ゲスト招待のユーザーが見られる範囲は、フォルダ単位で指定します。ゲストをグループに所属させ、そのグループで絞り込んだフォルダのうち見せたいフォルダだけ[ゲストのアクセスを許可する]をONにすると、ゲストごとに見られるフォルダを分けられます。たとえば、協力会社A社のゲストには製造部のフォルダのうち開示してよいものだけを見せ、ほかの部署がゲストに開示しているフォルダは見せない、といった運用ができます。
ゲスト招待は Core, Pro, Enterpriseプランでご利用いただけます。ゲスト招待そのものについては ゲスト招待とはなんですか をご参照ください。
見え方のしくみ
ゲストに表示されるのは、[ゲストのアクセスを許可する]がONのフォルダだけです。そのうえで、フォルダの絞り込みの有無によって次のように変わります。
- 絞り込みをしていないフォルダ：すべてのゲストに表示されます
- 絞り込みをしたフォルダ：「アクセスできるグループ」に所属しているゲストにだけ表示されます
[ゲストのアクセスを許可する]がOFFのフォルダは、グループに所属しているゲストにも表示されません。ゲストごとに分けるときは、絞り込みをしたフォルダとグループへの所属を組み合わせます。
設定例
製造部のフォルダのうち、開示してよいものだけを協力会社A社のゲストに見せる場合の例です。
- A社のゲストを、グループ「製造部」に所属させる
- 製造部で絞り込んだフォルダのうち、開示してよいフォルダ（例：協力会社向け）だけ[ゲストのアクセスを許可する]をONにする
この設定で、A社のゲストには「協力会社向け」の手順書だけが表示されます。製造部のほかのフォルダや、ほかの部署で絞り込んだフォルダ（ゲストのアクセスを許可しているものも含む）は表示されません。
なお、グループに所属すると、その上位のグループにも所属している扱いになります。製造部の上位にグループ（例：本社）がある場合、本社で絞り込んで[ゲストのアクセスを許可する]をONにしているフォルダも、A社のゲストに表示されます。
設定方法
1. ゲストをグループに所属させる
見せたいフォルダを絞り込んでいるグループ（例：製造部）に、ゲストを所属させます。手順は ユーザーの所属グループの編集 をご参照ください。
そのグループの配下にゲスト用のグループ（例：製造部 → 協力会社ゲスト）を作って所属させても、同じ結果になります。社内のメンバーとゲストを分けて管理したい場合にお使いください。グループの作り方は Step5 グループを設定しよう（管理者向け） をご参照ください。
2. 見せるフォルダだけゲストのアクセスを許可する
- 製造部で絞り込んだフォルダのうち、ゲストに見せるフォルダを開きます
- 右上の[・・・]をクリックし、[アクセス制限設定]→[編集]をクリックします
- [ゲストのアクセスを許可する]をONにし、[保存]をクリックします
[画像: 製造部で絞り込んだフォルダのアクセス制限設定で、ゲストのアクセスを許可するをONにした状態]
上位のフォルダでONにすると、その配下のフォルダもすべてゲストに許可されます（配下のフォルダで個別にOFFにすることはできません）。見せたい範囲のフォルダでだけONにしてください。
ONにするフォルダが、グループで絞り込んだフォルダ（またはその配下）であることも確認してください。絞り込みをしていないフォルダでONにすると、すべてのゲストに表示されます。
同じグループの中で、さらにゲストごとに分ける
製造部が開示しているフォルダのうち、「A社向け」はA社のゲストだけに、「B社向け」はB社のゲストだけに見せたい場合は、会社ごとにゲスト用のグループを作ります。
- グループ「A社ゲスト」を作り、A社のゲストを所属させます。製造部の配下ではなく、別のグループとして作ってください
- フォルダ「A社向け」のアクセス制限で[絞り込みをする]をONにし、アクセスできるグループに「製造部」と「A社ゲスト」を指定します
- [ゲストのアクセスを許可する]をONにし、[保存]をクリックします
- B社も同じ要領で、グループ「B社ゲスト」とフォルダ「B社向け」を用意します
ゲスト用のグループを製造部の配下に作ると、配下のグループに所属した方は製造部にも所属している扱いになるため、製造部で絞り込んでゲストのアクセスを許可しているフォルダ（B社向けを含む）がすべて表示されます。
「A社向け」のフォルダは、ホーム直下か、絞り込みをしていないフォルダの中に作ってください。上位のフォルダが「製造部」だけで絞り込まれていると、その中に作ったフォルダにもゲストはアクセスできません。
動作を確認する
ゲストの画面の最上位には、見られるフォルダのうち最も上のものが並びます。その外側のフォルダや、見られないフォルダの名前は表示されません。配下のフォルダと手順書は、そのフォルダを開いた中に表示されます。設定後、ゲストのアカウントでログインし、見せたいフォルダだけが一覧に表示されることを確認してください。
[画像: ゲストでログインした手順書一覧に、ゲストのアクセスを許可したフォルダだけが表示されている状態]
注意点
見られる範囲は手順書1本ごとではなく、格納フォルダ単位で決まります。同じフォルダの中で、手順書ごとに見せる・見せないを分けることはできません。
よくある質問
Q. ゲストをグループに所属させると、そのグループのフォルダがすべて見えるようになりますか。
A. いいえ。表示されるのは、そのグループで絞り込んだフォルダのうち、[ゲストのアクセスを許可する]がONのフォルダだけです。
Q. 1つのフォルダを複数の会社のゲストに見せられますか。
A. 見せられます。各社のゲストを同じグループに所属させるか、そのフォルダの「アクセスできるグループ」に各社のゲスト用のグループをすべて指定してください。
Q. 手順書を1本だけ社外に見せたい場合は。
A. 外部共有URLもご利用いただけます。違いは 外部への手順書共有：使い分けガイド（外部共有URL／ゲスト招待） にまとめています。