Trong bước này, bạn sẽ cấu hình Nhóm phù hợp với cấu trúc tổ chức của mình và gán các thành viên. Hãy thực hiện theo các bước sau:
- Hiểu cách thức hoạt động của nhóm
- Tạo nhóm (phù hợp với hệ thống phân cấp tổ chức của bạn)
- Thêm người dùng và gán họ cho các nhóm
- Cấu hình quy trình phê duyệt
Nhóm là gì?
Nhóm là các đơn vị tổ chức (bộ phận, nhóm, dự án, v.v.). Tùy thuộc vào nhóm mà người dùng thuộc về, ba điều sau sẽ được xác định:
- Họ có thể truy cập vào Thư mục (SOP) nào
- Quy trình phê duyệt nào được sử dụng khi phát hành SOP
- Đơn vị quản lý Bản đồ kỹ năng (chi tiết kỹ năng và định nghĩa cấp độ)
Trong bước này, bạn sẽ thiết lập các nhóm phù hợp với cấu trúc tổ chức hoặc dự án của bạn.
Sự khác biệt giữa Nhóm và Đội
Nhóm là một đơn vị hợp đồng và đại diện cho toàn bộ công ty của bạn (chỉ có một trong mỗi thể hiện Dive). Nhóm là cách bạn tổ chức người dùng trong đội đó theo bộ phận, nhóm, dự án, v.v.
Hãy coi như: Nhóm = Công ty, Nhóm = Các bộ phận hoặc nhóm trong đó. Nhóm có thể được sắp xếp theo phân cấp (ví dụ: Bộ phận Sản xuất → Phân công Sản xuất 2), và một người dùng duy nhất có thể thuộc nhiều nhóm.
Giới Hạn Truy Cập và Nhóm
Trong hạn chế truy cập thư mục, bạn chỉ định những nhóm nào được phép truy cập. Người dùng thuộc nhóm được chỉ định và bất kỳ nhóm nào bên dưới nó (các cấp phân cấp thấp hơn) đều có thể truy cập thư mục.
Nói cách khác, nếu bạn chỉ định một nhóm ở cấp cao hơn, tất cả các nhóm bên dưới nó sẽ được bao gồm. Nếu bạn chỉ định một nhóm ở cấp độ thấp hơn, chỉ nhóm cụ thể đó có quyền truy cập.
|
Ví dụ 1) Khi giới hạn truy cập được đặt thành "Bộ phận Sản xuất," người dùng trong Phân công Sản xuất 2 (một nhóm con của Bộ phận Sản xuất) có thể truy cập thư mục. |
|
Ví dụ 2) Khi giới hạn truy cập được đặt thành "Phân công Sản xuất 2," người dùng trong Phân công Sản xuất 1 (mặc dù họ ở trong cùng Bộ phận Sản xuất) không thể truy cập vì họ không thuộc Phân công Sản xuất 2. |
Ngoài ra, một tài khoản người dùng có thể thuộc về nhiều nhóm.
|
Ví dụ 3) Một "Nhóm Cải tiến" được thành lập như một dự án đa bộ phận. Mặc dù người dùng trong nhóm này có thể khác nhau, nhưng truy cập thư mục có thể được quản lý riêng. |
Dựa vào phần trên,
1. Trước tiên, xác định nhóm dựa trên cấu trúc tổ chức hiện tại của bạn
2. Nếu bạn có các nhóm đa bộ phận, hãy xác định chúng thêm nữa
Phương pháp này hoạt động tốt.
Hãy Thử Cấu Hình Nhóm
- Nhấp vào biểu tượng người ở thanh bên (Quản lý người dùng).
2. Nhấp vào [Quản lý nhóm].
3. Nhấp vào [+ Tạo nhóm đầu tiên].
4. Nhập tên nhóm và nhấp vào [Thêm].
5. Nhóm đã được cấu hình! (Trong ví dụ này, nhóm "Bộ phận Sản xuất" đã được tạo.)
Tiếp theo, để xác định hệ thống phân cấp, bạn sẽ tạo các nhóm con. Di chuyển chuột qua nhóm bạn đã tạo và nhấp vào nút [...] xuất hiện ở bên phải.
6. Nhấp vào [Thêm nhóm con].
7. Nhập tên nhóm và nhấp vào [Thêm].
8. Nhóm con đã được tạo và bây giờ bạn có thể xác định hệ thống phân cấp! (Trong ví dụ này, Bộ phận Sản xuất → Phân công Sản xuất 2.)
Cuối cùng, nhấp vào [Lưu].
9. Tạo nhóm đã hoàn thành!
Hãy Thêm Người Dùng vào Nhóm Làm Thành Viên
- Bây giờ hãy thêm người dùng hiện có vào một nhóm. Nhấp vào nhóm bạn muốn thêm người dùng vào (trong ví dụ này, Phân công Sản xuất 2). Màn hình bên phải sẽ thay đổi để hiển thị thông tin về Phân công Sản xuất 2. Hiện tại, không có thành viên nào.
- Nhấp vào [Thêm thành viên].
- Nhấp vào [Chọn Người dùng để thêm], chọn người dùng mục tiêu và sau đó nhấp vào [Thêm].
-
Người dùng đã được thêm làm thành viên nhóm!
Thêm Người Dùng Mới
Thêm các thành viên nhóm làm người dùng để thiết lập môi trường làm việc của bạn. Có hai cách để thêm người dùng: "Mời qua email" và "Cấp tài khoản không cần email." Để đăng ký nhiều người dùng cùng một lúc, bạn cũng có thể sử dụng nhập khẩu hàng loạt qua Excel.
Các bước chi tiết để thêm người dùng (bằng lời mời qua email, phát hành tài khoản không cần email và nhập khẩu hàng loạt Excel) được cung cấp trong bài viết sau.
Sau khi bạn đã thêm người dùng, hãy gán họ cho từng nhóm theo cách được mô tả ở trên trong mục "Hãy Thêm Người Dùng vào Nhóm Làm Thành Viên."
Cấu Hình Quy Trình Phê Duyệt
Cuối cùng, cấu hình quy trình phê duyệt khi cần thiết. Khi bạn cấu hình quy trình phê duyệt, yêu cầu phê duyệt từ người phê duyệt được chỉ định là cần thiết khi phát hành hoặc sửa đổi SOP.
Quy trình phê duyệt có thể là Chung toàn công ty (có sẵn cho tất cả các thành viên nhóm) hoặc Quy trình phê duyệt dành riêng cho nhóm (chỉ có sẵn cho các thành viên của nhóm đó). Bạn có thể tạo nhiều quy trình cho các mục đích khác nhau. Cấu hình chúng bằng cách chọn "Toàn công ty (Nhóm)" hoặc một nhóm cụ thể trong bộ lọc mục tiêu ở đầu màn hình này (Quản lý người dùng), sau đó nhấp vào [Quy trình phê duyệt]. Các nhóm không có nhóm con vẫn có thể sử dụng quy trình phê duyệt chung toàn công ty.
Để biết hướng dẫn cấu hình chi tiết, hãy xem Quy trình phê duyệt.
Công việc tuyệt vời! Cấu hình nhóm hiện đã hoàn thành!
Nếu việc sử dụng Dive của bạn mở rộng hoặc cấu trúc tổ chức của công ty thay đổi, vui lòng xem lại và cấu hình lại các nhóm của bạn. Đây là bước gần cuối cùng.
Bước Tiếp Theo > Bước 6: Phát triển SOP của bạn Thông qua Phản hồi từ Hiện trường