Hal penting yang perlu diketahui: Ada 2 cara untuk berbagi SOP ke luar perusahaan
Dive menyediakan 2 cara untuk menunjukkan SOP kepada pihak luar seperti perusahaan partner, supplier, dan pihak lain yang Anda tidak ingin mencampuradukkan dengan operasi Dive normal. Gunakan keduanya sesuai kebutuhan.
- ① URL Berbagi Eksternal (tidak perlu login): Terbitkan URL tampilan yang dilindungi dengan batas waktu atau kata sandi, kemudian cukup berikan URL tersebut agar dapat dilihat. Tidak perlu login, dan pihak lain tidak perlu persiapan khusus. Karena sistem ini menerbitkan URL untuk setiap SOP, cocok untuk berbagi sekali atau untuk kasus-kasus spesifik.
- ② Undangan Tamu (slot undangan tamu): Berikan hak akses login ke Dive dengan izin khusus berbagi informasi (hanya lihat/bukan target untuk kursus, pelaporan pemanfaatan), dan kelola di bawah manajemen yang sama dengan pengguna lain (pembatasan folder, log audit, pembatasan IP, SSO). Karena sistem ini menampilkan dalam satuan folder, cocok untuk pengguna yang ingin melihat dalam jangka panjang dan berkelanjutan.
※ Dari perspektif keamanan, kami merekomendasikan penggunaan ② Undangan Tamu pada prinsipnya. Jika hanya berbagi sekali, gunakan ① URL Berbagi Eksternal yang dilindungi dengan batas waktu + kata sandi.
※ Undangan Tamu dapat diubah kapan saja ke hak akses lain (Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi), dan saat itu slot yang dikonsumsi secara otomatis beralih antara slot Undangan Tamu ↔ slot hak akses Pemilik hingga Pengguna hanya-lihat. Tidak perlu mengundang ulang.
Mana yang dipilih? (Keputusan sederhana)
Jawab 3 pertanyaan berikut untuk menentukan metode yang harus dipilih.
-
Apakah pihak lain akan melihat SOP yang sama dalam jangka panjang dan berulang kali? (Ingin menampilkan beberapa SOP sekaligus?)
- Ya → Undangan Tamu (dapat berbagi dalam satuan folder)
- Tidak (sekali saja, hanya beberapa hari, atau ingin memberikan 1 per 1) → URL Berbagi Eksternal
-
Apakah kontrol log audit, pembatasan alamat IP, atau SSO diperlukan?
- Ya → Undangan Tamu (kontrol yang sama dengan pengguna lain akan diterapkan)
- Tidak → Salah satu pun boleh
-
Tidak ingin mengkonsumsi slot hak akses?
- Ya → URL Berbagi Eksternal
- Tidak → Undangan Tamu (slot akan dikonsumsi, tetapi Core atau lebih tinggi memiliki 3 kali slot Undangan Tamu dari jumlah akun = Core 75 / Pro 150 / Enterprise 300)
Tabel Perbandingan (Apa perbedaannya?)
| ① URL Berbagi Eksternal | ② Undangan Tamu | |
|---|---|---|
| Satuan berbagi | Terbitkan URL untuk setiap SOP | Izinkan akses dalam satuan folder |
| Persiapan pihak lain | Tidak diperlukan (cukup buka URL) | Login diperlukan (Informasi login Dive) |
| Slot hak akses | Tidak dikonsumsi | Konsumsi 1 slot Undangan Tamu (Free/Lite tidak bisa, Core atau lebih tinggi = 3 kali jumlah akun = Core 75 / Pro 150 / Enterprise 300) |
| Paket yang dapat digunakan | Lite atau lebih tinggi (Free tidak bisa). Standar nonaktif, Pemilik mengaktifkan | Core atau lebih tinggi (Free/Lite tidak bisa) |
| Batas waktu dan kata sandi | Tetapkan per URL (salah satu dari batas waktu atau kata sandi wajib) | Sama seperti pengguna lain (tanpa kedaluwarsa, operasi kata sandi) |
| Granulasi akses | Satuan URL yang diterbitkan untuk setiap SOP | Pengaturan izin dalam satuan folder dan grup |
| Log audit | Penerbitan URL, pencabutan, dan akses dicatat | Login dan semua tampilan dicatat sama seperti pengguna lain |
| Pembatasan alamat IP | Tidak termasuk target | Target (Pengaturan Keamanan tim diterapkan) |
| Kontrol SSO | Tidak termasuk target | Target |
| Tampilan daftar SOP | Hanya SOP dari URL yang bersangkutan | Tampilkan hanya SOP yang dapat dilihat orang tersebut dalam satu layar tanpa folder (tidak dapat dilihat dalam struktur hierarki folder) |
| Target manajemen pendidikan dan pengembangan | Tidak termasuk target | Tidak termasuk target (tidak menjadi target penugasan kursus atau Peta Keterampilan) |
| Agregasi laporan pemanfaatan, dll. | Tidak termasuk target | Tidak dihitung (pengguna tamu dapat menggunakan Riwayat lihat pribadi dan Favorit secara normal) |
| Pembuatan dan pengeditan SOP | Tidak bisa (hanya tampilan) | Tidak bisa (hanya tampilan) |
| Perubahan hak akses | — | Dapat diubah kapan saja ke hak akses lain (slot secara otomatis beralih antara slot Undangan Tamu ↔ slot hak akses Pemilik hingga Pengguna hanya-lihat) |
| Penggunaan yang sesuai | Penjelasan sekali saja / pengiriman penawaran ke supplier / berbagi dokumen jangka pendek / ingin menampilkan hanya SOP ini | Perusahaan partner dengan kontrak jangka panjang / lokasi yang ditugaskan / ingin menampilkan beberapa SOP secara berkelanjutan |
| Poin perhatian | Jika URL bocor, ada kemungkinan dapat dilihat (perlindungan kata sandi disarankan) | Biaya manajemen yang sama dengan pengguna lain diperlukan (pengaturan grup, dll.) |
Cara penggunaan detail untuk masing-masing
- ① URL Berbagi Eksternal: Cara pakai fitur Berbagi Eksternal (langkah penerbitan, perlindungan kata sandi, manajemen riwayat, pencabutan)
- ① Aktivasi/Nonaktifkan URL Berbagi Eksternal (untuk admin): Pengaturan Pembatasan Berbagi Eksternal (aktivasi/nonaktifkan Berbagi Eksternal)
- ② Undangan Tamu: Apa itu Undangan Tamu (detail, pengundangan, pemberian izin akses)