手順書の発行・改訂を承認する「承認フロー」を大きく見直しました。あわせて、手順書が何語で書かれているかをDiveが持てるようになり、翻訳と読み上げがその言語を基準に動くようになりました。
①承認フローを大きく見直しました
これまで承認フローは所属グループごとに1本だけで、承認者はそのグループと上位グループの管理者から選ぶ形でした。品質保証や安全管理といった横の部署は承認者に指定できず、改訂の内容によって回す先を変えることもできませんでした。今回、次のように見直しています。承認フローはProプラン以上の機能です。
●全社共通の承認フローを用意できるようになりました
用途ごとに何本でも用意でき、手順書を公開するときにその中から選びます。グループを1つも作っていないチームでも承認フローを利用できるようになりました。
設定する場所は、サイドバーの人アイコン（ユーザー管理）です。上部の対象バーで「全社(チーム)」を選んで［承認フロー］をクリックすると全社共通のもの、グループを選んでからクリックするとそのグループ専用のものになります。
- 全社共通の承認フロー … オーナー・チーム管理者が作成でき、チームの全員が選べます
- グループの承認フロー … そのグループのグループ管理者以上が作成でき、そのグループに所属する方が選べます
●承認者を役職・資格などの「立場」で指定できるようになりました
これまでは人を直接指名する形でしたが、各ステップに「どういう立場の人が承認するか」を設定できるようになりました。実際に誰が承認するかは、起案する方と、そのときの所属・資格の状態から決まります。
- 起案者から見た上位 … 起案した方の所属グループを基準に、所属グループ／1つ上／2つ上／3つ上のグループの管理者を指定します。1本の承認フローを全部署で使い回せます
- グループの管理者 … 決まったグループで管理権限を持つ方を指定します。安全管理者・品質保証など、横の部署を指定するときに使います
- チーム内の管理者 … グループを問わず、チーム全体で対象の権限を持つ方を指定します
- 特定の個人 … 人を直接指名します（従来と同じ指定方法です）
- 資格の保有者 … その資格を有効に保有している方を指定します。期限が切れた方は自動で候補から外れます
1つのステップに複数の条件を並べると、そのどれかに当てはまる方が候補になります（例：所属上長 または 標準化の資格保有者）。ステップには「所属上長」「安全管理者」のようなラベルを付けられます。
立場で書くため、設定した方が「結局だれに回るのか」を確認できるように、編集画面に［誰に飛ぶか確認する］を用意しました。起案者を仮に選ぶと、そのときの承認者が表示されます。
各ステップの［詳細設定］では、承認とレビューの区別、通過条件（起案時に1人選ぶ／誰か1人／全員）、承認を待たないレビューを設定できます。開かなければ、従来どおり承認者を順番に並べるだけの設定です。
●公開のときに、承認フローと改訂理由を選べるようになりました
これまでは所属グループの承認フローが自動的に使われていましたが、公開の画面で承認フローを選び、その場で承認者を確定する形になりました。
- 「起案時に1人選ぶ」のステップは、候補の中から実際の承認者を指名します
- 複数のグループに所属している場合は「どの所属を基準にしますか」を選びます。「所属上長」などの承認者は、ここで選んだ所属を基準に決まります
- 承認者が決まらないステップがあるときは、どのステップかを表示して依頼を開始しません
- 格納先のフォルダを見られない承認者がいる場合は、その旨をお知らせします
「アレルゲンに関わる変更」「誤記の修正」のような改訂理由を登録し、それぞれに承認フローを対応づけておくと、公開時にその理由を選んだ時点で対応する承認フローが選ばれます。全社の既定・グループごとの既定も決められます。
また、依頼を開始すると、そのときの承認者とステップの内容が依頼側に控えられます。あとから承認フローを編集しても、すでに走っている依頼は影響を受けません。
●差し戻し後の再開位置の指定と、依頼の取り下げができるようになりました
これまで、差し戻された手順書を直して再依頼すると、必ず最初のステップからやり直しでした。今回のリリースで、差し戻す方が「最初からやり直す」「私のステップから再開してよい（軽微な修正のとき）」のどちらかを選べるようになりました。既定は「最初からやり直す」です。
