หากอัปโหลดไฟล์คู่มือ Excel, มาตรฐานการทำงาน และเช็กชีตที่มีอยู่, SOP แบบ Word หรือสไลด์ PowerPointเข้าสู่ Dive AI จะสร้างให้โดยอัตโนมัติ แม้กระทั่งชื่อเรื่อง, สรุป และขั้นตอน (รวมถึงคำถามและการตัดสินผ่าน/ไม่ผ่าน) จากนั้นคุณสามารถแก้ไขและแชร์ได้บนหน้าจอเดียวกับ SOP วิดีโอ
ปัจจุบันลูกค้าหลายรายบริหารจัดการ SOP ด้วย Excel ฟีเจอร์นี้เป็นช่องทางที่ให้คุณ นำทรัพยากร SOP ที่มีอยู่เข้าสู่ Dive ได้ตามเดิม โดยไม่ต้องถ่ายวิดีโอใหม่หรือเขียนสคริปต์ใหม่
รูปแบบไฟล์ที่รองรับ
- PDF (รองรับมาก่อนแล้ว)
- Excel: .xlsx / .xlsm / .xls
- Word: .docx / .doc
- PowerPoint: .pptx / .ppt
- OpenDocument: .odt / .ods / .odp
เมื่ออัปโหลดไฟล์ ไฟล์จะถูกแปลงเป็น PDF บนคลาวด์ และ AI จะสร้างขั้นตอนจาก PDF นั้น (ไฟล์ Excel, Word หรือ PPT ต้นฉบับก็ยังถูกเก็บไว้เป็นสื่อด้วย)
คุณยังสามารถสร้าง SOP จากรูปภาพ เช่น ภาพถ่าย (JPEG / PNG / WebP / HEIC) ได้ด้วยขั้นตอนเดียวกัน โดยเลือกรูปจากแท็บ [รูปภาพ] ภายใต้ [เลือกจากสื่อ] แต่ละรูปจะเป็น 1 ขั้นตอน และหากเลือกหลายรูป จะรวมเป็น SOP เดียวตามลำดับที่คุณจัดเรียงไว้ สำหรับรูปภาพ จะไม่ใช้ “วิธีเลือกการนำเข้า” และ “วิธีแบ่งขั้นตอน” ที่อธิบายในบทความนี้
ขั้นตอนการสร้าง SOP
- คลิกปุ่ม [+] ที่แถบด้านข้าง จากนั้นคลิก [ลงทะเบียน SOP ที่มีอยู่]
- ที่หน้าจอที่เปิดขึ้น ให้คลิก [เลือกจากสื่อ] ที่ด้านล่าง หากต้องการลงทะเบียนไฟล์ตามรูปแบบเดิมโดยไม่แบ่งเป็นขั้นตอน ให้ลากไฟล์มาวางบนหน้าจอนี้ (ลงทะเบียน SOP ที่มีอยู่เป็นไฟล์ตามเดิม (SOP แบบไฟล์))
- หน้าจอเลือกไฟล์จะเปิดขึ้น หากต้องการอัปโหลดไฟล์ใหม่ ให้ลากแล้ววาง หรืออัปโหลดจาก [เลือกไฟล์]
- เมื่ออัปโหลดแล้ว หน้าต่างตัวเลือกการประมวลผล AI จะเปิดขึ้น ให้ปรับตามความจำเป็น (ดูรายละเอียดในหัวข้อถัดไป) จากนั้นคลิก [เรียกใช้]
- เมื่อการประมวลผล AI เสร็จสิ้น ให้เลือกไฟล์นั้น ไฟล์ใน [สื่อ] ที่ประมวลผลด้วย AI แล้ว ก็เลือกได้ตามเดิม
- [ต้องการนำเข้าไฟล์อย่างไร?] จะเปิดขึ้น ให้เลือกวิธีนำเข้า (ดู “วิธีเลือกการนำเข้า” ด้านล่าง)
- ใน [การตั้งค่าการแปลงเป็นขั้นตอน] ให้ตรวจสอบการอ่านออกเสียง คำถาม และรายการอื่น ๆ จากนั้นคลิก [ยืนยันด้วยเนื้อหานี้]
- หน้าจอแก้ไข SOP จะเปิดขึ้น ตรวจสอบและแก้ไขเนื้อหา แล้วเผยแพร่
