Khó hơn việc tạo SOP video là thực hiện nó ở hiện trường. Đặc biệt khi bắt đầu từ con số không, nếu làm sai cách sẽ thành "bộ video không ai xem". SOP video không phải "tài liệu" mà là "một quy trình".
Dưới đây là các mẹo để thực hiện, theo thứ tự thực hành.
① Không hướng tới hoàn hảo ngay lập tức (bắt đầu với 3 video)
Nếu cố gắng hệ thống hóa từ đầu, bạn sẽ bị dừng lại. Trước tiên, hãy tạo 3 video từ những chủ đề "dễ áp dụng" như sau:
- 3 công việc được hỏi nhiều nhất
- Công việc mà nhân viên mới luôn gặp khó khăn
- Công việc có nhiều lỗi
Lúc đầu, hãy coi đó là "thử nghiệm".
② Lấy ý kiến từ "hiện trường" để quyết định tạo gì
Bạn không cần phải một mình quyết định "SOP nào nên tạo tiếp theo". Không cần bắt đầu bằng công việc nặng nề như kiểm kê kỹ năng.
Sử dụng 「SOP mong muốn」 của Dive, các thành viên ở hiện trường có thể tự đăng "tôi muốn SOP này" hay "tôi gặp khó khăn ở đây". Tất cả mọi người, bao gồm nhân viên mới, người dùng chỉ xem và thành viên có quyền khách, đều có thể đăng, và những người muốn cùng một thứ có thể nhấn "+1" để ủng hộ.
- Có thể đăng những gì tôi muốn hay những khó khăn tôi gặp phải ngay tại chỗ
- Quyết định tạo SOP dựa trên số lượng "+1" = thứ tự nhu cầu thực tế
- Khi liên kết SOP hoàn thành với yêu cầu, người đã đăng sẽ nhận được thông báo "Đã trả lời"
Bằng cách này, bắt đầu từ những gì hiện trường muốn và gặp khó khăn, bạn có thể giảm số SOP được tạo nhưng không ai dùng. Để tìm hiểu cách sử dụng, vui lòng xem Cách dùng SOP mong muốn (Sổ ghi chú ý tưởng).
③ Tạo ra "1 người thành công" trước tiên
Nếu cố gắng mở rộng cho tất cả cùng lúc, bạn sẽ thất bại. Trước tiên, hãy để 1 người (người chân thành, nhân viên trẻ, hoặc người có động lực phát triển) sử dụng đầy đủ.
"Tôi nhớ nhanh hơn sau khi xem video" – câu chuyện thành công này sẽ là sức mạnh lan truyền lớn nhất.
④ Không để chỉ 1 người tạo (tạo nên văn hóa tạo video)
Lúc đầu, nhân viên triển khai có thể tạo, nhưng nếu một người làm mãi sẽ bị dừng lại. Trạng thái lý tưởng như sau:
- Văn hóa người phụ trách công việc tự chụp
- Văn hóa "khi có cải thiện, hãy chụp lại"
- Nhận thức chung rằng video = tài sản
Mẹo là "hạ thấp rào cản chụp tối đa (điện thoại thông minh hay quay màn hình là đủ)" và "chỉ cần tải lên sau khi chụp là được".
⑤ Lồng ghép vào quy trình công việc (tạo trạng thái "không xem là thua")
Lý do chính khiến SOP không thấm là 「không xem cũng không sao」.
❌「Nếu không hiểu, hãy xem video nhé」→ Không ai xem
⭕「Vui lòng xem video trước khi hỏi」
⭕「Đào tạo dựa trên việc xem video」
⭕「Thực hành sau khi xem video」
Nói cách khác, video phải trở thành một phần của quy trình công việc là điều cần thiết.
Đặc biệt, Dive có thể sử dụng AI để giảm tải chụp video và rút ngắn thời gian chỉnh sửa. Thay vì chụp nhiều video chi tiết, nếu chuẩn bị một video thông xuyên, hệ thống sẽ phân tích nội dung giải thích và chuyển động của con người để chia tách video theo từng bước. Nó cũng tạo tiêu đề, viết mô tả dựa trên nội dung giải thích. Vui lòng thử nhé.