スキルマップとは？
スキルマップとは、「業務で必要なスキルを洗い出し、各従業員の持っているスキルを一覧にした表」のことです。組織内のスキルの状況を把握し、計画的な人材育成を図るために使われます。具体的には、「どのユーザーが」「どのスキルを」「どの程度のレベルで持っているか」を把握する事ができます。
ISO9001（品質マネジメントシステム）でも関連要求事項があります。
7.2 力量
組織は次の事項を行わなければならない。
- 品質マネジメントシステムのパフォーマンス及び有効性に影響を与える業務をその管理下で行う人(又は人々)に必要な力量を明確にする。
- 適切な教育、訓練又は経験に基づいて、それらの人々が力量を揃えていることを確実にする。
- 該当する場合には、必ず、必要な力量を身につけるための処置をとり、とった処置の有効性を評価する。
- 力量の証拠として、適切な文書化した情報を保持する。
注記： 適用される処置には、例えば、現在雇用している人々に対する、教育訓練の提供、指導の実施、配置転換の実施などがあり、また、力量を備えた人々の雇用、そうした人々との契約締結などもあり得る。
Diveでは、手順書を軸として教育にご活用できるよう下記の機能が利用できます。
- スキルと手順書を紐づけられます。紐づかれていると、ユーザー毎の閲覧状況が集計されます。
- グループ毎のスキルマップ定義。複数のグループを並べて一覧比較もできます。スキルマップでは人員計画とギャップを可視化できます。
- チーム全体横ぐしにして、スキルを軸に保有状況を可視化できます。チーム共通のスキル定義、グループ毎のスキルを共通化など、チームのスキル管理を容易化できる仕組みが入っています。
- ユーザー毎の教育管理ができます。レベルごとの計画、教育担当者を設定できます。進捗確認も容易です。
- その時点でのスキルマップ状況を保存できます。監査の観点で、承認記録としてもご活用いただけます。
また、スキル状況・教育実施状況が一目で可視化できるようにスキルマークが用いられています。教育実施中の有無は、教育記録で対象レベルの記録を残すと、自動で反映されるようになっています。
| スキルマーク | スキルレベル | 上位レベルの教育実施状況 |
| なし | 未実施 | |
| 実施中 | ||
| レベル１ | 未実施 | |
| 実施中 | ||
| レベル２ | 未実施 | |
| 実施中 | ||
| レベル３ | 未実施 | |
| 実施中 | ||
| レベル４ | - | |
＊グレーアウト | スキル保持対象外 | |
初期設定
スキルマップをテンプレートから作成しよう
Diveでは業種テンプレートを用意しています。１から作成するのは大変なので、まずはテンプレートを使い、それをベースにスキルの棚卸にご活用いただけます。
- サイドバーの[スキル]の[チーム]をクリック
- スキルマップを設定したいグループをクリック（この例では、「製造2課」）
- [スキルマップを編集]をクリック
- [インポート]をクリックし、[業種テンプレートから]をクリック
- 30種類以上の業種テンプレート一覧が表示されます。お客様に合うテンプレートを選択し、[プレビュー]をクリックします。
＊下記例では、「板金加工」を選択しています。 - プレビュー画面が開きます。[ドラフトに反映」をクリックします。
＊すでに定義しているスキルがある場合、上書きするか、残しつつ追加するか選べます。
- 編集中のデータにテンプレートが挿入されます。この内容をベースに、御社での実情に合わせてアレンジできます。
- Diveのスキルマップでは、カテゴリ→サブカテゴリ→スキル としてグルーピングして管理されます。あるカテゴリ配下にあるスキルを編集してみましょう。お好きなカテゴリの[三角]ボタンをクリックしてください。
※以降は、[曲げ加工]を例に説明します。
下記は三角をクリックして展開した様子です。カテゴリ[曲げ加工]の中に、サブカテゴリ[プレスブレーキ]と[ロール曲げ]があり、[プレスブレーキ]の中に、[プレスブレーキ段取り]をはじめとする3つのスキル、[ロール曲げ]の中に、[ロール曲げ加工]をという1つのスキルが入っています。
スキル定義を編集します。[プレスブレーキ段取り]の三角ボタンをクリックして詳細を確認します。必要に応じて編集しましょう。
