確認区分は、手順書の内容によって、確認するグループを決めるための区分です。たとえば「化学物質」の区分に環境安全部を、「品質基準」の区分に品質保証部を結んでおくと、化学物質の取り扱いが書かれた手順書は環境安全部に、品質の基準が書かれた手順書は品質保証部に、承認の依頼が回ります。

承認フローのステップを「手順書の確認区分で決める」にすると、そのステップは、手順書に付いた区分のグループに回ります。改訂理由で承認フローを選ぶ作りでは表せない「内容ごとの組み合わせ」を、依頼のたびに組み立てます。

Enterprise プランでご利用いただけます（承認フローそのものは Pro, Enterprise プラン）。設定は PC ブラウザから行います。

●画面: 承認フロー（全社共通）の画面の「確認区分」

確認区分とは

確認区分を使う時の流れは、次のとおりです。

1. 管理者が、区分（定義・該当例・確認するグループなど）を作ります
2. 管理者が、承認フローに「確認区分で決まる」ステップを置きます
3. 手順書を作る方が、編集画面で手順書に区分を付けます（AI が候補を出し、人が確定します）
4. 承認を依頼すると、付いた区分のグループに依頼が回ります。グループごとに誰か1人が承認し、全部のグループがそろうと次のステップへ進みます

タグとの違い：タグは検索や一覧の絞り込みのための印で、公開中の手順書にもすぐ付け外しできます。確認区分は承認先を決めるための印で、版ごとに持ち、下書きでだけ付け外しできます。公開した版の区分を変える時は改訂します。

必要なもの

• プラン：Enterprise プラン
• 権限：区分を作る・直す、承認フローを作るのは、オーナーとチーム管理者です。手順書に区分を付けるのは、その下書きを編集できる方です
• グループ：確認するグループを、Dive のグループとして作っておきます。承認者になるのは、グループの管理者（オーナー・チーム管理者・グループ管理者）と、資格で指定した場合はその資格の保有者です

確認区分を作る

1. サイドバーの［ユーザー管理］を開き、上部の対象バーで「全社(チーム)」を選びます
2. 対象バーの［承認フロー］をクリックします
3. 画面の下の「確認区分」の［設定する］をクリックします
4. ［作成］をクリックし、次の内容を入れて［保存］をクリックします

●画面: 確認区分の作成・編集

区分は200件まで作れます。使わなくなった区分は、一覧の［無効にする］で外します（これまでの手順書や承認の記録には、区分の名前が残ります）。

付け方の決まり

区分の一覧の下の「付け方の決まり」には、区分の付け方の全体に関わる決まり（両方付ける区分・分ける区分・優先順位・付ける数の目安など）を書きます。AI の判定にそのまま渡します。

例: 設備が原因の安全は「設備安全」、人への影響は「作業安全」。両方ある時は両方付ける。

Excel でまとめて取り込む

1. 区分の一覧の［Excel で取り込む］をクリックします
2. ［Excel の型をダウンロード］（区分がある時は［今の区分を Excel で書き出す］）で、型を取ります
3. 1行に1つの区分を書きます。列は、区分名・定義・該当例・非該当例・確認するグループ・補足・承認かレビューか・差し戻す例です
4. ［ファイルを選ぶ］で選び、読み取った内容を確かめて［取り込む］をクリックします

• 1行目の見出しで列を決めます。「タグ」「担当部署」などの見出しも読めます
• 確認するグループは、Dive のグループ名と同じ名前で書きます。2つ以上の時は改行で区切ります。名前が見つからないグループがある区分は取り込みますが、区分の編集でグループを選ぶまで、その区分が付いた手順書の依頼は始められません
• 承認かレビューかは「承認」か「レビュー」と書きます（空欄は承認、「承認不要」「レビューのみ」はレビュー）
• 同じ名前の区分がある時は上書きします。ファイルに無い区分は消しません
• 見出しが「付け方の決まり」「横断ルール」「付与優先順位」「付与数」などの列は、［付け方の決まりも取り込む］にチェックを入れると、付け方の決まりとして取り込みます（今の付け方の決まりは、この内容に置き換わります）

