Hướng dẫn bắt đầu đã đến bước cuối cùng. SOP không phải "tạo xong là hết" mà phải được sử dụng tại bộ phận và phát triển từ tiếng nói của bộ phận, khi đó nó mới trở thành một cơ chế truyền kỹ năng thực sự.
Cuối cùng, chúng tôi sẽ giới thiệu cách tiếp cận để phát triển SOP bắt đầu từ "muốn" và "gặp khó khăn" của bộ phận.
Hỏi bộ phận xem cần tạo SOP nào
Việc dừng lại ở chỗ "không biết nên tạo SOP nào" là rất phổ biến. Nếu cố gắng phân loại một cách hệ thống từ đầu, nó sẽ trở nên nặng nề và tiến độ sẽ chậm lại.
Vì vậy, Dive khuyên bạn nên yêu cầu các thành viên ở bộ phận tự đăng tải "SOP mong muốn" của họ. Tất cả mọi người, bao gồm nhân viên mới, người dùng chỉ xem và các thành viên có quyền khách, đều có thể thoải mái đăng tải "Tôi muốn SOP như thế này" hoặc "Tôi gặp khó khăn ở đây", và những người muốn cái tương tự có thể ủng hộ bằng "+1".
Nếu bạn tạo SOP theo thứ tự các yêu cầu được ủng hộ nhiều nhất = theo thứ tự thực sự cần thiết, bạn có thể giảm được những SOP được tạo nhưng không được sử dụng.
Chu kỳ phát triển SOP mong muốn
- Collect (Thu thập): Từ "SOP mong muốn" trong thanh bên, tất cả mọi người đều đăng tải "muốn" và "gặp khó khăn" của bộ phận. "+1" cho thấy sức mạnh của nhu cầu.
- Create (Tạo): Bắt đầu với những cái có "+1" nhiều nhất (= được yêu cầu nhiều nhất). Tạo và xuất bản SOP theo quy trình Bước 1 đến Bước 4.
- Respond (Trả lời): Khi liên kết SOP đã hoàn thành với yêu cầu, người đã đăng tải và những người đã "+1" sẽ nhận được thông báo "Đã đáp ứng yêu cầu của bạn".
Càng chạy chu kỳ này nhiều lần, sẽ có ngày càng nhiều SOP thực sự được sử dụng ở bộ phận. Để biết chi tiết hơn, hãy xem Cách dùng SOP mong muốn (Sổ ghi chép ý tưởng).
Không để một người tạo SOP
Ban đầu, người phụ trách triển khai có thể tạo được, nhưng nếu một người chịu trách nhiệm lâu dài, nó sẽ dừng lại. Bảng "SOP mong muốn" là nơi gặp gỡ giữa người muốn và người có thể tạo trên cùng một màn hình. Khi văn hóa các chuyên viên công việc tự quay phim và tạo bắt đầu phát triển, SOP sẽ tăng lên một cách tự động.
Bổ sung: Nếu muốn hiển thị kỹ năng của tổ chức (Tùy chọn)
Khi SOP bắt đầu được sử dụng tại bộ phận, sự tích lũy đó cũng dẫn đến việc hiển thị "ai · làm được cái gì · đến mức độ nào" của kỹ năng. Nếu muốn quản lý tình trạng kỹ năng của tổ chức một cách hệ thống, vui lòng sử dụng tính năng Bản đồ kỹ năng. Đây là một bước phát triển tùy chọn. Không cần phải thực hiện từ đầu.
- Bản đồ kỹ năng là gì? / Cách xem Dấu kỹ năng
- Tạo Bản đồ kỹ năng từ Mẫu theo ngành
- Cách sử dụng Bản đồ kỹ năng khi vận hành