Chức năng này cho phép bạn nhập PDF, AI sẽ đọc nội dung và tự động tạo SOP. Bạn có thể chuyển đổi các tài liệu hướng dẫn hoặc tiêu chuẩn thao tác hiện có thành PDF rồi nhập vào để sử dụng lại dưới dạng SOP trong Dive. Hệ thống chia thành 1 bước cho mỗi trang và trích xuất tiêu đề, mô tả, mẹo, chú ý và vấn đề an toàn từ mỗi trang.

Tạo từ PDF là gì

Đây là phương pháp tạo mà AI xây dựng SOP dựa trên từng trang của PDF đã nhập. Nội dung được tạo gồm:

1 trang = 1 bước được tự động chia
Tiêu đề, mô tả, mẹo, chú ý và vấn đề an toàn của mỗi bước
Tiêu đề và tổng quan của toàn bộ PDF
Mỗi bước sẽ hiển thị trang PDF tương ứng từ bản gốc

Nội dung được chia tách theo hướng dẫn không viết lại hay tóm tắt, mà chuyển đổi nội dung nguyên trạng.

Chuẩn bị trước (Định dạng tệp hỗ trợ)

Tệp có thể nhập chỉ là PDF. Nếu dùng Word, Excel hoặc PowerPoint, vui lòng chuyển đổi thành PDF trước bằng cách dùng tính năng "Xuất dưới dạng PDF" hoặc "Lưu dưới dạng PDF" của các ứng dụng đó, rồi mới tải lên.

Lưu ý rằng PDF có chứa thông tin văn bản (PDF mà bạn có thể chọn văn bản) sẽ cho độ chính xác cao hơn so với PDF chỉ là hình ảnh quét.

Cách tạo

Khi tạo SOP mới

Khi tạo mới SOP, chọn "Tạo từ PDF"
Tải lên tệp PDF hoặc chọn PDF hiện có từ thư viện tài liệu
Cấu hình tùy chọn AI (tham khảo "Cấu hình tùy chọn AI" dưới đây)
AI xử lý và tạo các bước theo từng trang
Bản nháp được tạo, hãy kiểm tra nội dung, chỉnh sửa và xuất bản

Khi thêm bước vào bản nháp hiện có

Bạn cũng có thể nhập PDF từ màn hình chỉnh sửa SOP để thêm các bước. Dùng chức năng này khi bạn muốn chèn nội dung PDF vào SOP hiện có.

Cấu hình tùy chọn AI

Khi nhập, bạn có thể cấu hình các tùy chọn để nâng cao độ chính xác tạo.

Mô tả PDF: Nếu bạn nói cho AI biết PDF là gì bằng một câu, độ chính xác về chuyên ngữ, định dạng tiêu đề và mô tả sẽ được cải thiện rất nhiều
Ngôn ngữ nhận dạng: Nếu bạn chọn ngôn ngữ của văn bản trong PDF, độ chính xác về định dạng và tạo nội dung bổ sung sẽ cao hơn
Kiểu văn bản: Bạn có thể chọn đuôi câu và cách diễn đạt của SOP được tạo
- Mệnh lệnh (Làm ~): Tiêu chuẩn cho SOP
- Kính ngữ (Vui lòng làm ~): Cho tài liệu dành cho khách hàng và thủ tục phục vụ
- Chào mời (Hãy làm ~): Cho đào tạo và huấn luyện

Kiểm tra và chỉnh sửa SOP được tạo

Khi xử lý hoàn thành, bản nháp sẽ được tạo. Mỗi bước được tạo có thể được chỉnh sửa như SOP thông thường.

Sửa tiêu đề, mô tả, mẹo, chú ý và vấn đề an toàn
Xóa các bước không cần thiết, thay đổi thứ tự
Thêm video, hình ảnh hoặc AR vào các bước

Hãy kiểm tra nội dung và chỉnh sửa nếu cần rồi xuất bản. Khi chỉnh sửa lại, bạn có thể truy cập SOP đó từ "Danh sách bản nháp / phê duyệt".

Mẹo để tạo hiệu quả

Nhập mô tả PDF: Chỉ cần thêm một câu như "SOP kiểm tra thiết bị ○○" là độ chính xác sẽ tăng lên
1 trang 1 chủ đề: Vì hệ thống chia thành 1 trang = 1 bước, nên PDF phù hợp nhất là PDF không quá tải thông tin trên mỗi trang mà được chia thành các trang riêng biệt theo từng chủ đề
Dùng PDF chứa thông tin văn bản: PDF có văn bản có thể chọn được sẽ chính xác hơn so với PDF chỉ là hình ảnh quét

Lưu ý và hạn chế

Chỉ có thể nhập định dạng PDF. Hãy chuyển đổi tài liệu Office thành PDF trước
Khi dùng PDF từ thư viện tài liệu, nếu xử lý AI chưa hoàn thành thì không thể tạo được. Trong trường hợp đó, hãy "Chạy xử lý AI" ở thư viện tài liệu rồi thử lại