Dalam langkah ini, Anda akan mengatur Grup sesuai dengan struktur organisasi Anda dan menugaskan anggota. Ikuti langkah-langkah ini secara berurutan.

1. Pahami cara kerja Grup
2. Buat Grup (sesuai dengan hierarki organisasi Anda)
3. Tambahkan pengguna dan tugaskan ke Grup
4. Atur alur persetujuan

Apa itu Grup?

Grup adalah unit organisasi (departemen, tim, proyek, dll). Berdasarkan grup mana tempat pengguna berada, tiga hal berikut akan ditentukan:

• Folder (SOP) mana yang dapat mereka akses
• Alur persetujuan mana yang digunakan saat menerbitkan SOP
• Unit untuk mengelola Peta Keterampilan (konten keterampilan dan definisi tingkat)

Dalam langkah ini, atur Grup Anda sesuai dengan struktur organisasi atau struktur proyek Anda.

Perbedaan Antara Tim dan Grup

Tim adalah unit kontrak dan mewakili seluruh perusahaan Anda (hanya satu per Dive). Grup adalah cara Anda mengorganisir pengguna di dalamnya berdasarkan departemen, tim, proyek, dll.

Bayangkan seperti ini: Tim = Perusahaan, Grup = departemen atau tim di dalamnya. Grup dapat memiliki hierarki (misalnya: Departemen Produksi → Departemen Produksi 2), dan satu pengguna dapat menjadi anggota beberapa Grup.

Batasan Akses dan Grup

Siapa yang dapat melihat SOP tergantung pada pembatasan akses Folder yang memuatnya. Di Pengaturan Pembatasan Akses Folder, pilih "Terapkan filter" dan tentukan Grup mana yang harus melihatnya. Folder tanpa filter dapat dilihat oleh semua anggota Tim (kecuali tamu).

Spesifikasi Dive (Status Awal)

• Pengguna di Grup yang lebih rendah diperlakukan sebagai anggota Grup yang lebih tinggi. Misalnya, anggota Departemen Produksi 2 juga dapat melihat Folder yang disaring oleh Departemen Produksi.
• Sekadar menjadi anggota Grup yang lebih tinggi tidak memberikan akses ke Folder yang disaring ke Grup yang lebih rendah. Misalnya, karyawan Departemen Produksi tidak dapat melihat Folder yang disaring ke Departemen Produksi 2.
• Penyaringan di level Folder induk juga berlaku untuk Folder di dalamnya. Jika seseorang tidak dapat membuka Folder induk, mereka juga tidak dapat membuka Folder di dalamnya.
• Pemilik dan Admin Tim dapat melihat semua Folder terlepas dari penyaringan.

Jika Anda ingin...

• Tampilkan Folder dari departemen yang lebih rendah ke staf departemen yang lebih tinggi: Di "Fungsi Pemilik" → "Aturan kerja" → "Cakupan tampilan folder", nyalakan "Izinkan melihat Folder untuk Grup di bawah Grup pengguna sendiri"
• Sembunyikan SOP dari departemen yang lebih tinggi dari staf departemen yang lebih rendah: Di bagian yang sama, nyalakan "Jangan tampilkan SOP dari Folder yang disaring oleh Grup yang lebih tinggi kepada pengguna di Grup yang lebih rendah"
• Tampilkan sesuai bagan organisasi Anda: Nyalakan keduanya di atas. Lihat Bagi visibilitas SOP berdasarkan hierarki departemen untuk petunjuk
• Tampilkan kepada anggota proyek lintas departemen: Buat Grup seperti "Proyek Peningkatan", tugaskan anggota ke sana, dan saring Folder berdasarkan Grup itu. Satu orang dapat menjadi anggota beberapa Grup
• Tampilkan kepada individu tertentu: Tambahkan orang tersebut ke Grup tempat Folder disaring

Akan lebih mudah untuk mengelola jika Anda terlebih dahulu membuat Grup sesuai dengan hierarki organisasi saat ini, kemudian tambahkan Grup lintas departemen sesuai kebutuhan.

Mari Atur Grup

1. Klik ikon orang (Manajemen pengguna) di bilah samping.

2. Klik "Manajemen grup".

3. Klik "+ Buat grup pertama".

4. Masukkan nama grup dan klik "Tambah".

5. Grup Anda telah diatur! (Dalam contoh ini, kami membuat Grup "Departemen Produksi".) Selanjutnya, untuk menentukan hierarki, buat subgrup. Arahkan ke Grup yang Anda buat dan klik "..." di sebelah kanan.

6. Klik "Tambah subgrup".

7. Masukkan nama grup dan klik "Tambah".

8. Subgrup telah dibuat dan hierarki telah ditentukan! (Dalam contoh ini, Departemen Produksi → Departemen Produksi 2)

Terakhir, klik "Simpan".

9. Pengaturan grup selesai!

Tambahkan Pengguna sebagai Anggota Grup

1. Sekarang mari tambahkan pengguna yang ada ke Grup. Klik Grup tempat Anda ingin menambahkan anggota (dalam contoh ini, Departemen Produksi 2). Sisi kanan layar akan berubah untuk menampilkan informasi untuk Departemen Produksi 2. Saat ini tidak ada anggota.
   
2. Klik "Tambah anggota".
   
3. Klik "Pilih pengguna yang akan ditambahkan", pilih pengguna yang diinginkan, dan klik "Tambah".
   
   
   

4. Pengguna telah ditambahkan sebagai anggota Grup!

   

Tambahkan Pengguna Baru

Tambahkan pengguna untuk menyiapkan lingkungan penggunaan Anda. Ada dua metode untuk menambahkan pengguna: "Undang lewat email" dan "Terbitkan akun tanpa email". Untuk mendaftarkan banyak pengguna sekaligus, Anda juga dapat menggunakan impor massal melalui Excel.

Petunjuk terperinci untuk menambahkan pengguna (undangan email, penerbitan akun tanpa email, dan impor massal Excel) disediakan dalam artikel berikut.

• Tambah pengguna (undangan email, penerbitan akun tanpa email)

Setelah menambahkan pengguna, tugaskan mereka ke setiap Grup menggunakan metode yang sama dengan "Tambahkan Pengguna sebagai Anggota Grup" di atas.

Atur Alur Persetujuan

Terakhir, atur alur persetujuan sesuai kebutuhan. Ketika alur persetujuan dikonfigurasi, persetujuan dari penyetuju yang ditunjuk diperlukan saat menerbitkan atau merevisi SOP.

Anda dapat menyiapkan beberapa alur persetujuan: alur bersama seluruh perusahaan yang dapat dipilih oleh semua orang di Tim, dan alur persetujuan spesifik Grup yang hanya dapat dipilih oleh anggota Grup itu. Konfigurasi dilakukan melalui "Alur persetujuan" di bilah target di bagian atas layar ini (Manajemen pengguna), pilih "Bersama seluruh perusahaan (tim)" atau Grup yang diinginkan. Bahkan Tim tanpa Grup dapat menggunakan alur persetujuan bersama seluruh perusahaan.

Untuk petunjuk konfigurasi terperinci, lihat Alur persetujuan.

Bagus sekali! Anda telah menyelesaikan pengaturan Grup.

Jika penggunaan Dive Anda berkembang atau struktur organisasi perusahaan Anda berubah, kembali dan tinjau pengaturan ini lagi. Langkah berikutnya adalah yang terakhir.

Langkah Berikutnya >Langkah 6: Kembangkan SOP Anda dengan Umpan Balik Lapangan