การแชร์ฉบับร่างคือฟีเจอร์ที่ใช้เพื่อแสดง SOP ที่อยู่ในสถานะฉบับร่าง (ยังไม่เผยแพร่) ให้กับผู้ใช้หรือกลุ่มที่ระบุไว้ โดยแยกจากขั้นตอนการอนุมัติ เพื่อให้พวกเขาดูและแสดงความคิดเห็น คุณใช้ฟีเจอร์นี้เมื่อต้องการให้เจ้าหน้าที่ด้านสนามหรือผู้มีประสบการณ์ตรวจสอบเนื้อหาก่อนเผยแพร่
คนที่รับการแชร์จะไม่ได้รับสิทธิในการแก้ไข ไม่สามารถแก้ไข บันทึก อนุมัติ หรือลบขั้นตอนได้ เพียงแค่สามารถแสดงความคิดเห็นเท่านั้น
การแชร์ฉบับร่างคืออะไร
โดยค่าเริ่มต้น SOP ที่อยู่ในสถานะฉบับร่างสามารถเปิดได้เฉพาะผู้ริเริ่มและผู้ที่อยู่ในขั้นตอนการอนุมัติเท่านั้น ดังนั้นในสถานการณ์ที่ว่า "ต้องการให้เจ้าหน้าที่ด้านสนามซึ่งไม่ใช่ผู้อนุมัติดูเนื้อหาก่อนเผยแพร่" คุณจะต้องเผยแพร่ก่อน หรือให้ดูหน้าจอร่วมกัน
เมื่อใช้การแชร์ฉบับร่าง ผู้ริเริ่มเพียงแค่ระบุแชร์ให้ (ผู้ใช้ / กลุ่ม) ก็สามารถเปิดฉบับร่างและตรวจสอบเนื้อหาได้ รวมถึงแสดงความคิดเห็น คุณสามารถแชร์ให้แม้กับผู้ที่ไม่มีสิทธิในการเข้าถึงโฟลเดอร์ (การแชร์ฉบับร่างเป็นวิธีที่แยกจากการจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์) เนื่องจากเป็นกลไกแยกจากขั้นตอนการอนุมัติ จึงไม่ส่งผลต่อลำดับการอนุมัติ
●หน้าจอ: แท็บ「การแชร์ฉบับร่าง」ในหน้าจอแก้ไข SOP (มองจากผู้ริเริ่ม)
[รูปภาพ: draftshare_tab_owner]
สิ่งที่ต้องใช้
- สิทธิ: เฉพาะผู้ริเริ่มของฉบับร่างนั้นเท่านั้นที่สามารถตั้งค่าแชร์ให้ได้ คนอื่น (ผู้อนุมัติหรือผู้ที่ได้รับการแชร์) จะไม่เห็นการตั้งค่าการแชร์ และสามารถใช้เฉพาะความคิดเห็นเท่านั้น
- คนที่สามารถแชร์ให้ได้: ผู้ใช้และกลุ่มในทีมเดียวกัน ไม่สามารถแชร์ให้ผู้เยี่ยมชมและผู้ใช้ที่กำลังเชิญได้
- เป้าหมาย: เฉพาะ SOP ที่อยู่ในสถานะฉบับร่าง SOP ที่เผยแพร่แล้ว (ออกแล้ว) จะไม่แสดงแท็บ「การแชร์ฉบับร่าง」
- แพ็กเกจ: ใช้ได้ในแพ็กเกจ Lite ขึ้นไป
- ตำแหน่ง: ตั้งค่าจากแท็บ [การแชร์ฉบับร่าง] ที่ด้านบนของหน้าจอแก้ไข SOP
ตั้งค่าแชร์ให้ (ผู้ริเริ่ม)
- เปิด [SOP] → [ฉบับร่าง / การอนุมัติ] จากเมนูด้านซ้าย แล้วคลิก SOP ที่ต้องการจากแท็บ [ฉบับร่าง]
- เปิดแท็บ [การแชร์ฉบับร่าง] ด้านบนของหน้าจอแก้ไข
- คลิก [เปลี่ยนเป้าหมายที่แชร์]
- เลือกบุคคลในส่วน「ผู้ใช้ที่แชร์ให้」หรือเลือกกลุ่มในส่วน「กลุ่มที่แชร์ให้」(สามารถใช้ทั้งสองอย่างพร้อมกันได้)
- คลิก [บันทึกการตั้งค่าการแชร์]
●หน้าจอ: ไดอะล็อกตั้งค่าแชร์ให้ที่เปิดจาก [เปลี่ยนเป้าหมายที่แชร์]
เมื่อบันทึกแล้ว เฉพาะผู้ที่เพิ่งเพิ่มเป็นแชร์ให้ใหม่เท่านั้นจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนพร้อมลิงก์โดยตรงไปยัง SOP ที่เกี่ยวข้อง คนที่ได้รับการแชร์แล้วจะไม่ได้รับอีเมลเดียวกันซ้ำ
แชร์ให้ตามหน่วยกลุ่ม
เมื่อคลิกชื่อกลุ่มแต่ละครั้ง สถานะการเลือกจะสลับไปเหมือนต่อไปนี้
- ครั้งที่ 1: แชร์ให้สมาชิกของกลุ่มและกลุ่มย่อยทั้งหมด
- ครั้งที่ 2: แชร์ให้เฉพาะผู้ใช้โดยตรงของกลุ่มเท่านั้น (ไม่รวมกลุ่มย่อย)
- ครั้งที่ 3: ยกเลิกการเลือก
แชร์ให้ได้รับการยืนยันตามเนื้อหาณ จุดที่ขยายสมาชิก ผู้ที่เข้าร่วมกลุ่มหลังจากบันทึกจะไม่ถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติ หากจำเป็นให้บันทึกใหม่
