Undang Tamu adalah metode untuk mengundang yang beroperasi di bingkai terpisah dari Pemilik / Admin Tim / Admin Grup / Pengguna pembuat / Pengguna hanya-lihat mana pun, dengan berbagi informasi khusus (hanya lihat / tidak termasuk dalam penghitungan untuk Pelatihan, Pengembangan, Laporan Pemanfaatan, dll). Dive memiliki 2 jenis bingkai izin secara terpisah.
- Bingkai izin dari Pemilik hingga Lihat: untuk operator normal (dapat menggunakan pembuatan, pengeditan, Pelatihan, Laporan Pemanfaatan, dll). "Jumlah akun" dalam paket kontrak sesuai dengan ini.
- Bingkai Undang Tamu: untuk mitra kerja sama, mitra bisnis, situs residen, dll, pihak yang tidak ingin dicampur dengan operasi normal Dive (hanya lihat)
Izin pengguna dapat diubah kapan saja dengan bebas, dan ketika izin diubah, bingkai yang ditempati oleh orang tersebut juga secara otomatis bertukar (Contoh: jika Anda mengubah pengguna hanya-lihat menjadi tamu, 1 bingkai lihat akan kosong dan 1 bingkai Undang Tamu akan dikonsumsi). Tidak ada yang namanya "sekali dijadikan tamu, tidak bisa dikembalikan".
Apa yang dapat dan tidak dapat digunakan dengan Undang Tamu
- Hanya lihat SOP (tidak dapat membuat atau mengedit)
- Pelatihan (Kursus) dan Pengembangan (Peta Keterampilan) di luar jangkauan
- Daftar SOP tidak ditampilkan dalam struktur hierarki Folder, hanya SOP yang dapat dilihat orang tersebut yang dikumpulkan dan ditampilkan di satu layar (struktur organisasi internal tidak bocor)
- Lihat tamu tidak termasuk dalam penghitungan untuk Laporan Pemanfaatan dll (pengguna tamu sendiri dapat menggunakan Riwayat lihat pribadi dan Favorit dengan normal)
URL Berbagi Eksternal vs mana yang harus digunakan?
Ada 2 cara untuk menunjukkan SOP kepada pihak eksternal: ① URL Berbagi Eksternal (URL lihat yang tidak memerlukan login) dan ② Undang Tamu (artikel ini). Aturan praktis pembagian adalah sebagai berikut.
- URL Berbagi Eksternal: sistem yang menerbitkan URL untuk setiap SOP. Cocok untuk berbagi sekali / tepat sasaran seperti "saya hanya ingin menunjukkan yang ini kepada orang ini". Tidak diperlukan persiapan di pihak lain (hanya buka URL).
- Undang Tamu: sistem untuk menunjukkan per unit Folder sekaligus. Cocok untuk pihak yang ingin menunjukkan beberapa SOP secara berkelanjutan seperti mitra kerja sama kontrak jangka panjang atau situs residen. Juga ketika Anda ingin mengendalikan dengan Log audit, Pembatasan alamat IP, atau SSO.
Untuk perbandingan rinci dan bagan keputusan, lihat Panduan Penggunaan Berbagi SOP Eksternal.
Paket dan Bingkai Izin yang Tersedia
"Bingkai izin dari Pemilik hingga Lihat" dan "bingkai Undang Tamu" dihitung secara terpisah, dan batas berikut ditetapkan untuk setiap paket. Untuk paket yang dapat menggunakan fitur Undang Tamu, 3 kali Jumlah akun diberikan (Contoh: untuk paket Core, Jumlah akun 25 / Undang Tamu 75 orang, yaitu 3 kali lipat)
Ketika Anda membeli 1 Jumlah akun tambahan, bingkai Undang Tamu secara otomatis bertambah 3. Ketika Anda mengubah izin pengguna, bingkai yang ditempati orang tersebut secara otomatis bergerak bolak-balik (Bingkai Pemilik ~ Lihat ↔ Bingkai Undang Tamu).
