Khi nhập PDF, AI sẽ đọc nội dung và tự động xây dựng SOP. Bạn có thể tái sử dụng các tài liệu hướng dẫn và tài liệu tiêu chuẩn thao tác hiện có làm SOP của Dive. AI cũng tạo tiêu đề, nội dung, mẹo, điểm lưu ý và hạng mục an toàn của từng bước từ tài liệu.

Tạo SOP từ PDF là gì?

Đây là cách tạo SOP trong đó AI xây dựng SOP dựa trên PDF đã nhập. Nội dung được tạo ra như sau:

Tiêu đề và tổng quan của toàn bộ PDF
Chia thành các bước (mặc định, các hàng trong bảng và mục gạch đầu dòng trong một trang cũng được tách thành bước theo từng nội dung)
Tiêu đề, nội dung, mẹo, điểm lưu ý và hạng mục an toàn của từng bước
Câu hỏi (khi chọn [Tạo câu hỏi] trong tùy chọn AI)
Mỗi bước hiển thị nguyên trang tương ứng của PDF gốc

Mặc định, nội dung sẽ được sắp xếp thành câu văn dễ đọc. Nếu muốn giữ nguyên từ ngữ gốc, hãy chọn [Chép nguyên văn] trong [Cách viết nội dung] thuộc tùy chọn AI. Một bước không bao giờ trải dài qua nhiều trang.

Chuẩn bị (định dạng tệp được hỗ trợ)

Ngoài PDF, bạn cũng có thể nhập trực tiếp tệp Excel, Word và PowerPoint (không cần xuất sang PDF trước). Về cách nhập tệp Office, xem Tạo SOP từ tệp (hỗ trợ Excel/Word/PowerPoint).

Lưu ý: PDF có thể chọn được chữ (PDF có chứa thông tin văn bản) sẽ cho độ chính xác cao hơn PDF chỉ được quét thành ảnh.

Cách tạo

Trường hợp tạo SOP mới

Ở thanh bên, nhấn [+] → [Đăng ký SOP hiện có], sau đó nhấn [Chọn từ tư liệu] ở phía dưới màn hình vừa mở.
Tải lên tệp PDF, hoặc chọn PDF đã xử lý AI từ [Tư liệu] (nếu tải lên, hãy thiết lập tùy chọn AI và chạy xử lý. Xem "Thiết lập tùy chọn AI" ở bên dưới).
Trong [Bạn muốn nhập tệp như thế nào?], dưới tiêu đề "Xem như SOP của Dive", chọn cách nhập từ [Toàn bộ thành 1 bước] / [1 bước 1 slide] / [Chọn slide]. (Chọn [Giữ nguyên tệp] ở trên cùng sẽ tạo SOP hiển thị PDF nguyên trạng mà không chia thành bước. Về sự khác nhau giữa các mục, xem "Cách chọn phương thức nhập" trong Tạo SOP từ tệp (hỗ trợ Excel/Word/PowerPoint).)
Kiểm tra [Cài đặt chuyển thành bước], sau đó nhấn [Xác nhận với nội dung này].
Bản nháp sẽ được tạo, vì vậy hãy kiểm tra nội dung, chỉnh sửa khi cần, rồi xuất bản.

Trường hợp thêm bước vào bản nháp đã có

Bạn cũng có thể nhập PDF và thêm bước từ màn hình chỉnh sửa SOP. Tính năng này dùng khi muốn chèn nội dung PDF vào SOP đã có. Khi thêm bước, chọn [Tệp] rồi chọn PDF. Sau đó bạn có thể chọn cách nhập từ [Toàn bộ thành 1 bước] / [1 bước 1 slide] / [Chọn slide]. Với PDF chưa được xử lý AI, chỉ có thể chọn [Toàn bộ thành 1 bước].

Thiết lập tùy chọn AI

Khi tải lên PDF, tùy chọn xử lý AI sẽ mở ra. Đưa chuột lên biểu tượng giải thích bên cạnh từng mục, hoặc lên các nút lựa chọn, để xem giải thích. Các thiết lập bạn đã chọn lần trước đã được điền sẵn.

Hướng dẫn phân tích

Chỉ cần cho AI biết ngắn gọn đây là loại PDF nào, độ chính xác của tiêu đề và nội dung sẽ tăng lên. Mô tả riêng cho tệp này là đủ. Các tiền đề chung như thuật ngữ chuyên môn nội bộ hay ngành nghề có thể đăng ký một lần trong Từ điển thuật ngữ chuyên môn (thuật ngữ và bản dịch đa ngôn ngữ), và sẽ được đưa vào phân tích mà không cần nhập lại mỗi lần.

