Undang Tamu adalah cara pengoperasian yang dihitung terpisah dari Pemilik / Admin Tim / Admin Grup / Pengguna pembuat / Pengguna hanya-lihat di dalam perusahaan, ditujukan untuk berbagi informasi khusus (hanya-lihat / tidak termasuk dalam ruang lingkup Pelatihan (Kursus), Pengembangan (peta keterampilan), Laporan Pemanfaatan, dll.). Pada Dive, 2 tipe pengguna dihitung secara terpisah.

Jumlah akun: Untuk operator biasa (mereka yang dapat membuat, mengedit, melatih, menggunakan laporan pemanfaatan, dll.). "Jumlah akun" dalam rencana kontrak sesuai dengan tipe ini.
Undang Tamu: Untuk perusahaan afiliasi, mitra dagang, lokasi tinggal tetap, dll., orang yang tidak ingin Anda campur dengan operasi normal Dive (hanya-lihat)

Izin pengguna dapat diubah dengan bebas kapan saja, dan ketika mengubah izin, orang itu secara otomatis bergeser dalam cara perhitungan (contoh: jika Anda mengubah Pengguna hanya-lihat menjadi Tamu, satu Jumlah akun akan dibebaskan dan satu Undang Tamu akan digunakan). "Jika Anda menetapkan sebagai Tamu sekali, Anda tidak dapat kembali" tidak benar.

Apa yang dapat dan tidak dapat dilakukan dengan Undang Tamu

SOP - hanya-lihat (tidak dapat membuat atau mengedit)
Tidak termasuk dalam ruang lingkup Pelatihan (Kursus) dan Pengembangan (peta keterampilan)
Pada tingkat atas daftar SOP, folder yang dapat diakses tingkat tertinggi (biasanya folder yang Anda berikan akses untuk tamu) akan ditampilkan di bagian atas. Folder di luar itu dan folder yang tidak dapat diakses tidak akan ditampilkan (struktur organisasi internal tidak akan bocor ke luar). Subfolder dan SOP di dalam folder itu ditampilkan saat Anda membuka folder itu
Tampilan tamu dianggap di luar ruang lingkup agregasi dari laporan pemanfaatan, dll. (tamu sendiri dapat menggunakan riwayat lihat dan favorit mereka secara normal)

Berbagi URL Eksternal dan mana yang harus digunakan?

Ada 2 cara untuk berbagi SOP dengan orang di luar: ① Berbagi Eksternal (URL tampilan tanpa perlu login) dan ② Undang Tamu (artikel ini). Pemisahan kasar adalah sebagai berikut.

Berbagi Eksternal: Terbitan URL untuk setiap SOPCocok untuk berbagi sekali dan presisi seperti "Saya hanya ingin orang ini melihat yang satu ini". Tidak perlu persiapan di sisi penerima (cukup buka URL).
Undang Tamu: Tampilkan per folderCocok untuk perusahaan afiliasi jangka panjang, lokasi tinggal tetap, dll., orang yang ingin terus berbagi banyak SOPJuga harus digunakan saat Anda ingin mengontrol melalui log audit, pembatasan alamat IP, SSO, dll..

Untuk perbandingan terperinci dan bagan keputusan, silakan lihat Berbagi SOP dengan Eksternal: Panduan Penggunaan.

Paket yang tersedia dan jumlah pengguna

"Jumlah akun" dan "Undang Tamu" dihitung secara terpisah, dan batas berikut ditetapkan untuk setiap paket. Ketika menggunakan paket yang memiliki fitur Undang Tamu, 3 kali Jumlah akun akan dialokasikan secara otomatis (contoh: Paket Core adalah Jumlah akun 25 / Undang Tamu 3 kali yaitu 75 orang).

Jika Anda membeli 1 akun tambahan, Undang Tamu akan secara otomatis meningkat 3 orang. Ketika Anda mengubah izin pengguna, cara perhitungan akan secara otomatis berubah di antara dua tipe ini (Jumlah akun ↔ Undang Tamu).

