Khi tổ chức hoặc nhóm thiết lập một cách viết nói rằng “SOP nên được viết như thế này”, AI chỉnh lý sẽ làm theo cách diễn đạt và độ chi tiết của cách viết đó để chỉnh lại SOP. Đây là tính năng giúp đưa các SOP, vốn hay khác nhau về cách diễn đạt tùy theo người viết hoặc bộ phận, về cùng một tiêu chuẩn của tổ chức.
Cách viết không phải là viết một lần rồi thôi. Các quyết định tại hiện trường, như việc chấp nhận hay từ chối gợi ý trong Kiểm tra trước khi công bố, hoặc việc SOP bị trả lại khi phê duyệt, được ghi lại, và từ đó cách viết lớn lên từng ngày. Về cách lớn lên, xem phần “Nuôi lớn từ ghi nhận tại hiện trường” bên dưới.
“Viết như thế nào” này được đặt trong tab [Quy tắc biên soạn] của [Từ điển / Mẫu], cùng với Quy định (Theo cái gì) và Định dạng xuất (Xuất theo biểu mẫu nào). Tên cũ là “Phương châm biên soạn SOP”.
Tính năng này dành cho khách hàng sử dụng gói Enterprise.
“Viết như thế nào” là gì?
Đây là quy tắc được diễn đạt thành lời về cách viết SOP, thiết lập theo từng nhóm. Gồm 3 phần sau.
- Cách diễn đạt / Cách viết: quy tắc về văn phong và độ chi tiết, như văn phong thông thường hay trang trọng, mỗi bước một thao tác, và cách gọi nội bộ của các thuật ngữ chuyên môn
- Điều cấm: các cách diễn đạt không muốn được sử dụng
- Cách diễn đạt thông thường: các cụm từ hay dùng trong nội bộ. Được tự động trích xuất từ SOP mẫu và cũng có thể chỉnh sửa
Cách viết đã thiết lập được dùng làm tiêu chuẩn cho việc AI chỉnh lý và Kiểm tra trước khi công bố.
Thiết lập “Viết như thế nào”
- Từ màn hình Quản lý nhóm, mở bảng “Cách viết SOP” của nhóm đích (cũng có thể mở từ tab [Quy tắc biên soạn] trong [Từ điển / Mẫu] → [Viết như thế nào])
- Nhập “Cách diễn đạt / Cách viết”, “Điều cấm” và “Cách diễn đạt thông thường” (cũng có thể dùng tính năng tự động tạo từ mẫu được mô tả bên dưới)
- Nhấn [Lưu]
Tự động tạo cách viết từ mẫu
Nếu việc tự viết thành văn bản quá khó khăn, bạn có thể nhờ AI tạo cách viết từ SOP hoặc tệp hướng dẫn dùng làm mẫu.
- Trong mục “SOP mẫu”, nhấn [Thêm mẫu]
- Chọn cách thêm
- Từ tệp: PDF, hình ảnh của các hướng dẫn hiện có, v.v.
- Từ SOP trong Dive: chọn một SOP nội bộ đã được tạo sẵn
- Sau khi đăng ký mẫu, nhấn [Tạo cách viết từ mẫu], AI sẽ soạn bản nháp cho “Cách diễn đạt / Cách viết”, “Điều cấm” và “Cách diễn đạt thông thường”
- Kiểm tra kết quả được tạo, chỉnh sửa nếu cần, rồi lưu
Áp dụng “Viết như thế nào” vào việc AI chỉnh lý
Trong các tùy chọn xử lý AI (video, tệp, ảnh), và trong mục “Kiểu văn bản” của AI khi chỉnh sửa SOP, bạn có thể chọn [Viết như thế nào] đối với các nhóm đã thiết lập cách viết. (Khi bạn chọn nhiều bước và hiệu đính cùng lúc bằng [Hiệu đính bằng AI tạo sinh], nút sẽ hiển thị là [Theo cách viết].) Khi chọn mục này, AI chỉnh lý sẽ chỉnh từng bước theo cách diễn đạt và độ chi tiết đã quy định trong cách viết.
Kiểm tra trước khi công bố (xem lại SOP đang chỉnh sửa)
Trên màn hình chỉnh sửa SOP, mở menu [Khác] ở bên phải [Công bố], rồi mở [Kiểm tra trước khi công bố]. Bạn có thể kiểm tra SOP đang chỉnh sửa theo 7 góc nhìn sau. Vì chỉ chạy các góc nhìn mà bạn đã mở, nên bạn có thể chỉ kiểm tra đúng những gì mình muốn xem.