Tentukan Folder untuk Memberikan Akses kepada Pengguna Undang Tamu
Pengguna Undang Tamu hanya dapat melihat SOP di mana [Izinkan Akses untuk Pengguna Tamu] menyala untuk Folder tersebut.
- Buka Folder target dan klik [Pengaturan Folder]
- Di modal Pengaturan Pembatasan Akses, nyalakan [Izinkan Akses untuk Pengguna Tamu]
- Setelah disimpan, SOP dalam Folder tersebut akan ditampilkan di layar tamu (Daftar yang dikumpulkan di satu layar)
Untuk detail, lihat Pengaturan Pembatasan Akses Folder.
Undang Tamu / Ubah Pengguna yang Ada
Undangan baru dikeluarkan dari layar undangan pengguna dengan prosedur yang sama dengan undangan email biasa, dengan mengatur peran ke [Tamu]. Untuk langkah-langkah undangan, lihat Tambah pengguna (Undangan Email / Terbitkan akun tanpa email).
Juga dimungkinkan untuk mengubah pengguna yang sudah terdaftar ke Undang Tamu (atau mengembalikan dari tamu ke Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi) kapan saja dengan bebas dari layar Manajemen pengguna. Tidak perlu mengundang lagi atau mendaftar ulang.
Kasus di Mana Undang Tamu Tidak Cocok (Merekomendasikan Izin Pemilik ~ Lihat)
Karena Undang Tamu adalah berbagi informasi khusus, kami merekomendasikan menggunakan izin Pemilik ~ Lihat dalam kasus berikut.
- Anda ingin pihak lain membuat dan mengedit SOP: Dengan Undang Tamu, pembuatan, pengeditan, dan Unggah tidak dimungkinkan. Jika pengeditan kolaboratif diperlukan, keluarkan Pengguna pembuat atau lebih tinggi.
- Anda ingin menetapkan Pelatihan (Kursus) / melacak status penyelesaian: Undang Tamu berada di luar jangkauan penetapan Kursus. Jika target Pelatihan, undang dengan Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi.
- Anda ingin mengevaluasi dan merekam kompetensi dalam Peta Keterampilan: Undang Tamu berada di luar jangkauan Pengembangan (Peta Keterampilan). Jika target pengembangan, undang dengan Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi.
- Anda ingin melacak status lihat orang itu dalam Laporan Pemanfaatan: Lihat Undang Tamu adalah tidak dihitung. Untuk visualisasi status lihat, Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi disarankan untuk anggota internal.
- Anda ingin membuat orang itu mencari SOP dengan hierarki Folder: Layar tamu hanya memiliki Daftar yang dikumpulkan di satu layar, dan Tampilan pohon Folder tidak dapat digunakan. Untuk penggunaan internal di mana struktur hierarki penting secara bisnis, Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi lebih cocok.
Sebaliknya, jika salah satu hal berikut berlaku, kami sangat merekomendasikan menggunakan Undang Tamu.
- Pihak lain adalah pihak eksternal (mitra kerja sama, mitra bisnis, situs residen, dll) dan Anda tidak ingin menunjukkan struktur organisasi internal
- Anda tidak ingin menargetkan Pelatihan dan manajemen Keterampilan, tetapi ingin menempatkan di bawah kontrol Log audit, Pembatasan alamat IP, dan SSO
- Anda ingin lihat di luar jangkauan penghitungan laporan internal
Pertanyaan yang Sering Diajukan
T. Mana yang harus saya gunakan, URL Berbagi Eksternal atau ini?
J. Jika pihak lain akan melihat dalam jangka panjang / berkelanjutan, gunakan Undang Tamu, jika sekali gunakan URL Berbagi Eksternal. Anda dapat memutuskan dengan mudah menggunakan bagan keputusan di Panduan Penggunaan.
T. Bisakah saya mengembalikan seseorang yang saya buat sebagai Undang Tamu ke pengguna normal (Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi) kemudian?
