เจ้าของเท่านั้น
- ที่ด้านขวาของตาราง บทบาทแต่ละบทบาทจะแสดงการตรวจสอบทันที (เครื่องหมายถูกสีเขียว)
- คลิก 「บันทึก」 สำหรับแต่ละฟีเจอร์ หรือใช้ 「ค่าเริ่มต้น」 เพื่อคืนค่าเริ่มต้น
การดำเนินการเป็นชุด (เปลี่ยนหลายฟีเจอร์พร้อมกัน)
คุณสามารถเปลี่ยนฟีเจอร์ทั้งหมดพร้อมกันได้โดยใช้ปุ่มต่อไปนี้ด้านบนของตาราง
- 「ปิดใช้งานทั้งหมดสำหรับทุกคน」: จำกัดฟีเจอร์ทั้งหมด เทียบเท่ากับ "เจ้าของเท่านั้น" เพื่อให้ผู้ใช้ที่ไม่ใช่เจ้าของไม่สามารถใช้ได้ คุณสามารถเปลี่ยนแต่ละรายการกลับได้ทีหลัง
- 「คืนค่าเริ่มต้นทั้งหมด」: คืนฟีเจอร์ทั้งหมดไปยังขีดจำกัดบทบาทมาตรฐาน
วิธีนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการ ปิดใช้งานทั้งหมดชั่วคราว สำหรับโครงการที่มีความลับสูง
วิธีที่การทำงานปรากฏขึ้น
- ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตจะเห็นปุ่มและเมนูที่เกี่ยวข้องเป็น ปิดใช้งาน (สีเทา)
- เนื่องจากไม่สามารถคลิกได้ ผู้ใช้จะรู้ว่าฟีเจอร์นี้มีอยู่ แต่ไม่สามารถดำเนินการได้
- สำหรับการแชร์ภายนอก การตั้งค่า ห้ามแชร์ภายนอก ของทั้งทีมจะมีความสำคัญ ดังนั้นหากปิดใช้งาน คุณจะไม่สามารถใช้ได้ไม่ว่าตั้งค่าใดก็ตาม
เคล็ดลับสำหรับการใช้ให้มีประสิทธิภาพ
- สำหรับทีมที่จัดการกับ SOP ที่มีความลับสูง ให้ตั้งขีดจำกัดที่สูงขึ้น เช่น ผู้ดูแลกลุ่มขึ้นไป สำหรับการส่งออก PDF/Excel/MP4/PowerPoint และฟีเจอร์ดาวน์โหลด
- หากต้องการป้องกันการใช้สื่อทีสอง ให้ตั้งดาวน์โหลดสื่อและดาวน์โหลดไฟล์แนบเป็นเจ้าของเท่านั้น
- การควบคุมเป็นขั้นตามแนวทางการดำเนินการ: ปล่อยให้ยืดหยุ่นในช่วงเริ่มต้น แล้วกรรมการที่เข้มงวดมากขึ้นหลังจากการหลักอยู่ตัว เป็นต้น
- หากคุณแจ้งให้ผู้ใช้ ที่ได้รับผลกระทบจากบทบาท ทราบล่วงหน้าก่อนการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถลดคำถามจากพื้นผิวได้