Saat menggunakan Dive dalam operasi berbagai departemen, sangat penting untuk mengonfigurasi "SOP mana yang dapat dilihat oleh orang-orang di setiap departemen". Halaman ini memberikan panduan tentang cara melakukan konfigurasi ini.
Alur Pengaturan Awal
- Terapkan hierarki organisasi (dilakukan oleh Pemilik atau Admin Tim)
- Buat Folder untuk penggunaan seluruh perusahaan, berbagai departemen, dan departemen individual
Terapkan Hierarki Organisasi
SOP yang dapat diakses oleh pengguna bergantung pada pengaturan Batasan akses dari Folder tempat SOP disimpan. Batasan akses ini berlaku sebagai berikut: "Pengguna yang termasuk dalam Grup yang dikonfigurasi dapat mengaksesnya".
Di sini adalah referensi untuk konfigurasi Anda. Sebagai alur konfigurasi yang efisien, kami merekomendasikan hal berikut:
Jumlah Grup yang dibuat dan tingkat Sub-grup bervariasi menurut Paket. Paket Free dan Lite tidak dapat membuat Grup. Untuk detail, lihat Mengelola Berbagai Perusahaan dan Pabrik (Tugas Rutin Admin dan Desain Izin).
- Pertama, tentukan hierarki organisasi di Dive
- Kemudian, Terapkan Grup Afiliasi secara massal untuk setiap pengguna melalui impor Excel
Buat Folder untuk Penggunaan Seluruh Perusahaan, Berbagai Departemen, dan Departemen Individual
Terapkan Batasan akses ke setiap Folder. Folder dapat distruktur dalam hierarki pohon. Tips-nya adalah mengonfigurasinya dalam alur berikut:
- Pengguna Pemilik atau Admin Tim pertama kali Buat folder tingkat atas berdasarkan hierarki organisasi (misalnya, untuk Divisi Bisnis XXX).
- Konfigurasi Batasan akses untuk setiap Folder yang dibuat. Untuk metode konfigurasi itu sendiri, lihat di sini.
- Selanjutnya, Admin Grup Buat folder tingkat bawah berdasarkan hierarki organisasi atau tujuan.
* Dalam beberapa kasus, pengguna Pemilik atau Admin Tim juga dapat melakukan langkah ini. -
Pengguna Pemilik atau Admin Tim Buat folder seluruh perusahaan di tingkat paling atas. Jangan Terapkan pengaturan Batasan akses ke folder ini.
Catatan: Ketika Batasan akses diatur pada Folder induk dan anak, hanya pengguna yang termasuk dalam kedua Grup yang dapat mengakses. Jika Anda menentukan cabang di tingkat induk dan bagian di tingkat anak, pengguna yang termasuk dalam bagian tetapi tidak berada di Grup cabang tidak dapat melihatnya. Terapkan pembatasan hanya pada tingkat yang diperlukan.
Catatan untuk Operasi
Kebijakan Pembuatan hingga Penerbitan SOP
Saat Buat dan Terbitkan SOP, Anda perlu menentukan Folder untuk menyimpannya. Folder yang tersedia untuk penyimpanan terbatas pada folder yang dapat diakses pengguna pembuat. Dengan konfigurasi di atas, Anda dapat mendorong penyimpanan Folder yang sesuai.
* Catatan: Karena Pemilik dan Admin Tim dapat mengakses semua Folder, perhatikan hal ini ketika mereka juga Buat SOP.
Operasi Selama Revisi
Setelah Terbitkan, pengguna selain pembuat asli juga dapat Sunting SOP jika mereka dapat mengaksesnya (berarti mereka dapat mengakses Folder). Namun, jika "Grup yang juga dapat mengedit" ditentukan dalam Batasan akses Folder, hanya Admin Grup dan pengguna yang dibuat dalam Grup tersebut yang dapat Sunting (Pemilik dan Admin Tim selalu dapat Sunting). Ketika pembuat berubah, operasi berkelanjutan dimungkinkan jika pengguna baru dikonfigurasi dengan tepat dalam pengaturan Grup.
Catatan: Bahkan jika pembuat baru tidak memiliki Video target apa pun dalam Materi, mereka dapat mengakses Materi yang akan Unggah dari Sunting.