Diveを複数部署における運用において、「どの部署の人がどの手順書が見れるのか」を設定する事が重要です。このページでは、本設定を行う方法のガイドを示します。
初期設定流れ
- 組織階層を反映する（オーナー/チーム管理者の方が実施）
- 全社向け、複数部署向け、個別部署向けのフォルダを作成する
組織階層を反映する
ユーザーがアクセスできる手順書は、その手順書が格納されているフォルダのアクセス制限に依存します。このアクセス制限は、「設定されているグループ配下に所属しているユーザーであればアクセスできる」といった制限となっております。
こちらを参考にご設定ください。なお、効率的な設定の流れとして下記を推奨します。
- 組織階層をDive上でまず定義
- その後、エクセルインポートでユーザー毎に所属グループを一括反映
全社向け、複数部署向け、個別部署向けのフォルダを作成する
フォルダ毎にアクセス制限をかけていきます。ファルダはツリー構造をとる事ができるようになっております。下記のような流れで設定する事がコツです。
- オーナー/チーム管理者ユーザーがまずは組織階層をベースにトップ階層のフォルダを作成する（XXX事業部用、等）。
- 作成したフォルダ毎にアクセス制限を設定する。設定方法自体はこちらをご参照ください。
- 以降の下位階層のフォルダ作成は、グループ管理者が組織階層または目的別にフォルダを作成する。
＊場合によっては、ここもオーナー/チーム管理者ユーザーが実施しても良い。 -
オーナー/チーム管理者ユーザーが、一番上の階層に全社向けのフォルダを作成する。これはアクセス制限設定はしない。
運用における補足
手順書作成～配信の方針
手順書作成をし、発行する際に格納するフォルダが必用となります。格納できるフォルダは、作成しているユーザーがアクセスできるフォルダのみとなりますので、上記設定がされていれば適切なフォルダに格納を促せます。
※なお、オーナー、チーム管理者は全フォルダにアクセスできるので、作成をすることもある場合はこの点はご注意ください。
改訂時の運用
発行後、当初作成したユーザー以外でも、その手順書にアクセスできる（＝フォルダにアクセスできる）ユーザーも改訂が行えます。作成担当者が変更になった際も、適切に当該ユーザーがグループ設定されていれば継続的な運用が可能です。
補足：変更後の作成担当者において素材の対象動画がなくとも、改訂時の編集からアップロード対象の素材にはアクセスができます。