Pertanyaan yang tidak menemukan SOP di Pencarian AI, pertanyaan yang jawabannya ditandai [Bukan yang saya cari], dan kata yang menghasilkan 0 hasil pencarian dicatat tanpa menampilkan nama penanya. Pertanyaan yang tercatat ditampilkan di [Pertanyaan tanpa hasil] pada [Prosedur yang diinginkan], dikelompokkan per pertanyaan yang sama. Dari pertanyaan yang tidak terjawab di lapangan, Anda dapat memutuskan SOP mana yang perlu dibuat dan mana yang perlu direvisi.
Tersedia mulai dari paket Lite. [Minta revisi] dapat digunakan di paket Pro dan Enterprise oleh Admin Grup atau yang lebih tinggi.
Apa itu Daftar pertanyaan belum terjawab?
Pertanyaan yang sudah dicari di lapangan tetapi tidak ditemukan menunjukkan bagian SOP yang belum ada, atau bagian yang kalimatnya tidak sesuai dengan cara orang di lapangan menyebut pekerjaan tersebut. Prosedur yang diinginkan (Papan ide) mengumpulkan permintaan yang diposting dari lapangan, sedangkan Daftar pertanyaan belum terjawab mengumpulkan permintaan dari Pencarian AI dan pencarian yang berakhir tanpa diposting. Keduanya dikelola di papan yang sama, sehingga pertanyaan yang tidak ditemukan dapat langsung dipindahkan ke Prosedur yang diinginkan.
Pertanyaan yang dicatat
Pertanyaan-pertanyaan berikut akan dicatat. Setiap pertanyaan akan diberi label di daftar.
| Label | Saat dicatat |
|---|---|
| Tidak ditemukan | Pertanyaan yang tidak menampilkan SOP maupun folder dari Pencarian AI |
| Hanya cocok kata | Pertanyaan yang Pencarian AI tidak dapat memilih SOP-nya, dan hanya menampilkan SOP yang kata-katanya cocok persis |
| Hanya SOP kursus dan keterampilan | Pertanyaan yang Pencarian AI maupun pencocokan kata sama-sama menghasilkan 0 hasil, dan hanya menampilkan SOP yang ada di kursus dan keterampilan penanya (Lihat: Panduan personal Pencarian AI) |
| Bukan yang saya cari | Pertanyaan yang tombol [Bukan yang saya cari] di bawah jawaban Pencarian AI ditekan |
| 0 hasil pencarian | Kata yang menghasilkan 0 hasil di kotak pencarian dan tidak muncul saran “Mungkin maksud Anda” |
Kasus berikut tidak dicatat.
- Salam dan ucapan terima kasih (seperti “Terima kasih”)
- Saat AI menanyakan kembali maksud pertanyaan kepada pengguna
- Pertanyaan yang hanya terdiri dari satu huruf
- Saat orang yang sama mengulang pertanyaan yang sama dalam 10 menit (sejak kali kedua)
- Pertanyaan dari tamu yang diundang
Teks pertanyaan yang SOP-nya ditemukan tidak dicatat. Pertanyaan yang tercatat akan otomatis terhapus setelah sekitar 400 hari.
Melihat daftar
- Buka [Prosedur yang diinginkan] di sidebar
- Pilih [Pertanyaan tanpa hasil] dengan tombol beralih di bagian atas
Pertanyaan yang sama digabung menjadi satu baris, yang menampilkan hal berikut.
- Pertanyaan (kalimat terbaru), ungkapan lain, dan pertanyaan pertama dalam percakapan
- Jumlah, jumlah orang, dan tanggal terakhir (contoh: “3 kali, 2 orang, terakhir 10/21”)
- Asal (Pencarian AI / Pencarian) dan label di tabel di atas
- SOP yang ditampilkan saat itu (hanya SOP yang dapat dilihat oleh orang yang sedang melihat daftar)
- Jumlah ditemukan kemudian (jumlah kali pengguna bertanya ulang dalam percakapan yang sama dan membuka SOP)
- Status (“Penanya sudah mengajukannya ke Prosedur yang diinginkan” / “Sudah diajukan ke Prosedur yang diinginkan” / “Revisi sudah diminta” / “Tidak perlu ditindaklanjuti”)
Di bagian atas, Anda dapat memfilter berdasarkan periode (7 hari, 30 hari, 90 hari, atau 1 tahun; bawaan 30 hari), berdasarkan asal (Semua, Pencarian AI, atau Pencarian), dan berdasarkan Grup Afiliasi. Aktifkan [Tampilkan juga Tidak perlu ditindaklanjuti] untuk juga menampilkan pertanyaan yang ditandai Tidak perlu ditindaklanjuti. Bagi orang yang dapat melihat seluruh tim, daftar juga menampilkan jumlah penggunaan Pencarian AI dan pencarian selama periode tersebut, persentase hasil tidak ditemukan, dan jumlah kali SOP dibuka.
Nama penanya tidak ditampilkan. Namun, di tim yang anggotanya sedikit, isi pertanyaan dapat mengungkap siapa yang bertanya.
Siapa yang dapat melihat dan cakupannya
- Pemilik dan Admin Tim: Dapat melihat pertanyaan dari seluruh tim
- Admin Grup (Pengguna pembuat juga, jika diperluas di pengaturan): Hanya dapat melihat pertanyaan dari orang di Grup Afiliasi mereka sendiri dan grup di bawahnya. Pertanyaan dari orang yang tidak termasuk dalam grup mana pun tidak ditampilkan
Peran yang dapat melihat daftar secara default adalah Admin Grup atau yang lebih tinggi. Pemilik dapat mengubahnya (lihat “Cara mengatur” di bawah). Orang yang tidak termasuk peran yang dapat melihat, serta tamu yang diundang, tidak melihat tombol beralih ke [Pertanyaan tanpa hasil].
