Kami telah melakukan tinjauan komprehensif tentang fitur ekspor SOP. Kami menambahkan ekspor Word dan merancang ulang PDF standar agar terlihat seperti formulir cetak. Fitur Ekspor Formatkan (yang kami rilis pada 21 Agustus, memungkinkan Anda mengekspor dalam format perusahaan Anda sendiri) sekarang mendukung Templat Word dan PowerPoint selain Excel.

Ekspor Format Kustom sekarang mendukung Word dan PowerPoint

Fitur Format ekspor yang dirilis pada 21 Agustus hanya mendukung Templat Excel (.xlsx / .xlsm). Dengan rilis ini, Anda sekarang dapat mendaftarkan Templat Word (.docx / .docm) dan PowerPoint (.pptx / .pptm). Cara Anda menulis tag gabung sama di semua format.

Templat terdaftar Anda muncul dengan namanya di "Ekspor" → "Excel", "Word", dan "PowerPoint" di layar rincian SOP. Ketika Anda mendaftarkan Templat, muncul pada tingkat yang sama dengan "Standar".

●Cara bingkai langkah berkembang berbeda menurut format

• Word: letakkan hanya satu bingkai langkah. Baris bertambah menurut jumlah langkah. Anda tidak perlu menulis angka
• PowerPoint: jika format Anda menempatkan satu langkah pada satu slide, menempatkan satu bingkai pada slide akan menambah slide menurut jumlah langkah. Jika format Anda menggunakan dua slide atau lebih per langkah, letakkan tag awal pada slide pertama dan tag akhir pada slide terakhir, dan urutan akan berkembang. Jika format Anda menempatkan tabel Daftar pada satu slide, letakkan bingkai di satu baris tabel dan baris akan berkembang
• Excel: seperti sebelumnya, Anda menyelaraskan bingkai sebanyak yang Anda butuhkan. Ini berbeda dari dua format lainnya karena kami menjaga jumlah baris tetap sama untuk mempertahankan rumus, pengaturan cetak, dan referensi makro

●Catatan penting saat membuat Templat PowerPoint

• Letakkan langkah dan tag riwayat revisi pada slide itu sendiri, bukan di slide master atau tata letak
• Tag yang ditulis dalam placeholder "Klik untuk menambahkan" tidak berlaku. Gambarlah kotak teks dan tulis tag di dalamnya
• Letakkan tag foto di kotak teks mereka sendiri dengan ukuran yang sesuai untuk foto. Jika Anda menempatkannya pada bentuk yang sama dengan teks tubuh, teks akan tumpang tindih

●Kami menyiapkan Templat sampel di Excel, Word, dan PowerPoint

Dari "Cara membuat templat" di layar pengaturan, Anda dapat mengunduh sampel dalam ketiga format. Anda tidak harus membangun dari awal - Anda dapat menambahkan tag gabung ke Templat yang sudah Anda gunakan.

●Syarat penggunaan

• Tersedia di paket Enterprise
• Format file yang didukung adalah .xlsx / .xlsm / .docx / .docm / .pptx / .pptm, hingga 50 MB per file
• Admin Tim dan di atasnya dapat mendaftarkan dan menghapus Templat; pengguna dengan izin ekspor SOP dapat mengekspor
• Arahkan ke "Kamus / Templat" di menu samping, lalu "Templat", lalu "Format ekspor"

Untuk cara membuat Templat, langkah pendaftaran, dan daftar tag, lihat Ekspor SOP dalam format perusahaan Anda (Format ekspor).

PDF standar sekarang memiliki tata letak seperti formulir

Sebelumnya, PDF standar memiliki halaman sampul terlebih dahulu, diikuti oleh satu langkah per halaman. Karena halaman meningkat menurut jumlah langkah, SOP 20 langkah menjadi 21 halaman, terlalu tebal untuk didistribusikan di lapangan dan sulit dipindai. Kami mendengar umpan balik ini dan merancang ulang agar terlihat lebih seperti dokumen standar kerja aktual.

Kami merancang ulang PDF standar untuk menggunakan format yang lebih dekat dengan dokumen standar kerja aktual.

●Konten dimulai di halaman 1 tanpa halaman sampul terpisah

Halaman 1 dimulai dengan ringkasan (deskripsi di sebelah kiri, gambar sampul di sebelah kanan), diikuti segera oleh daftar langkah. Kami menghilangkan kebutuhan untuk membalik halaman sebelum memulai pekerjaan.

