Đây là hướng dẫn để thiết lập các nhóm trong Quản lý người dùng và thư mục trong các SOP ở cùng cấp phân cấp để tạo chế độ xem sơ đồ tổ chức như sau:
- Bạn có thể xem tất cả các thư mục trong bộ phận của riêng bạn và các bộ phận phía dưới
- Bạn không thể xem các SOP ở các bộ phận phía trên bạn hoặc ở các bộ phận song song (bạn có thể mở các thư mục phía trên bộ phận của mình để điều hướng đến thư mục của riêng bộ phận bạn)
Cài đặt được cấu hình bởi Chủ sở hữu. Các nhóm có thể được tạo trong gói Core hoặc cao hơn. Các nhóm con (phân cấp nhóm) được giới hạn ở một cấp trong gói Core và Pro, và không có giới hạn về số lượng cấp trong gói Enterprise.
Cách thức hoạt động
Giới hạn truy cập thư mục có hai quy tắc sau:
- Người dùng thuộc một nhóm cũng được coi là thuộc nhóm cha phía trên. Ví dụ, một người dùng ở Bộ phận 1 cũng có thể mở các thư mục được lọc theo Bộ phận Sản xuất. Tuy nhiên, một người dùng chỉ thuộc Bộ phận Sản xuất không thể mở các thư mục được lọc theo Bộ phận 1.
- Lọc trên một thư mục cha cũng áp dụng cho các thư mục bên trong. Nếu bạn không thể mở thư mục cha, bạn cũng không thể mở các thư mục bên trong.
Do đó, chỉ cần chỉ định cùng nhóm tên cho mỗi thư mục sẽ dẫn đến tình trạng "các thư mục ở các bộ phận cao hơn hiển thị, nhưng các thư mục ở các bộ phận thấp hơn không hiển thị" như thế này:
| Thư mục Bộ phận Sản xuất | Thư mục Bộ phận 1 | Thư mục Bộ phận 2 | |
|---|---|---|---|
| Người dùng Bộ phận Sản xuất | Hiển thị | Không hiển thị | Không hiển thị |
| Người dùng Bộ phận 1 | Hiển thị | Hiển thị | Không hiển thị |
Trong hướng dẫn này, cài đặt Bước 3 cho phép các bộ phận cao hơn xem các thư mục ở các bộ phận thấp hơn, và cài đặt Bước 4 ngăn các bộ phận thấp hơn xem các SOP ở các bộ phận cao hơn.
Bước 3 và Bước 4 tương ứng với hai cái đầu tiên trong sơ đồ bên dưới. Khi cả hai đều được bật, các thư mục sẽ xuất hiện theo sơ đồ tổ chức của bạn.
Các bước cấu hình
Dưới đây, chúng tôi giải thích sử dụng một tổ chức trong đó Bộ phận 1 và Bộ phận 2 nằm dưới Bộ phận Sản xuất.
1. Tạo các nhóm theo phân cấp bộ phận của bạn
- Mở "Quản lý nhóm" từ "Quản lý người dùng" trong menu bên và tạo một nhóm cho Bộ phận Sản xuất
- Chọn "Thêm nhóm con" từ menu [...] của Bộ phận Sản xuất và tạo các nhóm cho Bộ phận 1 và Bộ phận 2
- Gán mỗi thành viên cho nhóm bộ phận của riêng họ. Gán người dùng Bộ phận Sản xuất cho Bộ phận Sản xuất, và người dùng Bộ phận 1 cho Bộ phận 1
Để biết cách tạo nhóm, hãy xem Bước 5 Thiết lập nhóm (cho quản trị viên), và để biết cách thay đổi liên kết, hãy xem Chỉnh sửa liên kết nhóm người dùng.
2. Tạo các thư mục ở cùng phân cấp và lọc theo các nhóm cùng tên
- Tạo thư mục Bộ phận Sản xuất và tạo các thư mục Bộ phận 1 và Bộ phận 2 bên trong
- Trong "Cài đặt Hạn chế Truy cập" của mỗi thư mục, chọn "Áp dụng bộ lọc" và chỉ định cùng nhóm tên. Chỉ định nhóm Bộ phận Sản xuất cho thư mục Bộ phận Sản xuất, nhóm Bộ phận 1 cho thư mục Bộ phận 1, và nhóm Bộ phận 2 cho thư mục Bộ phận 2
Để biết cách cấu hình từng thư mục, hãy xem Cài đặt hạn chế truy cập thư mục.
