เมื่อนำเข้า PDF AI จะอ่านเนื้อหาและสร้าง SOP โดยอัตโนมัติ คุณสามารถนำคู่มือและเอกสารมาตรฐานการทำงานที่มีอยู่มาใช้ซ้ำเป็น SOP ของ Dive ได้ AI จะสร้างชื่อเรื่อง เนื้อหา เคล็ดลับ ข้อควรระวัง และข้อมูลด้านความปลอดภัยของแต่ละขั้นตอนจากเอกสารด้วย

เกี่ยวกับการสร้าง SOP จาก PDF

เป็นวิธีการสร้างที่ AI จะประกอบ SOP จาก PDF ที่นำเข้า โดยเนื้อหาที่ถูกสร้างขึ้นมีดังต่อไปนี้:

• ชื่อเรื่องและภาพรวมของ PDF ทั้งฉบับ
• การแบ่งเป็นขั้นตอน (ตามค่าเริ่มต้น แถวในตารางและรายการแบบมีจุดภายในหนึ่งหน้าจะถูกแบ่งเป็นขั้นตอนแยกตามเนื้อหาด้วย)
• ชื่อเรื่อง เนื้อหา เคล็ดลับ ข้อควรระวัง และข้อมูลด้านความปลอดภัยของแต่ละขั้นตอน
• คำถาม (กรณีเลือก [สร้างคำถาม] ในตัวเลือก AI)
• แต่ละขั้นตอนจะแสดงหน้าที่เกี่ยวข้องของ PDF ต้นฉบับตามเดิม

โดยค่าเริ่มต้น เนื้อหาจะถูกจัดเป็นข้อความที่อ่านง่าย หากต้องการคงถ้อยคำเดิมไว้ ให้เลือก [คัดลอกตามต้นฉบับ] ใน [วิธีเขียนเนื้อหา] ของตัวเลือก AI ขั้นตอนหนึ่งจะไม่กระจายไปหลายหน้า

การเตรียมการ (รูปแบบไฟล์ที่รองรับ)

นอกจาก PDF แล้ว คุณยังสามารถนำเข้าไฟล์ Excel, Word และ PowerPoint ได้โดยตรง (ไม่จำเป็นต้องส่งออกเป็น PDF ไว้ก่อน) สำหรับการนำเข้าไฟล์ Office โปรดดูที่ การสร้าง SOP จากไฟล์ (รองรับ Excel/Word/PowerPoint)

หมายเหตุ: PDF ที่เลือกข้อความได้ (PDF ที่มีข้อมูลข้อความ) จะให้ความแม่นยำสูงกว่า PDF ที่เป็นเพียงภาพสแกน

วิธีการสร้าง

กรณีสร้าง SOP ใหม่

1. จากแถบด้านข้าง เลือก [+] → [ลงทะเบียน SOP ที่มีอยู่] แล้วกด [เลือกจากสื่อ] ที่ด้านล่างของหน้าจอที่เปิดขึ้น
2. อัปโหลดไฟล์ PDF หรือเลือก PDF ที่ประมวลผลด้วย AI แล้วจาก [สื่อ] (กรณีอัปโหลด ให้ตั้งค่าตัวเลือก AI แล้วเรียกใช้การประมวลผล โปรดดู "การตั้งค่าตัวเลือก AI" ด้านล่าง)
3. ใน [ต้องการนำเข้าไฟล์อย่างไร?] ภายใต้หัวข้อ "ดูเป็น SOP ของ Dive" ให้เลือกวิธีนำเข้าจาก [ทั้งไฟล์เป็น 1 ขั้นตอน] / [1 ขั้นตอนต่อ 1 สไลด์] / [เลือกสไลด์] (หากเลือก [ไฟล์ตามเดิม] ที่ด้านบนสุด จะได้ SOP ที่แสดง PDF ตามเดิมโดยไม่แบ่งเป็นขั้นตอน ส่วนความแตกต่างของแต่ละตัวเลือก โปรดดู "วิธีเลือกวิธีนำเข้า" ใน การสร้าง SOP จากไฟล์ (รองรับ Excel/Word/PowerPoint))
4. ตรวจสอบ [การตั้งค่าการแปลงเป็นขั้นตอน] แล้วกด [ยืนยันด้วยเนื้อหานี้]
5. ระบบจะสร้างฉบับร่างให้ ให้ตรวจสอบเนื้อหาและแก้ไขตามต้องการ แล้วจึงเผยแพร่

