คุณสามารถตั้งเกณฑ์สิทธิ์ผู้ใช้ที่กำหนดว่าใครใช้ฟีเจอร์ไหนได้บ้างสำหรับแต่ละฟีเจอร์ (เช่น ส่งออก SOP ดาวน์โหลดสื่อ แชร์ภายนอก ฯลฯ) ผู้ใช้ที่มีบทบาทที่ไม่ได้รับอนุญาตจะเห็นปุ่มและเมนูที่เกี่ยวข้องแสดงเป็นสีเทา (ใช้งานไม่ได้) และไม่สามารถใช้งานได้

แพ็กเกจที่ใช้งานได้

ฟีเจอร์นี้ใช้งานได้กับแพ็กเกจ Enterprise.

ผู้ที่ตั้งค่าได้

เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ของเจ้าของเท่านั้นที่สามารถตั้งค่าได้.

ฟีเจอร์ที่ควบคุมได้

ในการ์ด [สิทธิ์ผู้ใช้ที่อนุญาตให้ใช้งานในแต่ละฟีเจอร์] ในแท็บความปลอดภัย คุณสามารถตั้งบทบาทเกณฑ์สำหรับแต่ละฟีเจอร์ต่อไปนี้ได้.

การส่งออกไฟล์ SOP (PDF / Excel / Word / PowerPoint / MP4): การสร้างไฟล์ใหม่จาก [ส่งออก] ในหน้าจอ SOP รวมถึงการคัดลอกไปยังรูปแบบฟอร์มของบริษัท (รูปแบบการส่งออก) การบันทึกรูปภาพและ PDF ที่ผูกกับขั้นตอน และการดาวน์โหลดจากลิงก์ในอีเมลแจ้งว่า MP4 เสร็จแล้ว (ค่าเริ่มต้น: ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวขึ้นไป)
ดาวน์โหลด SOP ที่ใช้ไฟล์: การเปิดและบันทึก SOP ที่ตัวไฟล์นั้นคือ SOP เอง (เช่น Word, Excel, PowerPoint และ PDF) รวมถึงการดาวน์โหลดไฟล์ที่แปลแล้ว และ [ดาวน์โหลดไฟล์ของ Rev นี้] ในประวัติการแก้ไข การตั้งค่านี้มีผลไม่ว่าจะเปิดจากโฟลเดอร์ ผลการค้นหา รายการโปรด ประวัติ หน้าแรก ออฟไลน์ หรือลิงก์แชร์ก็ตาม จนกว่าจะตั้งค่า จะใช้ตามการตั้งค่า [การส่งออกไฟล์ SOP] และเมื่อบันทึกแล้วจะมีผลแยกต่างหาก
ส่งออก Excel รายการ SOP(ต่อโฟลเดอร์): การส่งออกรายการ SOP ทั้งหมดในโฟลเดอร์นั้นเป็นไฟล์ Excel จากเมนูการทำงานของโฟลเดอร์ ไม่รวมเนื้อหาของ SOP (เนื้อหาขั้นตอนและวิดีโอ) จะส่งออกเฉพาะรายการที่มีชื่อ รุ่นแก้ไข ตำแหน่งที่จัดเก็บ และอื่น ๆ (ค่าเริ่มต้น: ผู้ดูแลกลุ่มขึ้นไป)
การแชร์ภายนอก: การออก URL และ QR Code สำหรับแชร์ภายนอกที่มีกำหนดเวลา (หาก การตั้งค่าห้ามแชร์ภายนอก ของทีมเปิดใช้งานอยู่ จะใช้งานไม่ได้ไม่ว่าจะตั้งบทบาทอย่างไร) (ค่าเริ่มต้น: ผู้สร้างขึ้นไป)
ดาวน์โหลดสื่อ: การดาวน์โหลดไฟล์ต้นฉบับในคลังสื่อโดยตรง (เช่น วิดีโอ รูปภาพ PDF) วิดีโอต้นฉบับที่ผ่านการวิเคราะห์ด้วย AI ก็รวมอยู่ที่นี่ด้วย (ค่าเริ่มต้น: ผู้สร้างขึ้นไป)
ดาวน์โหลดไฟล์แนบ: การดาวน์โหลดไฟล์ที่แนบหรือเชื่อมโยงกับ SOP (ทั้งขณะดูและขณะแก้ไข) การแนบใบรับรองที่ลงทะเบียนเป็นหลักฐานคุณสมบัติก็อยู่ภายใต้การควบคุมของการตั้งค่านี้เช่นกัน (ค่าเริ่มต้น: ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวขึ้นไป)
