Hạn chế truy cập thư mục tuân theo cấp bậc nhóm hướng lên (về phía nhóm cha). Ví dụ: thư mục được công bố cho "Bộ phận Sản xuất 2" có thể được mở bởi các thành viên của Bộ phận Sản xuất 2 và các nhóm cấp dưới của nó. Ngược lại, những thành viên chỉ thuộc "Bộ phận Sản xuất" cấp cao hơn không thể mở thư mục chỉ được công bố cho Bộ phận Sản xuất 2.

Do đó, để cho phép các thành viên của nhóm cấp cao hơn xem thư mục từ các nhóm cấp dưới, bạn phải gán những thành viên đó cho từng nhóm cấp dưới riêng lẻ. Khi bạn bật cài đặt này, những thành viên có các vai trò được chọn sẽ có thể xem thư mục dành cho các nhóm dưới nhóm của họ. Bạn có thể chọn từ ba vai trò đích: Quản trị viên Nhóm trở lên, Người tạo trở lên hoặc Người dùng chỉ xem trở lên. Nếu bạn thay đổi cấp bậc nhóm trong quá trình tái cấu trúc tổ chức, các thành viên sẽ tự động xem thư mục cấp dưới mà không cần phải thêm lại thông tin liên kết nhóm của họ.

Chỉ Chủ sở hữu mới có thể định cấu hình cài đặt này, và nó được áp dụng cho toàn bộ Nhóm. Trạng thái mặc định là tắt, vì vậy chế độ xem hiện tại sẽ không thay đổi cho đến khi bạn bật nó.

Cùng một phần cũng có cài đặt để ngăn không cho thư mục được lọc ở các cấp nhóm cao hơn xuất hiện trong tìm kiếm cho các thành viên của các nhóm thấp hơn (mô tả dưới đây).

Cài đặt có thể làm gì

Có bốn cài đặt có sẵn:

Xem: Cho phép xem thư mục dành cho các nhóm dưới nhóm của bạn
Vai trò áp dụng: Phạm vi các thành viên có thể xem. Chọn từ "Quản trị viên Nhóm trở lên", "Người tạo trở lên" hoặc "Người dùng chỉ xem trở lên" (mặc định là "Quản trị viên Nhóm trở lên"). Khách không thể là mục tiêu
Chỉnh sửa: Cho phép cả chỉnh sửa và sửa đổi, không chỉ xem, ngoài quyền xem ở trên (mặc định là tắt)
Không hiển thị SOP được lọc ở các cấp nhóm cao hơn: Không hiển thị SOP từ thư mục được lọc ở các cấp nhóm cao hơn cho các thành viên của các nhóm thấp hơn (mặc định là tắt). Điều này có thể được bật/tắt riêng biệt từ ba cài đặt ở trên

Nếu bạn để chỉnh sửa ở chế độ tắt, thư mục được hiển thị bởi cài đặt này sẽ chỉ xem. Các nút để thay đổi cài đặt thư mục, tạo SOP mới hoặc sửa đổi SOP hiện có sẽ không được hiển thị.

Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm có thể xem tất cả thư mục bất kể hạn chế truy cập, vì vậy cài đặt này không ảnh hưởng đến họ. Cài đặt xem và chỉnh sửa không thay đổi cách những thành viên không được đưa vào các vai trò đích hoặc khách xem thư mục.