หากต้องการเริ่มการประมวลผลใหม่ ให้เปิดหน้าต่างรายละเอียดของสื่อ คลิก [รัน AI ใหม่] เปลี่ยนตัวเลือก แล้ววิเคราะห์อีกครั้ง (คุณลองกับไฟล์เดิมได้กี่ครั้งก็ได้)
วิธีเลือกการนำเข้า
เมื่อเลือกไฟล์แล้ว คุณสามารถเลือกวิธีนำเข้าได้ที่ [ต้องการนำเข้าไฟล์อย่างไร?] ตัวเลือกบนสุดคือ [ไฟล์ตามเดิม] และมีอีก 3 ตัวเลือกภายใต้หัวข้อ “ดูเป็น SOP ของ Dive” ทั้ง 3 ตัวเลือกภายใต้ “ดูเป็น SOP ของ Dive” เลือกได้สำหรับไฟล์ที่การประมวลผล AI เสร็จสมบูรณ์แล้ว นำเมาส์ไปชี้ที่แต่ละปุ่มเพื่อดูคำอธิบาย
- ไฟล์ตามเดิม: ไม่แบ่งเป็นขั้นตอน ไฟล์จะกลายเป็น SOP เดียวตามเดิม (SOP แบบไฟล์) เมื่อเปิดดู ไฟล์จะแสดงตามที่เป็นอยู่ เลือกได้แม้กับไฟล์ที่ยังไม่ได้ประมวลผลด้วย AI รายละเอียดดูที่ ลงทะเบียน SOP ที่มีอยู่เป็นไฟล์ตามเดิม (SOP แบบไฟล์)
- ทั้งไฟล์เป็น 1 ขั้นตอน: ทั้งไฟล์จะเป็นหนึ่งขั้นตอน ชื่อเรื่องและสรุปจะถูกกรอกด้วยเนื้อหาที่ AI อ่านได้
- 1 ขั้นตอนต่อ 1 สไลด์: นำเข้าขั้นตอนทั้งหมดที่ AI แบ่งไว้ เมื่อนำเมาส์ไปชี้ที่ปุ่ม จะแสดงจำนวนขั้นตอนที่จะถูกสร้าง เช่น “10 หน้า → 12 ขั้นตอน” เนื่องจากขั้นตอนเป็นไปตาม [วิธีแบ่งขั้นตอน] ในตัวเลือกการประมวลผล AI จำนวนหน้าและจำนวนขั้นตอนจึงอาจไม่ตรงกัน
- เลือกสไลด์: เลือกหน้าที่ต้องการใช้ แล้วนำเข้าเฉพาะขั้นตอนของหน้านั้น หากเลือกหน้าที่ AI ไม่ได้สร้างขั้นตอน (เช่น หน้าปก หรือเนื้อหาที่ล้นมาจากหน้าก่อนหน้า) หน้านั้นจะกลายเป็นขั้นตอนที่แสดงเฉพาะหน้านั้น
สำหรับขั้นตอนที่สร้างจาก Excel, Word หรือ PowerPoint สิ่งที่แสดงในแต่ละขั้นตอนคือหน้าที่แปลงเป็น PDF แล้ว
เมื่อเพิ่มขั้นตอนใน SOP ที่สร้างไว้แล้ว
เมื่อเพิ่มขั้นตอนในหน้าจอแก้ไข SOP หากเลือก [ไฟล์] ภายใต้ [คุณต้องการเพิ่มขั้นตอนของเนื้อหาประเภทใด?] คุณจะเลือก Excel, Word และ PowerPoint เพิ่มเติมจาก PDF ได้ หลังจากเลือกแล้ว ให้เลือกวิธีนำเข้าจาก [ทั้งไฟล์เป็น 1 ขั้นตอน] / [1 ขั้นตอนต่อ 1 สไลด์] / [เลือกสไลด์] เหมือนด้านบน [ไฟล์ตามเดิม] เลือกได้เฉพาะตอนสร้างใหม่เท่านั้น
ไฟล์ Excel, Word และ PowerPoint เลือกได้เฉพาะเมื่อการประมวลผล AI เสร็จสมบูรณ์แล้ว ส่วนไฟล์ PDF สามารถเพิ่มด้วย [ทั้งไฟล์เป็น 1 ขั้นตอน] ได้แม้ยังไม่ได้ประมวลผล AI ([1 ขั้นตอนต่อ 1 สไลด์] และ [เลือกสไลด์]: จำเป็นต้องมีการประมวลผล AI)
รายละเอียดตัวเลือกการประมวลผล AI
คุณสามารถปรับตัวเลือกต่อไปนี้ให้เข้ากับเนื้อหาของไฟล์และภาพของ SOP ที่ต้องการสร้างได้