あわせて、承認者が退職・無効化されたなどで承認が進まなくなった依頼を、起案した本人が取り下げて下書きに戻せるようになりました。手順書の上部、「承認フロー中」の表示の横にある［取り下げ］から行います。取り下げた記録は改訂履歴に残ります。
●承認の決まりを、オーナーが設定できるようになりました
承認フローの中身（誰が承認するか）は運用のご担当者がユーザー管理から設定し、何を認めるかはオーナーが決める形にしました。セキュリティ設定の［セキュリティ］タブに「承認の設定」を追加しています。
- 資格を条件にした承認者は、承認する時点でも有効期限を確認する（既定：オン）
- 起案した本人も承認者にできるようにする（既定：オフ）
- 承認なしでの公開を認める（既定：オフ）
- 公開時にその場で承認フローを組めるようにする（既定：オフ）
- 差し戻し後、差し戻した人の段階から再開することを認める（既定：オン）
- 公開時に改訂理由の選択を必須にする（既定：オフ）
資格の有効期限を承認の時点でも確認する設定により、期限が切れた方が承認した記録が残らないようにしています。期限切れなどで承認できる方がいなくなった場合は、同じ条件（立場）の中から有効な方へ自動的に引き直されます。
●既存の設定への影響
これまでグループに設定していた承認フローは、そのまま「そのグループの承認フロー」として引き継がれます。承認者・ステップの並び・承認の回り方は変わりません。変わるのは編集する場所で、グループの［・・・］メニューの［承認フロー設定］ではなく、ユーザー管理の対象バーの［承認フロー］から編集します。
②手順書の「原文の言語」を設定できるようになりました
これまでDiveは、手順書が何語で書かれているかを持っていませんでした。そのため、日本語以外で作られた手順書を翻訳せずにそのまま読み上げると、読み上げの音声が正しく作れないことがありました（ベトナム語・インドネシア語ではほぼ無音、ポルトガル語では日本語をローマ字読みしたような音声になる、など）。
手順書ごとに原文の言語を持つようにし、翻訳と読み上げがその言語を基準に動くようになりました。閲覧する方の画面の表示言語によって、手順書の読み上げが変わることはありません。
●手順書ごとに設定する
手順書の編集画面で［基本情報］を開き、「再生・表示設定」の中の「原文の言語」で選びます。ここで翻訳が実行されるわけではなく、翻訳と読み上げの基準になる言語を指定するものです。
●これから作る手順書の既定を決める
海外拠点など、チーム全体が現地語で手順書を作る場合は、辞書の［専門用語集］にある「これから作る手順書の言語」で既定を決められます（チーム管理者以上）。すでに作られている手順書には影響しません。
新しく作る手順書の原文の言語は、素材のAI解析で指定した言語 → チームの既定 → 作成した方の画面の表示言語、の順で自動的に決まります。すでにある手順書は日本語として扱われるため、これまでと同じ動作です。日本語以外で作られている手順書がある場合のみ、上記の設定をご確認ください。
③専門用語集の空欄を、まとめて翻訳して埋められるようになりました
専門用語集は、用語ごとに各言語の訳語を登録する表です。言語の数が多いため、空欄を1つずつ埋めるのは手間のかかる作業でした。
［空欄を翻訳］から、訳語が空のセルを機械翻訳でまとめて埋められるようになりました。範囲は「表示中の言語」「すべての言語」「言語を選ぶ」から選べます。件数が多い場合は途中で中止でき、そこまでの結果は残ります。
翻訳の結果は編集中の表に入るだけで、そのまま保存はされません。内容を確認してから保存してください。専門用語集はCoreプラン以上の機能です。
④そのほかブラッシュアップ
●設問の選択肢と、点検で「正常」とする値も翻訳されるようになりました
これまで設問の選択肢は翻訳の対象外で、原文のまま表示されていました。選択肢と、点検で「正常」とする値の表示も翻訳されるようになり、原文併記をオンにしている場合は訳の下に原文が小さく表示されます。記録される回答の内容は変わりません。
●言語の一覧が、その言語自身の表記で表示されるようになりました
翻訳する言語を選ぶ画面で、これまで日本語または英語の言語名しか出ていませんでしたが、画面の表示言語に合わせてその言語自身の表記（ベトナム語なら Tiếng Việt など）で表示されるようになりました。日本語の画面では従来どおり日本語の言語名です。現地の方がご自身の言語を見つけやすくなります。
今後ともDiveをよろしくお願いいたします◎