- Những điều đã quyết định: hiển thị mục đích, người đọc, loại và phạm vi đã quyết định trong “Tư vấn AI trước khi làm”
- Quy định: đọc nội dung gốc của các quy định nội bộ đã đăng ký theo từng trang và đối chiếu với SOP, rồi chỉ ra các điểm cần lưu ý kèm nguồn (tên quy định và trang) cùng trích dẫn nguyên văn
- Viết như thế nào: đối chiếu từng bước với cách viết
- Định dạng xuất: xem biểu mẫu có phù hợp với nội dung hiện tại không, và khi xuất theo biểu mẫu đó có bị mất nội dung nào không
- Thư mục chứa: chỉ ra các thư mục có nhiều SOP tương tự
- Lý do công bố và bản tóm tắt: đưa ra bản nháp lý do và bản tóm tắt sẽ được nhập khi yêu cầu công bố
- Thẻ: chỉ ra các thẻ nên thêm nhưng còn thiếu
Nếu trước khi viết SOP bạn đã quyết định nội dung trong “Tư vấn AI trước khi làm”, kiểm tra sẽ phán đoán dựa trên phần khác biệt so với nội dung đã quyết định. Nếu không có nội dung đã quyết định, kiểm tra sẽ suy đoán từ nội dung của SOP. Màn hình có hiển thị phương pháp phán đoán đã dùng.
Hãy dùng tính năng này để xem lại SOP vừa viết xong, hoặc để kiểm tra chất lượng các SOP do người khác tạo.
Nhập từ quy định nội bộ
Nếu có tệp quy định nội bộ, bạn cũng có thể đọc nội dung từ tệp đó. Mở [Từ điển / Mẫu] → [Quy tắc biên soạn] → [Quy định]. Có thể đọc các tệp PDF, Word và Excel. Bạn có thể đăng ký không chỉ các quy định nêu cách viết SOP, mà còn cả các quy định xác định chính công việc, như sổ tay chất lượng hoặc quy định về an toàn và sức khỏe lao động.
- Dùng [Thêm tệp] để thêm tệp quy định vào “Tệp quy định”. Bạn có thể thêm nhiều tệp liên quan cùng lúc
- Trong “Loại SOP”, nhấn [Trích từ N tệp quy định]. Với mỗi loại SOP, sẽ hiển thị định dạng xuất, “Ô bắt buộc phải viết” và độ chi tiết
- Kiểm tra nội dung rồi xác nhận bằng [Lưu]. Việc thêm hay gỡ tệp đều chưa được xác nhận cho đến khi bạn nhấn [Lưu]
Nếu tìm thấy cách diễn đạt hoặc điều cấm trong quy định, trước khi lưu hệ thống sẽ hỏi “Bạn muốn xử lý quy ước diễn đạt thế nào?”. Chọn [Nạp vào “Viết như thế nào”] để thêm vào cách viết này. Việc này chỉ thêm, không ghi đè các dòng hiện có. Chọn [Xác nhận mà không nạp vào] thì quy ước đó sẽ không được lưu.
Khi có nhiều quy định, bạn có thể dùng nút [Phân tích] trong “Mâu thuẫn giữa các quy định” để xem dạng danh sách các điều khoản mâu thuẫn nhau giữa các quy định, kèm nguồn. Có thể quyết định từng mục một bằng [Chọn cái này], nhưng cũng có thể bắt đầu sử dụng mà chưa quyết định. Bạn cũng có thể chọn ngay khi tạo SOP.
Các quy định đã đọc được dùng làm căn cứ phán đoán cho việc chỉnh lý trước khi tạo SOP và cho Kiểm tra trước khi công bố. Để biết các bước chi tiết, xem Đọc các quy định nội bộ làm căn cứ phán đoán cho SOP (Quy định).
Nuôi lớn từ ghi nhận tại hiện trường
Từ các ghi nhận hằng ngày, như việc đã sửa hay đánh giá là không cần xử lý các điểm được nêu trong Kiểm tra trước khi công bố, và lý do bị trả lại khi phê duyệt, có thể tạo đề xuất cập nhật cho cả cách viết lẫn cách đọc các quy định. Cập nhật được thực hiện tự động trên máy chủ mỗi ngày một lần. Ghi nhận chỉ được lưu trong nhóm đó, và mô hình AI tự thân không được học hay học lại từ các ghi nhận này.
