読み上げ辞書と専門用語集は、既定では「提案 → 承認」の2段階で反映されます。閲覧ユーザーからグループ管理者までが出した内容は、オーナーまたはチーム管理者が承認するまで反映されません。
現場の担当者が自分で辞書に直接反映できるようにしたい場合は、サイドバーの [オーナー向け機能] にある [運用権限] で、承認・直編集を行えるユーザー権限を変更します。設定できるのはオーナーのみで、PCブラウザから行います。
この運用権限の設定自体はすべてのプランで行えます。ただし専門用語集はCoreプラン以上、表記統一辞書はProプラン以上でご利用いただけます。
既定の動き
読み上げ辞書・専門用語集には、それぞれ「提案機能」と「承認 / 直編集」の2つの権限があります。
提案機能（既定: 閲覧ユーザー 以上）
反映を依頼できる範囲です。この権限があるユーザーは、次の操作ができます。
- 手順書を閲覧しているときの [読み間違いを報告] から、読みの修正を提案する
- [辞書・テンプレ] の [読み上げ辞書] タブの [読みを提案]、[専門用語集] タブの [翻訳を提案] から提案する
- [自分の提案] で、出した提案が承認待ち・承認済み・却下のどれかを確認する
提案は承認待ちの状態で保留され、承認されるまで実際の読み上げや翻訳には反映されません。
承認 / 直編集（既定: チーム管理者 以上）
承認を経ずに辞書そのものを編集できる範囲です。この権限があるユーザーは、次の操作ができます。
- [辞書に追加]（専門用語集は [用語を追加]）で辞書に直接登録する
- [一括登録] でExcel／CSVから取り込む。専門用語集では [業種テンプレート] からの読み込みもできる
- [承認待ち] で他のユーザーの提案を承認・却下する（読みを編集してから承認することもできます）
- 登録済みの内容を直接編集・削除する
- 手順書を閲覧しているときのボタンが [読み間違いを修正] に変わり、その場で辞書に登録する
既定ではオーナーとチーム管理者がこの範囲に含まれます。
承認なしで直接反映できるようにする
- サイドバーの [オーナー向け機能] を開きます
- [運用権限] タブに切り替えます
- [辞書・用語集の運用権限] の中から、対象の辞書（[読み上げ辞書] または [専門用語集]）を選びます
- [承認 / 直編集] のプルダウンで、直接反映を許可したいユーザー権限を選びます（例: 作成ユーザー 以上）
- [保存] をクリックします
プルダウンで選べるのは次の5つです。下にあるものほど、直接反映できるユーザーの範囲が広くなります。
- オーナーのみ
- チーム管理者 以上（読み上げ辞書・専門用語集ともに既定）
- グループ管理者 以上
- 作成ユーザー 以上
- 閲覧ユーザー 以上
ゲストには運用権限を割り当てられないため、選択肢には表示されません。
読み上げ辞書と専門用語集は別々の設定です。両方を直接反映にする場合は、それぞれで選択して [保存] をクリックしてください。既定に戻したいときは [デフォルトに戻す] をクリックしてから [保存] をクリックします。
設定後に変わること
許可したユーザー権限の画面では、次のように表示が変わります。
- [辞書・テンプレ] のタブに [辞書に追加]（[用語を追加]）、[一括登録]、[承認待ち]、[履歴を確認] が表示され、表の内容を直接編集できるようになります
- 手順書を閲覧しているときのボタンが [読み間違いを報告] から [読み間違いを修正] に変わり、登録した読みは承認を経ずにチーム全体へ反映されます
- 承認待ちの提案がある場合は、サイドバーの [辞書・テンプレ] と該当タブに件数バッジが表示されます
提案を出せる範囲を変える
報告・提案を出せる範囲だけを変えたい場合は、同じ画面の [提案機能] のプルダウンを変更して [保存] をクリックします。選択肢は [承認 / 直編集] と同じです。
[提案機能] は [承認 / 直編集] よりも広い範囲（下位のユーザー権限まで含む範囲）に設定してください。[承認 / 直編集] だけを許可して [提案機能] を狭くすると、そのユーザーの手順書閲覧画面に [読み間違いを修正] ボタンが表示されなくなります。この場合でも、[辞書・テンプレ] のページからの登録は可能です。
反映されるタイミング
- 権限の変更は [保存] をクリックした時点で保存されます。他のユーザーの画面には、次回ログイン時（または画面を再読み込みしたあと）から反映されます
- 読み上げ辞書に登録した読みは、対象の手順書を開き直したときに反映されます
- 専門用語集で承認・登録した訳語が実際の翻訳に反映されるまでには1〜2分かかります
よくある質問
表記統一辞書の権限はどこで設定しますか。
[読み上げ辞書] の設定がそのまま適用されます。表記統一辞書に個別の設定項目はありません。なお表記統一辞書はProプラン以上でご利用いただけます。
直接反映を許可したユーザーは、他の人の提案も承認できますか。
できます。[承認 / 直編集] を許可すると、[承認待ち] からの承認・却下と [履歴を確認] もあわせて利用できるようになります。
誰がいつ登録・変更したかを確認できますか。
辞書の登録・編集・削除・承認・却下の記録は、各タブの [履歴を確認] で参照できます。運用権限そのものの変更履歴は、[オーナー向け機能] の [セキュリティ] タブにある監査ログをCSVで出力して確認できます。
提案フローに戻したいときはどうしますか。
[承認 / 直編集] を [チーム管理者 以上] に戻して [保存] をクリックします（[デフォルトに戻す] でも同じ状態になります）。以降、それより下のユーザー権限からの追加は提案として承認待ちに入ります。
関連する辞書機能
[辞書・テンプレ] には次の辞書があります。目的に応じて使い分けてください。
- 読み上げ辞書：音声読み上げが漢字や単位を間違って読むときに、読みを指定する（参考：漢字や単位の読み間違いを修正する）
- 専門用語集：自動翻訳の訳語をあらかじめ指定する（参考：専門用語集（用語と多言語対訳））
- 表記統一辞書：チーム内テキストの置換ルールを登録する（参考：表記ゆれを統一する（表記統一辞書））