กรณีเพิ่มขั้นตอนลงในฉบับร่างที่มีอยู่

จากหน้าจอแก้ไข SOP คุณก็สามารถนำเข้า PDF และเพิ่มขั้นตอนได้เช่นกัน ใช้เมื่อต้องการแทรกเนื้อหาจาก PDF ลงใน SOP ที่มีอยู่ เมื่อเพิ่มขั้นตอน ให้เลือก [ไฟล์] แล้วเลือก PDF จากนั้นคุณจะเลือกวิธีนำเข้าได้จาก [ทั้งไฟล์เป็น 1 ขั้นตอน] / [1 ขั้นตอนต่อ 1 สไลด์] / [เลือกสไลด์] สำหรับ PDF ที่ยังไม่ได้ประมวลผลด้วย AI จะเลือกได้เฉพาะ [ทั้งไฟล์เป็น 1 ขั้นตอน]

การตั้งค่าตัวเลือก AI

เมื่ออัปโหลด PDF ตัวเลือกการประมวลผล AI จะเปิดขึ้น เมื่อนำเมาส์ไปวางบนไอคอนคำอธิบายข้างแต่ละรายการหรือบนปุ่มตัวเลือก ก็จะแสดงคำอธิบาย ระบบจะใส่การตั้งค่าที่คุณเลือกครั้งล่าสุดมาให้ตั้งแต่เริ่มต้น

คำสั่งการวิเคราะห์

การบอก AI สั้น ๆ ว่า PDF นี้เป็นเอกสารประเภทใด จะช่วยเพิ่มความแม่นยำของชื่อเรื่องและเนื้อหา ระบุเฉพาะคำอธิบายที่เจาะจงสำหรับไฟล์นี้ก็เพียงพอ หากลงทะเบียนข้อกำหนดร่วมกัน เช่น ศัพท์เฉพาะทางภายในองค์กรหรือประเภทธุรกิจ ไว้ครั้งเดียวที่ อภิธานศัพท์เฉพาะทาง (คำศัพท์และคำแปลหลายภาษา) ข้อกำหนดเหล่านั้นก็จะถูกนำไปใช้ในการวิเคราะห์โดยไม่ต้องป้อนซ้ำทุกครั้ง

วิธีแบ่งขั้นตอน

• ต่อเนื้อหา (ค่าเริ่มต้น): แยกแถวในตาราง รายการแบบมีจุด และหลายขั้นตอนภายในหนึ่งหน้า แล้วทำให้แต่ละส่วนเป็นหนึ่งขั้นตอน เหมาะกับเอกสารที่เขียนหลายขั้นตอนไว้ในหนึ่งหน้า
• ต่อหน้า: ทำให้หนึ่งหน้าเป็นหนึ่งขั้นตอน เหมาะกับ PDF แบบสไลด์ที่ประกอบด้วยแผนภาพหรือรูปถ่ายเป็นหลัก

สไตล์ข้อความ

• คำสั่ง (เช่น "ตรวจสอบวาล์ว"): เป็นมาตรฐานของ SOP
• สุภาพ (เช่น "กรุณาตรวจสอบวาล์วด้วย"): ใช้กับการฝึกอบรมพนักงานใหม่ หรือ SOP ที่ส่งให้คู่ค้าทางธุรกิจหรือผู้ตรวจสอบ
• ชักชวน (เช่น "มาตรวจสอบวาล์วกันเถอะ"): ใช้กับการศึกษาและการฝึกอบรม
• วิธีเขียนของทีม: หากทีมของคุณกำหนดวิธีเขียน SOP ไว้ ถ้อยคำจะเป็นไปตามที่กำหนด

การตั้งค่าขั้นสูง

• วิธีเขียนเนื้อหา: [จัดระเบียบใหม่] (ค่าเริ่มต้น) จะอ่านเนื้อหาและจัดเป็นเนื้อหางาน เคล็ดลับ ข้อควรระวัง และความปลอดภัย [คัดลอกตามต้นฉบับ] จะคงถ้อยคำเดิมไว้ และคัดลอกแถวในตารางและรายการแบบมีจุดตามต้นฉบับอย่างตรงไปตรงมา เหมาะกับเอกสารที่ให้ความสำคัญกับต้นฉบับ เช่น ระเบียบ ตารางตรวจสอบ และแบบประเมิน
• ภาษาที่รู้จำ: เมื่อเลือกภาษาของข้อความใน PDF ความแม่นยำของการจัดระเบียบและการสร้างเนื้อหาเสริมจะดีขึ้น
• สร้างคำถาม: AI จะสร้างคำถามสำหรับผู้ปฏิบัติงานจากเนื้อหาของเอกสาร เมื่อเปิดใช้งาน คุณสามารถเลือก [ประเภทคำถาม] ([ตรวจสอบหน้างาน] / [แบบทดสอบความเข้าใจ]) ได้ เมื่อเลือก [คัดลอกตามต้นฉบับ] จะเลือกรายการนี้ไม่ได้ และระบบจะนำเข้าเฉพาะคำถามที่เขียนไว้ในเอกสารต้นฉบับเท่านั้น

