Kami telah melakukan peninjauan menyeluruh terhadap fungsi ekspor SOP. Kami telah menambahkan ekspor Word dan merancang ulang PDF standar agar lebih mirip dengan formulir kertas. Fitur Format ekspor yang dirilis pada 21 Agustus (yang mengekspor dalam format perusahaan Anda) sekarang memungkinkan Anda mendaftarkan templat Word dan PowerPoint selain Excel.

① Format ekspor kini mendukung templat Word dan PowerPoint

Fitur Format ekspor yang dirilis pada 21 Agustus sebelumnya hanya memungkinkan Anda mendaftarkan templat Excel (.xlsx / .xlsm). Dengan rilis ini, Anda sekarang dapat mendaftarkan templat Word (.docx / .docm) dan PowerPoint (.pptx / .pptm) juga. Sintaks tag penyisipan sama terlepas dari format.

Ketika Anda mendaftarkan templat, namanya muncul bersama opsi Standar di bawah Ekspor > Excel, Word, dan PowerPoint di layar detail SOP. Ketika templat terdaftar, baik templat Standar maupun templat kustom Anda muncul di level yang sama.

● Cara Langkah berkembang berbeda menurut format

• Word: Tempatkan hanya satu bingkai Langkah. Baris bertambah sesuai dengan jumlah Langkah. Anda tidak perlu memasukkan nomor Langkah.
• PowerPoint: Jika templat Anda menampilkan satu Langkah per slide dengan satu bingkai per slide, slide bertambah sesuai dengan jumlah Langkah. Jika templat Anda menggunakan dua atau lebih slide per Langkah, tempatkan tag awal di slide pertama dan tag akhir di slide terakhir, dan urutan itu akan bertambah. Jika templat Anda menempatkan tabel daftar di satu slide, membuat baris tabel menjadi bingkai akan menambah baris.
• Excel: Seperti sebelumnya, Anda menyusun sebanyak mungkin bingkai yang Anda perlukan. Untuk mempertahankan formula, pengaturan cetak, dan referensi makro tanpa mengubah jumlah baris, format ini berbeda dari dua format lainnya hanya dalam hal ini.

● Peringatan saat membuat templat PowerPoint

• Tempatkan tag Langkah dan Riwayat revisi di slide itu sendiri, bukan di Slide Master atau Tata letak
• Tag yang ditulis di dalam placeholder "Klik untuk menambahkan" tidak akan tercermin. Gambar kotak teks dan tulis tag di dalamnya
• Untuk tag foto, tempatkan semuanya di kotak teks tunggal yang berukuran untuk tempat Anda ingin foto muncul. Jika Anda menulisnya di bentuk yang sama dengan isi teks, foto akan tumpang tindih dengan karakter

● Kami telah menyiapkan templat sampel di Excel, Word, dan PowerPoint

Dari "Cara membuat templat" di layar pengaturan, Anda dapat Mengunduh templat sampel untuk ketiga format. Anda tidak perlu membuat dari awal - Anda cukup dapat menambahkan tag penyisipan ke templat yang sudah Anda gunakan.

● Syarat penggunaan

• Tersedia di paket Enterprise
• Format file yang dapat didaftarkan adalah .xlsx / .xlsm / .docx / .docm / .pptx / .pptm, hingga 50 MB per file
• Pendaftaran dan penghapusan templat dapat dilakukan oleh Admin Tim atau lebih tinggi; ekspor dapat dilakukan oleh siapa saja yang memiliki izin untuk mengekspor SOP
• Lokasi pengaturan adalah menu samping Kamus / Templat > Templat > Format ekspor

Untuk panduan tentang cara membuat, mendaftarkan, dan daftar lengkap tag, lihat Ekspor SOP Anda dalam format perusahaan (Format ekspor).

② PDF standar dirancang ulang agar sesuai dengan formulir kertas

PDF standar sebelumnya memiliki halaman sampul sebagai halaman pertama, diikuti oleh satu Langkah per halaman. Karena jumlah halaman meningkat seiring jumlah Langkah, SOP dengan 20 Langkah akan menjadi 21 halaman, yang terlalu tebal sebagai dokumen tercetak dan sulit dipindai sekilas. Kami menerima umpan balik bahwa perbaikan diperlukan.

Dengan rilis ini, kami telah merancang ulang ke format daftar yang mirip dengan standar kerja aktual.

● Tidak ada halaman sampul; konten dimulai dari halaman 1

Ringkasan (deskripsi di sebelah kiri, gambar sampul di sebelah kanan) muncul di bagian atas halaman 1, dan daftar Langkah dimulai segera di bawah. Kami telah menghilangkan praktik penyisipan halaman sampul yang memerlukan pembalikkan sebelum pekerjaan dapat dimulai.

