下書き共有は、まだ公開していない下書き状態の手順書を、承認フローとは別に指定したユーザー・グループへ見せて、閲覧とコメントをしてもらう機能です。公開前に現場の担当者やベテランに内容を確認してもらいたいときに使います。
共有された相手に編集権は渡りません。手順の編集・保存・承認・削除はできず、コメントだけを残せます。
下書き共有とは
下書き状態の手順書は、既定では起案者本人と、承認フローの対象者しか開けません。そのため「公開前に、承認者ではない現場の担当者に中身を見てもらいたい」という場面では、いったん公開するか、画面を並んで見せるしかありませんでした。
下書き共有を使うと、起案者が共有先（ユーザー／グループ）を指定するだけで、その相手が下書きを開いて内容を確認し、コメントを残せます。格納先フォルダのアクセス権限がない相手にも共有できます（下書き共有はフォルダのアクセス制限とは独立した経路です）。承認フローとは別の仕組みなので、承認の流れには影響しません。
●画面: 手順書編集画面の「下書き共有」タブ（起案者から見た状態）
[画像: draftshare_tab_owner]
必要なもの
- 権限：共有先を設定できるのは、その下書きの起案者本人のみです。起案者以外（承認者や共有された方）には共有設定は表示されず、コメントのみ利用できます
- 共有先に指定できる相手：同じチームのユーザー・グループです。ゲストユーザーと、招待中でまだ参加していないユーザーは指定できません
- 対象：下書き状態の手順書のみです。公開済み（発行済み）の手順書には「下書き共有」タブは表示されません
- プラン：Liteプラン以上でご利用いただけます
- 場所：手順書の編集画面上部の [下書き共有] タブから設定します
共有先を設定する（起案者）
- 左メニューの [手順書] → [下書き・承認] を開き、[下書き] タブから対象の手順書をクリックします
- 編集画面上部の [下書き共有] タブを開きます
- [共有先を変更] をクリックします
- 共有先ユーザーで個人を選ぶか、共有先グループでグループを選びます（両方の併用も可能です）
- [共有設定を保存] をクリックします
●画面: [共有先を変更] で開く共有先設定のダイアログ
保存すると、新しく共有先に追加された方にのみ、対象手順書への直接リンク付きの通知メールが届きます。すでに共有済みの方に同じメールが再送されることはありません。
グループ単位で共有する
共有先グループは、グループ名をクリックするたびに選択状態が次のように切り替わります。
- 1回目：そのグループと配下グループ全体のメンバーに共有
- 2回目：そのグループの直属ユーザーのみに共有（配下グループは含めない）
- 3回目：選択解除
共有先はメンバーを展開した時点の内容で確定します。保存後にグループへ加入した方は自動では追加されないため、必要な場合はあらためて保存し直してください。
承認者への共有は不要です
承認依頼中のユーザーは自動的に下書きを閲覧できます。共有先に重ねて指定する必要はありません。
共有された側の見え方
共有された方は、次のいずれかの方法で下書きを開きます。
- 通知メールに記載されたリンクから開く
- 左メニューの [手順書] → [下書き・承認] を開き、[共有された下書き] タブから開く（閲覧ユーザーの場合、メニュー名は [共有された下書き] と表示されます）
●画面: 「下書き・承認」の [共有された下書き] タブ
開くと画面上部に [共有された下書き (閲覧・コメントのみ)] のタグが表示され、最初に [下書きへのコメント] タブが開きます。手順の内容は [手順内容] タブから確認できます。
この状態では、編集・保存・公開（承認依頼）・承認・改訂・複製・削除・QRコードでの共有は行えません。残せるのはコメントのみです。
コメントをやり取りする
- [下書き共有]（共有された方は [下書きへのコメント]）タブを開きます
- 画面下部の入力欄にコメントを入力し、[コメント投稿] をクリックします
投稿すると、起案者と、その手順書に過去コメントした方（自分を除く）にコメント内容を含む通知メールが届きます。まだコメントしていない共有先の方には通知は届きません。
コメントは投稿と同時に反映され、下書きを開いている全員の画面で更新されます。投稿者名と投稿日時が一緒に表示されます。
●画面: 下書きコメントの一覧と入力欄
共有を解除する
起案者が [下書き共有] → [共有先を変更] を開き、外したいユーザー・グループの選択を解除して [共有設定を保存] をクリックします。解除された方の [共有された下書き] タブからその手順書は消えます。
また、手順書を公開すると [共有された下書き] タブからは自動的に外れます。公開後の閲覧可否は、格納先フォルダのアクセス制限に従います。
よくある質問
共有された相手が手順書を編集してしまうことはありますか。
ありません。共有された方の画面では編集・保存・承認に関するボタンが表示されず、読み取り専用になります。
フォルダのアクセス権限を持っていない相手にも共有できますか。
できます。下書き共有はフォルダのアクセス制限とは独立して閲覧を許可する仕組みです。公開前の手順書を見せることになるため、共有先の指定はご確認のうえ行ってください。
ゲストユーザーに共有できますか。
できません。共有先の候補にゲストユーザーは表示されません。
公開した後、下書き中のコメントはどうなりますか。
公開後の手順書には「下書き共有」タブが表示されないため、コメント欄も表示されなくなります。
共有された下書きが「あなたの承認待ち」にも入っている場合はどうなりますか。
承認フローが優先されます。承認者として開いた場合は読み取り専用にはならず、通常どおり承認・却下の操作ができます。