Cách chia Bước

Theo từng nội dung (mặc định): Tách các hàng trong bảng, mục gạch đầu dòng và nhiều bước trong một trang, rồi biến mỗi phần thành một bước. Phù hợp với tài liệu có nhiều bước được viết trên một trang
Theo từng trang: Biến mỗi trang thành một bước. Phù hợp với PDF dạng slide chủ yếu gồm hình vẽ hoặc ảnh

Kiểu văn bản

Mệnh lệnh (ví dụ: "Kiểm tra van."): là tiêu chuẩn của SOP
Lịch sự (ví dụ: "Vui lòng kiểm tra van."): dùng cho đào tạo nhân viên mới, hoặc SOP nộp cho đối tác kinh doanh hay kiểm toán
Khuyến khích (ví dụ: "Cùng kiểm tra van nào."): dùng cho giáo dục và đào tạo
Theo cách viết của nhóm: Nếu nhóm bạn đã quy định cách viết SOP, cách diễn đạt sẽ theo quy định đó

Cài đặt nâng cao

Cách viết nội dung: [Sắp xếp lại] (mặc định) đọc nội dung và sắp xếp thành các mục: nội dung công việc, mẹo, lưu ý và an toàn. [Chép nguyên văn] giữ nguyên từ ngữ gốc và chép lại trung thực các hàng trong bảng và mục gạch đầu dòng. Phù hợp với tài liệu cần coi trọng nguyên văn, như quy định, bảng kiểm tra, phiếu đánh giá
Ngôn ngữ nhận dạng: Chọn ngôn ngữ của văn bản trong PDF sẽ nâng cao độ chính xác của việc sắp xếp và tạo nội dung bổ sung
Tạo câu hỏi: AI sẽ tạo câu hỏi dành cho người làm việc từ nội dung tài liệu. Khi bật, bạn có thể chọn [Loại câu hỏi] ([Kiểm tra tại chỗ] / [Bài kiểm tra mức độ hiểu]). Khi chọn [Chép nguyên văn], mục này không thể chọn, và chỉ những câu hỏi đã được ghi sẵn trong tài liệu gốc mới được nhập

Để xem giải thích chi tiết từng mục, xem "Chi tiết tùy chọn xử lý AI" trong Tạo SOP từ tệp (hỗ trợ Excel/Word/PowerPoint).

Kiểm tra và chỉnh sửa SOP đã tạo

Khi xử lý hoàn tất, bản nháp sẽ được tạo. Mỗi bước được tạo ra có thể chỉnh sửa giống như SOP thông thường.

Sửa tiêu đề, nội dung, mẹo, điểm lưu ý và hạng mục an toàn
Xóa các bước không cần thiết và đổi thứ tự
Thêm video, hình ảnh hoặc AR vào bước

Kiểm tra nội dung, chỉnh sửa khi cần, rồi xuất bản. Khi chỉnh sửa lại, bạn có thể truy cập SOP đích từ [Danh sách bản nháp / phê duyệt].

Mẹo để tạo SOP hiệu quả

Nhập hướng dẫn phân tích: Chỉ cần thêm một câu ngắn như "SOP kiểm tra thiết bị XX" là độ chính xác đã tăng lên
Chọn cách chia phù hợp với tài liệu: Với tài liệu có nhiều bước trên một trang, nên chọn [Theo từng nội dung]; với tài liệu kiểu slide mà mỗi trang gom một công việc, nên chọn [Theo từng trang]. Nếu các bước không được chia như mong muốn, bạn có thể đổi cách chia và phân tích lại bằng [Chạy lại AI] trong chi tiết tư liệu
Dùng PDF có chứa thông tin văn bản: PDF có thể chọn được chữ cho độ chính xác cao hơn PDF chỉ là ảnh quét

Lưu ý và hạn chế

Bài viết này giải thích việc nhập PDF. Tệp Excel, Word và PowerPoint cũng có thể nhập từ cùng một màn hình
Nếu muốn chia PDF trong [Tư liệu] thành các bước để sử dụng, thì không thể chọn [Toàn bộ thành 1 bước] / [1 bước 1 slide] / [Chọn slide] khi chưa hoàn tất xử lý AI. Trong trường hợp đó, hãy nhấn [Chạy xử lý AI] trong [Tư liệu] rồi thử lại. ([Giữ nguyên tệp] có thể chọn ngay cả khi chưa xử lý AI.)
PDF bị hạn chế in, chỉnh sửa hoặc sao chép (những PDF không yêu cầu mật khẩu khi mở) vẫn có thể xử lý AI nguyên trạng. PDF yêu cầu mật khẩu khi mở không thể xử lý AI, vì vậy hãy chuẩn bị tệp đã gỡ mật khẩu