3. Cho phép các bộ phận cao hơn xem các thư mục ở các bộ phận thấp hơn
- Đăng nhập với quyền Chủ sở hữu và mở "Chức năng dành cho chủ sở hữu" từ menu bên
- Chọn tab "Quy tắc nghiệp vụ" ở đầu trang và mở "Phạm vi xem thư mục"
- Chọn "Cho phép xem các thư mục cho các nhóm phía dưới nhóm trực thuộc" và nhấp "Tiếp tục" trên thông báo xác nhận
- Trong "Vai trò áp dụng", chọn vai trò để hiển thị các thư mục phía dưới
- Nhấp "Lưu"
Chọn "Vai trò áp dụng" như sau:
- Khi bạn chỉ muốn các quản trị viên của các bộ phận cao hơn (chẳng hạn như trưởng bộ phận) xem các thư mục thấp hơn: Chọn "Quản trị viên Nhóm hoặc cao hơn" và đặt vai trò của họ thành Quản trị viên Nhóm
- Khi bạn muốn tất cả người dùng ở một bộ phận cao hơn xem các thư mục thấp hơn: Chọn "Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn"
Khách không được áp dụng. Ban đầu, các thư mục trở nên hiển thị thông qua cài đặt này chỉ là xem. Nếu bạn muốn cho phép chỉnh sửa và sửa đổi, cũng chọn "Cho phép cả chỉnh sửa và sửa đổi, không chỉ xem". Để biết chi tiết, hãy xem Cho phép xem các thư mục cho các nhóm phía dưới (Phạm vi xem thư mục).
4. Ngăn các bộ phận thấp hơn xem các SOP ở các bộ phận cao hơn
Người dùng Bộ phận 1 có thể mở thư mục cha Bộ phận Sản xuất để truy cập thư mục của riêng họ. Ban đầu, các SOP được đặt trong thư mục Bộ phận Sản xuất có thể nhìn thấy được bởi người dùng Bộ phận 1 và Bộ phận 2. Cài đặt sau hiển thị các SOP thư mục Bộ phận Sản xuất chỉ cho người dùng Bộ phận Sản xuất.
- Trong "Phạm vi xem thư mục" giống như Bước 3, chọn "Không hiển thị các SOP ở các thư mục được lọc bởi các nhóm cao hơn cho người dùng ở các nhóm thấp hơn", và nhấp "Tiếp tục" trên thông báo xác nhận
- Nhấp "Lưu"
Khi bật, khi người dùng Bộ phận 1 mở thư mục Bộ phận Sản xuất, chỉ có thư mục Bộ phận 1 được hiển thị. Nếu bạn tạo các thư mục mà không lọc trong thư mục Bộ phận Sản xuất, các SOP trong các thư mục đó cũng chỉ được hiển thị cho người dùng Bộ phận Sản xuất. Đối với các thư mục bạn muốn hiển thị cho người dùng Bộ phận 1 và Bộ phận 2, lọc theo nhóm của mỗi bộ phận. Để biết chi tiết, hãy xem Cho phép xem các thư mục cho các nhóm phía dưới (Phạm vi xem thư mục).
Nếu bạn không sử dụng cài đặt này, chỉ đặt các thư mục từ mỗi bộ phận trong thư mục Bộ phận Sản xuất. Các SOP được đặt trực tiếp trong thư mục Bộ phận Sản xuất có thể nhìn thấy được bởi người dùng Bộ phận 1 và Bộ phận 2.
Ngoài ra, các SOP bạn muốn hiển thị chỉ cho người dùng Bộ phận Sản xuất nên được đặt trong một thư mục chuyên dụng như sau:
- Trong "Quản lý nhóm", tạo một nhóm như "Bộ phận Sản xuất Nội bộ" phía dưới Bộ phận Sản xuất, thẳng hàng với Bộ phận 1 và Bộ phận 2
- Tạo một thư mục như "Chỉ Nội bộ" trong thư mục Bộ phận Sản xuất và chỉ định nhóm "Bộ phận Sản xuất Nội bộ" trong "Cài đặt Hạn chế Truy cập"
Người dùng Bộ phận Sản xuất phù hợp với vai trò mục tiêu trong Bước 3 cũng có thể xem thư mục này như một thư mục cho các nhóm dưới cấp. Để hiển thị thư mục này cho người dùng Bộ phận Sản xuất không phù hợp với vai trò mục tiêu, cũng thêm họ vào nhóm "Bộ phận Sản xuất Nội bộ". Người dùng Bộ phận 1 và Bộ phận 2 không thể xem thư mục này vì họ không phải cao hơn "Bộ phận Sản xuất Nội bộ".
