Khi bạn tải lên Excel manual, tiêu chuẩn thao tác, bảng kiểm tra hiện có, SOP trong Word hoặc slide PowerPoint lên Dive, AI sẽ tự động tạo tiêu đề, tóm tắt và các bước (bao gồm câu hỏi và kết quả đạt/không đạt), và bạn có thể chỉnh sửa cũng như chia sẻ trên cùng một màn hình như SOP video.
Nhiều khách hàng hiện đang vận hành SOP bằng Excel. Đây là cách để chuyển tài sản SOP hiện có sang Dive ngay lập tức mà không cần quay video lại hoặc viết lại nội dung.
Định dạng tệp được hỗ trợ
- PDF (được hỗ trợ trước đây)
- Excel: .xlsx / .xlsm / .xls
- Word: .docx / .doc
- PowerPoint: .pptx / .ppt
- OpenDocument: .odt / .ods / .odp
Sau khi tải lên, tệp sẽ được chuyển đổi thành PDF trên phía Cloud, và từ đó AI sẽ cấu trúc các bước (tệp Excel / Word / PowerPoint gốc cũng được giữ lại như tài liệu tham khảo).
Các bước tạo
- Nhấp vào nút [+] trong thanh bên → 「Tạo từ tệp」
- Kéo và thả tệp đích hoặc chọn từ 「Chọn tệp」
- Cửa sổ tùy chọn xử lý AI sẽ mở. Điều chỉnh khi cần thiết (chi tiết xem phần tiếp theo)
- Nhấp vào 「Chạy」
- Sau khi xử lý hoàn tất, kết quả tạo bằng AI (tiêu đề / tóm tắt / danh sách bước) sẽ được hiển thị xem trước. Sau khi xác minh nội dung, nhấp vào 「Tạo SOP」 để lưu dưới dạng SOP mới
Nếu bạn muốn làm lại quá trình ở giữa đường, bạn có thể nhấp 「Chạy lại AI」 từ modal chi tiết tài liệu tham khảo để thay đổi tùy chọn và phân tích lại (bạn có thể thử bao nhiêu lần tùy thích từ cùng một tệp).
Chi tiết tùy chọn xử lý AI
Bạn có thể điều chỉnh các tùy chọn sau để phù hợp với nội dung tệp và hình ảnh của SOP bạn muốn tạo.
Chế độ nội dung (Cách nhập nội dung)
- Định dạng lại (tóm tắt) (mặc định): AI đọc nội dung và định dạng thành văn bản dễ đọc như một bước. Nó tóm tắt các mô tả dài dòng và làm rõ chủ ngữ và tân ngữ của hành động.
- Chuyển ghi (theo nguyên bản): Văn bản trong tệp được chuyển ghi vào bước với biểu hiện nguyên thủy. Sử dụng khi bạn muốn duy trì chặt chẽ cách nói và kết thúc câu nội bộ.
Cách chia Bước
- Theo từng nội dung (mặc định): AI chia các bước dựa trên ngắt nghỉ ngữ nghĩa trong nội dung. Ngay cả khi một bước trong Excel nằm rải rác trên nhiều ô, nó vẫn được gộp lại theo nội dung.
- Theo từng trang: Mỗi trang PDF = 1 bước. Tương thích tốt với Excel và PowerPoint được sắp xếp thành 1 trang tính = 1 trang.
Phong cách văn bản
- Lệnh (ví dụ: "Bật nguồn")
- Lịch sự (ví dụ: "Tôi sẽ bật nguồn")
- Đề nghị (ví dụ: "Hãy bật nguồn")
- Tuân theo chính sách: Nếu nhóm của bạn đã đặt phương châm biên soạn SOP, nó sẽ tuân theo chính sách đó
Chế độ chuyển đổi (Bố cục khi chuyển đổi thành PDF)
Đối với Excel, đây là chỉ định bố cục khi chuyển đổi sheet sang PDF.
- Tuân theo cài đặt in (mặc định): Chuyển đổi theo cài đặt in (ngắt trang, phạm vi in) trên tệp Excel
- Vừa chiều rộng 1 trang: Thu nhỏ để chiều rộng vừa với 1 trang chiều rộng. Tránh vấn đề cắt ở giữa với các sheet dài theo chiều ngang
- 1 trang tính = 1 trang: Bắt buộc mỗi sheet vừa với 1 trang
Xử lý câu hỏi và đọc to
- Tạo / không tạo câu hỏi: Có nhập bảng kiểm tra, các mục kiểm tra trong tệp làm câu hỏi (dạng câu đố) hay không. Ngay cả khi không tạo, nội dung bước vẫn được tạo như bình thường
- Đánh giá câu hỏi đạt / không đạt: Tự động chuyển đổi các câu hỏi được tạo sang chế độ đánh giá đạt/không đạt (bình thường / bất thường). Dành cho vận hành bảng kiểm tra
- Đọc to / không đọc to nội dung: Có đọc to nội dung bằng giọng nói khi phát SOP được tạo hay không
Chỉ định SOP tham khảo (β – Tính năng liên quan)
Khi tạo SOP từ video, bạn cũng có thể chỉ định SOP hoặc tệp hiện có (chẳng hạn Excel) làm tài liệu tham khảo và phản ánh nó trong phân tích video. Nếu bạn muốn tạo hướng dẫn video dựa trên SOP Excel đã được thiết lập, hãy sử dụng tính năng này (hiện đang cung cấp ở phiên bản β). Để biết thêm chi tiết, hãy xem Chỉ định SOP tham khảo trong phân tích video (β).
Các câu hỏi thường gặp
Q. Các biểu đồ và hình ảnh trong Excel có được phản ánh trong SOP không?
A. Ở giai đoạn chuyển đổi PDF, hình ảnh và biểu đồ được nhập dưới dạng hình ảnh trang. AI chủ yếu đọc văn bản trong nội dung, và hình ảnh được đính kèm vào bước làm hình thu nhỏ và tài liệu tham khảo. Nếu bạn muốn tận dụng hình ảnh trang, cách chia 「Theo từng trang」 sẽ phù hợp hơn.
Q. Tôi có thể nhập .xlsm có macro không?
A. Có. .xlsm là định dạng được hỗ trợ. Macro sẽ không được thực thi, và nội dung trang tính hiển thị sẽ được chuyển đổi thành PDF và nhập.
Q. AI không chia các bước theo cách tôi dự định.
A. Bạn có thể nhấp 「Chạy lại AI」 từ modal chi tiết tài liệu tham khảo để thay đổi tùy chọn và phân tích lại. Chỉ cần chuyển đổi 「Cách chia Bước」 giữa 「Theo từng nội dung」 và 「Theo từng trang」 cũng có thể thay đổi kết quả đáng kể. Nếu vẫn không phù hợp, chỉnh sửa thủ công trong trình chỉnh sửa SOP sẽ chắc chắn hơn.
Q. Tôi có thể tạo từ cùng một tệp nhiều lần không?
A. Có. Tệp được lưu trong thư viện tài liệu tham khảo có thể được phân tích lại 「Chạy lại AI」 bao nhiêu lần tùy thích, và bạn cũng có thể tạo SOP mới mỗi lần.
Q. Giới hạn kích thước tệp được hỗ trợ là bao nhiêu?
A. Giới hạn tải lên giống với tài liệu tham khảo video cũng được áp dụng. Excel / PowerPoint quá lớn (tương đương vài trăm trang) sẽ xử lý ổn định hơn nếu bạn chia nhỏ và tải lên.