承認フローに「確認区分で決まる」ステップを置く

1. 承認フローの一覧で、使う承認フローの［編集］（または［作成］）をクリックします
2. 確認区分で決めるステップで、［承認者の決め方］を［手順書の確認区分で決める］にします
3. ［詳細設定］の種別で、承認の区分を回すステップは「承認」、レビューの区分を回すステップは「レビュー」にします
4. ［保存］をクリックします

●画面: 承認フローのステップの「承認者の決め方」

• このステップは、依頼の時に、手順書に付いた区分のグループに回ります。グループごとに誰か1人が承認し、全部のグループがそろうと次へ進みます。依頼は、そのグループの承認者全員に届きます
• 区分が1つも付いていない手順書では、このステップは「該当なし」として記録され、通過します
• 「レビュー」のステップは、［承認を待たない］にもできます（グループに知らせて、確認を待たずに次へ進みます）
• 「確認区分で決まる」ステップのある承認フローで、承認の区分が付いているのに「確認区分で決まる（承認）」のステップが無い時は、依頼を始められません（その区分のグループを通らずに承認が終わるため）。レビューの区分も同じです
• 「確認区分で決まる」ステップの無い承認フローを選んだ時は、確認区分は使われず、これまでどおりに回ります

確認区分を直せるステップ

全件を見るグループ（品質保証など）のステップの［詳細設定］で、［このステップの承認者は、承認と同時に確認区分を直せる］をオンにすると、そのステップの承認者が、今回回す区分を足したり外したりできます。直すと、後ろの「確認区分で決まる」ステップのグループが組み直されます。足した区分は手順書にも付き、直したことは承認の記録に残ります。このステップより後ろに「確認区分で決まる」ステップが無い時は、承認の画面に区分を直す欄は出ません。

このステップを［承認を待たない］にせず、最初の「確認区分で決まる」ステップより前に置くと、手順書を作る方は確認区分の候補を残したまま依頼でき、このステップの承認者が候補を決めます（承認の画面の出方は、下の「承認を依頼する・承認する」）。ただし、この承認フローで回るステップの無い種類の候補（承認のステップしか無いのにレビューの区分の候補 など）がある時は、手順書を作る方が決めてから依頼します。

手順書に区分を付ける

1. 手順書の編集画面の［基本情報］タブを開き、右側の「確認区分」を開きます
2. ［AI で判定］をクリックします。AI が手順書の題名・概要・記載項目・使用物・手順（ファイル手順書はファイルの本文も）を、区分の定義・該当例・非該当例と付け方の決まりに照らし、当たりそうな区分を根拠の引用つきで出します
3. 候補ごとに［確定］か［不要］を選びます。「当たる」の候補は［「当たる」をまとめて確定］でまとめて確定できます
4. 候補を決めたら［この内容で確定］をクリックします（「確認区分を直せる」ステップの承認者に候補を任せる承認フローでは、確かめの後に、候補を残したまま確定できます）

●画面: 編集画面の「確認区分」（AI の候補と根拠）

• 「当たる」は定義どおりの決まりや基準が書かれているもの、「疑い」はキーワードや示唆だけのものです。AI は迷った時に「疑い」として出し、付けるかどうかは人が決めます
• 候補に無い区分は［区分を手で足す］で足せます。付いている区分は、区分の横の［付けない］で外せます
• どの区分にも当たらない時は、区分が付いていないまま［この内容で確定］を押すと、確かめの後に「該当なし」で確定します
• 前に［不要］にした区分は、その後に手順書の内容が変わった時だけ、もう一度候補に出ます（「前に「付けない」にした区分」と表示されます）
• ファイル手順書は、AI がファイルの本文（先頭の約3万字）も読んで判定します。外部のページの手順書、表示用の PDF がまだできていない Office のファイル、文字の無い画像・スキャンした PDF は AI で判定できないので、区分を手で選んで［この内容で確定］を押してください。長いファイルで先頭だけを読んだ時は、その旨が出ます

判定し直しが要る時

判定した後に手順書の内容（題名・概要・記載項目・使用物・手順。ファイル手順書はファイル）を変えると、「判定した後に手順書の内容が変わりました」と表示され、そのままでは依頼できません。［AI でもう一度判定］を押すか、区分を確かめて［この内容で確定］を押してください。改訂した手順書も、その版でもう一度判定（または［この内容で確定］）してから依頼します。

