Tính năng Thẻ là tính năng giúp bạn thêm các ký hiệu chung cho toàn nhóm (Thẻ) vào các SOP và thư mục, nhằm phân loại, tìm kiếm và trực quan hóa. Bạn chỉ cần đăng ký một lần từ vựng thống nhất trong nhóm (ví dụ: "Quan trọng", "Đang cập nhật", "Dành cho máy mới"), sau đó chỉ cần chọn để thêm (không thể nhập tự do = tránh sai lệch cách viết).
Tính năng Thẻ có sẵn cho tất cả các gói. Việc thêm, chỉnh sửa từ vựng Thẻ được thực hiện bởi Quản trị viên Nhóm trở lên, còn thêm Thẻ vào SOP và thư mục được thực hiện bởi những người dùng có quyền chỉnh sửa.
Đăng ký từ vựng Thẻ (Quản trị viên Nhóm trở lên)
Trước tiên, bạn cần đăng ký từ vựng Thẻ mà nhóm sẽ sử dụng.
- Mở [Từ điển / Mẫu] từ thanh bên
- Chọn [Thẻ] từ tab trên cùng
- Nhấp vào [Thêm thẻ] ở góc trên cùng bên phải để thêm hàng
- Thiết lập những thông tin sau
- Tên Thẻ: Ví dụ như "Quan trọng", "Đang cập nhật", "Dành cho máy mới A", v.v.
- Màu: Chọn màu nền bằng bộ chọn màu (có thể không chỉ định). Bạn có thể sử dụng bảng màu đề xuất giống như trong trình chỉnh sửa hình khối
- In đậm (Nhấn mạnh): Khi bật, Thẻ sẽ được hiển thị in đậm trong danh sách và chip, tăng mức độ nhấn mạnh
- Thứ tự sắp xếp: Kéo để sắp xếp lại (sẽ được áp dụng cho thứ tự ứng cử viên trong giao diện thêm)
- Nhấp vào [Lưu] ở góc trên cùng bên phải
- Chỉ có Quản trị viên Nhóm trở lên mới có thể thêm, chỉnh sửa, xóa, lưu từ vựng Thẻ
- Những vai trò khác có thể xem các Thẻ đã đăng ký (cũng có thể chọn trong giao diện thêm)
- Tên Thẻ không thể trùng lặp trong nhóm (sẽ gặp lỗi khi lưu)
Thêm Thẻ vào SOP
Thêm từ tab Thông tin cơ bản (đang chỉnh sửa)
- Mở SOP mà bạn muốn thêm Thẻ ở chế độ chỉnh sửa
- Mở tab [Thông tin cơ bản]
- Trong trường "Thẻ", bạn có thể chọn nhiều từ vựng dùng chung toàn nhóm
- Khi chọn, sẽ được áp dụng ngay lập tức (không cần sửa đổi)
Thêm từ menu "…" trong danh sách (thêm mà không cần mở)
Tiện lợi khi bạn muốn thêm Thẻ vào SOP từ danh sách SOP trong thư mục mà không cần mở SOP.
- Mở menu [⋯ (Khác)] ở góc trên cùng bên phải của thẻ SOP / hàng trong màn hình thư mục
- Nhấp vào [Thiết lập Thẻ]
- Một modal sẽ xuất hiện, hãy chọn từ vựng dùng chung toàn nhóm (áp dụng ngay lập tức)
Thêm Thẻ vào Thư mục
Bạn có thể thêm Thẻ vào thư mục bằng cách tương tự. Chọn [Thiết lập Thẻ] từ menu [⋯] ở góc trên cùng bên phải của danh sách thư mục, hoặc từ màn hình cài đặt thư mục.
- Thẻ được thêm vào thư mục có thể được sử dụng để tìm kiếm và phân loại bản thân thư mục
- Khi bạn chỉ định Thẻ thư mục làm điều kiện lọc trong tìm kiếm SOP, bạn có thể tìm kiếm chỉ trên các SOP trong thư mục đó (xem chi tiết tại "Lọc bằng tìm kiếm" dưới đây)
Lọc bằng tìm kiếm
Bạn cũng có thể sử dụng Thẻ để lọc kết quả tìm kiếm.
- Khi chỉ định Thẻ SOP trong bộ lọc chi tiết của tìm kiếm SOP, bạn có thể lọc chỉ các SOP có Thẻ đó
- Bạn cũng có thể chỉ định Thẻ Thư mục cùng lúc. Khi lọc theo Thẻ Thư mục, chỉ các SOP trong thư mục có Thẻ đó mới là đối tượng tìm kiếm
- Để biết cách hoạt động khi chỉ định nhiều Thẻ và các chi tiết khác, vui lòng tham khảo phần hướng dẫn bộ lọc chi tiết
Những người có thể thêm Thẻ
- Thẻ SOP: Những người có thể chỉnh sửa SOP (Người khởi tạo, những người dùng có quyền chỉnh sửa)
- Thẻ Thư mục: Những người có thể chỉnh sửa thư mục đó (Quản trị viên, Quản trị viên Nhóm, v.v.)
- Những người không có quyền thêm sẽ chỉ có thể xem Thẻ (chỉ đọc)
Mẹo sử dụng hiệu quả
- Bắt đầu với từ vựng ít: Bắt đầu với 3-5 trục vận hành (ví dụ: "Quan trọng", "Đang cập nhật", "Theo máy") sẽ giúp bạn không bối rối
- Chỉ nhấn mạnh những thứ quan trọng nhất: Hạn chế in đậm + màu đậm cho "Quan trọng", "Ngay lập tức", v.v., những thứ bạn muốn nổi bật sẽ hiệu quả hơn
- Chia màu theo trục vận hành: Khi chia sắc độ màu giữa trạng thái (đang thực hiện / hoàn thành) và phân loại (theo máy / theo công đoạn), ý nghĩa sẽ được đọc rõ ràng trong danh sách
- Thẻ Thư mục × Thẻ SOP: Khi thêm phân loại lớn vào thư mục và phân loại nhỏ vào SOP, bạn có thể lọc "công đoạn này × trạng thái" trong tìm kiếm