Đây là tính năng cho phép bạn đăng ký các câu hỏi bạn thiết lập trong SOP (câu hỏi có đánh giá đạt/không đạt, trắc nghiệm, khoảng giá trị, v.v.) thành mẫu, và áp dụng cùng lúc cho nhiều bước. Công việc trước đây phải thiết lập lặp đi lặp lại các câu hỏi kiểm tra tương tự, giờ chỉ cần chọn một mẫu là xong.
Mẫu câu hỏi có sẵn trong gói Pro trở lên.
Khi nào nên dùng
- Khi vận hành phiếu kiểm tra và bảng kiểm tra, bạn muốn đặt đánh giá đạt/không đạt "Không có bất thường / Cần sửa chữa" cho nhiều bước
- Bạn muốn dùng lại các câu hỏi có giá trị quy định, chẳng hạn như kiểm tra khoảng giá trị (ví dụ:áp suất 0.8 đến 1.2 MPa), trong nhiều bước
- Bạn muốn chuẩn hóa các câu hỏi có cùng lựa chọn và đáp án đúng (ví dụ: "Đã làm" / "Chưa thực hiện" → Đã làm) rồi lưu lại dưới dạng mẫu
- Bạn muốn thay thế một lượt các câu hỏi khác thường trong SOP đã tạo trước đây bằng bộ câu hỏi tiêu chuẩn của nhóm
Cách tạo mẫu câu hỏi
- Ở thanh bên, mở [Từ điển / Mẫu]
- Ở phía trên, chuyển sang tab [Mẫu]
- Nhấn [Mẫu mới]
- Nhập các mục sau
- Tên mẫu (ví dụ: Đạt/không đạt, tiêu chuẩn / Kiểm tra áp suất 0.8 đến 1.2 MPa)
- Loại câu hỏi: Trắc nghiệm / Khoảng giá trị / Trắc nghiệm có đánh giá đạt/không đạt, v.v.
- Nội dung câu hỏi (văn bản hiển thị cho nhân viên tại hiện trường)
- Lựa chọn / đáp án đúng / cài đặt đánh giá đạt/không đạt
- Khi nhấn [Lưu], mẫu sẽ được chia sẻ cho toàn bộ nhóm.
Bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa các mẫu đã tạo từ danh sách mẫu. Nếu sau này bạn cập nhật nội dung các câu hỏi trong mẫu, thay đổi sẽ được phản ánh vào các nơi áp dụng từ đó về sau (nội dung SOP đã áp dụng trước đó không thay đổi).
Áp dụng mẫu cho một bước đơn lẻ
Trong trình chỉnh sửa SOP, mở bước cần áp dụng, rồi nhấn [Chọn từ mẫu] trong phần cài đặt câu hỏi. Khi chọn một mẫu từ danh sách mẫu, các câu hỏi của bước đó sẽ được thay bằng nội dung của mẫu (bạn cũng có thể thêm câu hỏi từ mẫu vào bước chưa có câu hỏi nào).
Áp dụng mẫu hàng loạt cho nhiều bước
Nếu bạn muốn thêm cùng một mẫu vào cả 10 vị trí trong SOP này cùng lúc, hãy dùng cửa sổ Chỉnh sửa hàng loạt.
- Mở SOP đối tượng ở chế độ chỉnh sửa
- Ở góc trên bên phải, nhấn menu [Khác] → [Chỉnh sửa hàng loạt]
- Ở phía trên cửa sổ, chuyển sang tab [Câu hỏi]
- Trong thanh chuyển đổi thao tác, chọn [Dùng mẫu]
- Từ danh sách thả xuống, chọn mẫu câu hỏi bạn muốn áp dụng
- Bật các ô chọn của những bước muốn áp dụng (mặc định là chọn tất cả, bạn cũng có thể dùng tính năng Lọc để tìm kiếm)
- Nhấn [Áp dụng mẫu cho N mục đã chọn]
Như vậy, câu hỏi của mẫu đã chọn sẽ được áp dụng cho tất cả các bước đối tượng. Bạn cũng có thể thêm câu hỏi từ mẫu vào các bước chưa được thiết lập câu hỏi, nhờ đó bạn có thể chèn câu hỏi cùng lúc vào các SOP sẽ được chuyển thành phiếu kiểm tra sau này.
Câu hỏi thường gặp
Q. Tôi có dùng được tính năng này với gói Free / Lite / Core không?
A. Tính năng này có sẵn từ gói Pro trở lên. Nếu bạn mở cửa sổ Chỉnh sửa hàng loạt ở gói thấp hơn, khi thực hiện thao tác [Dùng mẫu], một đường dẫn (CTA) để dùng thử gói cao hơn sẽ hiện ra.
Q. Nếu tôi cập nhật mẫu, các SOP đã áp dụng mẫu trước đó có tự động được phản ánh không?
A. Không, sẽ không được phản ánh. Mẫu được đưa vào bước dưới dạng "ảnh chụp tại thời điểm áp dụng", nên dù sau này bạn có chỉnh sửa mẫu, nội dung của các SOP hiện có cũng không thay đổi (thiết kế này nhằm tránh thay đổi hàng loạt ngoài ý muốn). Nếu muốn phản ánh thay đổi, hãy áp dụng lại mẫu hàng loạt.
Q. Khi thay thế bằng mẫu, các câu hỏi ban đầu sẽ ra sao?
A. Các câu hỏi (loại câu hỏi / nội dung câu hỏi / lựa chọn / đáp án đúng / đánh giá đạt/không đạt) của bước đã chọn sẽ được thay thế bằng nội dung của mẫu. Các thành phần khác như nội dung bước, tiêu đề và video không bị ảnh hưởng. Với bước chưa có câu hỏi, các câu hỏi của mẫu sẽ được thêm vào.
Q. Mẫu của nhóm được quản lý ở đâu?
A. Đó là tab [Mẫu] trong trang [Từ điển / Mẫu] ở thanh bên. Các mục như Từ điển phát âm, Từ điển thuật ngữ chuyên môn, Thẻ, v.v. cũng được gom vào cùng trang này.