J. Anda dapat mengembalikannya kapan saja. Cukup ubah peran dari layar Manajemen pengguna, dan bingkai izin yang ditempati juga secara otomatis beralih dari bingkai Undang Tamu ke bingkai izin Pemilik ~ Lihat (tentu saja kebalikannya juga mungkin). Tidak perlu mengundang lagi atau mendaftar ulang.
T. Apakah Undang Tamu mengonsumsi bingkai izin?
J. Ya, itu mengonsumsi bingkai Undang Tamu 1 buah. Namun ini adalah bingkai terpisah dari bingkai izin Pemilik ~ Lihat, dan untuk paket Core dan lebih tinggi, 3 kali Jumlah akun disiapkan secara otomatis (Core = 75 / Pro = 150 / Enterprise = 300).
T. Bisakah Pengguna hanya-lihat berfungsi sebagai pengganti untuk orang eksternal yang tidak memerlukan manajemen Pelatihan dan pengembangan?
J. Untuk pihak eksternal, kami pada dasarnya merekomendasikan Undang Tamu. Pengguna hanya-lihat menggunakan layar yang sama dengan anggota internal, jadi nama Folder dari departemen lain dan pengaturan internal dapat terlihat (meskipun konten tidak terlihat, nama Folder terlihat). Tamu tidak dapat dilihat dalam struktur hierarki, dan hanya SOP yang dapat dilihat orang tersebut ditampilkan di satu layar tanpa Folder, sehingga informasi organisasi internal tidak bocor.
Sebaliknya, jika Anda ingin membiarkan anggota internal hanya melihat / menargetkan Pelatihan / melacak dalam Laporan Pemanfaatan, penggunaan izin Pemilik ~ Lihat (Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi) lebih cocok.
T. Bisakah saya membuat SOP dengan Undang Tamu?
J. Tidak. Undang Tamu adalah berbagi informasi khusus, dan pembuatan, pengeditan, dan Unggah tidak dimungkinkan. Untuk pihak yang memerlukan pembuatan, gunakan undangan dengan Pengguna pembuat atau lebih tinggi.
T. Bisakah Pembatasan alamat IP atau SSO berlaku untuk pengguna Undang Tamu?
J. Ya. Pengguna Undang Tamu berada di bawah Pengaturan Keamanan Tim yang sama dengan pengguna normal, jadi mereka menjadi target Pembatasan alamat IP, kontrol SSO, dan Log audit.
T. Bisakah saya mengundang anggota internal sebagai Undang Tamu?
J. dapat dilakukan. Untuk pihak yang Anda ingin hanya lihat, Anda dapat beroperasi dengan Undang Tamu terlepas dari internal atau eksternal. Namun, mereka tidak akan menjadi target Pelatihan (Kursus) dan Pengembangan (Peta Keterampilan).
T. Bisakah tamu melihat struktur hierarki Folder di Daftar SOP?
J. Tidak. Layar tamu hanya menampilkan SOP yang dapat dilihat orang tersebut dikumpulkan di satu layar tanpa Folder. Mereka tidak dapat dilihat dalam struktur hierarki, jadi nama Folder dan pengaturan internal juga tidak muncul (ini dirancang untuk mencegah kebocoran struktur organisasi internal).
Sebaliknya, untuk anggota internal yang ingin mencari SOP dengan struktur hierarki, izin Pemilik ~ Lihat (Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi) lebih cocok.
T. Bisakah Riwayat lihat Undang Tamu dilihat dalam Laporan Pemanfaatan?
J. Tidak termasuk dalam penghitungan, jadi tidak akan muncul. Lihat Undang Tamu tidak termasuk dalam penghitungan untuk Laporan Pemanfaatan, modal Catatan lihat, tab Kendala, dll (pengguna tamu sendiri dapat menggunakan Riwayat lihat pribadi dan Favorit dengan normal). Untuk pihak yang ingin Anda lacak status lihatnya dari sisi manajemen, gunakan izin Pemilik ~ Lihat (Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi).