「Chứng chỉ」là một chức năng cho phép quản lý theo từng người việc sở hữu chứng chỉ được cấp từ bên ngoài hoặc nội bộ như bằng cấp, chứng chỉ nội bộ, khám sức khỏe và hạn hiệu lực của chúng. Chức năng này tập hợp thông tin về ai sở hữu cái gì và hết hạn khi nào vào một nơi, thông báo cho cá nhân và quản trị viên trước khi chứng chỉ hết hạn, và kết nối đến việc tham gia khóa học cập nhật.

Chức năng chứng chỉ khả dụng từ gói Core trở lên（Core / Pro / Enterprise）. Bạn có thể mở nó từ [Đào tạo] → [Chứng chỉ] trên thanh bên. Những người có thể mở màn hình này là chủ sở hữu / quản trị viên nhóm / quản trị viên nhóm. Khách không nằm trong phạm vi quản lý.

● Trang chứng chỉ（Cảnh báo hết hạn）

Sự khác biệt giữa「Đào tạo」「Phát triển」

Quản lý đào tạo chia thành 3 lớp với các vai trò khác nhau.

Đào tạo (Khóa học)：Tập hợp các quy trình mà bạn muốn mọi người xem và phân phối. Đây là cơ chế kiểm tra xem ai đã xem
Phát triển (Bản đồ kỹ năng)：Định nghĩa khả năng cần thiết cho từng nhóm và đánh giá mức độ phát triển bằng cấp độ
Chứng chỉ：Đây là sổ cái để xem có nên cho phép thực hiện công việc đó hay không. Các giá trị không phải là cấp độ mà là「có hay không có」và「hạn hiệu lực」, hết hạn ngay khi hết thời hạn

Khác với bản đồ kỹ năng, chứng chỉ gắn với cá nhân chứ không phải nhóm. Ngay cả khi chuyển công tác, hồ sơ sở hữu vẫn được chuyển cho người đó.

Quyền hạn

Chủ sở hữu / Quản trị viên nhóm：Toàn bộ thành viên nhóm là đối tượng. Bạn có thể thực hiện các định nghĩa dùng chung toàn nhóm（thêm / chỉnh sửa / lưu trữ chứng chỉ, nhập hàng loạt, cài đặt「Người cần chứng chỉ」）
Quản trị viên nhóm：Đối tượng là nhóm mà bạn thuộc về và nhóm dưới nó cùng các thành viên của chúng. Bạn có thể đăng ký hồ sơ sở hữu, cập nhật hạn hiệu lực và phê duyệt đơn xin, nhưng không thể thay đổi định nghĩa dùng chung toàn nhóm
Cá nhân：Từ tab 「Chứng chỉ」trên trang cá nhân, bạn có thể nộp đơn xin chứng chỉ mình đã lấy được

Xuất Excel tuân theo quyền「Quyền xuất bản đồ kỹ năng」trong cài đặt chủ sở hữu.

Cấu trúc màn hình

Trang chứng chỉ có 6 chế độ xem khác nhau được chuyển đổi ở phía trên.

Cảnh báo hết hạn：Liệt kê những người hết hạn hoặc sắp hết hạn theo thứ tự cần xử lý. Thường thì bạn chỉ cần xem tại đây là đủ
Tình hình sở hữu：Ma trận người × chứng chỉ. Bạn có thể nhập đăng ký / cập nhật từ các ô này
Người cần chứng chỉ：Quyết định「những người nên sở hữu」cho từng nhóm（bộ phận, quy trình）và hiển thị số lượng thiếu
Danh mục chứng chỉ：Quản lý định nghĩa của chứng chỉ chính
Chờ phê duyệt：Phê duyệt hoặc từ chối đơn xin từ cá nhân. Số lượng hiển thị dưới dạng badge
Thực hiện khi chưa có chứng chỉ：Hồ sơ（bằng chứng）của việc mở quy trình khi chưa đáp ứng chứng chỉ yêu cầu

Trong Cảnh báo hết hạn và Tình hình sở hữu, bạn có thể lọc theo nhóm.

1. Đăng ký chứng chỉ (Danh mục chứng chỉ)

Trước tiên, bạn đăng ký「chứng chỉ nào sẽ được quản lý」làm định nghĩa dùng chung toàn nhóm. Bạn có thể làm điều này từ 「Thêm chứng chỉ」ở góc trên cùng bên phải（chủ sở hữu / quản trị viên nhóm）.