●各スキルで定義できること
・スキル名
・説明：スキルの概要
・計画：グループでもとめるスキルレベルをもった人の数。スキルマップ上でグループとしての目標に対するギャップの可視化に利用できます。
・評価基準：４つのレベルで定義できます。例えば、この例ではあれば 「指導下でV幅・パンチを選定できる」が「１人で段取り替えと曲げ条件設定ができる」ができない場合、その方はLv2と評価するという事を意味します。
・関連手順書：作成した手順書を紐づけると、ユーザーがその手順書を見た履歴が対象スキルの教育記録として集計されます。
・チーム共通スキル化：チーム管理者以上のみが表示されます。また、Enterpriseプランのみ利用可能です。定義したスキルが、「チーム共通スキル」として登録され、他のグループがインポートする際にこのスキルを利用できるようになります。横ぐしでスキル管理をするときなどで有効です。- 一通り編集したら[保存]をクリックします。そうすると、実際にスキルマップの定義が更新されます。
- 各スキルの人員計画を設定しましょう。（これはスキル編集のときの[計画]と同じ内容です）。変更すると、所属メンバーのスキル状況から計算して、右の[ギャップ]にて、見える化されます。メンバーのスキル状況定義がすんでいないので、すべてギャップ表示です。
- 各スキルに対して、どのメンバーがスキルを持つべきか定義します。メンバー列の〇の右上をクリックし、対象/対象外を切り替えられます。
下記例では、info@episotech.comは[三図面の読解]は、スキルとして不要といこういう設定になっています。デフォルトは対象です。対象外になると、ユーザー個別ページで、スキル状況が非表示になり、ユーザー自身がどのスキルを得るべきかがわかりやすくなります。
メンバーのスキルレベルを設定しよう
最初スキルを定義したときはすべて未設定です。まずは現在のレベルを設定しましょう。Diveでは「管理者がレベルを確定」することを前提となっています。また、本人のレベルについては「自己評価」として記録することができ、実際のレベル変更は行われませんが、管理者がレベルを決める際に参考にすることができます。
レベル設定をしたいユーザーをクリックし、個人のスキルページから当該のスキルをクリックします。
＊この例では、[展開図の作図]のスキルレベルを設定しようとしています。
補足：スキル・ユーザーのマス目をクリックすることで、上記をショートカットして当該手順を選択状態にすることもできます。- 右側画面に、そのスキルの詳細が表示されます。[レベルを変更]をクリックします。
- 必用事項を入力し、[保存]をクリックします。
内容が確定され、変更履歴も残ります。
また、レベル変更によりレベルマークも変化します。
各スキルの計画を設定しよう
Diveでは各スキルレベルごとで、教育計画期間と教育担当者の設定ができます。アサインされた担当者は「教え子」から、対象者を把握することができるので、推進するために有効活用できます。
同じ右画面の[計画設定]から、設定できます。
スキルマップの保管をしよう
一通り完成したらスキルマップの[保管]を行います。保管を行うとその時点のスキルマップの内容がExcelとして変換されデータベースに保存されます。過去の状態を確認したり、また同時に承認記録としても残せるので監査の対応などに活用できます。四半期に1回など、実情に合わせてご活用ください。
運用時の活用
- スキルマップで課題となるスキルを決めます（ギャップが発生しているところが良いかと思います）
- そのスキルに関係のある手順書があれば、スキル定義から手順書の紐づけを行います。なければ、動画を撮影し、手順書を作成しておきましょう。
各ユーザーのスキルを定期的に評価し、スキルレベルを更新します（４半期に一回など）。ユーザー毎で下記のデータが確認できるようになっておりますので、更新時の参考にしてください。
- 紐づけられた手順書の観覧完了の履歴。設問回答の結果も確認できます。
- 手入力で入力した教育履歴。実業務でやったことなどを入力しておくと良いと思います。自身または管理者が入力できます。計画に対しての実績（手動の教育記録、レベル変更）はユーザー毎に可視化されます。