Chúng ta đã đến bước cuối của hướng dẫn khởi động. SOP không chỉ kết thúc sau khi được tạo ra—chúng thực sự phục vụ hiệu quả chỉ khi được sử dụng trong thực tế và được hoàn thiện từ phản hồi của nhân viên.
Ở đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách nuôi dưỡng SOP của mình, bắt đầu từ những gì nhân viên cần và những khó khăn họ gặp phải.
Hỏi nhân viên nên tạo những SOP nào
Việc mắc kẹt và tự hỏi "chúng ta nên tạo SOP nào?" là rất phổ biến. Việc bắt đầu với một danh sách hệ thống từ đầu có xu hướng nặng nề và chậm.
Dive khuyên bạn nên yêu cầu các thành viên nhân viên tự đăng "SOP mong muốn." Tất cả mọi người—bao gồm nhân viên mới, người dùng chỉ xem và thành viên có quyền khách—có thể dễ dàng đăng những gì họ cần: "Tôi muốn một SOP như thế này" hoặc "Tôi gặp khó khăn ở đây." Bất cứ ai muốn những điều tương tự đều có thể thể hiện sự hỗ trợ bằng cách nhấp "Muốn."
Bằng cách tạo SOP theo thứ tự phiếu bầu đến—đó là thứ tự chúng thực sự cần—bạn giảm được các thủ tục không được sử dụng hoặc không được đọc.
Chu kỳ phát triển SOP mong muốn
- Thu thập: Từ "SOP mong muốn" trong thanh bên, tất cả nhân viên đăng những gì họ cần và những khó khăn họ gặp phải. Các phiếu "Muốn" cho thấy nhu cầu mạnh mẽ.
- Tạo: Bắt đầu với những gì được yêu cầu nhiều nhất (= cần thiết nhất). Làm theo quy trình Bước 1–Bước 4 để tạo và xuất bản SOP của bạn.
- Phản hồi: Khi bạn liên kết một SOP đã hoàn thành với một yêu cầu, bất cứ ai đã đăng nó hoặc nhấp "Muốn" sẽ nhận được thông báo: "Đã đáp ứng yêu cầu của bạn."
Càng chạy chu kỳ này, càng có nhiều SOP được sử dụng thực tế trong nhân viên. Để biết thêm chi tiết, hãy xem Cách dùng SOP mong muốn (Sổ ý tưởng).
Đừng để một người tạo tất cả
Không sao nếu người phụ trách triển khai tạo chúng lúc đầu, nhưng nếu một người xử lý mọi thứ một mình, bạn sẽ bị mắc kẹt. Bảng "SOP mong muốn" là nơi những người muốn SOP gặp những người có thể tạo chúng. Khi nhân viên hoạt động của bạn bắt đầu quay phim và tạo riêng cho mình, SOP sẽ tự động phát triển.
Bước tiếp theo tùy chọn: Làm cho kỹ năng của tổ chức bạn trở nên hiển thị
Khi SOP được sử dụng trong nhân viên, tích lũy việc sử dụng trở thành một cửa sổ để hiểu kỹ năng: "Ai có thể làm gì và bao xa?" Nếu bạn muốn quản lý một cách có hệ thống Tình trạng kỹ năng của tổ chức mình, hãy sử dụng tính năng Bản đồ kỹ năng. Đây là một bước tiếp theo tùy chọn—bạn không cần phải làm điều đó từ đầu.
- Bản đồ kỹ năng là gì? / Cách đọc dấu kỹ năng
- Tạo Bản đồ kỹ năng từ mẫu theo ngành
- Cách sử dụng Bản đồ kỹ năng trong hoạt động