- Khi "Áp dụng bộ lọc" được đặt trong cài đặt hạn chế truy cập, chỉ người dùng thuộc các nhóm được đăng ký là "Nhóm có thể truy cập" mới có thể truy cập thư mục. Nếu cài đặt này không được cấu hình, tất cả người dùng trong nhóm ngoại trừ người dùng khách có thể truy cập thư mục (nếu bạn muốn cho phép truy cập khách, hãy bật "Cho phép người dùng khách truy cập" được mô tả bên dưới).
- Tuy nhiên, người dùng Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm có thể truy cập tất cả các thư mục bất kể cài đặt trên. Quản trị viên Nhóm, Người tạo và Người dùng chỉ xem phải tuân theo cài đặt trên. Tuy nhiên, nếu "Phạm vi xem thư mục" trong "Quy tắc nghiệp vụ" trong "Chức năng dành cho chủ sở hữu" được bật, những người có vai trò mục tiêu cũng có thể mở các thư mục cho nhóm cấp dưới của họ (trạng thái ban đầu bị vô hiệu hóa). Để biết chi tiết, vui lòng tham khảo Cho phép xem thư mục trong nhóm cấp dưới (Phạm vi xem thư mục).
Ngoài ra, nếu "Phạm vi xem thư mục" có "Không hiển thị SOP trong các thư mục được lọc bằng nhóm cấp trên cho các thành viên nhóm cấp dưới" được bật, các thành viên nhóm cấp dưới có thể mở thư mục, nhưng SOP trong các thư mục được lọc bằng nhóm cấp trên sẽ không được hiển thị (trạng thái ban đầu bị vô hiệu hóa).
Cách cấu hình
- Nhấp vào thư mục đích
- Nhấp vào [...] ở góc trên cùng bên phải
- Nhấp vào "Cài đặt hạn chế truy cập"
- Nhấp vào "Chỉnh sửa"
- Nhấp vào "Áp dụng bộ lọc"
- Đặt các nhóm có thể truy cập
- Nhấp vào "Lưu" để hoàn thành cài đặt
Cho phép người dùng khách truy cập
Nếu bạn muốn cho phép người dùng khách mời truy cập thư mục này (và nội dung của nó), hãy bật "Cho phép người dùng khách truy cập" trong màn hình chỉnh sửa giới hạn truy cập.
- Bộ lọc bị vô hiệu hóa: Khi bật, tất cả các thành viên nhóm kể cả khách có thể truy cập thư mục
- Bộ lọc bị bật: Khi bật, khách vẫn phải thuộc về "Nhóm có thể truy cập" (khách không thuộc không thể truy cập)
Lưu ý rằng trên màn hình người dùng khách, thư mục có thể truy cập ở vị trí cao nhất sẽ xuất hiện ở đầu danh sách và hệ thống phân cấp thư mục ở trên không được hiển thị. Khi bạn mở một thư mục, các SOP bên trong và các thư mục con có thể truy cập sẽ được hiển thị.
Lưu ý khi xuất bản SOP
Sau khi xuất bản, khả năng hiển thị của SOP được xác định hoàn toàn bởi các giới hạn truy cập của thư mục lưu trữ của nó. Do đó, bạn không thể xuất bản SOP trong khi thư mục lưu trữ của nó được đặt thành thư mục mà bạn không thể truy cập. Nếu bạn xuất bản như vậy, SOP sẽ biến mất khỏi danh sách và tìm kiếm của chính bạn.
- Nếu bạn cố gắng tiến hành xuất bản từ một thư mục bạn không thể truy cập, quá trình sẽ dừng lại và trường thư mục lưu trữ trong tab bìa sẽ được làm nổi bật. Chọn một thư mục khác rồi xuất bản
- Trong khi ở trạng thái bản nháp, người tạo luôn có thể mở và chỉnh sửa bản nháp của họ bất kể các hạn chế truy cập của thư mục. Điều tương tự cũng áp dụng nếu cài đặt thư mục lưu trữ thay đổi sau này. Tuy nhiên, yêu cầu xuất bản chỉ phải được thực hiện khi thư mục ở trạng thái có thể thêm SOP
- Những người phê duyệt có thể phê duyệt ngay cả khi họ không có quyền chỉnh sửa thư mục lưu trữ. Phê duyệt là một phép toán trong đó người được chỉ định trong quy trình trả lại quyết định. Lưu ý rằng người phê duyệt không thể xem thư mục không thể mở SOP sau khi xuất bản (điều này được chỉ ra tại thời điểm yêu cầu)
Để biết chi tiết, vui lòng tham khảo Quy trình phê duyệt.