สำหรับคำอธิบายรายละเอียดของแต่ละรายการ โปรดดู "รายละเอียดตัวเลือกการประมวลผล AI" ใน การสร้าง SOP จากไฟล์ (รองรับ Excel/Word/PowerPoint)

ตรวจสอบและแก้ไข SOP ที่สร้างขึ้น

เมื่อการประมวลผลเสร็จสิ้น ระบบจะสร้างฉบับร่างให้ แต่ละขั้นตอนที่สร้างขึ้นสามารถแก้ไขได้เหมือน SOP ทั่วไป

• แก้ไขชื่อเรื่อง เนื้อหา เคล็ดลับ ข้อควรระวัง และข้อมูลด้านความปลอดภัย
• ลบขั้นตอนที่ไม่จำเป็นและเปลี่ยนลำดับ
• เพิ่มวิดีโอ รูปภาพ หรือ AR ให้แต่ละขั้นตอน

ตรวจสอบเนื้อหา แก้ไขตามต้องการ แล้วจึงเผยแพร่ เมื่อแก้ไขอีกครั้ง คุณสามารถเข้าถึง SOP เป้าหมายได้จาก [รายการฉบับร่าง / การอนุมัติ]

เคล็ดลับในการสร้างให้ได้ผล

• ป้อนคำสั่งการวิเคราะห์: เพียงเพิ่มคำอธิบายสั้น ๆ เช่น "SOP การตรวจสอบอุปกรณ์ XX" ก็จะช่วยเพิ่มความแม่นยำได้
• เลือกวิธีแบ่งที่เหมาะกับเอกสาร: สำหรับเอกสารที่มีหลายขั้นตอนในหนึ่งหน้า แนะนำ [ต่อเนื้อหา] ส่วนเอกสารแบบสไลด์ที่รวมงานหนึ่งอย่างไว้หนึ่งหน้า แนะนำ [ต่อหน้า] หากขั้นตอนไม่ถูกแบ่งอย่างที่คาดไว้ คุณสามารถเปลี่ยนวิธีแบ่งแล้ววิเคราะห์ใหม่ได้ โดยใช้ [รัน AI ใหม่] จากรายละเอียดของสื่อ
• ใช้ PDF ที่มีข้อมูลข้อความ: PDF ที่เลือกข้อความได้จะให้ความแม่นยำสูงกว่า PDF ที่เป็นเพียงภาพสแกน

ข้อควรทราบและข้อจำกัด

• บทความนี้อธิบายการนำเข้า PDF ไฟล์ Excel, Word และ PowerPoint ก็นำเข้าได้จากหน้าจอเดียวกัน
• หากต้องการแบ่ง PDF ใน [สื่อ] เป็นขั้นตอนเพื่อใช้งาน จะไม่สามารถเลือก [ทั้งไฟล์เป็น 1 ขั้นตอน] / [1 ขั้นตอนต่อ 1 สไลด์] / [เลือกสไลด์] ได้ จนกว่าการประมวลผล AI จะเสร็จสิ้น ในกรณีนั้น ให้กด [เรียกใช้การประมวลผล AI] ใน [สื่อ] แล้วลองใหม่อีกครั้ง ([ไฟล์ตามเดิม] สามารถเลือกได้แม้ไม่ได้ประมวลผลด้วย AI)
• PDF ที่จำกัดการพิมพ์ การแก้ไข หรือการคัดลอก (ที่ไม่ต้องใส่รหัสผ่านเมื่อเปิด) ยังสามารถประมวลผลด้วย AI ได้ตามเดิม ส่วน PDF ที่ต้องใส่รหัสผ่านเมื่อเปิดไม่สามารถประมวลผลด้วย AI ได้ จึงโปรดเตรียมไฟล์ที่ยกเลิกรหัสผ่านไว้