Kế hoạch tạo là gì
Kế hoạch tạolà chức năng quản lý tập trung người phụ trách, thời hạn và tiến độcủa các SOP cần tạo theo từng thư mục. Nó tạo danh sách "thư mục nào, SOP gì, ai sẽ tạo, trước thời hạn nào", giúp đối chiếu giữa kế hoạch (dự định) và các SOP thực tế được công bố (kết quả thực tế).
Trong khi "SOP mong muốn (Sổ ý tưởng)" được thu thập từ hiện trường là nhu cầu từ dưới lên, thì kế hoạch tạo là bảng để đặt trước "kế hoạch tạo" từ trên xuống.
●Màn hình: Trạng thái mở "Kế hoạch tạo" từ menu bên trái bảng điều khiển (Sơ đồ kế hoạch)
Yêu cầu
- Quyền hạn: Vai trò Người tạo trở lên (Chủ sở hữu / Quản trị viên Nhóm / Quản trị viên Nhóm / Người tạo). Menu không hiển thị cho Người dùng chỉ xem và Khách
- Gói: Xem "Công việc của tôi"và xem sơ đồ kế hoạch có sẵn trong tất cả các gói. Các thao tác quản lý sơ đồ kế hoạch (thêm/liên kết SOP dự định, nhập xuất Excel, v.v.) có sẵn trong gói Pro trở lên
- Vị trí: Mở từ [Quản lý] → [Kế hoạch tạo] trong menu bên trái bảng điều khiển
Hai chế độ xem
Kế hoạch tạo có "Sơ đồ kế hoạch"và "Công việc của tôi"hai chế độ xem, chuyển đổi từ phần trên cùng của màn hình. Chế độ xem mặc định thay đổi theo vai trò, quản trị viên bắt đầu từ "Sơ đồ kế hoạch", người tạo bắt đầu từ "Công việc của tôi". Phần trên hiển thị số lượng dự định, hoàn thành, đang tạo, chưa bắt đầu, quá hạnvà tỷ lệ hoàn thànhnhư tiến độ.
Sơ đồ kế hoạch
Là chế độ xem tổng quan tình trạng tạo toàn bộ nhóm trên bản đồ vẽvới thư mục làm trục. Dưới mỗi thư mục, hiển thị chồng lên nhau các SOP cần tạo (dự định) và nếu cần, các SOP hiện có (kết quả thực tế).
- Di chuyển bằng kéo: Có thể đính kèm lại thẻ kế hoạch vào thư mục khác
- Thu phóng và di chuyển: Có thể phóng to/thu nhỏ và lấy tâm bằng điều khiển ở phía dưới bên phải bản vẽ
- Thu gọn tiêu đề: Có thể thu gọn tiêu đề, KPI và menu trên cùng bằng ▼ ở góc trên bên trái để tối đa hóa vùng làm việc
Công việc của tôi
Là chế độ xem danh sách chỉ các SOP dự định mà bạn được giao. Bạn có thể xem trạng thái, tên SOP, tình trạng tạo, thư mục chứa, thời hạn, ghi chútheo cột, và người được giao sẽ tạo SOP hoặc cập nhật trạng thái từ màn hình này.
●Màn hình: Chuyển đổi "Sơ đồ kế hoạch / Công việc của tôi" ở phía trên cùng
Các bước
1. Tạo thư mục
Từ menu hoạt động (⋮) bên phải "Trang chủ" ở góc trên bên trái của sơ đồ kế hoạch, chọn "Tạo thư mục", nhập tên thư mục rồi tạo. Thư mục được tạo là chung với thư mục trong danh sách SOP. Từ menu hoạt động (⋮) của thư mục hiện có, bạn cũng có thể tạo thư mục con, đổi tên thư mục, di chuyển, cấu hình hạn chế truy cập và xóa.
2. Lập kế hoạch SOP
Từ menu hoạt động (⋮) của thư mục mà bạn muốn thêm kế hoạch, chọn "Lập kế hoạch SOP", nhập tên SOP cần tạo rồi thêm. SOP dự định được thêm vào được hiển thị với trạng thái "Chưa bắt đầu". Khi đăng ký nhiều cùng lúc, hãy sử dụng "Từ Excel"trên thanh công cụ ở phía trên của sơ đồ kế hoạch (xem bên dưới).
●Màn hình: Hộp thoại nhập "Lập kế hoạch SOP"
3. Cấu hình người được giao và thời hạn
Nhấp vào thẻ SOP dự định (sơ đồ kế hoạch) hoặc hàng trong danh sách (Công việc của tôi) để mở bảng điều khiển và đặt người được giaovà thời hạn. Người được giao chỉ có thể là thành viên có vai trò Người tạo trở lên (Chủ sở hữu / Quản trị viên Nhóm / Quản trị viên Nhóm / Người tạo). Khi giao người được giao và khi đặt/thay đổi thời hạn, người được giao sẽ nhận được thông báo qua email. Các mục chưa hoàn thành quá hạn được tổng hợp là "Quá hạn".
●Màn hình: Bảng điều khiển cấu hình người được giao và thời hạn
4. Tạo SOP và liên kết
Người được giao chọn "Tạo SOP"từ hàng được giao trong chế độ xem "Công việc của tôi" và có thể tạo SOP mới. Nếu thư mục chứa chưa được đặt, hãy chọn thư mục trước. Bản nháp được tạo tự động liên kết với SOP dự định đó và trạng thái trở thành "Đang tạo". SOP được liên kết có thể di chuyển đến chỉnh sửa bản nháp, xác nhận tình trạng phê duyệt, xem SOP đã công bốtừ cột "SOP" trong danh sách.