Cơ bản

Tên chứng chỉ（bắt buộc）：Ví dụ「Khóa huấn luyện kỹ năng móc khoá」「Khóa huấn luyện kỹ năng vận hành xe nâng」「Chứng nhận nội bộ cấp A mạch nối」
Phân loại：Chứng chỉ theo pháp luật / Chứng chỉ nội bộ / Yêu cầu của khách hàng / Khám sức khỏe / Khác
Cơ quan cấp (mặc định)：Giá trị mặc định khi đăng ký hồ sơ sở hữu

Hạn / đào tạo lại

Có hạn hiệu lực：Khi bật, bạn có thể cài đặt 「Thời hạn hiệu lực (tháng)」. Khi bạn nhập ngày lấy được trong hồ sơ sở hữu, hạn hiệu lực được tính toán tự động từ đây
Đào tạo lại định kỳ trong nội bộ：Khi bật, bạn có thể cài đặt 「Chu kỳ đào tạo lại (tháng)」. Được sử dụng khi chứng chỉ tự nó là trọn đời nhưng các quy định nội bộ yêu cầu「đào tạo lại mỗi 3 năm」. Bạn có thể giữ nó riêng biệt với hạn hiệu lực
Thời điểm thông báo (số ngày trước)：Mặc định là 「90 ngày trước / 30 ngày trước」. Khi thời gian còn lại bằng số ngày này, trạng thái thay đổi thành「Sắp hết hạn」và email nhắc nhở được gửi

Mục bắt buộc khi đăng ký

Bắt buộc nhập số giấy chứng nhận
Bắt buộc đính kèm tệp giấy chứng nhận

Khóa huấn luyện để lấy hoặc gia hạn chứng chỉ này

Khóa huấn luyện：Liên kết với các khóa học được tạo trong Đào tạo (Khóa học). Điều này dự định cho tài liệu giáo dục nội bộ hoặc các khóa huấn luyện mà bạn phải tham gia lại khi gia hạn
Khi hạn gần hết, tự động gán khóa huấn luyện ở trên：Khi bật, một khóa học được gán cho những người trong thời kỳ thông báo mỗi sáng khi xử lý nhắc nhở

● Thêm chứng chỉ

Nếu bạn thay đổi thời hạn hiệu lực hoặc chu kỳ đào tạo lại sau này, nó chỉ có hiệu lực đối với giá trị mặc định của hồ sơ sở hữu mà bạn sẽ đăng ký trong tương lai. Hạn hiệu lực đã đăng ký sẽ không thay đổi（vì ngày trên chứng chỉ là chính xác）.

Đối với các chứng chỉ không sử dụng nữa, bạn có thể 「Lưu trữ」chúng để loại bỏ khỏi danh sách. Hồ sơ sở hữu vẫn còn.

2. Đăng ký ai sở hữu gì (Hồ sơ sở hữu)

Bạn có thể đăng ký từ các ô trong 「Tình hình sở hữu」hoặc từ tab 「Chứng chỉ」trên trang cá nhân.

Nhấp vào 「Đăng ký chứng chỉ đang có」.
Nhập 「Ngày lấy được」(bắt buộc). Nếu thời hạn hiệu lực và chu kỳ đào tạo lại được cài đặt trong danh mục chứng chỉ, 「Hạn hiệu lực」và 「Đào tạo lại lần tới」sẽ được nhập tự động（bạn có thể chỉnh sửa thủ công）.
Nếu cần, nhập 「Số giấy chứng nhận」・「Cơ quan cấp」・「Ghi chú」.
Đính kèm một bản sao của giấy phép, v.v. trong 「Đính kèm giấy chứng nhận」. Chỉ cá nhân và quản trị viênmới có thể xem các tệp đính kèm.
「Lưu」.

● Đăng ký hồ sơ sở hữu

Cập nhật (học lại) không phải là ghi đè mà bạn 「Đăng ký gia hạn (học lại)」 để 「 tích tụ hồ sơ mới」. Lịch sử lấy được trước đó không bị xóa và dấu vết về khi nào cập nhật vẫn còn lại. Hồ sơ có hạn hiệu lực dài nhất được coi là「sở hữu hiện tại」.

Để trả lại giấy phép hoặc hủy chứng chỉ nội bộ, hãy sử dụng 「Thu hồi / nộp lại」（được ghi lại riêng biệt từ việc mất hiệu lực do hết hạn）. Lịch sử hoạt động được lưu giữ cho từng chứng chỉ.

3. Cá nhân nộp đơn xin / Quản trị viên phê duyệt

Cá nhân có thể đăng ký chứng chỉ mà họ đã tự lấy được dưới dạng đơn xin.