Chỉ cần tiếp tục công việc thường ngày là soạn SOP, kiểm tra và công bố, cách viết sẽ dần gần hơn với thực tế hiện trường. Không cần dành riêng thời gian để rà soát cách viết.
Với cùng cài đặt này, Từ điển thuật ngữ chuyên môn cũng lớn lên từ ghi nhận tại hiện trường (gói Core trở lên. Tham khảo: Nuôi lớn Từ điển thuật ngữ chuyên môn từ ghi nhận tại hiện trường (ứng viên thuật ngữ và Trích từ tài liệu) ).
Cài đặt này thực hiện trong phần cài đặt quản trị “Nuôi lớn từ ghi nhận tại hiện trường”. Chủ sở hữu chỉ cần chọn một trong các mục sau.
- Cập nhật tự động (mặc định): các đề xuất cập nhật được tạo ra sẽ được áp dụng nguyên như vậy vào cách viết và cách đọc quy định
- Không cập nhật tự động (chỉ nêu đề xuất): không tự động áp dụng vào cả hai. Các đề xuất cập nhật sẽ tích lũy. Bạn có thể xem nội dung và quyết định có chấp nhận hay không
Chỉ những thay đổi làm nội dung tăng lên mới được áp dụng tự động. Việc thêm dòng vào cách viết, thêm ô bắt buộc vào quy định, và “Xem lại độ chi tiết” được thực hiện tự động. Tuy nhiên, việc bỏ một ô bắt buộc và việc viết lại các dòng hiện có của cách viết luôn do người quyết định. (Thay đổi làm việc kiểm tra trở nên lỏng hơn sẽ khó nhận ra dù có sai, vì chỉ làm số cảnh báo giảm đi.) Những phần được áp dụng tự động cũng được ghi lại trong lịch sử cập nhật cùng lý do, và có thể quay về phiên bản trước. Bạn cũng có thể tạo đề xuất cập nhật ngay tại chỗ từ [Tạo đề xuất] trong bảng “Viết như thế nào”.
Với nhóm chưa có cách viết, bản đầu tiên sẽ được tạo từ các SOP đã công bố và các quy định đã đăng ký.
Xem lịch sử cập nhật và khôi phục nội dung trước đó
Khi mở “Lịch sử cập nhật” trong bảng “Viết như thế nào”, các thay đổi được liệt kê từng dòng theo thứ tự: khi nào, ai, đã thay đổi gì. Từ [Chi tiết] của mỗi dòng, bạn có thể xem nội dung tại thời điểm đó, và từ đó khôi phục về phiên bản đó.
- Lưu thủ công: do người lưu. Tên người đã lưu được hiển thị
- Tự động tạo: do cập nhật tự động hằng ngày. Người cập nhật được hiển thị là “Hệ thống”
- Khôi phục: đã quay về phiên bản trước
- Thời điểm bắt đầu: nội dung trước khi bắt đầu ghi lịch sử. Nếu muốn quay về trạng thái trước khi có cập nhật tự động, hãy chọn mục này
SOP mẫu cũng thuộc đối tượng của lịch sử và khôi phục. Khi khôi phục, cách viết và mẫu tại thời điểm lưu đó sẽ được quay về cùng lúc.
Quy định cũng có cùng lịch sử cập nhật. Với quy định, các tệp quy định cũng được quay về cùng lúc.
Mẹo sử dụng hiệu quả
- Nên thử nghiệm nhỏ trước ở một nhóm, rồi mở rộng sang các nhóm khác khi vận hành đã ổn định
- Với “SOP mẫu”, nên chọn SOP mà tổ chức có thể tự tin nói rằng “đây là hình mẫu lý tưởng”
- Cách viết được tạo ra chỉ là bản nháp. Vui lòng chỉnh sửa cho phù hợp với thực tế rồi mới lưu
Liên quan
- Để nhập nội dung từ các hướng dẫn hiện có, xem Trích xuất AI từ Tệp liên quan và phản ánh kết quả vào SOP
- Nếu muốn thống nhất cách ghi các thuật ngữ, xem Thống nhất cách ghi (Tên khác / cách viết khác trong Từ điển thuật ngữ chuyên môn)