●Setiap halaman menampilkan nama dokumen, Rev, dan nomor halaman dalam kotak di bagian atas

Sekarang halaman mana pun yang Anda tarik dengan jelas menunjukkan SOP mana dan versi mana itu. Kami menghilangkan footer dan markah "Rahasia" yang muncul di bawah sebelumnya. Klasifikasi kerahasiaan khusus untuk setiap pelanggan — kami tidak dapat menerapkannya secara merata di semua SOP. Jika Anda perlu menandai ekspor sebagai rahasia, tambahkan di Templat Format ekspor kustom Anda.

●Langkah muncul dalam tabel 3 kolom dengan satu langkah per baris

• Dari kiri ke kanan, kolom adalah "Thumbnail", "Prosedur kerja", dan "Informasi keselamatan penting / Catatan"
• URL lompat dan Kode QR untuk setiap langkah menumpuk secara vertikal di kolom Thumbnail (atau di kolom Prosedur kerja jika Thumbnail tidak ditampilkan)
• Header kolom diulang di awal setiap halaman
• Tinggi baris menyesuaikan dengan jumlah konten per langkah, dan garis horizontal memisahkan setiap langkah
• Ukuran foto dirancang agar sekitar 4 langkah cocok di satu halaman

●Riwayat revisi dikompilasi di halaman terakhir

●Anda sekarang dapat memilih item mana yang akan diekspor

Sebelumnya hanya Excel yang memungkinkan Anda memilih item ekspor. Sekarang PDF dan Word juga. Anda dapat memilih item mana yang akan disertakan: Thumbnail / Judul langkah / Rincian langkah / Tips kerja / Peringatan kualitas / Informasi keselamatan penting / Pertanyaan / Audio (subtitle) / Riwayat revisi (halaman terakhir). Saat Anda mengecualikan item, seluruh kolom itu hilang dari cetakan.

●Font Noto Sans JP disematkan

Font disematkan dalam PDF sehingga tampil identik di perangkat apa pun, bahkan jika perangkat itu tidak memiliki font yang diinstal.

Ekspor Word ditambahkan

Sebelumnya, Dive dapat mengekspor ke PDF, Excel, PowerPoint, dan MP4. Word tidak didukung. Pelanggan yang menggunakan Word untuk mengelola dokumen standar kerja harus menyalin konten dari ekspor PDF atau Excel secara manual.

Dengan rilis ini, "Word" telah ditambahkan ke menu "Ekspor" di layar rincian SOP. Pilih dan ekspor sebagai .docx segera. Karena file yang diekspor dapat diedit di Word, Anda dapat membuat penyesuaian untuk sesuai dengan format perusahaan Anda atau menempelkannya ke dokumen lain.

●Tata letak sama dengan PDF standar

Strukturnya sama: ringkasan di halaman 1, diikuti oleh daftar langkah, dan riwayat revisi di halaman terakhir. Ekspor PDF dan Word terlihat identik jadi Anda mendapatkan cetakan yang sama.

●Syarat penggunaan

• Tersedia di paket Core, Pro, dan Enterprise (kondisi yang sama seperti Ekspor ke PDF dan Ekspor ke Excel)
• Jalankan dari "Ekspor" → "Word" di layar rincian SOP
• Anda dapat memilih item mana yang akan diekspor dan apakah akan menyertakan URL lompat dan Kode QR saat Anda mengekspor

Dampak pada penggunaan yang ada

Konten SOP yang sudah dibuat tidak berubah. File yang sudah Anda ekspor tidak terpengaruh.

Tata letak PDF standar telah berubah dari ekspor ini ke depan. Bukan lagi satu langkah per halaman, dan bukan lagi memiliki halaman sampul, footer, atau markah rahasia. Jika Anda memerlukan tata letak lama, daftarkan format perusahaan Anda di fitur Format ekspor (paket Enterprise) dan gunakan itu. Tata letak ekspor Excel dan PowerPoint standar tidak berubah.

Informasi terkait

• Ekspor SOP dalam format perusahaan Anda (Format ekspor)
• Ekspor PDF / Excel / Word / PowerPoint / Tambahkan URL lompat ke setiap langkah
• Alur persetujuan

Terima kasih telah menggunakan Dive.