โหมดเนื้อหา (วิธีนำเนื้อหาเข้า)
- จัดรูปแบบ (สรุป) (ค่าเริ่มต้น): AI จะอ่านเนื้อหาและเรียบเรียงให้เป็น ประโยคที่อ่านง่ายเหมือนขั้นตอน คำอธิบายที่ยืดยาวจะถูกรวบรวม และทำให้ประธานกับกรรมของการกระทำชัดเจน
- คัดลอก (ตามต้นฉบับ): นำข้อความในไฟล์ไปไว้ในเนื้อหาขั้นตอน ด้วยถ้อยคำเดิม ใช้เมื่อต้องการรักษาสำนวนและการลงท้ายประโยคของบริษัทอย่างเคร่งครัด
วิธีแบ่งขั้นตอน
- ต่อเนื้อหา (ค่าเริ่มต้น): AI จะแบ่งขั้นตอนตามช่วงที่มีความหมายในเนื้อหา แม้ขั้นตอนหนึ่งใน Excel จะกระจายอยู่หลายเซลล์ ก็จะถูกรวมเป็นหน่วยตามเนื้อหา
- ต่อหน้า: แบ่งให้ 1 หน้า PDF = 1 ขั้นตอน เหมาะกับไฟล์ Excel และสไลด์ PowerPoint ที่จัดให้เป็น 1 ชีต = 1 หน้า
รูปแบบประโยค
- คำสั่ง (เช่น “เปิดเครื่อง”)
- สุภาพ (เช่น “กรุณาเปิดเครื่อง”)
- ชักชวน (เช่น “มาเปิดเครื่องกันเถอะ”)
- วิธีการเขียน: หากทีมของคุณตั้งค่า SOP วิธีการเขียน ไว้ ผลลัพธ์จะเป็นไปตามวิธีการเขียนนั้น
โหมดการแปลง (เลย์เอาต์เมื่อแปลงเป็น PDF)
สำหรับ Excel คือการกำหนดเลย์เอาต์ที่ใช้เมื่อแปลงชีตเป็น PDF
- ตามการตั้งค่าการพิมพ์ (ค่าเริ่มต้น): แปลงตามการตั้งค่าการพิมพ์ของไฟล์ Excel (การขึ้นหน้าใหม่และพื้นที่พิมพ์)
- พอดีความกว้าง 1 หน้า: ย่อชีตในแนวนอนให้ความกว้างพอดีกับหนึ่งหน้าเมื่อแปลง วิธีนี้ช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาชีตที่กว้างถูกตัดกลางคัน
- 1 ชีต = 1 หน้า: บังคับให้แต่ละชีตพอดีกับหนึ่งหน้า
สร้างคำถาม
เมื่อทำเครื่องหมายที่ [สร้างคำถาม] ในตัวเลือกการประมวลผล AI AI จะสร้างคำถามสำหรับผู้ปฏิบัติงานจากเนื้อหาของสื่อ ค่าเริ่มต้นคือ เปิด (ON) หากปิด (OFF) จะนำเข้าเฉพาะคำถามที่เขียนไว้ในเอกสารต้นฉบับ (พฤติกรรมแบบเดิม) ส่วนหน้าที่ไม่มีเนื้อหาของงาน เช่น ปก สารบัญ หรือประวัติการแก้ไข จะไม่สร้างคำถาม
เมื่อทำเครื่องหมายแล้ว คุณสามารถเลือก [ประเภทคำถาม] (ตรวจสอบหน้างาน / แบบทดสอบความเข้าใจ) ค่าเริ่มต้นคือ [ตรวจสอบหน้างาน] รายละเอียดดูที่ รายการตัวเลือกการประมวลผล AI และวิธีเลือก
เมื่อ [วิธีเขียนเนื้อหา] เป็น [คัดลอก] เนื่องจากเป็นโหมดที่คัดลอกต้นฉบับตามเดิม จึงเลือก [สร้างคำถาม] ไม่ได้ จะนำเข้าเฉพาะคำถามที่มีอยู่ในเอกสารต้นฉบับเท่านั้น
การตั้งค่าเมื่อสร้าง SOP