● Nama dokumen, Rev, dan nomor halaman muncul di bagian atas semua halaman dengan batas

Ini memastikan bahwa siapa pun dapat mengidentifikasi SOP mana dan revisi mana yang sebuah halaman miliki, bahkan jika dihapus dari dokumen. Footer yang ditampilkan sebelumnya di bagian bawah dan penanda "Rahasia" merah telah dihentikan. Klasifikasi penanganan ditentukan oleh setiap pelanggan, dan tidak akurat bagi Dive untuk mencetaknya secara seragam di semua SOP. Jika Anda perlu menampilkan pemberitahuan kerahasiaan, tambahkan ke sisi Format ekspor (templat kustom) dan gunakan itu.

● Langkah-langkah ditampilkan dalam tabel tiga kolom, satu Langkah per baris

• Tiga kolom dari kiri ke kanan adalah Thumbnail, Langkah kerja, dan Informasi keselamatan penting / Peringatan
• URL lompat dan Kode QR untuk setiap Langkah ditumpuk secara vertikal di kolom Thumbnail (muncul di kolom Langkah kerja ketika thumbnail tidak ditampilkan)
• Judul kolom berulang di bagian atas setiap halaman
• Tinggi baris bervariasi sesuai dengan jumlah konten untuk setiap Langkah, dengan garis horizontal menandai pembagian Langkah
• Ukuran foto dirancang sehingga sekitar 4 Langkah cocok di satu halaman

● Riwayat revisi digabungkan di halaman terakhir

● Anda sekarang dapat memilih item mana yang akan diekspor

Sebelumnya, hanya Excel yang memungkinkan Anda memilih item ekspor. Sekarang PDF dan Word juga memungkinkan pilihan ini. Anda dapat memilih item mana yang akan disertakan dari Thumbnail, Judul langkah, Rincian langkah, Tips kerja / Peringatan Kualitas / Informasi keselamatan penting, Kuis, Audio (subtitle), dan Riwayat revisi (halaman terakhir). Ketika Anda membatalkan pilihan item, kolom itu dihapus dari halaman tercetak.

● Font Noto Sans JP disematkan

Font PDF disematkan, sehingga teks akan ditampilkan dengan penampilan yang sama pada perangkat apa pun, terlepas dari apakah memiliki font tersebut.

③ Ekspor Word telah ditambahkan

Sebelumnya, Dive dapat mengekspor file dalam format PDF, Excel, PowerPoint, dan MP4, tetapi bukan Word. Pelanggan yang mengelola standar kerja di Word tidak memiliki pilihan selain menyalin konten secara manual dari PDF atau Excel.

Dengan rilis ini, "Word" telah ditambahkan ke menu Ekspor di layar detail SOP. Pilih dan Anda dapat mengekspor langsung sebagai file .docx. Karena Anda dapat mengedit file yang diekspor langsung di Word, Anda dapat membuat penyesuaian agar sesuai dengan format perusahaan Anda dan menempel konten ke dokumen lain.

● Tata letak sama dengan PDF standar

Strukturnya sama seperti PDF: ringkasan di halaman pertama, daftar Langkah setelahnya, dan Riwayat revisi di halaman terakhir. Baik PDF maupun Word akan memiliki tampilan yang sama ketika dicetak.

● Syarat penggunaan

• Tersedia di paket Core, Pro, dan Enterprise (syarat yang sama seperti ekspor PDF dan ekspor Excel)
• Jalankan dari Ekspor > Word di layar detail SOP
• Anda dapat memilih item mana yang akan diekspor dan apakah akan menyertakan URL lompat dan Kode QR untuk setiap Langkah pada saat ekspor

Dampak pada penggunaan yang ada

Konten SOP yang Selesai dibuat sebelumnya tidak berubah. Tidak ada dampak pada file yang diekspor sebelumnya.

Tata letak PDF standar berubah mulai dari ekspor ini. Itu tidak lagi dalam format satu-Langkah-per-halaman, dan tidak lagi menyertakan halaman sampul atau penanda "Rahasia" dan nomor halaman di bagian bawah. Jika Anda memerlukan tata letak sebelumnya, daftarkan format perusahaan Anda di Format ekspor (paket Enterprise) dan gunakan itu. Tata letak Excel dan PowerPoint standar tidak berubah.

Informasi terkait

• Ekspor SOP Anda dalam format perusahaan (Format ekspor)
• PDF / Excel / Word / PowerPoint ekspor / Tambahkan URL lompat ke setiap langkah
• Alur persetujuan

Terima kasih telah terus menggunakan Dive ◎