ไม่จำเป็นต้องแชร์ให้ผู้อนุมัติ
ผู้ใช้ที่อยู่ระหว่างขออนุมัติสามารถเปิดและตรวจสอบฉบับร่างได้โดยอัตโนมัติ ไม่จำเป็นต้องระบุที่แชร์ให้แบบซ้ำ
ด้านที่ได้รับการแชร์มองเห็นอย่างไร
คนที่ได้รับการแชร์สามารถเปิดฉบับร่างด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้
- เปิดจากลิงก์ในอีเมลแจ้งเตือน
- เปิด [SOP] → [ฉบับร่าง / การอนุมัติ] จากเมนูด้านซ้าย แล้วเปิดจากแท็บ [ฉบับร่างที่แชร์] (ในกรณีของผู้ใช้แบบดูอย่างเดียว ชื่อเมนูจะแสดงเป็น [ฉบับร่างที่แชร์])
●หน้าจอ: แท็บ [ฉบับร่างที่แชร์] ของ「ฉบับร่าง / การอนุมัติ」
เมื่อเปิดแล้ว แท็ก [ฉบับร่างที่แชร์ (ดู·แสดงความคิดเห็นเท่านั้น)] จะแสดงที่ด้านบนของหน้าจอ และแท็บ [ความคิดเห็นต่อร่าง] จะเปิดก่อน คุณสามารถตรวจสอบเนื้อหา SOP จากแท็บ [รายละเอียดขั้นตอน]
ในสถานะนี้ ไม่สามารถแก้ไข บันทึก เผยแพร่ (ขออนุมัติ) อนุมัติ ทำการแก้ไขใหม่ คัดลอก ลบ หรือแชร์ผ่าน QR Code ได้ สามารถทำได้เฉพาะแสดงความคิดเห็นเท่านั้น
แสดงความคิดเห็นและปรึกษาหารือ
- เปิดแท็บ [การแชร์ฉบับร่าง] (ผู้ที่ได้รับการแชร์ใช้ [ความคิดเห็นต่อร่าง])
- พิมพ์ความคิดเห็นในช่องป้อนข้อมูลด้านล่างของหน้าจอ แล้วคลิก [โพสต์ความคิดเห็น]
เมื่อโพสต์แล้ว ผู้ริเริ่มและผู้ที่เคยแสดงความคิดเห็นในอดีต SOP นี้ (นอกเหนือจากตัวเอง) จะได้รับอีเมลแจ้งเตือนพร้อมเนื้อหาความคิดเห็น คนที่ได้รับการแชร์แต่ยังไม่แสดงความคิดเห็นจะไม่ได้รับการแจ้งเตือน
ความคิดเห็นจะปรากฏทันทีหลังจากโพสต์ และหน้าจออัพเดตสำหรับทุกคนที่เปิด SOP อยู่ ชื่อผู้โพสต์และวันเวลาที่โพสต์จะแสดงพร้อมกัน
●หน้าจอ: รายการความคิดเห็นฉบับร่างและช่องป้อนข้อมูล
ยกเลิกการแชร์
ผู้ริเริ่มเปิด [การแชร์ฉบับร่าง] → [เปลี่ยนเป้าหมายที่แชร์] ยกเลิกการเลือกผู้ใช้หรือกลุ่มที่ต้องการขจัด แล้วคลิก [บันทึกการตั้งค่าการแชร์] ผู้ที่ถูกขจัดจะหายไปจากแท็บ [ฉบับร่างที่แชร์]
นอกจากนี้ เมื่อเผยแพร่ SOP แล้ว จะหายไปจากแท็บ [ฉบับร่างที่แชร์]โดยอัตโนมัติ การเข้าถึงหลังเผยแพร่ขึ้นอยู่กับการจำกัดการเข้าถึงของโฟลเดอร์ที่เก็บไว้
คำถามที่พบบ่อย
คนที่ได้รับการแชร์จะแก้ไข SOP ได้หรือไม่
ไม่ได้ ในหน้าจอของคนที่ได้รับการแชร์จะไม่แสดงปุ่มสำหรับแก้ไข บันทึก และอนุมัติ จึงอยู่ในสถานะอ่านอย่างเดียว
สามารถแชร์ให้คนที่ไม่มีสิทธิในการเข้าถึงโฟลเดอร์ได้หรือไม่
ได้ การแชร์ฉบับร่างเป็นกลไกที่อนุญาตการเข้าถึงแยกจากการจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์ เนื่องจากจะแสดง SOP ที่ยังไม่เผยแพร่ให้ โปรดยืนยันก่อนระบุแชร์ให้
สามารถแชร์ให้ผู้เยี่ยมชมได้หรือไม่
ไม่ได้ ผู้เยี่ยมชมจะไม่ปรากฏในรายชื่อที่สามารถแชร์ให้ได้
หลังเผยแพร่ ความคิดเห็นที่แสดงในระหว่างฉบับร่างจะไปไหน
เมื่อเผยแพร่ SOP แล้ว แท็บ「การแชร์ฉบับร่าง」จะไม่แสดง ดังนั้นช่องความคิดเห็นจึงไม่แสดงด้วย
ถ้าฉบับร่างที่ได้รับการแชร์อยู่ใน「รอการอนุมัติจากคุณ」ด้วยจะเป็นอย่างไร
ขั้นตอนการอนุมัติจะมีลำดับความสำคัญ เมื่อเปิดในฐานะผู้อนุมัติ จะไม่อยู่ในสถานะอ่านอย่างเดียว และสามารถดำเนินการอนุมัติและปฏิเสธตามปกติ