Người được giao có thể để lại ghi chúriêng cho SOP dự định (mục đích tạo, thông tin tham khảo, ghi chú điều tra, v.v.).
5. Quản lý tiến độ (trạng thái)
Trạng thái của SOP dự định là "Chưa bắt đầu" → "Đang tạo" → "Hoàn thành"ba bước. Chỉ quản trị viên và người được giao cho mục đómới có thể tiến hành trạng thái. Khi SOP được công bố, SOP dự định được liên kết tự động trở thành "Hoàn thành". Khi đặt trạng thái thành "Hoàn thành" theo cách thủ công, hãy chọn SOP thực tế tương ứng với SOP dự định đó và liên kết.
6. Liên kết với SOP hiện có (tùy chọn)
Bạn cũng có thể xử lý SOP đã công bố như kết quả thực tế của SOP dự định. Khi bật "Hiển thị SOP hiện có"trên thanh công cụ ở phía trên của sơ đồ kế hoạch, SOP đã công bố sẽ được hiển thị dưới thư mục. Từ nút liên kết của SOP hiện có, hãy chọn SOP dự định chưa liên kết của thư mục đó và liên kết, SOP dự định sẽ trở thành "Hoàn thành".
Thêm và cập nhật hàng loạt từ Excel
Từ thanh công cụ [Từ Excel]ở phía trên của sơ đồ kế hoạch, bạn có thể đăng ký hàng loạt nhiều SOP dự địnhvới cùng định dạng với xuất ra Excel của danh sách SOP hiện có (loại / đường dẫn thư mục / tiêu đề, tùy chọn người được giao / thời hạn).
- Nhấp vào [Từ Excel]trên thanh công cụ
- Nhấp vào [Mẫu Excel]ở góc trên bên phải để tải xuống mẫu hoặc dán trực tiếp vào ô dán với dấu phân cách tab
- Kéo và thả tệp hoặc dán nội dung
- Xem trước chênh lệch (thêm / cập nhật / bỏ qua / lỗi) để xác nhận nội dung
- Nếu không có vấn đề gì, hãy nhấp [Đăng ký N mục]để xác nhận
- Đường dẫn thư mụclà dấu gạch chéo được phân tách `root/cha/con`. Thư mục không tồn tại sẽ được tạo mới
- Người được giaođược đối chiếu theo địa chỉ email (tên cũng được nhưng email được khuyến khích để tránh không ổn định khi trùng lặp)
- Nếu thư mục và tiêu đề giống nhau đã tồn tại, chỉ cập nhật chênh lệch của người được giao và thời hạn (bỏ qua nếu không có chênh lệch)
- Hàng có loại "Thư mục" sẽ tạo thư mục cho đến đường dẫn đó (bỏ qua loại hiện có)
Xuất tình trạng tạo bằng Excel
- Xuất Excel toàn bộ (Pro+): Từ [Xuất ra Excel]ở cuối phần đầu tiến độ của sơ đồ kế hoạch, bạn có thể xuất danh sách toàn bộ theo cấu trúc thư mục
- Xuất Excel công việc của tôi (tất cả gói): Từ [Xuất ra Excel]ở góc trên bên phải của chế độ xem "Công việc của tôi", bạn có thể xuất danh sách công việc của mình theo cách phẳng
Nâng cấp từ "SOP mong muốn" lên kế hoạch tạo
Trong số những yêu cầu được tập hợp trong "SOP mong muốn (Sổ ý tưởng)", những yêu cầu mà đã quyết định tạo thực tế có thể được nâng cấp lên kế hoạch tạo, giao người được giao và thời hạn để theo dõi. SOP dự định được nâng cấp sẽ có dấu "từ ước muốn" và khi tiến hành trạng thái ở phía kế hoạch tạo, trạng thái ở phía bảng SOP mong muốn cũng được phản ánh. Khi hoàn thành, thông báo sẽ được gửi đến người đã đăng bài gốc và những người đã "+ 1".
Nhắc nhở thời hạn (email tự động)
Khi thời hạn SOP dự định gần đến / quá hạn, email tự động sẽ được gửi đến người được giao.
- 3 ngày trước / ngày hôm trước / quá hạn (khi quá hạn là lần đầu tiên)
- Gửi hàng ngày lúc 08:00 (JST)
- Khi thay đổi thời hạn, nó sẽ được gửi lại với thời hạn mới (bảo vệ trùng lặp được đặt lại)
- SOP dự định có trạng thái "Hoàn thành" sẽ bị loại khỏi đối tượng nhắc nhở
Các câu hỏi thường gặp
Q. Tôi có thể thêm SOP dự định trên bất kỳ gói nào không?
A. Xem "Công việc của tôi" và xem sơ đồ kế hoạch có sẵn trên tất cả các gói, nhưng thêm SOP vào kế hoạch, liên kết và các thao tác nhập xuất Excel chỉ có sẵn trên gói Pro trở lên.
Q. Tôi có thể đưa "SOP mong muốn" được tập hợp từ hiện trường vào kế hoạch không?
A. Bạn có thể. Mục được đưa vào sẽ có dấu "từ ước muốn" và khi tiến hành trạng thái ở phía kế hoạch tạo, trạng thái ở phía bảng SOP mong muốn cũng được phản ánh.
Q. Những người khác ngoài người được giao có thể thay đổi trạng thái không?
A. Chỉ quản trị viên và chính người được giao cho mục đó mới có thể tiến hành trạng thái.