Trong bước này, bạn sẽ cấu hình Nhóm phù hợp với cơ cấu tổ chức của bạn và gán thành viên. Tiến hành theo thứ tự sau đây.

Hiểu khái niệm về Nhóm
Tạo Nhóm (phù hợp với cấu trúc tổ chức của bạn)
Thêm người dùng và gán họ vào Nhóm
Cấu hình quy trình phê duyệt

Nhóm là gì?

Nhóm là một đơn vị của tổ chức (phòng ban, bộ phận, dự án, v.v.). Tùy thuộc vào nhóm nào mà người dùng thuộc về, ba yếu tố sau sẽ được xác định.

Thư mục nào (SOP) có thể được truy cập
Quy trình phê duyệt nào sẽ được sử dụng khi phát hành SOP
Đơn vị quản lý Bản đồ kỹ năng (nội dung kỹ năng và định nghĩa cấp độ)

Trong bước này, hãy cấu hình các Nhóm phù hợp với cơ cấu tổ chức hoặc cơ cấu dự án của bạn.

Sự khác biệt giữa Nhóm và Chế độ

Nhóm là đơn vị hợp đồng và tương ứng với toàn bộ công ty của bạn (chỉ có một trong Dive). Những người dùng trong đó được nhóm lại thành các đơn vị như phòng ban, bộ phận, dự án, v.v., gọi là Nhóm.

Hình dung rằng Nhóm = Công ty, Nhóm = "Phòng ban" hoặc "Bộ phận" trong đó. Các Nhóm có thể được xếp theo cấp bậc (ví dụ: Bộ phận Sản xuất → Bộ phận Sản xuất 2), và một người dùng có thể thuộc về nhiều Nhóm.

Giới hạn truy cập và Nhóm

Trong Giới hạn truy cập của Thư mục, bạn chỉ định Nhóm được phép truy cập. Những người thuộc Nhóm được chỉ định và các Nhóm cấp dưới (cấp bậc thấp hơn) có thể truy cập.

Nói cách khác, nếu bạn chỉ định một Nhóm cấp cao, các Nhóm cấp dưới cũng sẽ được bao gồm, nhưng nếu bạn chỉ định một Nhóm cấp thấp, chỉ Nhóm đó sẽ được bao gồm.

Ngoài ra, tài khoản có thể thuộc về nhiều Nhóm.

Dựa trên những điều trên,

① Trước tiên, hãy xác định theo cấu trúc tổ chức hiện tại

② Nếu có các Nhóm xuyên tổ chức, hãy thêm và xác định chúng

sẽ tốt hơn.

Hãy thử cấu hình Nhóm

Bấm vào biểu tượng người trên thanh bên (Quản lý người dùng).

2. Bấm [Quản lý nhóm].

3. Bấm [+ Tạo nhóm đầu tiên].

4. Nhập tên nhóm và bấm [Thêm].

5. Nhóm đã được cấu hình! (Trong ví dụ này, bạn đã tạo nhóm "Bộ phận Sản xuất")
Tiếp theo, bạn sẽ tạo các nhóm con để xác định cấu trúc cấp bậc. Di chuột qua nhóm bạn vừa tạo và bấm [···] ở bên phải.

6. Bấm [Thêm nhóm con].

7. Nhập tên nhóm và bấm [Thêm].

8. Nhóm con đã được tạo và bạn có thể xác định cấu trúc cấp bậc! (Trong ví dụ này, Bộ phận Sản xuất → Bộ phận Sản xuất 2)

Cuối cùng, bấm [Lưu].

9. Tạo Nhóm đã hoàn thành!

Thêm người dùng làm thành viên của Nhóm

Hãy thêm những người dùng hiện có vào Nhóm. Bấm vào Nhóm bạn muốn thêm (trong ví dụ này, Bộ phận Sản xuất 2). Khi đó, màn hình bên phải sẽ thay đổi thành thông tin của Bộ phận Sản xuất 2. Hiện tại không ai trong đó.
Bấm [Thêm thành viên].
Bấm [Chọn Người dùng để thêm], chọn người dùng mục tiêu và bấm [Thêm].
Người dùng đã được thêm làm thành viên Nhóm!

Thêm người dùng mới khác

Hãy thêm những thành viên sẽ sử dụng làm người dùng và chuẩn bị môi trường sử dụng. Có hai cách để thêm: "Mời qua email" và "Cấp tài khoản không cần email". Nếu bạn muốn đăng ký nhiều người dùng cùng một lúc, bạn cũng có thể sử dụng nhập hàng loạt qua Excel.

Các hướng dẫn chi tiết về cách thêm (lời mời, Cấp tài khoản không cần email, nhập hàng loạt Excel) được tóm tắt trong bài viết sau.

Thêm người dùng (Mời email, Cấp tài khoản không cần email)

Khi bạn thêm người dùng, hãy gán họ vào từng Nhóm theo cách như "Thêm người dùng làm thành viên của Nhóm" ở trên.

Cấu hình quy trình phê duyệt

Cuối cùng, cấu hình Quy trình phê duyệt khi cần thiết. Quy trình phê duyệt có thể được cấu hình cho mỗi Nhóm, và khi được cấu hình, sẽ cần sự phê duyệt của người phê duyệt được chỉ định khi phát hành hoặc sửa đổi SOP.

Để biết chi tiết về các bước cấu hình, vui lòng tham khảo Quy trình phê duyệt.

Cảm ơn bạn đã cố gắng! Cấu hình Nhóm đã hoàn thành ◎

Khi phạm vi sử dụng Dive mở rộng hoặc tổ chức công ty thay đổi, hãy xem lại và cấu hình lại tại đây! Bước tiếp theo là bước cuối cùng.

Bước tiếp theo > Bước 6: Phát triển SOP từ ý kiến của bộ phận sản xuất