Membuat atau merevisi SOP dari pertanyaan
Jadikan prosedur yang diinginkan
Saat Anda mengklik [Jadikan prosedur yang diinginkan], teks pertanyaan langsung diposting ke “Prosedur yang diinginkan”. Pengirimnya adalah orang yang mengklik, dan nama penanya tidak ditampilkan. Keterangannya berbunyi “Dari pertanyaan yang tidak ditemukan di Pencarian AI / Pencarian (2 orang)” dan memuat ungkapan lain. Prosedur yang diinginkan adalah papan yang juga dilihat anggota di lapangan, jadi pastikan pertanyaan tersebut layak diposting sebelum Anda mengklik.
Setelah itu, lanjutkan melalui “Sedang dibuat” dan “Selesai”, sama seperti Prosedur yang diinginkan biasa (Lihat: Cara menggunakan Prosedur yang diinginkan (Papan ide)).
Minta revisi
Jika SOP yang ditampilkan saat itu belum sepenuhnya menjawab pertanyaan, klik [Minta revisi]. Masukkan SOP yang diperbaiki (pilih dari SOP yang ditampilkan saat itu), Detail revisi (terlihat oleh penanggung jawab; sudah terisi “Perbaiki agar dapat menjawab pertanyaan dari lapangan XX”), penanggung jawab (wajib), dan tenggat, lalu klik [Kirim permintaan]. Permintaan akan masuk ke Rencana Pembuatan (Lihat: Rencana Pembuatan: Merencanakan dan memantau kemajuan penyusunan SOP).
[Minta revisi] hanya muncul pada pertanyaan yang memiliki SOP yang ditampilkan saat itu. Tersedia di paket Pro dan Enterprise untuk Admin Grup atau yang lebih tinggi.
Tandai Tidak perlu ditindaklanjuti
Saat Anda mengklik [Tidak perlu ditindaklanjuti], pertanyaan akan dihapus dari daftar semua orang di tim, dan pertanyaan yang sama tidak akan muncul lagi. Aktifkan [Tampilkan juga Tidak perlu ditindaklanjuti] untuk menampilkannya, lalu gunakan [Urungkan] untuk mengembalikannya.
Layar penanya
Saat Pencarian AI tidak menemukan SOP, tombol [Ajukan ke Prosedur yang diinginkan] muncul di bawah jawaban. Jika ditekan, pertanyaan tersebut diposting ke “Prosedur yang diinginkan” atas nama Anda sendiri. Saat jawaban sudah muncul tetapi bukan yang Anda cari, tekan [Bukan yang saya cari]. Lalu “Terima kasih atas informasinya.” dan [Ajukan ke Prosedur yang diinginkan] akan muncul.
Saat pertanyaan dicatat, pesan “Pertanyaan ini dicatat tanpa menampilkan nama Anda dan akan diteruskan ke admin serta orang lain yang mengelola SOP.” akan muncul.
Cara mengatur
Pemilik mengatur ini dari browser di PC.
- Buka [Fungsi Pemilik] dari menu samping
- Pilih [Aturan kerja] di tab bagian atas, lalu buka [Panduan personal Pencarian AI · Daftar pertanyaan belum terjawab]
- Pilih item di bawah, lalu klik [Simpan]
| Item | Bawaan | Keterangan |
|---|---|---|
| Kumpulkan pertanyaan tanpa hasil | Aktif | Jika dimatikan, pertanyaan tidak dicatat. Pertanyaan yang sudah dikumpulkan tidak akan terhapus dan tetap ada di daftar. Pesan “Pertanyaan ini dicatat tanpa menampilkan nama Anda…” di Pencarian AI juga tidak akan muncul lagi |
| Peran yang dapat melihat pertanyaan tanpa hasil | Admin Grup atau yang lebih tinggi | Pilih dari “Hanya pemilik”, “Admin Tim atau yang lebih tinggi”, “Admin Grup atau yang lebih tinggi”, atau “Pengguna pembuat atau yang lebih tinggi”. Pemilik dan Admin Tim dapat melihat pertanyaan dari seluruh tim; peran lainnya hanya dapat melihat pertanyaan dari orang di Grup Afiliasi mereka sendiri dan grup di bawahnya |
Untuk item “Gunakan kursus, keterampilan, dan catatan pelaksanaan milik penanya sendiri di Pencarian AI” dan “Gunakan juga data SDM (departemen, jabatan, tanggal masuk)” pada kartu yang sama, silakan lihat Panduan Pencarian AI yang disesuaikan untuk setiap orang (Panduan personal Pencarian AI).
Pertanyaan yang sering diajukan
[Pertanyaan tanpa hasil] tidak muncul
Tombol ini tidak muncul jika Anda tidak termasuk peran yang dapat melihat, atau jika Anda adalah tamu yang diundang. Peran yang dapat melihat ditentukan oleh pemilik di [Aturan kerja] pada Fungsi Pemilik. Di paket Free, saat dibuka akan tampil informasi tentang paket.
Saat pertanyaan dijadikan prosedur yang diinginkan, apakah penanya mendapat tanda “Mau”?
Tidak. Agar tidak ada yang tahu siapa yang bertanya, penanya juga tidak ditambahkan ke “Mau”.
Jumlah pertanyaan di daftar tidak bertambah
Jika pemilik mematikan “Kumpulkan pertanyaan tanpa hasil”, pertanyaan tidak akan dicatat. Dalam kasus itu, di bagian atas daftar akan ditampilkan bahwa pengaturan pengumpulan sedang dimatikan.