ส่งออกการพัฒนา, คุณสมบัติ, การอบรม: เป็นการส่งออก Excel ของ Skill Map (การพัฒนา) ทะเบียนคุณสมบัติ และการอบรม (สถานะการเรียนหลักสูตร) ครอบคลุมทั้งการส่งออกจากหน้ารายการ และการส่งออกจากแท็บการพัฒนาและคุณสมบัติในหน้าส่วนตัว และรวมชื่อกับสถานะการประเมินและการได้รับ (ค่าเริ่มต้น: ผู้ดูแลกลุ่มขึ้นไป)
ส่งออกรายงานการใช้งาน: เป็นการส่งออก Excel ของรายงานการใช้งาน และการส่งออก PowerPoint สำหรับเอกสารขออนุมัติภายใน (ringi) การส่งออกจากแท็บบันทึกการดูในหน้าส่วนตัวก็อยู่ในขอบเขตด้วย แต่หากผู้ใช้ส่งออกเฉพาะข้อมูลของตนเอง ก็ยังใช้งานได้ เว้นแต่ตั้งการตั้งค่านี้เป็น [ปิดใช้งานสำหรับทุกคน] (ค่าเริ่มต้น: ผู้ดูแลกลุ่มขึ้นไป)
ส่งออกบันทึกการดู, แบบตรวจสอบ: การส่งออกบันทึกว่าใครดู SOP เมื่อไร และตอบคำถามในแต่ละข้ออย่างไร เป็นไฟล์ CSV หาก SOP ถูกใช้เป็นแบบตรวจสอบ บันทึกการดำเนินการตรวจสอบนั้นก็รวมอยู่ด้วย การตั้งค่านี้มีผลไม่ว่าจะเปิดจากรายงานการใช้งาน หน้าส่วนตัว หรือบันทึกการดู SOP ก็ตาม [บันทึกการตรวจสอบซ้ำ] (Excel) ในบันทึกการดู SOP ก็ทำตามการตั้งค่านี้เช่นกัน (ค่าเริ่มต้น: ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวขึ้นไป)
ส่งออกการวิเคราะห์งาน (วิเคราะห์อย่างรวดเร็ว, เปรียบเทียบกับ SOP, วิเคราะห์เวลา): การส่งออกผลการวิเคราะห์งานเป็น Excel รวมชื่อของผู้ที่ถูกวิเคราะห์ วันเวลาที่วิเคราะห์ และผลการเปรียบเทียบกับสมาชิกคนอื่น การสร้างวิดีโอมาตรฐาน (การส่งออกไปยังคลังสื่อ) ไม่อยู่ในขอบเขต (ค่าเริ่มต้น: ผู้สร้างขึ้นไป)
ส่งออกแผนการสร้าง: การส่งออกแผนการสร้าง SOP เป็น Excel ครอบคลุมแผนภาพรวม ผลการกรองรายการ และ [งานมอบหมายของฉัน] รวมชื่อผู้รับผิดชอบ กำหนดเวลา และความคืบหน้า (ค่าเริ่มต้น: ผู้สร้างขึ้นไป)

เมื่อเอาเคอร์เซอร์ไปวางที่ ⓘ ข้างชื่อฟีเจอร์ในแต่ละแถว จะแสดงให้เห็นว่าฟีเจอร์นั้นจะหยุดการทำงานอะไรบ้าง ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับฟีเจอร์ บทบาทระดับล่างที่การจำกัดไม่มีความหมายจะไม่แสดงเป็นตัวเลือก.

●ข้อควรระวังเมื่อจำกัดการดาวน์โหลด SOP ที่ใช้ไฟล์

หากลงทะเบียนไฟล์ เช่น zip หรือ CAD ซึ่งต้องดาวน์โหลดก่อนจึงจะเปิดได้ (รวมถึง Word, Excel, PowerPoint ที่ไม่สามารถสร้าง PDF สำหรับแสดงผลได้) เป็น SOP แบบไฟล์ เมื่อจำกัดการตั้งค่านี้ ผู้ใช้ของบทบาทที่เกี่ยวข้องจะไม่สามารถดู SOP นั้นได้อีกต่อไป หากต้องการให้แสดงบนหน้าจอ ให้แปลงเป็น PDF ก่อนแล้วจึงลงทะเบียน (Word, Excel และ PowerPoint จะสร้าง PDF สำหรับแสดงผลให้เองตอนลงทะเบียน).