Tentukan folder mana yang dapat diakses tamu

Pengguna Undang Tamu hanya dapat melihat SOP di folder tempat [Izinkan akses pengguna Tamu] diaktifkan.

Buka folder target dan klik [Pengaturan folder]
Di modal Pengaturan Pembatasan Akses, aktifkan [Izinkan akses pengguna Tamu]
Setelah disimpan, folder itu akan muncul di daftar SOP tamu, dan mereka dapat melihat SOP di dalamnya

Jika Anda mengaktifkan di folder tingkat yang lebih tinggi, subfolder (termasuk yang dibuat kemudian) juga akan diizinkan untuk tamu. Harap aktifkan hanya di folder yang ingin Anda buka. Selain itu, jika Anda mengaktifkan di folder tanpa filter (folder tingkat yang lebih tinggi juga tidak ada filter), itu akan ditampilkan kepada semua tamu di tim. Jika Anda ingin menampilkan folder berbeda ke perusahaan berbeda, harap atur filter per perusahaan terlebih dahulu lalu aktifkan.

Untuk detail, silakan lihat Pengaturan Pembatasan Akses Folder.

Mengundang Tamu atau mengubah pengguna yang sudah ada

Untuk mengundang tamu baru, pergi ke layar undangan pengguna dan ikuti prosedur undangan email standar, tetapi tetapkan peran ke [Tamu]Untuk langkah undangan, silakan lihat Tambah pengguna (undangan email / Terbitkan akun tanpa email).

Anda juga dapat mengubah pengguna yang ada menjadi Undang Tamu (atau mengubah dari tamu kembali ke pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi) dari layar Manajemen pengguna kapan saja dengan bebas Tidak perlu mengundang ulang atau mendaftar ulang.

Kasus di mana Undang Tamu tidak cocok (direkomendasikan untuk menggunakan Pemilik ~ izin Hanya-lihat)

Karena Undang Tamu adalah berbagi informasi khusus, kami merekomendasikan penggunaan Pemilik ~ Izin Hanya-lihat dalam kasus berikut.

Anda ingin pihak lain membuat atau mengedit SOP: Undang Tamu tidak dapat membuat, mengedit, atau unggah. Jika diperlukan pengeditan bersama, harap terbitkan Pengguna pembuat atau lebih tinggi.
Anda ingin menetapkan Pelatihan (Kursus) atau melacak status penyelesaian: Undang Tamu bukan objek penugasan kursus. Jika merupakan objek pelatihan, harap undang Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi.
Anda ingin mengevaluasi dan mencatat kemampuan di Peta Keterampilan: Undang Tamu bukan objek Pengembangan (peta keterampilan) Jika merupakan objek pengembangan, harap undang Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi.
Anda ingin melacak status tampilan mereka di Laporan Pemanfaatan: Undang Tamu tampilan dianggap di luar ruang lingkup agregasiUntuk anggota internal yang ingin Anda lacak, disarankan Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi.
Anda ingin membuat pengguna mencari SOP dari seluruh struktur folder internal: Layar tamu hanya menampilkan folder yang diizinkan, tidak dapat melacak lapisan di luar itu. Untuk penggunaan internal yang ingin menggunakan seluruh struktur folder, Pemilik ~ Izin Hanya-lihat (Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi) lebih cocok.

Sebaliknya, jika salah satu dari hal berikut berlaku, kami sangat merekomendasikan penggunaan Undang Tamu.

Pihak lain adalah orang eksternal (perusahaan afiliasi, mitra dagang, lokasi tinggal tetap, dll.) dan Anda tidak ingin membuka struktur organisasi internal
Anda tidak ingin mereka menjadi objek pelatihan / manajemen keterampilan tetapi ingin mengontrol melalui log audit, pembatasan alamat IP, SSO, dll..
Anda ingin melihat di luar ruang lingkup agregasi laporan manajemen internal

Pertanyaan yang sering diajukan

Q. Haruskah saya menggunakan Berbagi Eksternal atau Undang Tamu?
A. Jika pihak lain adalah jangka panjang, gunakan Undang TamuJika sekali saja, gunakan Berbagi EksternalAnda dapat memutuskan dengan mudah melalui bagan keputusan panduan penggunaan.