Cách định cấu hình

Đăng nhập với tư cách Chủ sở hữu và mở "Chức năng dành cho chủ sở hữu" từ menu bên
Chọn tab "Quy tắc nghiệp vụ" ở trên cùng và mở "Phạm vi xem thư mục"
Đánh dấu vào ô "Cho phép xem thư mục dành cho các nhóm dưới nhóm của bạn". Sẽ xuất hiện thông báo xác nhận; xem lại nó và nhấp "Tiếp tục"
Tiếp theo, chọn các vai trò để bật xem thư mục cấp dưới trong "Vai trò áp dụng". Mặc định là "Quản trị viên Nhóm trở lên". Nếu bạn mở rộng thành "Người tạo trở lên" hoặc "Người dùng chỉ xem trở lên", sẽ xuất hiện thông báo xác nhận
Để cho phép chỉnh sửa và sửa đổi, cũng hãy đánh dấu vào ô "Cho phép cả chỉnh sửa và sửa đổi, không chỉ xem". Thông báo xác nhận cũng sẽ xuất hiện cho tùy chọn này
Để ngăn không cho SOP từ thư mục được lọc ở các cấp nhóm cao hơn hiển thị cho các thành viên của các nhóm thấp hơn, hãy đánh dấu vào ô "Không hiển thị SOP được lọc ở các cấp nhóm cao hơn cho các thành viên của các nhóm thấp hơn". Sẽ xuất hiện thông báo xác nhận
Nhấp "Lưu"

Để quay lại trạng thái mặc định (tất cả tắt, vai trò đích đặt thành "Quản trị viên Nhóm trở lên"), nhấp "Khôi phục mặc định" rồi nhấp "Lưu". Các thay đổi đối với cài đặt được ghi lại trong nhật ký kiểm toán.

Khi nào thay đổi có hiệu lực

Những thay đổi bạn thực hiện (bao gồm cả thay đổi đối với vai trò đích) có hiệu lực khi mỗi thành viên đăng nhập tiếp theo. Màn hình của những thành viên đã đăng nhập sẽ không thay đổi ngay lập tức. Kết quả tìm kiếm được cập nhật cùng lúc.

Khi các nhóm chỉnh sửa được chỉ định ở mức thư mục

Nếu bạn đã chỉ định "Nhóm cũng có thể chỉnh sửa" trong Cài đặt hạn chế truy cập của thư mục, thông số kỹ thuật đó được ưu tiên. Ngay cả khi bạn cho phép chỉnh sửa với cài đặt cấp nhóm này, những thành viên không được đưa vào thông số kỹ thuật ở mức thư mục không thể chỉnh sửa thư mục đó. Để biết thêm thông tin về cách định cấu hình hạn chế truy cập ở mức thư mục, hãy xem Cài đặt hạn chế truy cập.

Vui lòng xác nhận trước khi bật

SOP trước đây bị ẩn sẽ trở nên hiển thị đối với những thành viên có các vai trò đích. Nếu bạn mở rộng vai trò đích thành "Người tạo trở lên" hoặc "Người dùng chỉ xem trở lên", hầu hết các thành viên trong các nhóm cấp cao hơn sẽ có thể xem các thư mục cấp dưới. Hãy cẩn thận nếu các nhóm cấp dưới của bạn chứa tài liệu như tài liệu nhân sự hoặc đánh giá hiệu suất mà bạn không muốn những thành viên cấp cao hơn thấy
Nếu bạn cho phép chỉnh sửa, những thành viên có các vai trò đích có thể sửa đổi, xóa và xuất bản SOP cho các nhóm cấp dưới trong phạm vi quyền của họ (những người dùng chỉ xem dù sao cũng không thể chỉnh sửa). Chúng tôi khuyến nghị bắt đầu với hoạt động chỉ xem và chỉ cho phép chỉnh sửa khi cần thiết
Cài đặt này dành cho các nhóm sử dụng cấp bậc nhóm. Vì không thể tạo nhóm trong các gói Free hoặc Lite, việc bật cài đặt này sẽ không thay đổi cách mọi thứ xuất hiện

Không hiển thị SOP được lọc ở các cấp nhóm cao hơn cho các thành viên của các nhóm thấp hơn

Theo mặc định, các thành viên của các nhóm cấp dưới có thể xem SOP từ các thư mục được lọc ở các cấp nhóm cao hơn (những thành viên của một nhóm được coi là cũng thuộc về các nhóm cao hơn). Khi bạn bật "Không hiển thị SOP được lọc ở các cấp nhóm cao hơn cho các thành viên của các nhóm thấp hơn", SOP từ các thư mục được lọc ở các cấp nhóm cao hơn sẽ chỉ được hiển thị cho những thành viên trực tiếp thuộc về nhóm đó. Đối với những thành viên có thể xem các thư mục cấp dưới thông qua "Cho phép xem thư mục từ các nhóm cấp dưới", họ sẽ tiếp tục thấy chúng như trước đây.