Hãy cẩn thận không lọc thư mục này theo nhóm Bộ phận Sản xuất, vì nếu không người dùng Bộ phận 1 và Bộ phận 2 sẽ có thể xem nó.
Cách các thư mục xuất hiện sau khi thiết lập
Đây là cách các thư mục xuất hiện khi cài đặt Bước 4 được bật.
| Các SOP Thư mục Bộ phận Sản xuất | Thư mục Bộ phận 1 | Thư mục Bộ phận 2 | |
|---|---|---|---|
| Người dùng Bộ phận Sản xuất (vai trò mục tiêu) | Hiển thị | Hiển thị | Hiển thị |
| Người dùng Bộ phận 1 | Không hiển thị (thư mục Bộ phận Sản xuất mở, nhưng chỉ có thư mục Bộ phận 1 được hiển thị bên trong) | Hiển thị | Không hiển thị |
| Người dùng Bộ phận 2 | Không hiển thị (thư mục Bộ phận Sản xuất mở, nhưng chỉ có thư mục Bộ phận 2 được hiển thị bên trong) | Không hiển thị | Hiển thị |
Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm có thể xem tất cả các thư mục bất kể cài đặt này.
Xác minh cài đặt
Các thay đổi đối với "Phạm vi xem thư mục" có hiệu lực khi mỗi thành viên đăng nhập tiếp theo. Để xác minh, hãy đăng nhập lại bằng các tài khoản từ Bộ phận Sản xuất, Bộ phận 1 và Bộ phận 2 và xác nhận rằng danh sách thư mục và kết quả tìm kiếm phù hợp với bảng trên.
Câu hỏi thường gặp
Tôi nên làm gì khi các thay đổi tổ chức ảnh hưởng đến mối quan hệ cha-con bộ phận?
Thay đổi mối quan hệ cha-con của các nhóm trong "Quản lý nhóm" và sau đó di chuyển các thư mục sang cùng cấu trúc. Lọc thư mục cha cũng áp dụng cho các thư mục bên trong. Ví dụ, nếu bạn di chuyển Bộ phận 1 dưới một bộ phận khác nhưng thư mục vẫn nằm dưới Bộ phận Sản xuất, người dùng Bộ phận 1 và người dùng ở bộ phận cao hơn mới sẽ không thể mở thư mục Bộ phận 1. Hãy xem Chỉnh sửa các thư mục (bao gồm di chuyển và xóa).
Tôi nên làm gì khi tôi muốn chỉ hiển thị các thư mục dưới cấp cho những người nhất định?
Không sử dụng "Phạm vi xem thư mục"; thay vào đó, hãy thêm người đó vào các nhóm thấp hơn (ví dụ, gán một trưởng bộ phận cho Bộ phận Sản xuất, Bộ phận 1 và Bộ phận 2). Điều này không thay đổi khả năng hiển thị cho những người dùng khác. Tuy nhiên, khi các bộ phận mới được thêm, bạn cũng cần phải thêm liên kết.
Tôi có thể áp dụng các cài đặt khả năng hiển thị giống như vậy cho khách không?
Cài đặt trong Bước 3 không áp dụng cho khách (cài đặt trong Bước 4 áp dụng cho khách). Đối với các thư mục nhìn thấy được bởi khách, hãy chỉ định chúng bằng cách sử dụng "Cho phép người dùng khách truy cập" cho mỗi thư mục. Để biết chi tiết, hãy xem Chia các thư mục mà mỗi khách có thể xem.
Tôi nên đặt các SOP phổ biến trên toàn công ty ở đâu?
Tạo một thư mục mà không lọc ở phân cấp cao nhất. Các thư mục mà không lọc có thể nhìn thấy được bởi tất cả các thành viên của nhóm ngoại trừ khách. Khi cài đặt Bước 4 được bật, các SOP được đặt trong thư mục Bộ phận Sản xuất chỉ được hiển thị cho người dùng Bộ phận Sản xuất. Ngoài ra, các SOP ở các thư mục được lọc chỉ theo các nhóm không có thành viên trực tiếp (chẳng hạn như toàn công ty) chỉ được hiển thị cho Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm.
Thông tin liên quan
- Cho phép xem các thư mục cho các nhóm phía dưới (Phạm vi xem thư mục)
- Cài đặt hạn chế truy cập thư mục
- Thiết lập ban đầu và ghi chú bổ sung cho các hoạt động đa bộ phận
- Hoạt động trên nhiều công ty / nhà máy (nhiệm vụ thường xuyên của quản trị viên và thiết kế quyền)
- Chỉnh sửa liên kết nhóm người dùng