Khi sử dụng Dive trên nhiều bộ phận, điều quan trọng là phải cấu hình "người nào trong bộ phận nào có thể xem SOP nào". Trang này cung cấp hướng dẫn về cách thực hiện cài đặt này.

Quy trình cấu hình ban đầu

Phản ánh cấp bộ phận của tổ chức (được thực hiện bởi Chủ sở hữu/Quản trị viên Nhóm)
Tạo thư mục cho toàn công ty, nhiều bộ phận và từng bộ phận riêng lẻ

Phản ánh cấp bộ phận của tổ chức

SOP mà người dùng có thể truy cập tùy thuộc vào giới hạn truy cập của thư mục chứa SOP đó. Giới hạn truy cập này có nghĩa là "người dùng thuộc nhóm được cấu hình có thể truy cập".

Tại đây để tham chiếu cho cài đặt. Như một quy trình cấu hình hiệu quả, chúng tôi khuyến nghị như sau:

Trước tiên hãy xác định cấp bộ phận của tổ chức trên Dive
Sau đó, sử dụng nhập Excel để phản ánh hàng loạt nhóm trực thuộc cho từng người dùng

Tạo thư mục cho toàn công ty, nhiều bộ phận và từng bộ phận riêng lẻ

Đặt giới hạn truy cập cho từng thư mục. Thư mục có thể được tổ chức theo cấu trúc cây. Dưới đây là mẹo để cấu hình:

Chủ sở hữu/Quản trị viên Nhóm tạo thư mục cấp cao nhất dựa trên cấp bộ phận của tổ chức (ví dụ: cho Bộ phận XXX).
Cấu hình giới hạn truy cập cho từng thư mục đã tạo. Để biết phương pháp cấu hình, tham chiếu tại đây.
Sau đó, Quản trị viên Nhóm tạo thư mục cấp thấp hơn dựa trên cấp bộ phận của tổ chức hoặc theo mục đích.
* Trong một số trường hợp, Chủ sở hữu/Quản trị viên Nhóm cũng có thể thực hiện điều này.
Chủ sở hữu/Quản trị viên Nhóm tạo thư mục cho toàn công ty ở cấp cao nhất. Không cấu hình giới hạn truy cập cho thư mục này.

Lưu ý bổ sung khi vận hành

Phương châm tạo SOP và phát hành

Khi tạo và phát hành SOP, bạn cần chỉ định thư mục để lưu trữ. Bạn chỉ có thể lưu trữ trong những thư mục mà người dùng tạo có thể truy cập, vì vậy nếu cấu hình trên được thực hiện, nó sẽ hướng dẫn lưu trữ vào thư mục thích hợp.
* Lưu ý rằng Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm có quyền truy cập tất cả các thư mục, vì vậy hãy chú ý đến điểm này nếu họ cũng tạo SOP.

Vận hành khi sửa đổi

Sau khi phát hành, những người dùng khác ngoài người tạo ban đầu cũng có thể sửa đổi nếu họ có thể truy cập SOP (tức là có thể truy cập thư mục). Ngay cả khi người phụ trách tạo thay đổi, vận hành liên tục là có thể nếu người dùng mới được cấu hình nhóm thích hợp.
Lưu ý: Ngay cả khi người phụ trách tạo mới không có video tư liệu đích, họ vẫn có thể truy cập tư liệu tải lên từ bước chỉnh sửa khi sửa đổi.