Những thành viên của các nhóm cấp dưới vẫn có thể mở các thư mục cấp cao hơn để điều hướng đến các thư mục của nhóm của họ. Khi được mở, chỉ các thư mục cấp dưới được hiển thị và SOP từ thư mục đó không được hiển thị. Nếu không có thư mục nào dưới đó mà thành viên có thể xem, chính thư mục cấp cao hơn sẽ không được hiển thị.

Trước khi bật cài đặt này, vui lòng xác minh các điểm sau:

SOP từ các thư mục trong các thư mục nhóm cấp cao hơn không có bộ lọc cũng sẽ chỉ được hiển thị cho các thành viên của nhóm cấp cao hơn. Đối với các thư mục bạn muốn hiển thị cho các nhóm cấp dưới, hãy lọc chúng theo nhóm đó
SOP từ các thư mục được tạo chỉ với bộ lọc ở các nhóm không có thành viên trực tiếp (chẳng hạn như các nhóm toàn công ty) sẽ chỉ được hiển thị cho Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm
SOP được đặt bởi những thành viên của các nhóm cấp dưới trong các thư mục cấp cao hơn cũng sẽ không còn hiển thị cho những thành viên đó
SOP không được hiển thị sẽ không xuất hiện trong kết quả tìm kiếm hoặc trong các email thông báo phát hành. Thành viên không thể tạo hoặc chỉnh sửa SOP bị ẩn
Điều này áp dụng cho khách theo cách tương tự

Các câu hỏi thường gặp

"Các nhóm dưới nhóm của bạn" có phạm vi là gì?
Tất cả các nhóm dưới nhóm mà bạn thuộc về. Nếu có ba hoặc nhiều cấp trong cấp bậc, nó bao gồm các nhóm thậm chí còn thấp hơn nữa.

Những quyền nào được nhắm mục tiêu?
Những quyền được chọn trong "Vai trò áp dụng". Nếu bạn chọn "Quản trị viên Nhóm trở lên", Quản trị viên Nhóm được nhắm mục tiêu. Nếu bạn chọn "Người tạo trở lên", Quản trị viên Nhóm và Người tạo được nhắm mục tiêu. Nếu bạn chọn "Người dùng chỉ xem trở lên", Người dùng chỉ xem được nhắm mục tiêu. Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm đã có thể xem tất cả các thư mục. Những thành viên có quyền không được đưa vào mục tiêu tuân theo hạn chế truy cập ở mức thư mục như trước.

Khách có thể được nhắm mục tiêu không?
Không. Đối với các thư mục bạn muốn hiển thị cho khách, hãy chỉ định chúng trong "Cho phép người dùng khách truy cập" cho từng thư mục. Lưu ý rằng "Không hiển thị SOP được lọc ở các cấp nhóm cao hơn cho các thành viên của các nhóm thấp hơn" cũng áp dụng cho khách. Để biết chi tiết, hãy xem Chia thư mục có thể xem theo Khách.

Bạn có thể bật/tắt cài đặt này cho các thư mục riêng lẻ không?
Không. Đây là cài đặt toàn nhóm. Để điều chỉnh phạm vi khả năng hiển thị từng thư mục, hãy sử dụng Cài đặt hạn chế truy cập của thư mục để chỉ định "Nhóm có thể truy cập" và "Nhóm cũng có thể chỉnh sửa".

Nó có thể được áp dụng cho một số thành viên nhất định không?
Không. Tất cả các thành viên có các vai trò đích được đưa vào. Nếu bạn muốn cấp quyền truy cập rộng cho một số thành viên nhất định, hãy điều chỉnh thông tin liên kết nhóm của họ hoặc thêm họ vào "Nhóm có thể truy cập" của thư mục.

Thông tin liên quan