ขั้นตอนการตั้งค่า

เปิด [ฟังก์ชันสำหรับเจ้าของ] จากเมนูด้านข้าง
เลือกแท็บ [ความปลอดภัย] ด้านบน แล้วเปิดการ์ด [สิทธิ์ผู้ใช้ที่อนุญาตให้ใช้งานในแต่ละฟีเจอร์]
ในแถวของแต่ละฟีเจอร์ ให้เลือก บทบาทที่อนุญาต จากรายการแบบดรอปดาวน์
- ทุกคน (รวมแขก)
- บทบาทใดก็ได้ขึ้นไป (ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวขึ้นไป / ผู้สร้างขึ้นไป / ผู้ดูแลกลุ่มขึ้นไป / ผู้ดูแลทีมขึ้นไป)
- เจ้าของเท่านั้น
ทางด้านขวาของตาราง บทบาทใดถูกเลือกไว้หรือไม่ (เครื่องหมายถูกสีเขียว) จะอัปเดตทันที
สำหรับแต่ละฟีเจอร์ คลิก [บันทึก] หรือคลิก [ค่าเริ่มต้น] เพื่อกลับไปใช้การตั้งค่าเริ่มต้น

การเปลี่ยนแปลงเป็นกลุ่ม (เปลี่ยนหลายฟีเจอร์พร้อมกัน)

คุณสามารถเปลี่ยนแปลงทุกฟีเจอร์พร้อมกันได้ด้วยปุ่มด้านบนตารางต่อไปนี้

[ปิดใช้งานทั้งหมดสำหรับทุกคน]: จำกัดทุกฟีเจอร์ให้เทียบเท่า “เจ้าของเท่านั้น” ทำให้ผู้ที่ไม่ใช่เจ้าของไม่สามารถใช้งานได้ ภายหลังสามารถคืนค่าทีละฟีเจอร์ได้
[คืนค่าเริ่มต้นทั้งหมด]: คืนทุกฟีเจอร์ให้กลับเป็นเกณฑ์บทบาทมาตรฐาน

มีประโยชน์เมื่อต้องการปิดใช้งานทั้งหมดสำหรับทุกคนชั่วคราว เช่น ในโครงการที่มีความลับสูง

สิ่งที่ผู้ใช้จะเห็น

ผู้ใช้ที่มีบทบาทที่ไม่ได้รับอนุญาตจะเห็นปุ่มและเมนูที่เกี่ยวข้องแสดงเป็น สีเทา (ใช้งานไม่ได้)
เนื่องจากคลิกไม่ได้ พวกเขาจะรู้ว่ามีฟีเจอร์นั้นอยู่ แต่ไม่สามารถใช้งานได้
เมื่อเอาเคอร์เซอร์ไปวางที่ปุ่มที่ใช้งานไม่ได้ จะแสดงเหตุผลว่าทำไมใช้งานไม่ได้
การแชร์ภายนอกจะถูกควบคุมโดย การตั้งค่าห้ามแชร์ภายนอก ของทั้งทีมเป็นหลัก หากถูกปิดใช้งานไว้ที่นั่น จะใช้งานไม่ได้ไม่ว่าการตั้งค่านี้จะเป็นอย่างไร

เคล็ดลับการใช้งานให้ได้ผล

ทีมที่จัดการ SOP ที่มีความลับสูง ควรตั้งเกณฑ์ให้สูงขึ้น เช่น ผู้ดูแลกลุ่มขึ้นไป สำหรับการส่งออก PDF/Excel/Word/MP4/PowerPoint และการดาวน์โหลด
หากต้องการจำกัดการนำสื่อไปใช้ซ้ำ ให้ตั้งการดาวน์โหลดสื่อและการดาวน์โหลดไฟล์แนบเป็นเจ้าของเท่านั้น
การควบคุมแบบเป็นขั้นตามช่วงการใช้งาน: เช่น ช่วงเริ่มต้นใช้งานให้ผ่อนปรน แล้วค่อยเข้มงวดขึ้นเมื่อการใช้งานเป็นที่ยอมรับแล้ว
หากแจ้งผู้ใช้ของบทบาทที่ได้รับผลกระทบล่วงหน้าก่อนการเปลี่ยนแปลง จะช่วยลดคำถามจากหน้างานได้

ที่เกี่ยวข้อง