改訂の時に、回す区分を絞る

改訂では、「今回の改訂で確認に回す区分」を決められます。決めない時は、手順書に付いている区分すべてのグループに回ります。

1. 改訂の下書きで［AI で判定］をクリックします。手順書の区分の候補とあわせて、AI が前の版との違いから、今回の変更が関わる区分を出します
2. 出た区分のチェックを確かめて直し、［この区分だけに回す］をクリックします。どの区分にも触れない改訂は［どの区分にも回さない（該当なし）］を、絞らない時は［決めない］を選びます

AI を使わずに決める時は、「今回の改訂で確認に回す区分」の［今回の区分を手で選ぶ］から選びます。記載を消した区分も、消したことを見てもらうために選べます。決めた内容を戻す時は［すべてに回す状態に戻す］をクリックします。

承認を依頼する・承認する

手順書の［公開］で、「確認区分で決まる」ステップのある承認フローを選ぶと、「今回の確認区分」と、回るグループが表示されます。次の時は依頼を始められず、理由が表示されます。

• この版で、まだ確認区分を判定していない
• 判定した後に、手順書の内容が変わった
• 確認区分の候補が残っている（「確認区分を直せる」ステップが前にある承認フローでは、候補を残したまま依頼でき、そのステップの承認者が決めます。依頼の画面には「（候補）」として出ます）
• 今回の区分の確認するグループが決まっていない（見つからないグループがある・承認者がいない）
• 今回の区分に、この承認フローでは回らない区分がある

●画面: 依頼の画面の「今回の確認区分」

承認者の承認の画面には、「あなたのグループが確認する区分」と、その区分の差し戻す例が出ます。差し戻す例に当たる時は差し戻してください。グループごとの承認の状況も表示されます。

「確認区分を直せる」ステップの承認者の画面には、手順書を作る方が決めていない候補が、「候補（当たる）」「候補（疑い）」の印つきで、はじめから入った状態で出ます。当たらない区分は外してから承認してください。外した候補は、手順書に「付けない」と記録されます。

●画面: 承認の画面の「あなたのグループが確認する区分」

• 差し戻された後に出し直す時は、前の回の区分と、今の版の区分を合わせたグループに回ります（出し直しで区分は減りません）。区分が増えた時と、手順書を作る方が決めていない候補が残っている時は、最初のステップからやり直します
• 手順書の削除の依頼は、公開中の版に付いている区分のグループに回ります
• 依頼の後に手順書の区分を変えても、進行中の依頼の回り方は変わりません

確認区分を見る・探す

• 公開前チェック：先頭に、付いている区分と、まだ判定していない・候補が残っている・判定の後に内容が変わった、が出ます。［確認するグループが見る観点］で、付いた区分の差し戻す例を見られます。編集できる方は、［差し戻し例AIチェック］で、その差し戻す例に当たる箇所を AI に探させられます（参考の指摘で、記録は残らず、依頼も止めません）
• 検索：絞り込みの「確認区分」で、公開中の版にその区分が付いている手順書を探せます
• 手順書一覧の Excel 出力：フォルダの［…］→［Excel出力］に「確認区分」の列が出ます
• 改訂履歴：確認区分で決まるステップを使った回は、「確認区分」の列に、今回の区分と、承認者が直した区分が出ます

検索の絞り込みと Excel の列は、確認区分を作ったチームで出ます。

よくある質問

●改訂理由と確認区分は、どう使い分けますか

改訂理由は、どの承認フローを使うか（流れの重さ）を決めます。誤記の修正なら承認なし、といった使い方です。確認区分は、どのグループが入るかを決めます。改訂理由に「化学物質に関わる変更」のような内容の区分を入れている場合は、確認区分に移すと、組み合わせごとに承認フローを作らずに済みます。

●確認するグループの承認者が異動したらどうなりますか

確認するグループの承認者は、依頼の時にそのグループの今の承認者から決まります。承認の時にも、その方がまだそのグループの承認者かを確かめます。異動した方は承認できなくなるので、グループの所属を直してください。

●Enterprise プランから変えるとどうなりますか

確認区分で決まるステップのある承認フローは、依頼の画面で選べなくなります。進行中の依頼は最後まで進みます。区分と、手順書に付けた区分は残ります。

関連

承認フロー

編集中の手順書を8つの軸で確認する（公開前チェック）

手順書・フォルダにタグを付ける（タグ機能）

承認フローで却下された（差し戻された）手順書の再編集方法