หลังจากการประมวลผล AI เสร็จสิ้น ให้ระบุสิ่งต่อไปนี้ใน [การตั้งค่าการแปลงเป็นขั้นตอน] เมื่อสร้าง SOP
- นำคำถามไปใช้กับขั้นตอน: กำหนดว่าจะแนบคำถามที่สร้างขึ้นกับขั้นตอนหรือไม่ หากปิด SOP จะประกอบด้วยเนื้อหาของขั้นตอนเท่านั้น
- ต่างจากที่คาดก็ไปต่อ: ตัดสินคำถามเป็นปกติ / ผิดปกติ แทนการถูก / ผิด เหมาะกับการใช้งานตารางตรวจสอบและเช็กชีต สำหรับสื่อที่เลือก [ตรวจสอบหน้างาน] ในตัวเลือกการประมวลผล AI จะเปิดตั้งแต่เริ่มต้น
- เป้าหมายการอ่านออกเสียง: กำหนดว่าเมื่อเล่น SOP ที่สร้างแล้ว จะอ่านเนื้อหาออกเสียงหรือไม่
รายละเอียดดูที่ การตั้งค่าการแปลงเป็นขั้นตอน (การอ่านออกเสียง คำบรรยาย คำถาม ไฟล์ที่เกี่ยวข้อง)
ระบุ SOP อ้างอิง (เบต้า / ฟีเจอร์ที่เกี่ยวข้อง)
เมื่อสร้าง SOP จากวิดีโอ คุณยังสามารถ ระบุ SOP หรือไฟล์ที่มีอยู่ (เช่น Excel) เป็นเอกสารอ้างอิง และให้นำไปสะท้อนในการวิเคราะห์วิดีโอได้ หากต้องการสร้างคู่มือวิดีโอจาก SOP Excel ที่จัดทำไว้แล้ว ขอให้ลองใช้ดู (อยู่ระหว่างเบต้า) รายละเอียดดูที่ ระบุ SOP อ้างอิงในการวิเคราะห์วิดีโอ (เบต้า)
คำถามที่พบบ่อย
Q. กราฟและรูปภาพใน Excel จะถูกสะท้อนไปยัง SOP หรือไม่?
A. หลังแปลงเป็น PDF กราฟและรูปภาพจะถูกนำเข้าเป็นภาพของหน้า AI จะอ่านข้อความในเนื้อหาเป็นหลัก ส่วนรูปภาพจะแนบกับขั้นตอนเป็นภาพขนาดย่อและเอกสารอ้างอิง หากต้องการใช้ภาพของหน้า การแบ่งแบบ “ต่อหน้า” จะเหมาะกว่า
Q. สามารถนำเข้าไฟล์ .xlsm ที่มีมาโครได้หรือไม่?
A. ได้ .xlsm ก็เป็นรูปแบบที่รองรับ มาโครจะไม่ถูกรัน เนื้อหาชีตที่แสดงอยู่จะถูกแปลงเป็น PDF แล้วนำเข้า
Q. AI ไม่ได้แบ่งขั้นตอนตามที่ฉันคาดไว้
A. คุณสามารถเปิดหน้าต่างรายละเอียดของสื่อ คลิก [รัน AI ใหม่] เปลี่ยนตัวเลือก แล้ววิเคราะห์อีกครั้งได้ เพียงแค่สลับ “วิธีแบ่งขั้นตอน” ระหว่าง [ต่อเนื้อหา] และ [ต่อหน้า] ผลลัพธ์ก็อาจเปลี่ยนไปมาก หากยังไม่ตรง วิธีที่แน่นอนที่สุดคือ แก้ไขด้วยตนเองในตัวแก้ไข SOP
Q. สามารถสร้าง SOP จากไฟล์เดียวกันได้กี่ครั้งก็ได้หรือไม่?
A. ได้ ไฟล์ที่บันทึกไว้ใน [สื่อ] สามารถวิเคราะห์ใหม่ได้ตามต้องการด้วย [รัน AI ใหม่] และคุณยังสามารถสร้าง SOP ใหม่ได้ทุกครั้ง
Q. ขนาดไฟล์สูงสุดที่รองรับคือเท่าไร?
A. ใช้ขีดจำกัดการอัปโหลดเดียวกับสื่อวิดีโอ หากไฟล์ Excel หรือ PowerPoint ใหญ่เกินไป (เทียบเท่าหลายร้อยหน้า) การแบ่งไฟล์แล้วอัปโหลดทีละส่วนจะช่วยให้ประมวลผลได้อย่างเสถียร