Từ menu người dùng ở góc trên cùng bên phải của màn hình, hãy mở 「Mở trang cá nhân」và chọn tab 「Chứng chỉ」.
Thay đổi màn hình thành 「Tất cả chứng chỉ」và nhấp vào 「Nộp đơn xin」cho chứng chỉ đích.
Nhập ngày lấy được, v.v. và nhấp vào 「Nộp đơn xin」. Việc đính kèm một bản sao chứng chỉ sẽ nhanh chóng phê duyệt.

Khi nộp đơn xin, email sẽ được gửi đến quản trị viên nhóm và nó sẽ xuất hiện trong 「Chờ phê duyệt」trên trang chứng chỉ. Quản trị viên xem xét nội dung và chọn 「Phê duyệt」hoặc 「Từ chối」. Việc từ chối yêu cầu nhập lý do, lý do này được ghi lại trong email gửi đến cá nhân và lịch sử. Kết quả phê duyệt hoặc từ chối được thông báo cho cá nhân qua email.

「Cho đến khi được phê duyệt, nó sẽ không được tính là sở hữu hợp lệ.」

4. Điều gì xảy ra khi hạn hiệu lực gần hết

Trạng thái chứng chỉ thay đổi như sau.

「Có hiệu lực」/ 「Sắp hết hạn」(đã vào thời kỳ thông báo) / 「Hết hạn」(vượt quá hạn)
「Chờ phê duyệt」(đang nộp đơn xin) / 「Từ chối」/ 「Thu hồi」/ 「Chưa lấy được」

Hạn chót được xác định bằng cách sử dụng cái sớm hơngiữa 「Hạn hiệu lực」và 「Đào tạo lại lần tới」. Nếu hạn đào tạo lại nội bộ gần hết, nó được hiển thị riêm biệt từ hết hạn bằng cấp.

Email nhắc nhở được gửi vào thời điểm thông báo từ danh mục chứng chỉ（mặc định 90 ngày trước / 30 ngày trước）, 「ngày hôm đó」và 「quá hạn」. 「Một email cho cá nhân」, 「một email tóm tắt cho quản trị viên theo từng nhóm」. Nếu bạn cập nhật và hạn thay đổi, thông báo sẽ tự động đặt lại.

Nếu bạn bật「Khi hạn gần hết, tự động gán khóa huấn luyện ở trên」trong danh mục chứng chỉ, một khóa học cập nhật được gán cho cá nhân khi họ vào thời kỳ thông báo. Bạn cũng có thể gán thủ công từ danh sách cảnh báo hết hạn.

5. Quyết định「Người cần chứng chỉ」(Nhóm)

Trong 「Người cần chứng chỉ」, bạn quyết định「những người nên sở hữu chứng chỉ này」cho từng nhóm（bộ phận, quy trình）và kiểm tra xem nó có được đáp ứng hay không（chỉ chủ sở hữu / quản trị viên nhóm mới có thể cài đặt）.

Chọn 「Nhóm」và 「Chứng chỉ」đích.
Nhập 「Số người cần thiết」. 「Để trống có nghĩa là「tất cả những người trong nhóm đó nên sở hữu」」.
Khi bạn thêm, số lượng người sở hữu, gần hết hạn, hết hạn, chưa lấy được và 「Số người thiếu」được hiển thị.

Nếu bạn chọn nhóm cha, các nhóm dưới nó cũng sẽ được đặt làm đối tượng. Bạn cũng có thể chỉ đặt làm đối tượng các thành viên trực tiếp.

6. Gắn「Chứng chỉ yêu cầu」vào quy trình

Bạn có thể cài đặt「công việc này yêu cầu chứng chỉ nào」ở phía quy trình.

Mở màn hình chỉnh sửa quy trình và mở 「Chứng chỉ yêu cầu」trong cài đặt.
Chọn các chứng chỉ cần thiết cho công việc này（giống như thẻ, chúng được lưu khi bạn chọn）.

Khi một người không có chứng chỉ được đặt được mở quy trình đó, cảnh báo sẽ hiển thị trên màn hình bắt đầu phát lại. Văn bản khác nhau sẽ xuất hiện tùy theo trạng thái, chẳng hạn như「Chưa lấy được」「Hạn hiệu lực đã hết」「Đơn xin đang chờ phê duyệt」. Nếu hạn gần, hướng dẫn khuyến khích cập nhật cũng sẽ xuất hiện.

「Không chặn xem」. Điều này để đảm bảo công việc không bị gián đoạn ở giai đoạn khi đăng ký chứng chỉ chưa kịp. Thay vào đó, hồ sơ về「mở mà không đáp ứng chứng chỉ yêu cầu」được lưu giữ trong 「Thực hiện khi chưa có chứng chỉ」và có thể được xem lại sau.