Q. Bisakah saya mengubah pengguna Undang Tamu kembali ke pengguna biasa (Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi) di kemudian hari?
A. Dapat kembali kapan saja.Cukup ubah peran dari layar Manajemen pengguna, cara perhitungan orang itu akan secara otomatis berubah dari Undang Tamu menjadi Jumlah akun (tentu saja kebalikannya juga dimungkinkan) Tidak perlu mengundang ulang atau mendaftar ulang.

Q. Apakah Undang Tamu dihitung sebagai Jumlah akun?
A. Tidak. Undang Tamu menggunakan slot Undang Tamu yang terpisah, tidak dihitung dalam Jumlah akunPada paket Core dan lebih tinggi, 3 kali Jumlah akun akan dialokasikan secara otomatis (Core = 75 / Pro = 150 / Enterprise = 300).

Q. Untuk orang eksternal yang tidak memerlukan pelatihan / manajemen keterampilan, dapatkah saya menggantinya dengan Pengguna hanya-lihat?
A. Untuk orang eksternal, kami merekomendasikan Undang Tamu.Pengguna hanya-lihat menggunakan layar yang sama dengan anggota internal, jadi nama folder dari departemen lain dan cara pengaturan internal akan terlihat (meskipun tidak dapat dibuka). Layar tamu hanya menampilkan folder yang diizinkan, folder di luar dan folder yang tidak dapat diakses tidak akan ditampilkan, jadi informasi organisasi internal tidak akan bocor ke luar.
Sebaliknya, jika Anda ingin anggota internal hanya melihat / melatih / melacak laporan, Pemilik ~ Izin Hanya-lihat (Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi) lebih cocok.

Q. Bisakah Undang Tamu membuat SOP?
A. Tidak Undang Tamu adalah berbagi informasi khusus, tidak dapat membuat, mengedit, unggah. Jika diperlukan pembuatan, harap terbitkan Pengguna pembuat atau lebih tinggi.

Q. Bisakah saya menerapkan Pembatasan Alamat IP atau SSO ke Undang Tamu?
A. Ya Undang Tamu berada di bawah Pengaturan Keamanan tim yang sama dengan pengguna biasa, jadi Pembatasan Alamat IP, kontrol SSO, Log Audit semuanya dapat diterapkan.

Q. Bisakah saya mengundang anggota internal sebagai Undang Tamu?
A. Dapat dilakukan. Jika Anda ingin orang hanya melihat, Undang Tamu dapat beroperasi terlepas dari internal atau eksternal. Namun, mereka tidak akan menjadi objek Pelatihan (Kursus) / Pengembangan (peta keterampilan).

Q. Bisakah tamu melihat hierarki folder di daftar SOP?
A. Tidak dapat melihat lapisan di atas folder yang diizinkan.Pada level atas layar tamu, hanya lapisan tertinggi folder yang dapat diakses yang ditampilkan, folder di luar dan folder yang tidak dapat diakses tidak akan ditampilkan (ini adalah desain untuk tidak mengungkapkan struktur organisasi internal). Ketika Anda membuka folder itu, Anda dapat melacak subfolder yang dapat diakses.
Sebaliknya, untuk anggota internal yang ingin mencari dari seluruh struktur folder internal, Pemilik ~ Izin Hanya-lihat (Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi) lebih cocok.

Q. Bisakah saya melihat riwayat lihat Undang Tamu di Laporan Pemanfaatan?
A. Di luar ruang lingkup agregasi, jadi tidak akan muncul. Undang Tamu lihat tidak termasuk dalam Laporan Pemanfaatan, catatan lihat SOP (catatan pelaksanaan, peta kendala) dan agregasi lainnya (tamu sendiri dapat menggunakan riwayat lihat dan favorit mereka secara normal) Jika Anda perlu melacak status tampilan, gunakan Pemilik ~ Izin Hanya-lihat (Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi).

Halaman terkait