Vì chứng chỉ yêu cầu gắn vào cơ sở của quy trình, nó sẽ được chuyển ngay cả khi bạn sửa đổi quy trình.

● Cảnh báo trên màn hình bắt đầu

7. Cài đặt「Chứng chỉ tiên quyết」trong khóa học đào tạo

「Chứng chỉ cần có trước khi tham gia khóa học này」được cài đặt trong 「Chứng chỉ tiên quyết」trong màn hình chỉnh sửa Đào tạo (Khóa học). Khi bạn gán một khóa học, bạn sẽ được thông báo về những người không đáp ứng chứng chỉ tiên quyết kèm theo số lượng. 「Việc gán đó sẽ không bị dừng」nên bạn có thể quyết định xem liệu sẽ yêu cầu họ lấy chứng chỉ trước hay tiếp tục với sự đồng ý.

Hướng ngược lại với「Khóa huấn luyện để lấy hoặc gia hạn chứng chỉ này」ở phía danh mục chứng chỉ. Cái trước là 「Chứng chỉ → Khóa học」（Khóa học để lấy / gia hạn chứng chỉ này）, cái sau là 「Khóa học → Chứng chỉ」（Chứng chỉ cần có trước khi tham gia khóa học này）.

8. Nhập bảng tính Excel hiện tại của bạn

Từ 「Nhập hàng loạt」ở góc trên cùng bên phải, bạn có thể đọc bảng chứng chỉ hiện có của mình trực tiếp（chủ sở hữu / quản trị viên nhóm）.

Tải xuống 「Mẫu」hoặc kéo Excel / CSV ở tay bạn trực tiếp（CSV Shift-JIS cũng được tự động phát hiện）.
Khớp nhân viên bằng cột 「Họ tên」hoặc 「Email」và danh mục chứng chỉ bằng cột 「Tên chứng chỉ」. Những biến thể trong tên tiêu đề được hấp thụ.
Trước khi nhập, xem trước từng dòng xuất hiện. Bạn có thể biết ngay về những dòng nơi không tìm thấy đối tượng và những dòng nơi không thể đọc ngày lấy được.
Xác nhận với 「[◯ nhập]」.

Ngay cả khi cột hạn hiệu lực trống, nó được tính toán tự động từ thời hạn hiệu lực trong danh mục chứng chỉ. Bạn có thể chọn tùy chọn để「Bỏ qua các dòng đã đăng ký」「Tạo mới chứng chỉ chưa đăng ký vào danh mục」.

9. Xuất ra Excel

Với 「Xuất ra Excel」ở góc trên cùng bên phải, bạn có thể xuất tình hình sở hữu, hạn hiệu lực và tình trạng đáp ứng chứng chỉ yêu cầu. Những gì được xuất chỉ là những gì bạn có thể thấy（quản trị viên nhóm chỉ xem phạm vi quản lý của họ）. Từ tab 「Chứng chỉ」trên trang cá nhân, bạn có thể xuất cho một người đó.

Các câu hỏi thường gặp

Phải chứng chỉ hết hạn sẽ không thể mở quy trình được sao?
Không. Cảnh báo sẽ xuất hiện trên màn hình bắt đầu, nhưng xem không bị chặn. Thực tế mở được ghi lại trong「Thực hiện khi chưa có chứng chỉ」.

Chứng chỉ sẽ như thế nào khi chuyển công tác?
Vì chứng chỉ gắn với cá nhân, nếu nhóm thay đổi, hồ sơ sở hữu sẽ vẫn được chuyển.

Khi đăng ký cập nhật (học lại), bản ghi trước đó sẽ bị xóa không?
Không. Những bản ghi mới tích tụ và những bản ghi có hạn dài nhất được coi là「sở hữu hiện tại」.

Ai có thể xem bản sao chứng chỉ?
Chỉ cá nhân và quản trị viên.

Có thể quản lý chứng chỉ khách không?
Không. Khách nằm ngoài phạm vi tập hợp và quản lý. Nếu quản lý là cần thiết, vui lòng thay đổi thành tài khoản bình thường.

Liên quan

Chức năng Đào tạo：Cách tạo, gán và xem tình trạng hoàn thành khóa học（Khóa học cập nhật và chứng chỉ tiên quyết được sử dụng）
Trang cá nhân（Xem 1 người dùng thông qua 3 tab「Đào tạo / Phát triển / Hoạt động」）
Bản đồ kỹ năng là gì?/Cách xem dấu bản đồ kỹ năng（Cửa vào của lớp phát triển）